С бухучетом процесс налажен: нанимают бухгалтера, он все ведет. Иногда на бухгалтера пытаются свалить еще и управленку. Обычно, потому что не видят разницы, но это как разработчика попросить починить вай-фай в офисе, потому что «ну он же компьютерщик».
Давайте смотреть правде в глаза — бухгалтерский учет это страшная вещь и никто не хочет в него лезть. Бухгалтеры — святые люди, без которых бизнес погрязнет в пенях, штрафах и проверках.
Взваливать на плечи бухгалтера еще и управленческий учет не нужно. Да, крутой бухгалтер сможет делать и то и другое, но это две разные формы отчетности и две функции в компании. Не нужно хотеть от бухгалтера, чтобы он делал в два раза больше работы, которая займет в два раза больше времени, потребует в два раза больше навыков и совсем другой периодичности. Это просто не его работа.
Попробуем разобраться чья и зачем так усложнять себе жизнь.
Почему нужно вести оба учета, почему это должны делать разные специалисты, как построить полноценную систему учета в компании и не потратить на это миллионы, расскажут Михаил Смолянов («Финолог») и Алексей Фитискин («Моё дело») на бесплатном вебинаре «Бухгалтерский и управленческий учет: как ведут учёт большие компании и зачем это малому бизнесу?»11 сентября в 17:00 по Москве
Цели каждого типа учета
Бухгалтерский учет фиксирует сделки и операции, финансовые результаты и движение денежных средств. Он дает приблизительное представление о том, что происходит в бизнесе.
Главная цель бухгалтера — верно рассчитать налоги и вовремя отчитаться о финансовом положении организации. Бухучет ориентирован на прошлое, так как бухгалтерия работает только с тем, что уже случилось или происходит сейчас. Вряд ли ваш бухгалтер предскажет выручку хотя бы на следующий месяц. У бухучета нет такой возможности, поэтому он не подходит для управления.
Управленческий учет нацелен на оперативный анализ, понимание о состоянии дел и планирование дальнейшей работы.
Для управления важен сбор информации для принятия решений, которые помогут получить выгоду в будущем. Анализ прошлых периодов помогает увидеть факторы, влияющие на организацию, и спрогнозировать уровень прибыли и убытков в будущем. Динамику отслеживают три базовых управленческих отчета:
- о движении денежных средств;
- о финансовых результатах;
- прогнозный баланс.
Периодичность
Бухгалтерская отчетность
Сроки регламентирует государство через налоговый календарь, в котором прописаны все даты подачи отчетности и оплаты налогов и взносов.
Например, вот что нужно успеть сделать бухгалтеру в июне:
- сдать отчет по форме СЗВ-М за май 2021 года до 15 июня 2019 года в ПФР по месту регистрации;
- оплатить взносы с зарплаты за май 2021 года до 15 июня 2019 года в ФНС по месту регистрации и в ФСС (взносы на травматизм);
- оплатить авансовый платеж по налогу на прибыль за июнь 2019 года до 28 июня 2021 года в ФНС по месту регистрации.
Управленческая отчетность
В идеале появляется в режиме реального времени. К этому нужно стремиться и строить систему, которая позволит смотреть общую картину онлайн.
В жизни обычно часть данных получается быстро видеть онлайн, а полные данные поступают с недельной задержкой. Это вариант на троечку, потому что теряется смысл управленческого отчета.
Оперативно получать данные нужно, чтобы быстро принимать важные управленческие решения в бизнесе. Без этого не будет порядка и развития. Представьте, что вы управляете машиной или велосипедом, смотря что вам больше нравится. Вы пытаетесь ехать, а показания приборов в «мозг» автомобиля поступают с задержкой. Жмете на педаль или поворачиваете руль, а машина реагирует только через полчаса. Далеко вы уедете?
