Безопасный вариант выплаты аванса за январь. Регистрация двух авансов в 1С ЗУП 3

Дата выплаты аванса в организации — 20 число. После 15, но до 20 числа в организацию принят сотрудник, у которого способ расчета аванса установлен фиксированной суммой. В организации принято в этом случае в аванс работнику выплачивать некоторую сумму, чтобы выполнялось условие выплаты заработной платы два раза в месяц.
Рассмотрим, как можно произвести выплату аванса такому сотруднику в программе до версии ЗУП 3.1.10 и начиная с ЗУП 3.1.10.
Дело в том, что до ЗУП 3.1.10 из-за того, что сотрудник не имел отработанных дней в первую половину месяца (с 1 по 15 число), он не попадал в ведомость на выплату аванса. Кроме того, сотрудника невозможно было указать в Ведомости на аванс и ручным подбором.
Начиная с ЗУП 3.1.10 поведение программы изменилось, стало более ожидаемым для пользователя. Несмотря на то, что сотрудник все также не имеет отработанных дней в первой половине месяца (с 1 по 15 число), он автоматически попадает в Ведомость на аванс.

Что такое аванс как способ расчета при приеме на работу?

Под авансом в трудовых отношениях с участием новых работников можно понимать:

Первую часть месячной суммы оплаты труда работника (вторая, таким образом, именуется зарплатой).

Зарплата должна выплачиваться не реже 1 раза в полмесяца (ст. 136 ТК РФ). Как правило, российские работодатели делят ее на две части:

аванс (обычно платится с 15-го по 30-е число расчетного месяца);
зарплата (платится с 1-е по 15-е число следующего месяца).

Важно, чтобы аванс и зарплата были примерно одинаковыми. В любом случае аванс за полмесяца не должен быть меньше оклада пропорционально отработанному времени (письмо Минздравсоцразвития РФ от 25.02.2009 № 22-2-709). То же касается и зарплаты.

Предоплату за работу по трудовому договору.

В общем случае зарплата выдается работнику только по факту выполнения работы. Но бывает так, что работодатель вынужденно перечисляет предоплату за труд до окончания периода, за который она должна быть исчислена. Например, это возможно, если:

в фирме принято, что аванс за отчетный месяц выплачивается до 25-го числа данного месяца, зарплата — до 10-го числа следующего;
отчетный месяц — декабрь, и чтобы зарплата точно зачислилась работникам, в том числе вновь принятым, до 10 января — с учетом праздников и выходных, бухгалтерия переводит зарплату в декабре как предоплату.

Предоставленные авансом отпускные.

Работая полный день, сотрудник имеет право на оплачиваемый отпуск длительностью 28 дней (без учета северных и районных льгот, увеличивающих отпуск) по истечении 1 года работы. Но уже через 6 месяцев трудовой деятельности сотрудник вправе запросить отдых, и притом оплачиваемый за все 28 дней — авансом (ст. 122 ТК РФ).

Новичку не выдали аванс — каковы последствия?

Про зарплатный аванс новичкам в трудовом законодательстве не упоминается. При этом в ст. 136 ТК РФ установлены следующие требования:

выплата зарплаты — не реже чем каждые полмесяца;
конкретная дата выплаты устанавливается во внутрифирменных локальных актах, но не позже 15 календарных дней со дня окончания периода, за который она начислена.

Как в бухучете отразить зарплатные начисления, узнайте из нашей публикации.

Трудовой кодекс:

называет все зарплатные выплаты «заработной платой», термин «аванс» не применяется;
определяет минимальное количество зарплатных выплат в месяц, каждая из которых носит не авансированный характер, а исчисляется исходя из фактически отработанного времени;
устанавливает максимально допустимый календарный разрыв между первой и второй частями зарплаты;
оставляет право компаниям и ИП определять даты выдачи денег и расчетные алгоритмы.

Узнайте о правах работодателя из статьи.

Даты первой и второй зарплатных выплат определите сами. Например, можно установить соответственно 30 (31) и 15 (16) числа — такой вариант чиновники считают оптимальным (письмо Минздравсоцразвития России от 25.02.2009 № 22-2-709).

