Касса в 1С

Данная статья расскажет, как работает в 1С 8.3 касса. Вы узнаете об операциях:

с кассовыми документами;
формирования кассовой книги;
с платежными картами;
подключения онлайн-кассы к 1С.

Вы познакомитесь с приложением 1С: Касса и узнаете, в каких случаях понадобится данное приложение.

Подробнее смотрите в онлайн-курсе: «Бухгалтерский и налоговый учет в 1С:Бухгалтерия 8 ред. 3 от А до Я»

Работа с кассовыми документами

Ведение кассы организации заключается в проведении операций по приему и выдаче денежных средств с ежедневным подведением итогов.

В 1С такие операции проводятся из раздела Банк и касса – Касса – Кассовые документы.

Приход

Приход денежных средств осуществляется документом Поступление наличных, который можно создать из журнала Кассовые документы по кнопке Поступление.

Поступление наличных имеет несколько видов операций, выбирая которые, в зависимости от проводимой операции, вы сможете быстро заполнить документ и корректно отразить операцию в учете.

По большинству видов операций автоматически устанавливаются:

Счет расчетов;
Статья доходов.

Вид операции Прочий приход используется для нестандартных операций с любым счетом расчетов и видом дохода (видом движения денежных средств).

Подробнее, формирование документа Поступление наличных при:
продаже покупателю;
возврате неиспользованных подотчетных сумм;
оплате доли УК наличными.

Расход

Расход по кассе оформляется документом Выдача наличных из журнала Кассовые документы по кнопке Выдача.

Документ Выдача наличных также имеет несколько видов операций с предопределенными счетами расчетов и видами расходов.

Прочий расход — для фактов хозяйственной жизни, которые не предусмотрены другими видами операций документа Выдача наличных.

Подробнее о формировании документа Выдача наличных при:
выдаче подотчетных сумм.

Покупка через бухгалтерскую фирму / бухгалтера

Опытный бухгалтер всегда знает где подешевле и быстрее купить кассу. Если Вы работаете с таким, то обязательно проконсультируйтесь с ним — возможно у него есть знакомый кассовый механик или фирма с которой он уже работал — покупал и регистрировал кассы.

Плюсы

ответственность за покупку кассы переходит на бухгалтера — в случае ошибок можно вычесть убыток из его оклада.

Минусы

если бухгалтер не так хорош, то он может ошибиться с подбором кассы;
бухгалтер может накрутить свою маржу.

Операции по платежным картам

Прием и возврат денежных средств через электронные средства платежа — платежные карты, электронные деньги (Яндекс, Kiwi и др.) — не связаны с получением и выплатой наличных денежных средств, но относятся к действиям в кассе, так как требуют применения контрольно-кассовой техники (ККТ). Поэтому в 1С документы по таким операциям доступны из раздела Банк и касса – Касса – Операции по платежным картам.

См. также Операции по платежным картам и банковским кредитам в 1С 8.3

По платежным картам возможны операции с видом:

Розничная выручка — используется при розничных продажах через неавтоматизированную торговую точку (НТТ), т. е. когда невозможно ежедневно учитывать проданный товар в рознице;
Оплата от покупателя — используется: при розничных продажах через автоматизированную торговую точку (АТТ), т. е. когда учет проданного товара в рознице ведется ежедневно;
в дистанционных продажах с оплатой через Интернет;
при оптовых продажах, когда оплата производится корпоративной платежной картой;

Возврат покупателю — используется при возврате денежных средств.

Документ Операция по платежной карте вид операции Оплата от покупателя используется для АТТ, когда оплата и отгрузка товара разведены во времени (например, предоплата через интернет). Если товар оплачивается в месте приобретения, оплата по платежной карте будет отражаться документом Отчет о розничных продажах.

Чтобы использовать операции по платежным картам, необходимо:

настроить в 1С склад торговой точки (Справочники – Товары и услуги – Склады): АТТ — с типом склада Розничный магазин;
НТТ — с типом склада Неавтоматизированная торговая точка;

настроить учетную политику в части оценки товаров в рознице (Главное – Настройки – Учетная политика):

АТТ — по продажным ценам;

НТТ — любой из вариантов.

заключить договор с банком-эквайером;

настроить в программе 1С форму Расчеты с эквайером.

Подробнее Как проводить платежи по эквайрингу в 1С, чтобы в Книгу учета доходов и расходов по УСН не попадал доход из розничных точек по ЕНВД

Покупка кассы у операторов сотовой связи — МТС и Мегафон

МТС, Билайн и Мегафон также занимаются продажей кассовых аппаратов. У МТС кассы можно найти даже в некоторых салонах связи.
МТС — продает в своих салонах залоченные под свое программное обеспечение кассы MS-POS и Нева. Программное обеспечение МТС это копия LiteBox — непопулярный софт от российской компании из Вологды. Билайн — в сотрудничестве с Альфа-Банком продает и подключает к своей мобильной сети их комплекты. Мегафон — торгуют кассовыми аппаратами фирм Атол и Эвотор.

