На основании изменений к закону ФЗ-84, регулирующего применение кассового оборудования при операциях с наличными средствами, организации и предприниматели получили возможность отказаться от ведения части первичной документации, в том числе форм КМ-1 – КМ-9. Большая часть кассовых документов фискализируется. Однако документирование движения наличности в кассовой книге, приходных и расходных ордерах остается актуальным при переходе на онлайн кассу.
Нюансы использования онлайн-касс
Итак, торговая компания зарегистрировала онлайн-кассы по-новому порядку. Что нужно знать продавцам-кассирам? Приведем несколько важных правил:
- кассовый аппарат нужно применять на месте осуществления расчета с покупателем (клиентом) в момент осуществления расчета тем же лицом, которое осуществляет расчеты с покупателем (клиентом), за исключением расчета, осуществляемого электронными средствами платежа в сети «Интернет»;
- ваша касса должна быть подключена к Интернету;
- на некоторых ККТ перед началом работы нужно ввести пароль либо использовать специальную карту.
Перед началом осуществления расчетов кассир должен сформировать отчет об открытии смены, а по окончании осуществления расчетов — отчет о закрытии смены. При этом кассовый чек (БСО) должен быть сформирован не позднее чем через 24 часа с момента формирования отчета об открытии смены.
Еще нужно знать, что все расчеты с онлайн-касс передаются через ОФД в ФНС. А чек теперь может быть не только бумажным, но и электронным.
Если произойдет сбой связи, то онлайн-касса будет пробивать чеки еще 30 дней, а затем она блокируется. Как только связь появится все пробитые чеки в порядке «живой очереди» будут передаваться через ОФД в ФНС. Получить сведения о работоспособности ККТ и возможности передачи данных можно в Личном кабинете ОФД «Такском».
Имейте в виду! Фискальный накопитель ККТ должен обеспечивать хранение в некорректируемом виде отчетов об открытии/закрытии смены, кассовых чеков (БСО), отчетов о текущем состоянии расчетов, подтверждение оператора и других фискальных документов в течение 30 календарных дней. Это установлено пунктом 4 статьи 4.1 Федерального закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ (в редакции Федерального закона от 03.07.2016 № 290-ФЗ).
Обязательные кассовые документы при работе с онлайн кассами
Кассовые операции фиксируются в соответствии с Указом БР № 3210-У от 11 марта 2014 года. После перехода на новые онлайн кассы документооборот сохранился. Все также необходимо оформлять приходные кассовые ордера (ПКО) и расходные кассовые ордера (РКО) с занесением сведений в кассовую книгу.
Формы унифицированных кассовых документов утверждены Постановлением Госкомстата РФ № 88 еще в 1998 г. и остаются неизменными и после регистрации онлайн ККМ.
Кассовая книга
В форме № КО-4 – кассовой книге отражается информация о полученных и выданных денежных средствах с указанием реквизитов ПКО, РКО, получателя, вносителя финансов.
Фото 4. Кассовая книга заполняется, несмотря на переход на онлайн ККТ
Записи ведутся непосредственно в день проведения кассовой операции.
Вести форму КО-4 можно:
- с применением бумажных бланков вручную;
- на компьютерной технике с последующим распечатыванием;
- в электронной форме.
Допускается внесение изменений в кассовые книги, заполненные вручную. Для этого ошибочная запись зачеркивается и вносятся верные сведения. Такие исправления должны быть заверены кассиром, главным бухгалтером.
Важно! В электронные кассовые книги после их подписания вносить правки нельзя.
При наличии на предприятии обособленных подразделений кассовые книги ведутся по каждому из них отдельно.
Если таких подразделений на предприятии нет, необходима одно кассовая книга даже при совмещении налоговых режимов.
Индивидуальные предприниматели вправе оформлять при ведении кассовых операций одну форму № КО-4.
При отсутствии соответствующих записей в кассовой книге предусмотрены штрафы:
- в размере 40 000 – 50 000 руб. на предприятие;
- в размере 4 000 – 5 000 руб. на руководителя, индивидуального предпринимателя.
Приходный кассовый ордер
В форме № КО-1– приходно кассовом ордере (ПКО) отображается получение наличных денег. Бланк состоит из двух частей: непосредственно ордера и отрывной квитанции.
Кассиром заполняются все строки и подписываются обе части документа. К «приходнику» можно прикладывать отчет о закрытии смены, который является первичным документом.
Справка! Распечатывать на онлайн кассе и хранить отчет о закрытии смены не обязательно.
Расходный кассовый ордер
В форме № КО-2 – расходно кассовом ордере (РКО) отражаются выданные из кассы суммы наличных денег.
