Требования к чеку онлайн-кассы — как выглядит новый чек

Перечень основных реквизитов, которые должен включать в себя кассовый чек, распечатываемый на новых ККМ с функцией онлайн передачи данных, поименован в ст. 4.7 закона № 54-ФЗ от 22.05.2003г. Выдача чека, без отражения в нем необходимых сведений может повлечь привлечение предпринимателя или компании к ответственности, предусмотренной ст. 14.5 КоАП РФ.

Организации и ИП, применяющие в деятельности онлайн кассы, обязаны выдавать покупателями чеки, отвечающие, установленным законом требованиям. Чек может быть сформирован либо в бумажной, либо в электронной форме. По умолчанию документ печатается на бумаге, но, в случае, если покупатель просит его выслать ему на телефон или на электронную почту, чек составляется в электронной форме. Рассмотрим, как выглядит чек онлайн кассы и какие сведения должны быть в нем отражены в обязательном порядке.

Откуда появляются реквизиты

Информация поступает в чек из нескольких источников. Это и техника, и программное обеспечение, которое связывает несколько устройств в одну систему. Например, фискальный накопитель, прикассовые весы, сканер штрих-кодов. На рисунке 1 представлены пути поступления информации и ее источники.
Рисунок 1.Источники информации для кассового чека.

Часть реквизитов поставляет программное обеспечение кассового аппарата (на рисунке 1 выделено голубым цветом), а именно:

• тип чека (приход или расход);
• номер чека;
• количество товара;
• стоимость нескольких единиц одного товара;
• сумма налога;
• итоговая сумма покупки;
• форма расчета (наличная или безналичная форма, полученная сумма от покупателя, размер сдачи);
• сумма НДС;
• электронная почта покупателя и отправителя;
• дата и время покупки;
• рекламный текст.

Некоторые данные в чек поступают непосредственно из товароучетной системы (на рисунке выделено желтым цветом):

• наименование товара;
• стоимость единицы товара;
• ставка НДС;
• ФИО кассира.

Еще часть реквизитов отправляет в чек сама онлайн-касса (на рисунке выделено зеленым цветом):

• заводской номер ККТ;
• система налогообложения;
• номер смены;
• реквизиты компании-продавца;
• адрес сайта для проверки фискального признака документа (ФПД);
• регистрационный номер ККТ (регистрационный номер машины, РНМ);
• заводской номер экземпляра фискального накопителя;
• порядковый номер фискального документа;
• фискальный признак документа;
• QR-код.

Каким образом нужно отразить ставку налога на добавленную стоимость, если организация применяет упрощенную систему налогообложения и не является плательщиком НДС? Указывать 0% по каждой позиции или в стоимости расчетов в целом? Организации и индивидуальные предприниматели, которые применяют упрощенную систему налогообложения, не являются плательщиками налога на добавленную стоимость. Они не указывают НДС при печати кассовых чеков: ни отдельно по каждой позиции (пункт 1 статьи 4.7 Закона № 54-ФЗ,) ни по чеку в целом (примечание № 6 к таб.19 Приложения к приказу ФНС России от 21.03.2017 №ММВ-7-20/229).

Кассовые чеки – что пробивает онлайн-касса и как проверить информацию из чека?

Мы ежедневно что-то покупаем. Предприниматели ежедневно продают десятки, сотни или даже тысячи товаров. Каждая сделка между покупателем и продавцом по закону должна оформляться документально. Документом, служащим подтверждением сделки, является кассовый чек.

Правила формирования чеков, требования к кассам – устройствам, которые формируют чеки, – а также порядок их применения предпринимателями четко описаны в федеральном законодательстве. За исполнением этих правил и требований на территории Российской Федерации следит Федеральная налоговая служба.

Чек – это документ, в котором фиксируются данные о проданном товаре, продавце и технических устройствах, зафиксировавших факт продажи.

