С онлайн-кассами произошло тоже самое, что и с любым новшеством. Сначала нововведение все ругали. “Государство опять залезло в наш карман”, “Да что им не живется спокойно” — возмущались предприниматели. А теперь все привыкли и не нарадуются. Обслуживать онлайн-кассу проще и дешевле, она сама формирует всю необходимую отчетность и облегчает работу кассира. А самое главное — резко уменьшилось количество взаимных визитов в налоговую. Инспекторы реже ходят к вам, а вы — к ним.
Причем уже на этапе постановки кассы на учет все гораздо проще — в налоговую идти теперь не нужно. Можно зарегистрировать устройство через личный кабинет на сайте ФНС бесплатно. Как мы уже писали, для этого потребуется электронная цифровая подпись — ЭЦП. Пришло время рассказать о ней подробнее.
Нужна ли цифровая подпись для онлайн-кассы?
До вступления в силу 54-ФЗ предприниматели должны были посетить отделение ФНС, чтобы поставить ККТ на учет.
Онлайн-кассы подразумевают возможность онлайн-оформления у налоговиков и у оператора фискальных данных (ОФД передает сведения по чекам налоговикам). Все это требует от предпринимателя завести электронную цифровую подпись.
ЭЦП — это первый шаг при регистрации кассовой техники:
Ответ на вопрос «Нужна ли электронная подпись для онлайн-кассы?» может быть только положительным.
ЭПЦ применяют в следующих случаях:
- Постановки кассы на учет
- Подписания или разрыва договора с ОФД
- Перерегистрации онлайн-ККТ
Законодательные положения и требования
Всего можно выделить три вариации электронных подписей, официально используемых на территории Российской Федерации:
- Простые. Используются для предварительной авторизации пользователя. Чаще всего представляет собой связку логин/пароль или одноразовый цифровой код.
- Усиленные неквалифицированные. Ранее только они допускались для создания электронных документов, взаимодействия с порталом Госуслуг, в том числе и ФНС. В скором времени они будут упразднены.
- Усиленные квалифицированные. От неквалифицированных отличаются особым алгоритмом шифрования, который отвечает требуемым нормативам ГОСТ.
Какая нужна электронная подпись для кассы?
Допускается использование только усиленной квалифицированной, причем выдана она должна быть исключительно через аккредитованный в Минкомсвязи удостоверяющий центр. Предварительно подпись необходимо зафиксировать за юридическом лицом (для этого вносятся изменения в ЕГРЮЛ или ЕГРИП). Все эти нормативы указаны в ФЗ 54, которые действуют с начала 2016 года.
Для подачи заявления на регистрацию кассы заявителю также потребуется установить на свой компьютер программу «КриптоПро CSP» — она используется для генерации и установки персонального сертификата в ОС, а также для заверения электронных документов (в том числе и заявления).
Тип ЭПЦ, подходящий для онлайн-кассы
Электронной подписью называют зашифрованную цифровым методом информацию, которая помогает идентифицировать человека. ЭПЦ помогает физлицу подписывать электронные документы. Делать их равнозначными бумажным — с подписью от руки.
Алгоритм ЭЦП записывают на электронные носители: электронный ключ, смарт-карту eToken или на обычную флешку. Электронная подпись действует всего год.
Существует три типа ЭЦП:
- Простая (обычная) для физлиц в банках
- Усиленная неквалифицированная (например, при документообороте между сотрудниками)
- Усиленная квалифицированная подпись (КЭП) для обмена сведениями с ФНС
КЭП для онлайн-кассы нужна усиленного типа. Потому что это самый защищенный от взлома и подделки вид ЭЦП. Ее невозможно создать самостоятельно и бесплатно. Такие подписи формируют зарегистрированные сертификационные центры. Данная услуга платная.
Если предприниматель обладает действующей усиленной квалифицированной ЭЦП, которая сделана для подачи в налоговую отчетности, отдельную подпись для регистрации онлайн-кассы делать не нужно.