В разрезе применения онлайн касс РКО оформляется при выдаче кассиру-операционисту разменных купюр и монет.
Фото 5. Разменные деньги в кассе
Причем данные о выдаче разменной монеты помимо РКО заносятся:
- в кассовую книгу (форму КО-5);
- в книгу учета выданных и полученных ден.средств кассиром (форму КО-5) при наличии старшего кассира.
Важный момент! Внесение правок в приходные и расходные ордера не допускается.
Подготовка к работе перед вводом ККТ в эксплуатацию
К работе на кассовом аппарате допускаются лица, освоившие правила по эксплуатации ККТ, с которыми заключается договор о материальной ответственности.
Перед началом работы кассиру должны выдать:
- ключи от кассовой кабины и от денежного ящика;
- разменную монету и купюры в количестве, необходимом для расчетов с покупателями;
- принадлежности для работы и обслуживания машины.
Для проверки работоспособности кассового аппарата кассир должен пробить несколько нулевых чеков.
Какие унифицированные формы можно не заполнять
18 августа Постановлением Госкомстата Российской Федерации № 88 1998 года утверждены унифицированные формы первичных документов, обязательных для ведения кассовых операций. Постановление Правительства № 470 отменило заполнение некоторых бумаг.
Важно! Решение властей рекомендательное. Лица, осуществляющие предпринимательскую деятельность, и предприятия вправе сохранить прежний документооборот при переходе на новую систему.
При ведении кассовой книги в режиме онлайн можно не заполнять следующие формы:
- Акт при обнулении ККМ-счётчиков (форма КМ-1).
- Акт для снятия показаний с кассового аппарата при ремонте и подключению к работе (КМ-2).
- Акт при возврате наличных денег (КМ-3).
- Журнал кассира-операциониста (КМ-4).
- Журнал для записи данных при использовании касс, функционирующих без оператора (КМ-5).
- Справки-отчёты операциониста-кассира (КМ-6).
- Документация, содержащая показания контрольно-кассовых машин (КМ-7).
- Журнал учёта вызовов техспециалистов и регистрации проведённых работ (КМ-8).
- Акт о проверке наличных средств в кассе (КМ-9).
Важно! Согласно законодательным изменениям, субъекты предпринимательства вправе в произвольной форме заполнять необязательные бумаги.
Отчет об открытии смены
Отчет об открытии смены должен содержать реквизиты, указанные в таблице 17 приложения № 2 к Приказу ФНС России от 21.03.2017 № ММВ-7-20/[email protected] Напомним, что этим Приказом утверждены форматы фискальных документов, обязательных к использованию, а также дополнительные реквизиты фискальных документов.
В частности, отчет об открытии смены может содержать такие дополнительные реквизиты, как код формы фискального документа, ИНН кассира, номер смены, признак истечения срока действия (ресурса) ключа фискального признака и т.д.
Расчеты с покупателями при использовании контрольно-кассовой техники
Расчеты с покупателями могут осуществляться в наличной или безналичной форме.
При осуществлении расчетов кассир обязан:
- получить от покупателей (клиентов) деньги за товары или оказанные услуги согласно сумме, называемой покупателем (клиентом), обозначенной в прейскуранте на оказываемые услуги, ценнике на продаваемый товар;
- четко назвать сумму полученных денег и положить эти деньги отдельно на виду у покупателя (клиента);
- напечатать чек с использованием ККТ;
- назвать сумму причитающейся сдачи и выдать ее покупателю (клиенту) вместе с чеком (при этом бумажные купюры и разменную монету выдать одновременно).
В случае ошибки кассир должен пробить чек возврата или коррекции. Чек коррекции пробивается тогда, когда кассиру нужно исправить ошибку. А чек возврата пробивается при возврате товара покупателем. В этом случае на чеке должен быть указан реквизит «возврат прихода».
Если расчеты — безналичные, например, с использованием банковских карт, то при покупке товара карта вставляется в щель кассовой машины системного кассового терминала, имеющего связь с банком, по каналу связи сообщается номер счета владельца кредитной карточки, подтверждается его платежеспособность и дается команда на списание со счета указанной суммы (стоимости покупки или услуги). После чего карточка возвращается владельцу. При вводе кредитной карточки в машину набирается личный код, известный только владельцу.
Обратите внимание!
Все пробитые кассиром чеки фиксируются в системе оператора фискальных данных и автоматически передаются через ОФД в ФНС. Разница во времени между приемом денежных средств и пробитием чека не должна быть более 5 минут. В противном случае организация может быть привлечена к административной ответственности по части 2 статьи 14.5 КоАП РФ.
В каком месте надо регистрировать кассовое оборудование?