Как выглядит чек – образец чека онлайн-кассы, реквизиты и описание

Информация, которая обязательно должна содержаться в чеке онлайн-кассы, описана в статье 4.7 Федерального закона № 54-ФЗ. Также предприниматель (владелец кассового аппарата) может по своему усмотрению добавить на чек дополнительную информацию.

Ознакомимся с примером реального чека и пройдемся по его реквизитам. Порядок их вывода (то есть какой поле следует за каким) законом не оговорен и зависит от модели онлайн-кассы и ее настройки владельцем.

Брендирование

В «шапке» чека продавец, как правило, указывает информацию о себе в красивой форме. Сюда можно разместить логотип компании, название, слоган и т.п. Эту часть чека можно заполнить в свободной форме, указав нужные данные в настройках кассы. Естественно, включение логотипа в фискальный чек – это не требование ФНС, а просто опция, которую заложили производители ККТ и которую предприниматели могут использовать в маркетинговых целях.

Информация о товаре.

В чек обязательно заносится наименование товаров (работ, услуг). Наименование товара может быть внесено кассиром вручную при оформлении чека или выбрано из номенклатурной базы товаров, которая была добавлена в ККТ заблаговременно. При установке необходимого оборудования и программного обеспечения, наименования товаров могут автоматически генерироваться кассой при считывания штрих-кода с товара.

Количество товаров

Количество товаров (работ, услуг). Обязательный реквизит.

Цена за единицу товара

Цена за единицу указывается с учетом скидок и наценок. Также обязательный реквизит.

Стоимость

Стоимость с учетом скидок и наценок. Вычисляется как цена единицы товара, умноженная на количество. Обязательный реквизит.

Ставка НДС

Ставка налога на добавленную стоимость. В данном примере указан символ «А», как сноска на строку, которая приведена ниже и в которой указаны 18%. Обязательный реквизит.

Скидка

Сумма начисленной скидки – по каждой позиции и в сумме. Необязательное поле, но оно обычно включено в функционал кассы и активно используется предпринимателями.

Сумма расчета

Итоговая стоимость к оплате по всем позициям с учетом всех налогов, сборов, скидок, акций, бонусов. Обязательно к включению в чек.

Сумма НДС

Итоговая сумма НДС. Указывается обязательно, и отдельно по каждой ставке НДС, если по разным товарным позициям были разные ставки.

Форма расчета

В форме расчета указывается сумма оплаты наличными денежными средствами и (или) электронными средствами платежа. Обязательный реквизит

Организация, ИНН

Наименование организации-владельца кассового аппарата (или ФИО индивидуального предпринимателя) и ИНН. Обязательный реквизит.

Место расчета

Место расчета за товара. Указывается адрес с почтовым индексом, или наименование и номер транспортного средства (например, для такси), или адрес в сети Интернет (для Интернет-магазинов). Обязательный реквизит.

Система налогообложения

Также обязательно указывается применяемая система налогообложения: ОСН, УСН, ЕНВД и т.п.

Форма расчета

Обязательное поле. Возможные значения:

1. Приход – получение средств от покупателя;
2. Возврат прихода – возврат средств, полученных от покупателя;
3. Расход – выдача средств покупателю;
4. Возврат расхода – получение средств от покупателя (клиента), выданных ему.

Время расчета

Дата и время расчета. Обязательное поле.

Кассир

должность и фамилия лица, осуществившего расчет с покупателем (клиентом), оформившего кассовый чек или бланк строгой отчетности и выдавшего (передавшего) его покупателю (клиенту). Обязательное поле.

Номер смены, порядковый номер чека за смену

Тоже обязательные реквизиты.

Адрес сайта для проверки чека

По новому закону каждый чек может быть проверен через Интернет, поскольку информация о всех кассовых операциях теперь передается в ФНС России через оператора фискальных данных. Обязательный реквизит.

Информация о фискальной технике

В чеке обязательно должны присутствовать следующие данные: РН ККТ – регистрационный номер контрольно-кассовой техники, ФН – заводской номер экземпляра модели фискального накопителя, ФН – фискальный признак документа (присваивается кассовому чеку в ОФД), ФД – порядковый номер фискального документа. Названия аббревиатур могут отличаться в зависимости от модели ККТ.