Формулируя текст зарплатной части внутренних локальных актов, ориентируйтесь на следующие правила:

Срок выдачи зарплаты — это конкретный день, а не календарный период (не «вилка» дат). На этом настаивает Роструд.

Подробности узнайте здесь.

Распределите дни выдачи первой и второй частей зарплаты так, чтобы каждые полмесяца работники получали плату за свой труд. Это требование ст. 136 ТК РФ.

Подбирайте удобные даты исходя из особенностей работы компании. Это могут быть, например, 10-е число (окончательный расчет за предыдущий месяц) и 25-е число (аванс за текущий месяц).

Следует учесть, что при такой формулировке в особом положении оказываются новички — лица, приступившие к работе в один из дней расчетного месяца. Получается, что при зарплатных выплатах 5-го числа (расчет за предыдущий месяц) и 20-го числа (аванс за текущий месяц) сотруднику, поступившему на работу 1-го числа, нужно выплатить только аванс 20-го числа.

Конкретной нормы закона, устанавливающей ответственность за несвоевременную выплату аванса новым сотрудникам или неверный расчет ее суммы, не существует.

Вид нарушения законодательства о труде	Вид ответственности	Наказание
Несвоевременная выплата (невыплата) аванса, заработной платы	Административная (ст. 5.27 КоАП) Читайте также: Процедура возврата НДФЛ при получении налоговых вычетов	Первичное нарушение — штраф на должностных лиц и ИП от 1 000 до 5 000 руб., на компанию — от 30 000 до 50 000 руб.; Повторное нарушение — штраф на должностных лиц и ИП от 10 000 до 20 000 руб. или дисквалификация на срок от 1 года до 3 лет, на компанию — от 50 000 до 70 000 руб.
	Дисциплинарная (ст. 192 ТК РФ)	Если зарплата не выплачена по вине руководителя (или иного уполномоченного лица), это может рассматриваться как ненадлежащее исполнение ими своих должностных обязанностей и повлечь наложение одного из предусмотренных ст. 192 ТК РФ дисциплинарных взысканий
	Материальная (ст. 236 ТК РФ)	Работодатель обязан выплачивать (кроме задержанной зарплаты) проценты — не ниже 1/150 действующей в это время ключевой ставки ЦБ РФ от не выплаченных в срок сумм за каждый день задержки начиная со следующего дня после установленного срока выплаты по день фактического расчета включительно
	Уголовная (ст. 145. 1 УК РФ)	Частичная невыплата свыше 3 месяцев зарплаты, совершенная из корыстной или иной личной заинтересованности руководителем организации, работодателем — физическим лицом, руководителем филиала, представительства или иного обособленного структурного подразделения организации, наказывается штрафом в размере до 120 000 руб., зарплаты или иного дохода осужденного за период до 1 года, либо лишением права занимать определенные должности или заниматься определенной деятельностью на срок до 1 года, либо принудительными работами на срок до 2 лет, либо лишением свободы на срок до 1 года. Полная невыплата свыше 2 месяцев зарплаты (или выплата заработной платы свыше 2 месяцев в размере ниже установленного федеральным законом минимального размера оплаты труда, совершенные из корыстной или иной личной заинтересованности руководителем организации, работодателем — физическим лицом, руководителем филиала, представительства или иного обособленного структурного подразделения организации — наказывается штрафом в размере от 100 000 руб. до 500 000 руб. или в размере заработной платы или иного дохода осужденного за период до 3 лет, либо принудительными работами на срок до 3 лет с лишением права занимать определенные должности или заниматься определенной деятельностью на срок до 3 лет или без такового, либо лишением свободы на срок до 3 лет с лишением права занимать определенные должности или заниматься определенной деятельностью на срок до 3 лет или без такового

Не избежать наказания работодателю, если сотрудник попросит выдавать зарплату одной суммой единожды в месяц и ему в этой просьбе не будет отказано (письмо Роструда от 30.11.2009 № 3528-6-1).