А теперь о том, как все сделать проще
Мы уже неоднократно писали о том, где можно купить онлайн-кассу. Напомним вкратце. Итак, это можно сделать:
- в компании по автоматизации торговли;
- в вашем банке;
- у оператора фискальных данных.
Практически все предлагают установку кассового аппарат под ключ. В пакетное предложение входят, в том числе, электронная подпись и регистрация устройства в налоговой. То есть ни в какой удостоверяющий центр идти не нужно — все сделают за вас. Мы настоятельно рекомендуем следовать именно этому пути. У этих ребят все настолько налажено, что запуск онлайн-кассы в работу может занять менее одного дня.
Вообще, все так и делают. Электронный документооборот имеет существенный минус. Нужно быть хотя бы уверенным пользователем ПК, чтобы делать все правильно. И то придется во многом разбираться, совершать ошибки и наступать на многочисленные грабли. Как пример: электронная очередь в поликлинику. Отличная во всех отношениях штука. Не нужно вставать в ранищу, ехать в больницу. Отсутствуют талончики, регистратуры, очереди, окошечки и вот это вот все. Вроде бы красота. Но что вы прикажете делать 70-летней бабушке, которая не только записаться в электронную очередь, но и как включить компьютер-то не знает? Для нее гораздо привычнее отстоять в очереди и получить заветную бумажку.
То же самое и с электронным документооборотом. Разобраться во всем с разбегу явно не получится. Да и работа электронных систем часто оставляет желать лучшего — что-то вечно зависает, глючит или попросту не работает. Поэтому обратиться за помощью к специалистам — самый правильный вариант. Тем более что стоит это не так уж дорого.
Важно! Если ваша бухгалтерия уже сдает налоговую отчетность через всемирную паутину, значит усиленная квалифицированная ЭП в вашей организации уже имеется. Подойдет она и для регистрации онлайн-кассы в ФНС и покупать новую не нужно.
Электронная подпись для ИП для онлайн-кассы
Индивидуальный предприниматель, который только зарегистрировался и еще не отправлял отчет в налоговую, впервые столкнется с электронной подписью при регистрации онлайн-кассы.
К ней выдвигаются следующие требования:
- Выдача через удостоверяющий центр (со списком можно ознакомиться на сайте ФНС)
- Выписана на самого предпринимателя (нельзя зарегистрировать онлайн-кассу через ЭЦП бухгалтера)
Квалифицированную электронную подпись для ИП для регистрации онлайн-кассы нельзя будет использовать для интернет-аукциона госзакупок. Для этого существуют отдельные квалифицированные подписи.
К сожалению, компаниям не подойдет для регистрации онлайн-кассы та ЭЦП, которая покупалась для ЕГАИС. У них различное назначение.
Как выбрать удостоверяющий центр
Можно выбрать любой понравившийся. Никакой принципиальной разницы в работе центров нет. Цена тоже примерно одинакова. Стоимость услуги зависит от надежности носителя, на который записан ключ и сертификат ключа, сроков изготовления подписи, а также уровня технической поддержки.
Почитайте отзывы о работе удостоверяющих центров, сравните цены, поищите тот, который находится поближе к вам. Вот и все критерии.
Стоимость квалифицированной ЭЦП начинается с отметки 1500 рублей и может доходить до 5 тысяч.
Как получить ЭПЦ?
- Выбрать подходящий центр:
- Исходя из цены услуги
- По месту расположения
КЭП для онлайн-кассы стоит от 1,5 до 4 тысяч рублей. На стоимость влияет надежность компании, наличие техподдержки у его бренда.
- Написать заявление. Это можно сделать лично, написав от руки заявление на получение КЭП для онлайн-кассы. Если центр имеет форму заявки на сайте, лучше всего сформировать заявку в электронном виде, так вы экономите свое время.
- Подготовить документы. Помимо заявления центр запросит копии всех документов, которые подтверждают данные о деятельности предпринимателя.