QR-код

На современных чеках обязательно размещается QR-код для перехода на страницу проверки данного чека на сайте уполномоченного органа. Подразумевается, что с использованием смартфонов проверить чек можно за несколько секунд.

Рекламный блок.

Блок с дополнительной информацией. Предприниматель может разместить любые информационные материалы, которые сочтет нужным.

Информация об электронных средствах расчета.

Иногда данные с терминала, используемого для приема платежей с банковских карт, выводятся на кассовом чеке вместе с фискальной информацией.

Наименование документа.

Кассовый чек или бланк строгой отчетности. Обязательный реквизит.

Необязательные реквизиты

Некоторые реквизиты в чеке могут отсутствовать, они не являются обязательными. Например, реквизит – «контакты покупателя и отправителя». Если покупателю нужна электронная копия бумажного чека, то кассир обязан ее предоставить. Для этого во время формирования чека кассир вводит адрес электронной почты или номер мобильного телефона покупателя. В этом случае кассовое ПО автоматически подставит в чек не только контакты покупателя, но и e-mail магазина-отправителя этого чека (рисунок 2).
Рисунок 2. Контакты покупателя и продавца

Если клиенту не требуется электронный дубликат, то бумажный чек напечатается без строк «Адрес покупателя» и «Адрес отправителя».

Следующий из необязательных реквизитов – «заводской номер ККТ». Его не следует путать с регистрационным номером кассового аппарата, который присваивает налоговая инспекция в момент постановки кассы на учет. Заводской номер кассе присваивает изготовитель, а кассовое ПО автоматически добавляет этот номер в чек. Эта информация может дублироваться в разных товарных позициях на чековой ленте, хотя и не является обязательной для указания в ней.

Рисунок 3. Заводской номер ККТ

Рисунок 4. Регистрационный номер контрольно-кассовой техники

Обычно в начале чека есть надпись «Добро пожаловать!», а в конце — «Спасибо за покупку!». Эти надписи называются клише (вверху) и рекламный текст (внизу) (рисунок 5). Без этих строчек чек считается законным, однако их нетрудно создать во время настройки кассового ПО — внимание к покупателю никогда не помешает.

Рисунок 5. Клише и рекламный текст

Сведения, обязательные к включению в чек для платежных агентов

Помимо указанных выше данных, платежный агент должен отразить в документе, выдаваемом (направляемом) клиенту, следующие сведения:

• Размер вознаграждения, которое получает агент от клиента;
• Номера телефонов клиента, агента, поставщика и оператора;
• Наименование операции и ее сумма;
• Наименование, ИНН, адрес оператора, производящего перевод средств клиентку

Онлайн-касса и банковские карты: как оформлять оплату картой через кассу.

Матричный код

Налоговые органы ввели QR-код как инструмент гражданского контроля. Покупатель может скачать бесплатное мобильное приложение «Проверка кассового чека в ФНС России», отсканировать QR-код и получить от налоговиков информацию о добросовестности продавца.
В списке требований к кассовому чеку QR-код не упомянут, однако о нем говорится в статье 4 Закона № 54-ФЗ «Требования к контрольно-кассовой технике». Там, в частности, сказано, что ККТ должна «обеспечивать возможность печати на кассовом чеке» QR-кода размером не менее 20 x 20 мм. Получается, что QR-код — реквизит не обязательный, но касса должна уметь его печатать (рисунок 6).

Рисунок 6. Матричный (QR) код для проверки чека покупателем с помощью мобильного приложения ФНС

В закодированном виде в QR-коде содержится такая информация:

• дата и время покупки;
• порядковый номер фискального документа;
• признак расчета (приход или расход, возврат);
• сумма расчета;
• заводской номер фискального накопителя;
• фискальный признак документа.