Открытые данные и коммерческая тайна при учете
Бухгалтерский учет нужен налоговым органам, службе статистики, поставщикам и другим внешним пользователям. Бухгалтерские данные — не секрет. Их даже публикуют в открытом доступе на сайте статистики.
Управленческий учет ведется для внутреннего использования руководителем, менеджером или собственником. Его данные часто становятся коммерческой тайной, поэтому даже внутри организации не все имеют к нему доступ.
Ведите учет экспорта и импорта в веб-сервисе Контур.Бухгалтерия. Простой учет, зарплата и отчетность в одном сервисе
Знания и компетенции
У отчетностей разные функции, поэтому знания у специалистов, которые занимаются каждой тоже отличаются.
Бухгалтерская отчетность
Бухгалтер говорит на языке государства и знает правила государства. Он приводит действия бизнеса в соответствие с правилами государства. Разберем две жизненные ситуации: командировки сотрудников и эквайринг.
1. Командировки
Николай и Алексей едут в Москву на переговоры по проекту. Все оплачивает компания. После переговоров Николай уезжает, а Алексей остается по своим делам в Москве еще на два дня и требует, чтобы компания оплатила ему обратные билеты, проживание и выдала командировочные.
Задача бухгалтера — выплатить командировочные обоим сотрудникам и отдельно разобраться с Алексеем. Что нужно сделать бухгалтеру:
- Понять, законно ли включать дополнительные расходы на гостиницу и суточные для Алексея.
- Рассчитать суточные по каждому сотруднику.
- Проконтролировать подготовку авансового отчета по каждому сотруднику и сформировать выплаты по перерасходу.
Чтобы понять, можно ли оплатить Алексею два дня в Москве, бухгалтер изучил законодательство, внутренние документы по сотрудникам и командировкам и убедился, что может:
- оплатить билеты из Москвы со сдвигом даты на два дня;
- включить этот расход в уменьшение налогооблагаемого дохода;
- не выплачивать Алексею командировочные за два лишних дня;
- не оплачивать Алексею гостиницу за два лишних дня.
2. Эквайринг
Простая операция «приложили карту — списалась стоимость покупки — отдали товар» в мире бухгалтера выглядит так:
1. Клиент оплатил картой товар в магазине. Формируются проводки о списании товара и задолженности банка перед организацией, потому что деньги приходят в банк с задержкой в 1-3 дня.
2. Деньги поступили на расчетный счет компании через 1-3 дня. Банк вычитает свою комиссию за эквайринг. Формируются проводки о списании задолженности банка перед организацией.
3. Комиссию банка нужно выделить, потому что она удержана из денег покупателя. Ее оформляют по особому – в составе выручки.
Бухгалтер настраивает кассовый аппарат под систему налогообложения, кроме кассы появляется терминал для эквайринга. В конце дня устройства выдают отчеты, на основании которых бухгалтер делает проводки в учете и оформляет кассовую книгу, в которой принимает выручку и сдает ее в банк.
Управленческая отчетность
Финансовая модель — это язык описания бизнеса через цифры. Специалист, который занимается управленческим учетом должен понимать бизнес-процессы.
Когда человек знает, как работает маркетинг, продажи и производство, он понимает суть процессов и умеет их оцифровать. Он может задать правильный вопрос, поговорить с каждым руководителем, найти ошибку в расчетах. В отличие от бухгалтера, он не обязан досконально разбираться в налогах.
На бесплатном вебинаре «Бухгалтерский и управленческий учет: как ведут учёт большие компании и зачем это малому бизнесу?» 11 сентября в 17:00 по Москве Михаил Смолянов («Финолог») и Алексей Фитискин («Моё дело») подробно разберут, когда, где и для чего применяют бухгалтерский и управленческий учет, в чем разница между ними:
— Компетенции специалиста и средства для автоматизации бухгалтерского учета.
— Компетенции специалиста и средства для автоматизации управленческого учета.
Можно ли совместить все функции в одном человеке или сервисе и сколько это стоит? Приведут три примера компаний, которым управленческий учет помог решить и избежать проблем.