Для того чтобы поставить кассу на учёт, ИП должен посетить налоговую службу по месту регистрации.
Для юридического лица (ООО) таким налоговым органом является инспекция, которая находится в районе нахождения организации.
Если же ООО обладает несколькими обособленными предприятиями, в которых работают контрольные кассовые машины (ККМ), то постановка на учёт этой техники обязательна. В этом случае регистрацию кассы надо пройти в налоговом органе, который находится по месту регистрации обособленных филиалов компании.
Так, если общество с ограниченной ответственностью (ООО) обладает несколькими павильонами, которые расположены в разных регионах РФ, то регистрацию кассы надо проходить в налоговой, находящейся в каждой из этих областей. В то же время регистрация ИП происходит в налоговой инспекции по месту прописки. В том же органе осуществляется оформление этой техники.
Если предприниматель или организация не зарегистрировали своё оборудование, то инспекция выпишет им штрафы.
Выдача и направление чека
При работе с онлайн-кассой покупателю выдается бумажный чек. Обязательно нужно поинтересоваться, нужен ли ему чек в электронной форме. Если да, то покупатель должен представить кассиру (до момента расчета) номер мобильного телефона или адрес электронной почты.
Важный нюанс — у продавца должна быть техническая возможность для передачи электронного чека покупателю.
Имейте ввиду!
ФНС разработала мобильное приложение, в котором можно сохранить свои данные (почту и телефон), которые потом преобразуются в QR-код. QR-код считывается на кассе и покупателю не приходится диктовать каждый раз свои данные кассиру.
Реквизиты чека
Формат кассового чека должен содержать реквизиты, указанные в таблице 48 приложения № 2 к Приказу ФНС России от 21.03.2017 № ММВ-7-20/[email protected] Так, с 1 февраля 2021 года в кассовом чеке (БСО) обязательно должен быть реквизит «ставка НДС».
В дополнение к старым реквизитам кассового чека на новых кассовых чеках отражается номер фискального документа, фискальный признак документа, номер смены, порядковый номер за смену, вид налогообложения и др.
Обязательным элементом кассового чека является QR-код, благодаря которому любой покупатель может проверить легальность осуществляемой покупки.
Предоплата
Если объем и список товаров, работ, услуг невозможно определить в момент оплаты (при получении предоплаты и (или) рассрочке платежа), то на кассовом чеке (БСО) указываются аванс и фактически полученные денежные средства.
При конечном расчете с учетом ранее предоставленного аванса на кассовом чеке указываются обязательные реквизиты, предусмотренные статьей 4.7 Федерального закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ. При этом в сумме оплаты наличными и (или) электронными средствами платежа за реализуемые товары, работы, услуги указываются фактически полученные денежные средства без привязки к конкретным товарным позициям. Сумма ранее полученного аванса не отражается. Минфин России разъяснил это в письме от 28.04.2017 № 03-01-15/26352.
По мнению экспертов ФНС России, уровень детализации наименования товара должен позволять идентифицировать конкретный товар или услугу. Например, указание нескольких товаров под общей группой, к примеру «Суп», будет некорректным. Стоит указывать «Суп куриный 500 г». Возможно также указание производителя, объема, веса и других характеристик продукции.
Процедура регистрации кассового оборудования
Кассу регистрируют в период, который составляет 5 рабочих дней, с момента поступления в налоговый орган документов от ИП. При получении необходимой документации налоговики обязаны сразу сообщить об этом предпринимателю.
При этом если инспекция обнаружит недостатки в поданных на регистрацию документов (в частности, предоставление не всех документов или неправильно составлено заявление), то ИП должен устранить их на протяжении 1 рабочего дня после получения письма с уведомлением. Если он не успевает, то налоговая не регистрирует ККМ.
Осмотр оборудования
Перед началом оформления ККМ, сотрудники налоговой службы делают осмотр кассы. До проведения осмотра налоговики согласовывают с ИП конкретное время проверки этого аппарата.
Если ИП своевременно не явился на осмотр техники, то в регистрации будет отказано. Также осмотр ККМ осуществляется вместе с представителем поставщика.
Регистрация ККМ
Если по итогам проведённого осмотра претензий к кассовой технике и к предъявленным документам у налоговых инспекторов не имеется, то оформление этого устройства происходит при внесении данных в книгу учёта ККМ, которую ведёт налоговая служба.
В предъявленном ИП паспорте этого оборудования налоговики делают отметку о его регистрации. После этого ИП получает талон учёта, карту регистрации ККМ и документы, которые он подавал на регистрацию (заявление, паспорт кассы и др.).
Также сотрудники налоговой службы заверяют предъявленный ИП журнал кассира.
На данный момент регистрация оборудования кассы является бесплатной.
Снятие устройства с учёта
Если ИП положил кассовое оборудование на полку и не пользуется им, то его надо снять с учёта.
Снятие с учёта этой техники происходит в следующих случаях:
- если ИП меняет старую кассу на новый;
- если срок применения ККМ подошёл к концу (ККМ удалено из реестра РФ);
- если случилась смена обладателя этой техники при продаже и др;
- если ООО или ИП закрылись, однако, оборудование кассы ещё присутствует в реестре РФ.
Документы для снятия с учёта кассы
При снятии кассового оборудования с учёта ИП должен предъявить налоговикам такие документы, как:
- заявление по установленному образцу на снятие кассы с учёта;
- паспорт на эту технику;
- карточку регистрации этой техники;
- журнал кассира, работающего в операционном зале (форма № КМ-4);
- для предпринимателя-книгу, в которой ведётся учёт расходов и доходов;
- для ООО —кассовую книгу;
- отчёт, в котором отражена фискальная память кассы (крайний чек, пробитый по кассе);
- акт (форме № КМ-2) от Центра гарантийного обслуживания.
Перечень документов может меняться в связи с появлением новых вопросов у налоговиков. В этом случае налогоплательщику надо поподробней узнать его в налоговом органе по месту постановки на учёт кассовой техники.
При снятии кассы с учёта налоговик делает сверку сведений между собой, взятых из отчётов фискальной памяти и из журнала кассира, работающего в операционном зале. В этом случае в помещении должен находится механик. ИП должен заранее предупредить механика о проверке, чтобы тот был свободен и смог прийти в налоговую.
После того как налоговик проверил кассовый аппарат, механик может закрыть блок фискальной памяти. С этого момента касса больше не будет печатать чеки.
Налоговик возвращает предпринимателю обратно блок фискальной памяти. Он должен быть у ИП на протяжении 5 лет.
Как пробить чек при оказании услуг?
Специалисты ОФД «Такском» разъясняют, что обязательным реквизитом чека ККТ является наименование услуг (если объем и список услуг возможно определить в момент оплаты), которое нужно отражать максимально корректно. Наименование конкретных видов услуг лучше взять из договора с клиентом или из прейскуранта услуг.
Эксперты уточняют, что наименование товара в чеке ККТ должно соответствовать маркировке товара, т.е. содержать информацию, которая позволит покупателю однозначно идентифицировать товар, в том числе его вид, сорт или марку, массу или объем.
Конкретных требований к указанию наименования товара и его детализации в Федеральном законе от 22.05.2003 № 54-ФЗ не предусмотрено. Поэтому пользователь кассы вправе самостоятельно определить наименование. При формировании наименования товара налогоплательщики могут руководствоваться Общероссийским классификатором продукции по видам экономической деятельности ОК 034-2014 (КПЕС 2008), а также Техническим регламентом Таможенного союза «Пищевая продукция в части ее маркировки» (ТР ТС 022/2011).
Документы для постановки на учёт кассового оборудования
Чтобы ККМ поставить на учёт, надо написать заявление по форме, которую можно посмотреть в приказе ФНС РФ от 9 апреля 2008 г.
ИП надо предоставить не только заявление, но и следующий пакет документов:
- паспорт кассовой техники (который ИП должен был получить в момент покупки ККМ);
- договор о гарантийном обслуживании кассы.
Договор о техобслуживании ИП должен заключить или с самим продавцом кассы или с центром гарантийного обслуживания, уполномоченным изготовителем этой техники.
Оригиналы этих документов нужно предъявить налоговикам. В том случае, если налогоплательщик не представил их, в регистрации кассового оборудования будет отказано.
Также при оформлении этой техники сотрудники налоговой службы попросят предпринимателя показать свой паспорт, а юридическое лицо-документ, в котором отражены полномочия налогоплательщика действовать от имени организации (в частности, протокол общего собрания ООО).
Если документы поданы представителем, то при подтверждении полномочий надо показать налоговому инспектору доверенность.
Отчет о закрытии смены
В конце рабочего дня кассир должен закрыть смену (обнулить кассу и сдать наличность директору) и сформировать по окончании осуществления расчетов отчет о закрытии смены (аналог Z-отчета).
Отчет о закрытии смены должен содержать обязательные реквизиты, указанные в таблице 32 приложения № 2 к Приказу ФНС России от 21.03.2017 № ММВ-7-20/[email protected] В частности, адрес расчетов, регистрационный номер ККТ, количество кассовых чеков (БСО) за смену, общее количество фискальных документов за смену и т.д.
По окончании работы кассир должен выключить кассу, сдать ключи и остальные принадлежности.