Настроить печать QR-кода можно там же, где и общий вид чека, — в драйвере, утилите или службе ККТ в зависимости от производителя вашей онлайн-кассы.

Главное нововведение

Формирование чека будет осуществляться в режиме онлайн, и каждый покупатель может получить кассовый чек на свою электронную почту или мобильное устройство. Это нововведение, прежде всего, является плюсом для покупателя, так как он при потере бумажного чека может подтвердить оплату покупки его электронным вариантом.

Если чек выдали покупателю в бумажном виде, отправлять его в электронном варианте не обязательно, так как клиент сам может через мобильный сервис запросить его у ФНС. А еще клиент может проверить корректность чека, и если он некорректен, направить жалобу в ФНС – тогда к продавцу придут с проверкой или как минимум запросят разъяснения.

Санкции за нарушения

Отдельных санкций за выдачу «неправильного» чека нет. Однако наказание последует за невыдачу бумажного (электронного) чека. Или за то, что ККТ не соответствует требованиям закона, тогда как содержание чека — одно из таких требований (ч. 6 ст. 14.5 КоАП РФ).
За невыдачу чека должностные лица и ИП заплатят штраф 2 000 рублей, а юридические лица могут быть оштрафованы на сумму 10 000 рублей. Впрочем, и те, и другие нарушители могут отделаться предупреждением. Отметим, что срок привлечения к ответственности за нарушение закона увеличился с двух месяцев до одного года.

Формирование «правильного» чека достаточно сложный процесс, в котором все источники реквизитов должны корректно взаимодействовать между собой. Поэтому при выборе оборудования для рабочего места кассира есть смысл остановиться на комплексных решениях, способных обеспечить связку товароучетной системы, онлайн-кассы и программного обеспечения.

Как использовать кассовый чек в маркетинге

Использование онлайн кассовой техники стало обязательным элементом ведения бизнеса в России. В то же время многие предприниматели впервые столкнулись с кассовыми аппаратами в 2021 и 2018 годах. Поэтому не всем известно о функционале, который заложен в современные модели онлайн-касс.

Интеграция ККТ с товароучетными системами

Многие модели ККТ имеют возможность подключиться к товароучетной системе. Наполнение номенклатурной базы и ведение разного рода учетов можно полностью автоматизировать. Например, можно интегрировать онлайн-кассу в работу популярной товароучетной системой «1C».

Скидки и акции

В кассовый аппарат можно заложить работу скидочных программ, акций, оплату бонусами и т.п. Сложность реализации зависит от конкретной модели кассы.

Изменения при зачете или возврате аванса

Если компания или предприниматель принимает аванс за отдельные виды услуг, то при его зачете либо возврате чек (БСО) можно оформлять в особом порядке. Допускается формировать один фискальный документ по расчетам за период от суток до календарного месяца, а также не выдавать его покупателю на руки.

Такой порядок можно применять для услуг:

• связи;
• в сфере культурно-массовых мероприятий;
• по перевозке пассажиров, багажа и грузов;
• предоставляемых в электронной форме иностранными организациями по статье 174.2 НК РФ;
• иных определенных Правительством.

Изменения с 1 июля 2021 года

С указанной даты будут введены новые реквизиты для кассовых чеков, которыми сопровождаются операции, связанные с лотереями и азартными играми. В чеке нужно будет указывать наименование либо ФИО, а также ИНН клиента или страхователя. Если физлицо не знает свой ИНН, допустимо указать его паспортные данные — серию и номер.

Ряд новых реквизитов появится 1 июля 2021 года в чеках, которыми оформляются наличные расчеты (в том числе с предъявлением электронных средств платежа, в частности, корпоративных карт) между организациями и / или ИП. В чеке нужно будет указывать:

• наименование организации или ФИО предпринимателя, который приобретает товар или услугу;
• ИНН покупателя;
• если приобретается товар, то данные о стране его происхождения;
• сумму акциза при покупке подакцизного товара;
• регистрационный номер таможенной декларации при покупке импортного товара.