Фиксированная и свободная формы учета
Требования к бухучету подробно определены: его регулируют законы, положения, стандарты, пояснения налоговой и другие документы. Строго определены сроки составления и форма отчетности. Бухучет обязателен для всех организаций, у вас просто нет выбора, вести его или нет.
Управленческий учет — просто ваше право. На него не распространяются правила свыше, его можно вести так, как удобно вам, с опорой на особенности деятельности и собственные цели. Главное, чтобы вы сами понимали отчеты и показатели. Периодичность составления может быть любой: неделя, квартал или даже год.
Задачи
Представленный вид учета может организоваться для быстрого и качественного решения таких составных задач:
- регулировать планирование хозяйственной деятельности при помощи бюджетирования;
- осуществлять контроль и оптимизацию расходов при помощи быстрого получения свежих данных;
- выполнять анализ отклонения реальных значений от плановых, основываясь на данных отчетов.
Цели и задачи УУ различаются по методам их реализации:
- оперативный учет;
- бюджетирование;
- управленческая отчетность, то есть внутренняя;
- финансовая отчетность, внешняя.
Внедряются они при помощи:
- бюджета перемещения денежных средств;
- бюджета расходов и прибылей;
- планового баланса.
Управленческий баланс имеет отличие от бухгалтерского: в последнем, классические модели управленческого формата отчетности отсутствуют полностью. В связи с этим, при необходимости предприятия управлять балансом, приходится брать бухгалтерский баланс и принимать меры по его доработке — например, расширить аналитику.
Бюджеты, которые применяются в отечественных условиях, практически не используют автоматизацию УУ. Такая возможность позволяет проводить контроль предприятия в целом, выполнять анализ реализации планов, отклонения реальных показателей от бюджетных, делать своевременную корректировку и принимать решения с большей эффективностью.
Завершение планового срока характеризуется составлением:
- отчета о прибылях и убытках;
- баланса;
- отчета о перемещении финансовых средств.
Схема
Реальность данных в учете
Мы отражаем в бухучете то, что написано в договоре. А в управленческом учете ориентируемся на реальный смысл операции.
Например, продажа с последующим выкупом: договор заключен с условием, что продавец может в любой момент выкупить товар у покупателя и сохраняет все риски и преимущества владения товаром. Такая сделка — это замаскированный кредит или финансирование. Нет смысла признавать в управленческом учете выручку от такой сделки, так как показатель выручки станет выше, чем на деле. Но в бухучете это сделать придется.
Формирование управленческой информации
Потребности предприятий в управленческой информации изменяются согласно определенным закономерностям, связанным с эволюцией самой организации. Этапы формирования управленческой отчетности можно сформулировать следующим образом:
- сбор отдельных элементов управленческой информации (поступление денег и задолженность конкретных клиентов, неотложные платежи и т. д.);
- распределение выручки по подразделениям;
- распределение издержек по подразделениям;
- формирование (ориентировочно) бюджета и анализ рентабельности подразделений;
- распределение выручки от отдельных товаров и услуг;
- анализ рентабельности отдельных товаров и услуг;
- прогнозирование доходов и расходов;
- подготовка и периодическая корректировка достаточно реалистичного бюджета;
- подготовка отдельных управленческих решений (например, инвестиций) с учетом информации управленческого учета;
- оценка различных вариантов решений стратегического характера на основе информации управленческого учета.
Поэтапность внедрения управленческого учета обусловлена необходимостью освоения полученных сведений и выработки навыка анализировать их. Постепенность и простота являются залогом эффективности внедрения и развития управленческого учета.
Многие компании начинают заниматься внедрением управленческого учета, лишь столкнувшись с хозяйственными трудностями. Эта проблема выражена в трудах известного публициста от экономики С. Н. Паркинсона, сформулировавшего множество закономерностей деловой жизни, в том числе свои знаменитые «законы». Когда приток денег велик и кажется неограниченным, то единственная экономия, которая имеет место, — это экономия мышления. Во второй половине XX в. Паркинсон описывал эволюцию, период последних 50-70 лет.