Если же ваш работник обратится с просьбой заплатить ему аванс за несколько месяцев вперед, а вы ему пойдете навстречу, оформите такую выплату в форме займа с минимальной ставкой процента. В ином случае у вас могут возникнуть разного рода проблемы: аванс могут посчитать беспроцентным займом (необходимость удержания НДФЛ с суммы матвыгоды от экономии на процентах), и придется со всей суммы сразу уплатить страховые взносы и др.

Работодатель, не расплатившийся за первую половину месяца с сотрудником (новичком или давно работающим), не будет наказан только в том случае, если в первой половине месяца этот сотрудник не работал (апелляционное определение Московского областного суда от 07.08.2012 по делу № 33-15891/2012).

Узнайте, будут ли в ближайшее время ужесточать ответственность работодателей за задержку зарплаты.

Аванс как первая часть зарплаты нового сотрудника

Итак, первый сценарий — выплата новому сотруднику аванса, представленного первой частью зарплаты.

Если в локальных нормативах работодателя установлено, к примеру, что аванс платится до 25-го числа отчетного месяца, а основная зарплата — до 10-го числа следующего месяца, то новый сотрудник, пришедший на работу, должен получить либо аванс, либо зарплату — в зависимости от сроков начала работы.

Например, если человек начал работать 1-го числа, то первую выплату зарплаты он получит только 25-го. Следовательно, требование ст. 136 ТК РФ о выплате заработной платы каждые полмесяца будет не выполнено.

Авансы вновь принятым сотрудникам вполне допустимо выдавать как отдельные промежуточные выплаты — пусть и позже зарплаты, но ранее аванса «для всех», в целях соблюдения правила о перечислении оплаты за труд за полмесяца. Но подобная выплата не должна дискриминировать других работников (ст. 136 ТК РФ), и потому правила ее предоставления нужно закрепить в локальном нормативе.

Пример

Порядок выплаты заработной платы (раздел 3 Положения об оплате труда).

3.1. Зарплата в ООО «Трейдинг-Консалтинг» выплачивается:

25-го числа текущего месяца — за 1-ю половину месяца;
10-го числа следующего месяца — за 2-ю половину прошедшего месяца.

3.2. Вновь принятым сотрудникам зарплата выплачивается:

при поступлении на работу с 1-е по 14-е число — 15-го числа соответствующего месяца;
при поступлении с 15-го числа по 24-е число — 25-го числа соответствующего месяца;
при поступлении с 25-го числа до конца месяца — 10-го числа следующего месяца.

По окончании первого месяца работы сотрудник перестает считаться вновь принятым и получает заработную плату в соответствии с п. 3.1 Положения.

Итоги

Первую выплату зарплаты новички должны получить не позднее чем через 2 недели после начала работы. Все последующие — в сроки, предусмотренные компанией для выдачи зарплаты (каждые полмесяца, учитывая фактически отработанные дни).

Для того чтобы выполнить зарплатные требования законодательства в отношении новичков, необходимо в локальном акте компании предусмотреть специальные сроки выплаты первой зарплаты. Иначе работодатель может быть подвергнут дисциплинарной, материальной, административной или уголовной ответственности.

Аванс как предоплата вновь принятому сотруднику

Выплата аванса в виде предоплаты за труд — как способа расчета при приеме нового сотрудника — по многим правовым признакам не соответствует заработной плате, поскольку:

В соответствии со ст. 132 ТК РФ зарплата устанавливается исходя из «количества и качества затраченного труда».

Очевидно, что оценить «количество и качество» труда можно только по факту его совершения. В случае с рассматриваемым авансом такую оценку произвести невозможно.

Подпишитесь на рассылку

Яндекс.Дзен ВКонтакте Telegram

В соответствии со ст. 136 ТК РФ, работодатель при выплате зарплаты обязан выдавать работникам расчетные листки, где отражаются данные, на основе которых исчислена заработная плата. Например:

количество отработанных часов;
уровень выполнения плана;
объем выполненных работ.