Плюсы

известный бренд.

Минусы

дорого;
ограниченный выбор касс;
привязывание к собственному софту на кассе — перестаете платить — касса перестает работать;
не продают периферийное оборудование: если в будущем нужно будет докупить дополнительное оборудование — денежный ящик, сканер штрих-кодов и т.д., то придется дополнительно искать его поставщиков;
плохие консультанты перед покупкой — в салонах консультанты вообще ничего не знают о кассах, как и если позвонить в справочную МТС или Мегафона;
после покупки сразу отправляют в сервисный центр на регистрацию.

Работа с онлайн кассой в 1С пошагово

Подробнее смотрите в онлайн-курсе: «Управление онлайн-кассой в 1С Бухгалтерия 8 от А до Я»

Подключение кассы к 1С

Программа 1С позволяет работать с онлайн-кассой. Для этого необходимо подключить кассовое оборудование.

Из раздела Администрирование – Настройки – программы – Подключаемое оборудование перейдите к форме Подключение и настройка оборудования.

Из списка типов оборудования выберите ККТ с передачей данных. По кнопке Создать введите запись для нового оборудования.

Заполните:

Драйвер оборудования — выбирается из списка возможных в зависимости от марки ККТ;
Организация — выбирается из списка (если база ведется не по одной организации);
Рабочее место — заполняется автоматически рабочее место пользователя, из которого производится установка ККТ;
Наименование — название в программе, устанавливается автоматически при выборе Драйвера оборудования, можно поменять на свое;
Серийный номер — вводится заводской номер ККТ, указанный в техпаспорте (заполнять не обязательно).

Если драйвер еще не установлен, программа сообщит об этом при попытке начать настройку ККТ по кнопке Настроить.

Драйвер поставляется вместе с оборудованием. Программа также предлагает скачать его на сайте поставщика.

После установки драйвера программа автоматически перейдет к настройке ККТ.

После выполнения настройки ККТ проведите тест подключения.

Регистрация фискального накопителя в 1С

Когда онлайн касса 1С установлена, проведите необходимые операции с фискальным накопителем (ФН), чтобы зарегистрировать ККТ в ИФНС. Процедура состоит из трех этапов:

подача заявления о регистрации ФН в ИФНС;
регистрация фискального накопителя в программе 1С;
завершение регистрации ФН на сайте ИФНС.

Результатом первого этапа должен стать регистрационный номер, присвоенный ККТ налоговой инспекцией. Его потребуется внести в форму регистрации ККТ в программе.

Войдите в Подключение и настройка оборудования (Администрирование – Настройки – программы – Подключаемое оборудование), откройте форму подключения и настройки выбранной ККТ, нажмите кнопку Операция с фискальным накопителем и выберите Регистрация.

Заполните открывшуюся форму Регистрация фискального накопителя. По завершении операции по кнопке Продолжить операцию:

данные будут переданы на онлайн-кассу и зафиксированы в карточке регистрации ККТ;
ККТ распечатает отчет.

Данные отчета внесите в форму на завершающем этапе регистрации ККТ на сайте ФНС.

См. также Сфера применения ККТ (из записи эфира от 09 июля 2018 г.)

Работа кассы в 1С 8.3 пошаговая инструкция

Когда онлайн-касса готова к работе в 1С, кассир может приступать к открытию смены. Открытие смены — обязательная ежедневная процедура в начале работы на кассе. В конце работы смену необходимо закрыть (п. 2 ст. 4.3 Федерального закона от 22.05.2003 N 54-ФЗ).

Открытие, как и закрытие смены, в 1С осуществляется через раздел Банк и касса – Касса – Управление фискальным устройством.

Информация об открытых и закрытых кассовых сменах содержится в журнале Кассовые смены (Банк и касса – Касса – Кассовые смены).

Пробить чек в 1С можно с помощью разных документов, в зависимости от способа организации торговли и вида торговой операции:

Чек (Продажа);
Поступление наличных;
Выдача наличных;
Оплата платежной картой;
Списание с расчетного счета;
Поступление на расчетный счет.

Чек (Продажа) подходит для операций розничной торговли, когда покупатель обезличен. Документ доступен из раздела Продажи – Розничные продажи – Розничные продажи (чеки) – кнопка Продажа.

Чек будет напечатан только с устройства, на котором при регистрации указаны те же, что и в документе Чек (Продажа):
Организация;
Склад (или склад при регистрации ККТ совсем не был указан).