В России описываемые им события, наверное, уместились в 10-15 лет развития рыночной экономики. Паркинсон описывал, что «раньше деньги тратились на организацию банкетов и содержание танцовщиц. Но подобным излишествам есть (хотя бы теоретически) некоторые физиологические пределы. На административные новшества подобных ограничений нет, административный персонал и различных консультантов можно содержать в таком количестве, в котором любовницы только раздражают и вообще становятся непереносимы».
Как отмечает автор, привычка к большим доходам и быстро подстраивающимся под них большим расходам приводит к своеобразным новациям в бухгалтерском учете, когда тратятся деньги, которых на самом деле нет. В России с начала 1990-х гг. и до 1998 г. это было важнейшей чертой развития множества компаний. Затем ситуация стала постепенно меняться. В периоды реформ экономики, когда финансовые потоки существенно сокращаются, отмечается повышение эффективности: компании наводят у себя «в хозяйстве» порядок, налаживают нормальный учет и т. д. Но периоды трудностей, безусловно, являются катализатором процесса осознания необходимости сбора и анализа сведений, способствующих повышению качества управленческих решений.
Нужный уровень детализации
Бухучет оценивает все предприятие целиком, смешивает информацию обо всех отделах, товарах, работниках.
Управленческий учет может рассматривать всю компанию или отдельные подразделения — глубже и детальнее. Это позволяет лучше понять бизнес изнутри и знать, что в нем происходит и почему. Вы видите не просто общий поток средств в компании, но и показатели по отделам и даже сотрудникам. Не просто видеть прибыль, а понимать ее источники. Не просто учитывать товары, а разделять их на группы и виды.
Постановка управленческого учета
Можно выделить несколько этапов процесса организации управленческого учета.
Первый этап — создание рабочей группы. В нее должны входить руководители всех подразделений, которых коснется реформа. Лучше всего, если группу возглавит первое лицо компании (или его заместитель). Все участники обязаны какую-то часть времени (от 10 до 50%) посвящать работе над проектом. Заседания должны проводиться регулярно, при принятии решения нужно обязательно назначать ответственного за его выполнение и устанавливать сроки окончания работы.
На этом этапе осуществляется анализ сложившегося положения дел, изучаются существующие информационные потоки и определяется цель проекта. Это этап диагностики и формулирования концепции построения учета, в том числе учетной политики и управленческого плана счетов. Функциональная диагностика и разработка модели требуют специальных технологий, обеспечивающих скорость, полноту и связность результата, поэтому целесообразно привлечение консультантов. Все остальное компания может выполнить сама.
Второй этап — разделение центров финансовой ответственности (ЦФО): затрат (например, ИТ-служба), дохода (например, отдел сбыта), прибыли (например, филиал) и инвестиций. На данном этапе необходимо точно определить, где и по чьему решению возникают доходы и затраты, чтобы менеджер центра, например, не отвечал за неконтролируемые расходы. До менеджеров центров финансовой ответственности доводятся показатели, достижение которых они обязаны обеспечить. С прагматической точки зрения, достаточно выделить два вида подразделений — приносящие доход и инфраструктурные.
Третий этап — обеспечение необходимого документооборота, в частности разработка методологии (кто, какую информацию, в какую форму и графу вносит) и создание регламента (какая информация, в какой срок и кому поступает, что он с ней делает, кому и когда в каком виде передает). Все это оформляется в виде положения об управленческом учете.
Четвертый этап — обучение работе с системой управленческого учета персонала, непосредственно вовлеченного в процесс. Обучение можно проводить параллельно с формированием управленческой отчетности.