Если способ расчета при приеме на работу — аванс представляет собой предоплату по труду, то у работодателя не будет указанных сведений. Их нельзя определить даже примерно, в отсутствие данных о предыдущей результативности нового работника. Ведомства не рекомендуют исчислять зарплату без учета данных о фактически отработанном времени и объеме работы (письма Минтруда от 10.08.2017 № 14-1/В-725, Роструда от 26.09.2016 № Т3/5802-6-1).

Таким образом, правомерно говорить о том, что предоплата по труду — это не зарплата де-юре. Но отметим, что некоторые суды высказывают противоположную позицию. Например, Саратовский областной суд в решении от 27.06.2016 по делу № 21-396/2016 указал, что работодатель вправе рассчитываться с сотрудниками ранее установленных сроков. Более того, по мнению Саратовского областного суда, аванс — это привилегия, улучшающая положение работника по сравнению с положениями, закрепленными в законе и локальных нормативах.

Аванс как предоплата: что нужно знать работодателю

С учетом того, что аванс — все же не зарплата де-юре, работодателю следует иметь в виду, что:

Вне зависимости от суммы выданного аванса у работодателя сохранится обязанность выплатить собственно заработную плату (аванс или зарплату) — в сроки, установленные трудовым договором.

Если этого сделано не будет, то в отношении работодателя Трудинспекция может инициировать штрафные санкции в соответствии с пп. 6 и 7 ст. 5.27 КоАП РФ.

С аванса, который не будет рассматриваться в качестве разновидности зарплаты де-юре, НДФЛ должен быть тем не менее уплачен.
При больших суммах или при регулярной выплате авансы могут быть оценены ФНС как беспроцентные займы работникам. Такие займы образуют материальную выгоду от экономии на процентах, с которой нужно платить НДФЛ по ставке 35%.

При этом ФНС и суд могут не принять во внимание тот факт, что договор займа сторонами не составляется. В данном случае имеет значение, в первую очередь, характер отношений между работником и работодателем, который может свидетельствовать об их фактической договоренности о беспроцентном кредитовании (постановление Четвертого арбитражного апелляционного суда от 27.12.2012 по делу № А58-4544/2012).

Решение задачи (начиная с ЗУП 3.1.10)

Рассмотрим решение задачи в версиях, начиная с ЗУП 3.1.10, на следующем примере.

16 апреля 2021 г. принят сотрудник Фиолетов А.Ю., у которого способ расчета аванса установлен фиксированной суммой в размере 10 000 руб. В настройках организации указано, что аванс выплачивается 20 числа каждого месяца. Согласно правилам, принятым в организации, сотруднику при этом выплачивается часть аванса – 2 000 руб.

Так как способ выплаты аванса у сотрудника задан фиксированной суммой, то предварительный расчет аванса не требуется, вводится сразу документ Ведомость…

При заполнении Ведомости… автоматически сотрудник Фиолетов А.Ю. попадает в документ с полной суммой аванса — 10 000 руб.

Остается только отредактировать сумму аванса вручную на 2 000 руб.

Отпуск авансом новому работнику: нюансы

Еще одна трактовка понятия «аванс» предполагает его рассмотрение в качестве разновидности отпускной выплаты. Она назначается за период, который не отработан сотрудником к моменту выхода в оплачиваемый отпуск по согласованию с работодателем. Например, если сотрудник выходит в отпуск в том же месяце, в котором приходит на работу.

При предоставлении такой выплаты работодателю следует иметь в виду, что взыскивать отпускные, выплаченные авансом, он может только в пределах 20% от последующих трудовых выплат работнику (ст. 138 ТК РФ). При этом, если сотрудник уволится, не рассчитавшись с фирмой по отпускным, то работодатель, скорее всего, не сможет взыскать с него долг (определение Верховного суда РФ от 14.03.2014 № 19-КГ13-18). Увольнение сотрудника может быть обусловлено и не зависящими от него причинами. Например, призывом на военную службу.

При таком сценарии работодателю останется лишь минимизировать финансовые потери, включив сумму долга во внереализационные расходы после признания его безнадежным (подп. 2 п. 2 ст. 265 НК РФ).