- Оплатить услугу. Когда заявка будет рассмотрена, центр выставит счет. Готовую КЭП для онлайн-кассы выдадут только после получения денег за услугу.
- Получение готового ключа. По закону забрать ключ ИП может:
- Сам предприниматель
- Человек, который имеет доверенность на представление интересов предпринимателя
Независимо от того, кто получает подпись, в центр надо привести документ о платеже и оригинальные версии документов о ведении бизнеса (обычно принимаются копии, которые заверены нотариально, но лучше уточнить в центре).
Срок действия подписи — один год. Далее требуется получить новую ЭЦП. Обычно для продления срока подписи в том же центре не требуется большого количества документов. Однако, если удостоверяющая организация закрыла деятельность, все придется начинать заново.
Юридическое лицо может оформить ЭЦП для онлайн-кассы только в стенах удостоверяющего центра. ИП доступна эта услуга в МФЦ и в ФНС.
Где получить квалифицированную усиленную ЭП
Электронную подпись такого формата можно получить только в специализированных организациях — удостоверяющих центрах. Туда нужно отнести необходимые документы, заполнить заявление и оплатить стоимость услуги. Срок изготовления зависит от загруженности и раскрученности центра, региона его присутствия и других факторов. Обычно это 1-5 рабочих дней. Есть услуги по срочному изготовлению ЭЦП, но стоят они дороже.
Важно! Удостоверяющие центры, имеющие право выдавать гражданам и юрлицам квалифицированную усиленную ЭП, должны быть аккредитованы органами Минкомсвязи на ведение этого вида деятельности. Актуальный список таких организаций вы найдете здесь.
Какие документы необходимы для формирования ЭЦП
Чтобы сформировать ЭЦП для онлайн-кассы, необходимо предоставить стандартный пакет документов (копии):
- Устав
- Учредительный договор
- Приказ о назначении директора и скан его паспорта, СНИЛС, ИНН
- Свидетельства о регистрации юрлица и о постановке на учет в налоговую
Также сертификационный центр запросит выписку из реестра юридических лиц (ЕГРЮЛ), которая сделана не позже, чем за 6 месяцев до этого. Иногда для получения КЭП требуют более свежую выписку из реестра. Этот факт рекомендуется узнать в конкретном центре.
Компания для формирования цифрового ключа может запросить иной пакет нужных бумаг. Он может быть как большим, так и меньшим. Информацию об актуальных сведениях рекомендуем уточнить непосредственно в центре.
ЭЦП для сотрудников
С 01.01.2022 работники компаний начнут использовать подпись, выданную на их имя, для заверки рабочих документов. В такой ЭЦП указываются лишь Ф.И.О. работника, а данные о юридическом лице, где он числится в штате, отсутствуют.
Но есть нюанс, о котором уже упоминалось выше. К заверенным документам прикладывается доверенность в машиночитаемом виде. На ее внедрение нужно время. Оно будет затрачено на:
- разработку принципов работы с доверенностью;
- утверждение требуемых нормативных актов;
- оснащение информационных систем и сервисов функциями для приемки электронного документа.
Уже разработана полноценная работа по данным направлениям, и вряд ли ее закончат до 1 июля. Поэтому если вы все-таки решитесь на обновление ЭЦП, сначала убедитесь в том, что используемая система либо портал поддерживает приемку доверенностей. Обращайтесь в УЦ только после подтверждения данной информации.
Важно!
Ожидайте новости об использовании электронных доверенностей ближе к 2022 г. Следите за новостными публикациями крупных операторов ЭДО и ИС.
Удаленная регистрация онлайн-кассы с КЭП
Компания или предприниматель, зарегистрировавшие КЭП для онлайн-кассы, могут применять ее для обращения в ФНС. Это делается с помощью ресурса nalog.ru — официального портала Федеральной налоговой службы.