Пятый этап — автоматизация. Причем она должна осуществляться только на самой последней стадии внедрения управленческого учета. Специалисты рекомендуют хотя бы год поработать в любой стандартно-локальной программе, например Excel, и лишь потом, при условии, что затраты на программное обеспечение оправданы, приступать к более глубокой автоматизации.
Показатели для отслеживания
Бухучет ведется в денежном выражении, им правят цифры. Управленческий учет включает натуральные и даже словесные показатели: количество брака, производительность, удовлетворенность покупателей и работников, текучесть кадров, средний размер заказа и другие. Эти показатели влияют на бизнес не меньше цифр, поэтому их нужно отслеживать и корректировать. Часто это становится главным инструментом в оптимизации работы всего предприятия.
Веб-сервис для малого бизнеса Контур.Бухгалтерия помогает вести учет, платить зарплату и сдавать отчетность, а еще строит пять управленческих отчетов. Следите за развитием бизнеса и автоматизируйте рутинные операции для бухучета. Все новые пользователи могут познакомиться с системой и работать в Бухгалтерии бесплатно две недели.
Особенности профессий
Бухгалтеры
Выбор, куда пойти учиться, большой: в России на бухгалтера учат 1015 ВУЗов, специальности — экономика, бухгалтерский учет и аудит. Есть много очных и дистанционных курсов для начинающих бухгалтеров.
По данным Росстата на 31 октября 2021 года количество работающих специалистов по бухгалтерским операциям и учету — 44 182 человек, а специалистов по обработке статистической, финансовой и страховой информации и ведению расчетов — 11274 человека.
Зарплата зависит от компетенций, отрасли, объема работы и города.
В 2018-2019 году должность ведущего специалиста в Москве оценивается в 110 000 — 150 500 рублей. В Петербурге предлагают 107 600 – 137 500 рублей. Москвич, занимающийся кассой и основными средствами, может ежемесячно рассчитывать на 51 500 – 75 000 рублей, петербуржец — не больше 60 000 рублей.
Спрос на профессионалов даже с маленьким опытом работы довольно высокий. Главное в профессии — внимательность и стрессоустойчивость, потому что бухгалтер отвечает за все неточности и ошибки в учете. Бухгалтеру всегда есть куда расти, многие после нескольких лет работы в найме открывают свое дело и становятся предпринимателями.
Финансовые аналитики
Финансовые аналитики и директора — специалисты широкого профиля, обязанности сильно зависят компании, в которой они работают. Аналитики составляют план, консультируют руководителя, анализируют.
Больше всего аналитикам платят в Смоленской области — в среднем 100 000 рублей. В Москве максимальный показатель 82 000 рублей, в Ленинградской области 56 000 рублей.
Финансовые директора в Москве и Санкт-Петербурге получают до 600 000 руб. в месяц. На рынке очень большой разброс зарплат, все зависит от компании. Например крупные промышленные компании платят и по 1,5 миллиона в месяц.
Лучшими ВУЗами, которые обучают финансистов, считаются РЭШ, НИУ «Высшая школа экономики», РЭУ им. Г.В. Плеханова, СПбГУП и ВАВТ Минэкономразвития России.
Требования к организации процесса
Организация УУ основывается на различных параметрах политики предприятия в области управления. Эти параметры бывают такими:
- производственные циклы и их периодичность;
- преемственность данных и не единичное их применение;
- создание отчетных значений, которые подходят ко всем уровням управления;
- использование бюджетирования;
- оперативность, расширенность и достоверность данных, а также возможность их проанализировать;
- использование идентичных единиц измерения;
- возможность оценки эффективности работы определенных структурных отделов.
Обратите внимание! Автоматизированный процесс, который все чаще вводится на предприятиях, имеет собственные требования, которые касаются организации процесса.
На сегодня они такие:
- понятность для любого пользователя;
- своевременность определения и отправки информации;
- реальность и полнота предоставления всех параметров хозяйственной деятельности;
- регулярность сбора информации;
- соответствие показателей ожиданиям.