Чек можно предоставить покупателю в бумажном виде:

и выбрать отправку на электронный адрес или на телефон:

Подробнее Пробитие чека ККТ «с передачей данных». Оплата наличными при розничной реализации товаров

Документы:

Поступление наличных — при оплате наличными;
Оплата платежной картой — при оплате электронными средствами платежа;
Поступление на расчетный счет — при безналичной оплате физическими лицами

используются для операций продажи юридическим лицам, ИП или физлицам, когда нам важно отразить конкретное лицо при оплате.

Подробнее:
продажа конкретному покупателю за наличные
продажа с оплатой платежной картой

Чтобы в чеке отразились товары с указанием цены и количества при продаже по документам:
Поступление наличных;
Оплата платежной картой;
Поступление на расчетный счет,
необходимо в них указывать Счет покупателю, на основании которого проводится оплата.

Документы:

Выдача наличных,
Списание с расчетного счета

используются для операций возврата денежных средств.

Справка-отчет кассира-операциониста в 1С 8.3

В конце смены кассир формирует справку-отчет кассира-операциониста по форме КМ-6. С 2021 года контрольные и финансовые ведомства не требуют его заполнения (Письма ФНС РФ от 26.09.2016 N ЕД-4-20/[email protected] и Минфина РФ от 04.04.2017 N 03-01-15/19821). Но организации могут его применять как внутренний отчетный документ.

Справку-отчет кассира КМ-6 в 1С можно распечатать из документа Отчет о розничных продажах по кнопке Справка-отчет кассира (КМ-6).

Покупка кассы на Aliexpress, eBay, Amazon и других иностранных ресурсах

На китайском рынке можно найти реплики российских кассовых аппаратов, но к сожалению эти устройства нельзя будет зарегистрировать в налоговой инспекции в России, так как все заводские номера российских кассовых аппаратов заносятся в базу налоговой инспекции при производстве на заводе, а затем при регистрации кассы идет проверка по этому номеру — если номера нет в базе налоговой — автоматически идет отказ от регистрации.
Если вам не нужно регистрировать кассовый аппарат в налоговой инспекции, то можно попробовать взять реплику, однако нельзя быть полностью уверенным в ее работоспособности — в ней может не быть кириллицы или прошивка кассового аппарата может вовсе отсутствовать.

Приложение 1С: Касса

1С:Касса — это альтернатива учетной программе 1С 8.3 Бухгалтерия в части ведения товарного учета и продаж через ККТ.

Если у вас простой товарный учет, и рабочее место кассира оборудовано отдельно от бухгалтерии и бухгалтерской программы, а может быть вообще предполагает мобильные продажи, то облачный сервис 1С:Касса, возможно, — то, что вам нужно.

1С:Касса совместим с мобильными и стационарными ККТ:

Штрих-Мпей-Ф — автономная онлайн-касса;
Эвотор — смарт-терминал;
1С-АТОЛ МК-11Ф — комплекты автоматизации для мобильной торговли;
1С-АТОЛ МК-30Ф — комплект для стационарной торговли
С другими ККТ, имеющими сертификат 1С: Совместимо!

ТО оборудования

При бухучете онлайн-касс затраты на техобслуживание и ремонт оборудования включают в расходы. Это касается трат на текущий ремонт, приобретение и замену комплектующих, оплат за услуги ЦТО. Такие затраты отражаются записью Дт 44 – КТ 60 на сумму выполненного ремонта. Такая же проводка действует в отношении выплат за ежемесячное ТО.

При внесении аванса за оговоренный соглашением период затраты списывают одинаковыми частями в течение времени действия договора. На сумму аванса оформляется проводка ДТ 60 – КТ 51, на ежемесячное списание – ДТ 44 (20, 26) – КТ 60.

Важно! Сроки полезного использования кассовой аппаратуры указаны в документации, прилагающейся к устройству.

Услуги ОФД при УСН

Услуги по обработке фискальных данных включаются в расходы в качестве затрат на услуги связи в соответствии с пп.18 п.1 ст.346.16 НК РФ. Расходы по приобретению ККТ включаются в затраты на основании пп.35 п.1 ст.346.16 НК РФ, при этом не важно обеспечивает ли касса передачу фискальных данных или нет.

1 Цифры приведены в качестве примера

Пользователи ККТ, применяющие УСН с объектом налогообложения «доходы минус расходы» учитывают стоимость услуг ОФД в составе своих затрат. Данный вывод подтверждает письмо Минфина России в письме от 09.12.16 № 03-11-06/2/73772.Услуги по обработке фискальных данных включаются в расходы в качестве затрат на услуги связи в соответствии с пп.18 п.1 ст.346.16 НК РФ.