Удаленная регистрация онлайн-кассы с КЭП:
- Вход в личный кабинет на портале ФНС
- Выбор «Учет онлайн-ККТ»
- Заполнение формы данными о кассовом аппарате (номерной знак, ФН и прочее)
- Подтверждение сведений с помощью цифровой подписи (кнопка «подписать и отправить»)
- Затем необходимо подождать ответа от налоговой
Сбор основной информации о ККТ
Адрес установки
Укажите фактический адрес установки кассы. Если фактического места нет — необходимо указать ближайший доступный адрес. Однако выбрать можно только из тех, что доступны в выпадающей строке.
Наименование места установки кассы
Указывается в свободной форме. Например, касса № 333 по адресу г. Москва, Красная пл, д. 1.
Субъект Российской Федерации
Указывается в зависимости от адреса установки кассы.
Код налогового органа
Код налогового органа не входит в состав адреса налоговой инспекции, его не найти и в ЕГРЮЛ/ЕГРИП. Узнать код налогового органа можно на сайте налоговой инспекции.
Модель кассы
Модель ККТ нужно выбрать из выпадающего списка.
Заводской номер ККТ
Модель ФН
Модель фискального накопителя так же необходимо выбрать из выпадающего списка.
Заводской номер ФН
Указан в документах, входящих в комплектацию ФН, или на самом устройстве.
После завершения ввода всех данных необходимо нажать кнопку «Далее».
Сбор дополнительных сведений о кассе*
Данные, указанные в этом перечне, указываются при необходимости. После выбора одного или нескольких пунктов, проверьте выбранные пункты и нажмите кнопку «Отправить».
Как проверяется ЭЦП для онлайн-кассы?
Регистрация онлайн-кассы с помощью квалифицированной электронной подписи потребует от ИП не только флешку с ключом, еще понадобится:
- Шифровальное программное обеспечение «КриптоПро». ПО ставится на компьютер, ноутбук предпринимателя и запускается во время использования ЦЭП.
- Сертификат с открытым ключом, подтверждающий то, что подпись принадлежит владельцу.
Какую роль играет каждый из перечисленных элементов:
Сроки и стоимость
По времени
получение электронной подписи с момента подачи документов
занимает не больше 2-3 часов.
Только в редких случаях может понадобиться несколько дней.
Цена ЭЦП,
в среднем, от 2500 рублей.
Обычно в эту стоимость входят оформление необходимых документов для Удостоверяющего центра, получение базового сертификата и его запись.
Клиент может предоставить свой носитель (USB флеш-накопитель) или записать КЭП на специальный защищенный носитель рутокен, это будет стоить еще плюс 2000-3000 рублей.
Личный секретный ключ и открытый ключ
Документ, который проходит кодирование с использованием личного секретного ключа, пересылается в ОФД или напрямую в ФНС вместе с открытым сертификатом. Там подпись проверяется следующим образом:
- Электронный документ прогоняется через шифровальную программу, создается хеш-документ;
- ЭЦП для онлайн-кассы проверяется с помощью открытого ключа, получается еще один хеш-документ.
Если данные этих двух документов одинаковы, то признается, что сведения, которые передал предприниматель или компания, имеют юридическую силу.
UPD: описание обновлено 22.10.2019
Подписание заявки
После нажатия кнопки отравить появится окно взаимодействия с драйвером КЭП (на примере КРИПТО-ПРО). При появлении всплывающего окна о взаимодействия драйвера с https://platformaofd.ru, подтвердите информацию, нажав кнопку «Да».
Затем выберете ваш персональный ключ из списка доступных.
Проверьте данные и нажмите кнопку «Загрузить».
После этого ваше заявление появится в списке заявок со статусом «Обработка в ФНС».
Спустя некоторое время статус изменится на «Ожидает регистрации». На данном этапе нужно нажать на заявку и просмотреть ее детали.
В деталях заявки будет доступен регистрационный номер ККТ, который был присвоен ей ФНС.
Также будет доступна ссылка на электронную версию документа в формате PDF. Он выглядит следующим образом:
