Расчет компенсации за неиспользованный отпуск при увольнении 2021

Кому положена компенсация за неиспользованный отпуск

Когда сотрудник уходит из компании, чаще всего у него есть “неотгулянные” дни отпуска. Бухгалтер рассчитывает сумму этих условных отпускных по особым правилам, удерживает НДФЛ и выплачивает вместе с последней зарплатой и выходным пособием.

Компенсацию не платят сотрудникам, которые просто переводятся из одного подразделения в другое без увольнения. Также ее не выдают внешним совместителям, которые переводятся на основное место работы. А еще ничего не получит работник, которого приняли в штат меньше половины месяца назад и теперь увольняют.

Существуют категории граждан, которым не положено проводить возврат средств (ст.122, 126 ТК РФ).

Работодатель должен отправить на заслуженный отдых:

Беременных женщин. Даже, несмотря на то, что они пойдут или уже ходили в отпуск по беременности.
Родителям, усыновившим ребенка, возраст которого менее 3 месяцев.
Работникам компании, чей возраст менее 18 лет.
Специалистам, которые трудятся на вредном или опасном для здоровья и жизни предприятии.

Кроме того, не предоставляется отпуск и не выплачивается денежная компенсация сотрудникам, которые были уволены по причине кражи, порчи имущества, либо других противоправных действий по отношению к компании/работодателю.

Перед тем как проводить расчет, вы должны написать заявление.

Пример:

А работодатель обязан подписать соответствующий приказ.

Пример:

Как рассчитать средний дневной заработок

Средний дневной заработок за 12 месяцев перед увольнением нужен, чтобы узнать размер компенсации за оставшиеся дни отпуска. Если сотрудник пришел в организацию меньше года назад, рассчитывайте средний заработок с момента его приема в штат (Постановление правительства № 922 от 24.12.07).

Складываем суммы заработка за нужный период: сюда входят доходы в денежном и натуральном виде — зарплата и доплаты, премии, надбавки. В сумму не входят больничные, отпускные и другие выплаты, для расчета которых уже использовался средний заработок.

Далее определяем число календарных дней за период, рассматриваем рабочие месяцы:

если сотрудник отработал полный месяц, берем среднее число календарных дней в нем — 29,3;
если в месяце были пропуски рабочих дней (отпуск или больничный), то число дней находим по формуле: (Число календарных дней месяца — Дни отпуска или больничного) * 29,3 / Число календарных дней месяца.

Теперь найдем средний дневной заработок по формуле: Сумма выплат за расчетный период / Календарные дни за расчетный период.

Продолжительность отпуска

Мы уже упомянули, что обычно продолжительность ежегодного оплачиваемого отпуска составляет 28 календарных дней оплачиваемого отдыха. Если у сотрудника есть право на удлиненный или дополнительный отпуск, то при расчете отпускных в 2021 году все эти дни надо сложить. Это и будет общая продолжительность отпуска.

Предельного значения по продолжительности отдыха в календарном году нет. Так, если у человека накопились неиспользованные дни, он может по согласованию с работодателем отгулять их все разом. Допустим, сотруднику полагается ежегодный основной оплачиваемый отпуск 28 календарных дней. И за последние два рабочих года у него не отгуляны 40 дней отпуска. Сотрудник вправе использовать все эти дни в течение одного календарного года.

Данные правила установлены статьями 115 и 120 Трудового кодекса РФ.

Будьте внимательны: когда определяете продолжительность отпуска, из расчета следует исключить нерабочие праздничные дни. Причем как федеральные (прописаны в статье 112 Трудового кодекса РФ), так и региональные. Последние устанавливают власти субъектов России. Такой порядок следует из совокупности норм статей 22, 120 Трудового кодекса РФ части 1 статьи 72 Конституции РФ, статьи 4 Закона от 26.09. 1997 № 125-ФЗ. Правильность данного подхода подтверждает Роструд в пункте 2 письма от 12.09. 2013 № 697-6-1.

Как рассчитать компенсацию за неиспользованный отпуск

Сперва поймите, сколько дней из положенного отпуска работник не «отгулял». Подробный алгоритм для расчета этой цифры мы приводим здесь. А в простых случаях, когда в год сотруднику положено 28 отпускных дней, за месяц «набегает» 2,33 дня отпуска. Если в какие-то месяцы человек работал меньше 15 дней, эти месяцы выбрасываем из расчетов, если больше 15 дней — округляем до полного месяца. Складываем число месяцев и умножаем его на 2,33. Из полученного числа вычитаем дни, которые сотрудник уже «отгулял».

Сумму компенсации рассчитайте по формуле: Сумма компенсации = Средний дневной заработок * Количество дней неиспользованного отпуска.

О калькуляторе для расчета количества дней отпуска

Калькулятор отпускных дней легко позволит узнать, какое количество суток отпуска накоплено работником на тот или иной момент.

Законодательные основы вычисления дней отпуска

Вычисление отпускного стажа производится в соответствии со ст. 121 Трудового Кодекса Российской Федерации.

Зачем знать свой отпускной стаж

Время работы на одного работодателя, дающее право на уход в ежегодный отпуск, который будет оплачен, может понадобиться не только непосредственно для вычисления этого периода, но и для того, чтобы знать, какое количество дней подлежит компенсации при увольнении.

Что входит в стаж для отпуска

Работник, трудящийся непрерывно на одного и того же работодателя, получит право на ежегодный отпуск с учетом таких периодов:

то время, когда он фактически выполнял свои обязанности;
периоды, когда работник отсутствовал на работе, но место за ним было сохранено (отпуск, больничный, декрет, воинская служба и т.п.);
выходные и другие нерабочие дни;
вынужденное отсутствие на работе при незаконном увольнении;
отстранение по причине несвоевременного прохождения медосмотра (если в этом нет вины сотрудника);
дополнительные административные отпуска (не более двух недель за календарный год).

ВАЖНО! В законодательство вносились изменения, касающиеся начислений стажа во время административных отпусков:

с 30.12.2001 года по 05.10. 2006 года учитывалось не более 7 дней отпусков за свой счет в год;
с 06.10.2006 года этот лимит вырос до 14 дней.

Что не входит в стаж для отпуска

Некоторые периоды времени не будут учтены при подсчете стажа, необходимого для отпуска, а именно:

прогул работника;
отстранение по причине алгокольного, наркотического, токсического опьянения;
недопуск к работе из-за незнаний или непрохождения проверки правил техники безопасности;
работник не прошел обязательный медосмотр по своей вине;
невозможность выполнять работу по медицинскому заключению;
прекращение действия лицензии, обязательной для трудовой деятельности (например, водительские права, разрешение на оружие и т.п.);
отпуск по уходу за ребёнком до 1,5 и до 3 лет.

Индексация среднего заработка при повышении зарплаты

Если перед отпуском сотрудника или во время него в организации повысили оклады (тарифные ставки), то нужно индексировать средний заработок для расчета отпускных. Здесь вам пригодится коэффициент повышения (КПВ): КПВ = ОН / ОС, где ОН — новый оклад, ОС — старый оклад. Есть три варианта индексации:

Оклад повысился в течение расчетного периода. Тогда все выплаты, учитываемые при расчете отпускных, с начала расчетного периода до месяца изменения оклада умножаются на КВП.
Оклад повысился после расчетного периода до начала отпуска. Весь рассчитанный средний заработок умножается на коэффициент повышения.
Оклад повысился во время отпуска. Увеличивается только часть отпускных, начиная с даты действия новых окладов.

Когда переносят или продлевают отпуск

Ежегодный отпуск можно перенести или продлить. Сделать это можно как в течение текущего года работы (рабочего года), так и на следующий год.

Ежегодный оплачиваемый отпуск продлевают или переносят на другой срок в случае временной нетрудоспособности сотрудника. Еще одно основание для переноса или продления – человек исполняет во время ежегодного оплачиваемого отпуска государственные обязанности, если для этого трудовым законодательством предусмотрено освобождение от работы. Конкретные даты, на которые переносят отпуск, работодатель определяет с учетом пожеланий сотрудника.

Также отпуск перенесите, если минимум за три дня до начала отдыха не выплатили отпускные либо если сотрудника за две недели не предупредили о дате начала отпуска. В этих двух случаях сотрудник пишет заявление о переносе в свободной форме, в котором указывает желаемые даты переноса отпуска.

Добавим, что ежегодный отпуск с согласия сотрудника можно перенести на следующий рабочий год, если отсутствие сотрудника на работе неблагоприятно отразится на деятельности работодателя. Сотрудник должен использовать отпуск не позднее 12 месяцев после окончания рабочего года, за который предоставляется отпуск. Иными словами, перенести отпуск можно только на следующий рабочий год.

Такие правила установлены статьей 124 Трудового кодекса РФ.

Оплата отпуска

Отпускные необходимо выплатить не менее чем за 3 дня до начала отпуска (ст.136 ТК РФ). Число дней отпуска берем из приказа руководства о предоставлении законного отдыха. Оплачиваем все календарные дни отпуска кроме нерабочих праздников (согласно ст. 120 ТК РФ).

Обычно вызывает вопросы ситуация, когда отпуск начинается в начале месяца. Например, сотрудник уходит в отпуск с 1 июля 2018 года, и выплатить отпускные нужно 27 июня. При этом для расчета требуется зарплата за июнь, которая еще не начислена.

В этом случае сначала выполняется расчет зарплаты за июнь: или предположив, что сотрудник доработает последние дни месяца, или исходя из уже отработанных дней. Затем рассчитываются отпускные. Если зарплата за июнь изменится после расчета отпускных, нужно будет выполнить пересчет и доплатить или удержать разницу.

А рассчитать отпускные за несколько минут можно с помощью нашего калькулятора.

Налоги и взносы

Отпускные облагаются НДФЛ и страховыми взносами. Также эти суммы можно учесть в расходах при расчете налога на прибыль и на упрощенке.

Проще всего со страховыми взносами – начислили отпускные и не позднее 15 числа следующего месяца перечисляем все взносы четырьмя платежками (пенсионные, медицинские, социальные, на травматизм). Причем перечисляют взносы оптом вместе со взносами с остальных выплат работникам – зарплаты, премий и пр. Кстати, начисляют отпускные вместе со взносами перед началом отпуска.

Насчет НДФЛ есть одна хитрость. Обычно налог перечисляют на следующий рабочий день после выплаты дохода. Но с 2021 года НДФЛ с отпускных надо перечислить в бюджет не позднее последнего числа месяца, в котором производились такие выплаты. То есть придется оформлять отдельную платежку на налог с отпускных (п. 6 ст. 226 НК РФ).

Обратите внимание

С оплаты дополнительных дней отпуска сотрудникам, занятым на вредных и опасных работах, необходимо удержать НДФЛ. Связано это с тем, что данные выплаты не входят в перечень доходов, не облагаемых НДФЛ (письмо Минфина России от 06.05. 2013 № 03-04-06/15555.

С налогом на прибыль есть сложность, если отпуск приходится на два отчетных периода. Например, отдых начинается в феврале, а заканчивается в марте. По версии Минфина России, в таком случае отпускные надо разбивать по месяцам. Дескать, расходы на оплату труда, в том числе и отпускные, признаются ежемесячно. И если учесть выплаты единовременно, нарушится принцип метода начисления. Хоть судьи уже давно согласны с тем, что дробить отпускные не надо, чиновники непреклонны (письма Минфина России от 09.06. 2014 № 03-03-РЗ/27643, от 07.04. 2021 года № 03-03-06/2/19828, от 25.10.16 № 03-03-06/2/62147).

Примечательно, ФНС России в свое время выпустила письмо с противоположной позицией: расходы на оплату труда, сохраняемую работникам на время отпуска, приходящегося на несколько месяцев, учитываются единовременно в том отчетном периоде, в котором они сформированы и выплачены (письмо от 06.03. 2015 № 7-3-04/[email protected]). Налоговики аргументируют свою позицию тем, что отпускные выплачиваются работнику не позднее, чем за три дня до начала его отпуска (ч. 9 ст. 136 ТК РФ) независимо от периодов, на которые приходится отпуск. Кроме того, в Налоговом кодексе нет указания о том, что отпускные учитываются пропорционально дням отпуска, приходящимся на разные отчетные периоды.

Для страховых взносов и НДФЛ не важно, захватывает отпуск разные месяцы или нет. Все стандартно, как мы описали выше.

С упрощенкой и ЕНВД тоже никаких подвохов. При объекте «доходы» и на «вмененке» отпускные на сумму единого налога не влияют. Если объект «доходы минус расходы», отпускные учитывают на дату выплаты.

Когда отпуск предоставляют в рабочих днях

Некоторым категориям работников отпуск устанавливают не в календарных днях, а в рабочих. В частности, два рабочих дня отпуска за каждый месяц труда положены сезонным сотрудникам и людям, с которыми трудовой договор заключен на срок не более двух месяцев (ст. 291, 295 ТК РФ).

Всем остальным сотрудникам, которым в соответствии с законодательством отпуск установлен в рабочих днях (например, судьям, научным сотрудникам, имеющим ученую степень, и т. д.), его продолжительность переведите в календарные дни. Для этого рассчитайте длительность отпуска по графику шестидневной рабочей недели при расчете отпускных в 2021 году.

То есть от даты начала отпуска отсчитайте количество рабочих дней отпуска по календарю шестидневной рабочей недели. Так вы определите последний день отпуска. После этого общий период отпуска пересчитайте в календарные дни (ст. 120, ч. 5 ст. 139 ТК РФ).

Денежная компенсация при увольнении работника

По желанию работника неиспользованные отпуска могут быть предоставлены ему перед увольнением. Статьей 127 ТК РФ предусмотрено, что при увольнении работнику выплачивается денежная компенсация за все неиспользованные отпуска. При этом днем увольнения считается последний день отпуска. Работник должен в заявлении на увольнение отразить это. Исключением является увольнение за виновные действия.
Выплата компенсации за неиспользованный отпуск при увольнении работника является обязанностью работодателя и не зависит от причины увольнения работника. Основанием для ее выплаты является приказ об увольнении и должна быть произведена в день увольнения работника.