Именно благодаря своим возможностям электронная цифровая подпись приобретает всё большую популярность среди россиян. В этой связи актуальным представляется вопрос получения такой подписи. Статья расскажет, для чего она нужна и как стать владельцем ЭЦП.
Классификация электронных подписей
Начнём с определения. Итак, ЭЦП представляет собой цифровой аналог личной подписи физического лица, наделённый определённой юридической силой, но имеющий ограничения в части применения. В зависимости от того, где владелец подписи намеревается её использовать, различают:
- Простую ЭЦП, сформированную посредством кодов и паролей. Данный вид подписи имеет ограниченную сферу применения и подходит для использования при общении с государственными и муниципальными органами, например, когда необходимо направить запрос или подать заявление на предоставление некоторых услуг.
- Усиленную неквалифицированную ЭЦП, предполагающую формирование подписи с использованием криптографических средств. Этот вид наделён большей силой и подтверждает не только факт постановки подписи на документ, но и её неизменность. Используется для заверения документов, не требующих наличия печати, например, для подписания отдельных видов договоров, бухгалтерской отчётности или налоговой декларации.
- Усиленную квалифицированную ЭЦП, создаваемую так же, как и неквалифицированную, но исключительно аккредитованным удостоверяющим центром. Данный вид подписи можно использовать без ограничений, так как она наделена такой же юридической силой, что и собственноручная подпись лица.
Что такое электронная подпись
Электронная подпись (ЭП), иногда называемая также электронно-цифровой подписью (ЭЦП), представляет собой информацию в электронной форме, присоединяемую к подписываемому с ее помощью электронному документу. Она позволяет идентифицировать лицо, подписавшее электронный документ, подтвердить авторство этого документа и придать подписанному файлу юридическую силу.
ЭЦП различаются степенью защиты и могут использоваться физическими или юридическими лицами для разных целей:
- Электронные подписи используются при взаимодействии с порталами государственных услуг, таких как Госуслуги, Госзакупки, Росреестр и другими. С их помощью легко записаться на прием в госучреждения, подавать заявления для оформления документов, а также оплачивать штрафы и налоги.
- ЭП нужна при участии в электронных торгах и аукционах для прохождения идентификации, заверения документов и подписания контрактов.
- Использование электронных подписей значительно упрощает процедуру сдачи отчетности в контролирующие органы, так как дает возможность отправлять подписанные ЭЦП документы в Федеральную налоговую службу, Фонд социального страхования, Пенсионный фонд России или Росстат удаленно.
- Также ЭЦП незаменима в электронном документообороте как внутри компании, так и при обмене информацией между контрагентами.
Правила использования УКЭП
Чтобы обезопасить сохранность передаваемых данных, подписанных УКЭП, следует пользоваться подписью лишь в тех случаях, которые указаны в сертификате, предоставляемом вместе с ней. Если сертификат был аннулирован или истек его срок действия, пользоваться УКЭП нельзя.
Обязательным также является обеспечение конфиденциальности ключа. Если этого не удалось добиться, то при утере ключа или открытии доступа к нему посторонним следует немедленно уведомить об этом факте удостоверяющую компанию и всех участников документооборота, совершаемого в электронной форме.
Как физлицу подать документы на регистрацию прав на недвижимость в электронной форме, узнайте в КонсультантПлюс. Материал доступен бесплатно, нужно лишь получить пробный доступ.
Виды ЭЦП
Существует два вида электронной подписи: простая ЭЦП и усиленная, которая может быть как квалифицированной, так и неквалифицированной.
Простая ЭЦП
К простой электронной подписи (ПЭП) можно отнести сочетание логина и пароля, которые пользователь вводит при входе в личный кабинет различных онлайн-сервисов, коды доступа, получаемые по SMS, а также коды на скретч-картах. ПЭП создается самой информационной системой, в которой используется такая электронная подпись, и подтверждает, что ее создал определенный человек.
Простую ЭП часто применяют при совершении банковских операций, для идентификации пользователя в разнообразных информационных системах, при получении , также ПЭП можно заверить документы, но только внутри корпоративного электронного документооборота (ЭДО). Для придания подписанному ПЭП документу юридической значимости между подписантами должны быть заключены соответствующие соглашения, регламентирующие правила применения и признания ЭП.
Простая электронная подпись не может быть использована для подписания электронных документов, содержащих государственную тайну. Недостатком простой ЭП является низкая степень защиты. Она позволит определить автора документа, но не защитит файл от подделки.
Усиленная неквалифицированная ЭЦП
Усиленная неквалифицированная электронная подпись (НЭП) позволяет не только идентифицировать личность владельца документа, но и определить, были ли внесены в данный файл какие-либо изменения после того, как он был подписан. Такая ЭЦП создается при помощи специальных программ криптошифрования с применением закрытого ключа ЭП. Степень защиты такой подписи считается средней.
НЭП представляет собой два уникальных набора символов, идущих в определенной последовательности и связанных между собой. Одна из этих последовательностей является электронным ключом, а другая используется в качестве ключа проверки ЭЦП. Чтобы сформировать такую связку, применяют специальное программное обеспечение — СКЗИ (аббревиатура расшифровывается как «средства криптографической защиты информации»).
Сама по себе усиленная неквалифицированная электронная подпись не является полным аналогом собственноручной подписи, однако при подписании соглашения с конкретной организацией о признании ее таковой, может придавать документу юридическую значимость, но только в ЭДО с этой компанией и для внутреннего и внешнего электронного документооборота.
Усиленная квалифицированная ЭЦП
Усиленная квалифицированная электронная подпись (КЭП) обладает самой высокой степенью защиты, и любой подписанный такой подписью электронный документ считается аналогом бумажного документа, который подписан собственноручно. Этот вид ЭП позволяет точно сказать, кто именно подписал документ и не изменялся ли после этого данный файл.
В отличие от неквалифицированной, КЭП формируется с применением средств СКЗИ, прошедших сертификацию ФСБ РФ. А выдавать такие ЭЦП могут исключительно удостоверяющие центры, которые имеют соответствующую аккредитацию, полученную в Минкомсвязи России. Такой центр обеспечит человека или организацию, получающих КЭП, квалифицированным сертификатом ключа проверки ЭП, который находится на специальном USB-носителе. В некоторых случаях для его использования необходима установка дополнительного ПО.
Этот вид ЭЦП не требует подписания дополнительных соглашений — усиленная квалифицированная электронная подпись придает документам юридическую силу автоматически. КЭП позволяет организовать сдачу отчетности в любые контролирующие органы власти, принимать участие в электронных торгах, вести ЭДО как внутри организации, так и с ее внешними контрагентами и госструктурами.
Итоги
Неквалифицированная подпись нужна только физлицам, отправляющим в налоговые органы документы и декларации через личный кабинет налогоплательщика. Для организаций и ИП применение неквалифицированной подписи актуально лишь при крупных объемах внутреннего или внешнего документооборота и при наличии в штате программистов, владеющих средствами криптографии. В остальных случаях для подписания юридически значимых документов лучше оформлять квалифицированную подпись.
Об особенностях получения и применения квалифицированной подписи читайте в нашей статье «Усиленная квалифицированная электронная подпись — что это такое?».
Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс. Пробный бесплатный доступ к системе на 2 дня.
Как получить электронную подпись
Рассмотрим, какие шаги необходимо предпринять для получения электронной подписи физическим и юридическим лицам.
Получение ЭП физическим лицом
Физлицам проще всего обратиться для получения электронной подписи в МФЦ. Все, что для этого нужно, — это записаться на прием и предоставить ряд документов:
- заявление на изготовление квалифицированного сертификата;
- удостоверяющий личность документ (паспорт), а также копии страницы с фотографией и страницы с пропиской;
- пенсионную карточку — СНИЛС;
- свидетельство о присвоении ИНН.
Простую ЭП частные лица могут получить бесплатно, тогда как за усиленную электронную подпись придется заплатить.
Также можно оформить сертификат в специальном удостоверяющем центре. Стоимость сертификата зависит от тарифного плана. Заявку на получение сертификата можно оставить онлайн, а уже после посетить центр. Для этого нужно:
- пройти регистрацию на сайте центра;
- выбрать тарифный план и оплатить счет;
- приехать в центр в назначенное время и предоставить паспорт, ИНН и СНИЛС.
Получение ЭП юрлицами или ИП
Юридические лица также получают квалифицированные сертификаты ЭЦП в удостоверяющем центре либо в МФЦ. Перечень аккредитованных удостоверяющих центров можно посмотреть на сайте Минкомсвязи России. Поскольку получить ЭП удаленно нельзя, следует выбрать центр, имеющий филиал в вашем городе.
Вам понадобятся следующие документы:
- Заявление на изготовление ЭП. При обращении в удостоверяющий центр вам предоставят форму заявления, а в МФЦ вы сможете заполнить заявление на сайте госуслуг.
- Выписка из ЕГРЮЛ или ЕГРИП. Получить такую вы можете на сайте ФНС.
- Для юрлиц потребуется также копия устава, а для индивидуальных предпринимателей — паспорт и СНИЛС.
Если ЭЦП получает представитель, он должен будет предоставить также доверенность уполномоченного представителя на получение подписи и свой паспорт.
После проверки документов специалистами удостоверяющего центра в течение 4-10 рабочих дней сертификат будет изготовлен. Чтобы получить его быстрее, можно оплатить срочный тариф.
Срок, на который выдается сертификат ЭП, обычно составляет один год. Если срок электронной подписи еще не истек, ее можно продлить с помощью действующего сертификата. Если срок действия предыдущего сертификата истек, то придется заново подавать заявление и предоставлять полный пакет документов. Однако подписанные документы считаются действительными и после окончания срока действия сертификата ключа проверки ЭЦП.
Владельцу электронной подписи выдается специализированный цифровой носитель — USB-токен, который выглядит как обычный флеш-накопитель, и сертификат в бумажном и электронном варианте. Для работы с электронной подписью потребуется установить на компьютер специальные программные средства.
Как выглядит
Лицо, оформляющее УКЭП, физически получает на руки такие документы (электронную информацию):
Сгенерированный системой с помощью криптографического алгоритма уникальный ключ (файл) что записывается на съемный носитель (диск, флешку)
Сертификат, подтверждающий оформление УКЭП. Представляет собой общую информацию о владельце, а также автоматически сформированный набор уникальных символов. Указывается информация о владельце, сроке действия, центре сертификации, ключ для проверки, область использования
Доступ к специализированному софту для подтверждения достоверности подписанной УКЭП информации. К примеру, для проверки подлинности подписи может использоваться программа КриптоПро
Как подписать документ электронной подписью
Процесс подписания документа ЭЦП различается в зависимости от программы, в которой он создавался либо редактировался. При этом на ваш компьютер предварительно должны быть установлены специальные, выданные в организации, которая регистрировала ЭЦП, сертификаты. Рассмотрим, как происходит подписание в приложении Microsoft Word:
- Открываем нужный документ.
- Заходим в меню «Файл» и выбираем пункт «Сведения».
- Далее кликаем на пункт «Защита документа».
- В открывшемся списке выбираем пункт «Добавить цифровую подпись».
Юридическая сила
Все подписанные УКЭП документы имеют такую же юридическую силу, как и их бумажный аналог, на котором стоит «живая» подпись и печать компании. Если документ подписан УКЭП, подпись будет действительной все время, даже после окончания срока действия ключа. Отменить ее можно только через суд.
Мнение эксперта
Владимир Аникеев
Специалист отдела технической поддержки УЦ
Для подтверждения подлинности подписи всегда можно обратиться в аккредитованный удостоверяющий центр, осуществлявший ее оформление.
Как проверить подлинность подписи
Во многих информационных системах имеется встроенная функция проверки электронной подписи. Но проверить ЭЦП можно и самостоятельно с помощью специальных приложений и веб-сервисов. Проверки подлежат НЭП и КЭП — электронные подписи, которые базируются на инфраструктуре закрытых и открытых ключей. При помощи закрытого ключа происходит создание подписи, а открытый ключ как раз позволяет проверить ее подлинность.
Существуют две разновидности усиленных ЭП:
- Присоединенная — в этом случае формируется один файл, в котором содержится и сама подпись, и документ, для которого ее создали (проверять нужно этот единый файл).
- Отсоединенная, которая создается отдельно от подписываемого документа, как файл с расширением .sig (нужно проверять оба файла — и документ, и файл электронной подписи).
Проще всего провести проверку ЭП через онлайн-сервисы. Для этого нужно просто перейти по ссылке, загрузить документ и подождать результата проверки. Таким образом проверить электронную цифровую подпись можно в специальном разделе на портале государственных услуг:
- Нужно выбрать тип документа.
- С помощью кнопки «Загрузить файл» выбрать документ, а для отсоединенной подписи еще и файл подписи.
- Ввести капчу.
- Нажать кнопку «Проверить».
По завершении проверки сервис покажет сведения о владельце сертификата, удостоверяющем центре, в котором он был получен, и о сроке действия ЭЦП. Если будут найдены несоответствия либо обнаружена версия сертификата с истекшим сроком действия, система выдаст соответствующее предупреждение.
Кроме того, имеются и другие сервисы для проверки электронных подписей, например, бесплатный сервис «Контур.Крипто» и отдельные программы, такие как «КриптоАРМ». Также существуют плагины для программ Microsoft Word и Excel, которые позволяют провести проверку прямо в интерфейсе самих приложений, а также плагины для продуктов Adobe для проверки документов PDF.
Проверка ЭЦП – какие компоненты требуются
В некоторых случаях пользователь захочет убедиться, функционирует ли усиленная квалифицированная цифровая подпись
Чтобы ее проверить потребуется иметь в наличии компоненты в следующем наборе:
- Соответствующая компьютерная программа, которая устанавливается с накопителя к ЭЦП. В этом качестве может выступать, например, КриптоПро.
- Сам накопитель (флешка или диск) должен быть во время проверки вставлен в приемное устройство .
- Установленный личный сертификат.
- Установленные библиотеки для электронной подписи.
Для того чтобы выполнить проверку следует зайти на реестр ЭЦП и нажать соответствующую кнопку. Следует учитывать, что на компьютере пользователя в это время должна быть установлен браузер Internet Explorer 5-й версии. Только тогда удастся поработать с ActiveX объектами.
Соблюдайте меры предосторожности
Необходимо помнить о том, что любая ЭЦП открывает доступ к личной информации о ее владельце и дает возможность совершать важные действия, поэтому нельзя допускать попадания электронной подписи в чужие руки. ЭЦП, хранящаяся на флешке-токене, должна быть надежно защищена от кражи. Добровольно передавать электронно-цифровую подпись третьим лицам запрещается, об этом сказано в Федеральном законе № 63 «Об электронной подписи».
Если электронная подпись была утеряна или украдена, необходимо как можно скорее написать заявление на отзыв подписи в удостоверяющий центр. Так вы избежите ситуации, когда вашей подписью могут воспользоваться злоумышленники для незаконных операций, совершенных от вашего имени. После чего нужно будет написать заявление на выпуск нового сертификата.
Сравнительная таблица назначения и возможностей
Понятие электронной подписи довольно широкое. Существующие виды ЭП довольно сильно отличаются по назначению и возможностям. Для наглядности сравним их в следующей таблице.
| Вид ЭП | Юр. сила | Возможности | Кто занимается выдачей? |
| ПЭП | Только при наличии соглашения между сторонами, нельзя использовать в системах и документах, связанных с гостайной | Авторизация пользователей, подтверждение операций в банковских и других системах, передача различных заявлений в госорганы | Оператор системы, может потребоваться подтверждение личности владельца при личной встрече |
| НЭП | Участие в торгах, внутренний документооборот и иногда обмен документами с партнерами | УЦ оператора системы в соответствии с действующими правилами | |
| КЭП | Полная юр. сила в соответствии с законом, без доп. условий | Участие в торгах, ЭДО, передача отчетов в госорганы и т. д. | УЦ, прошедший аккредитацию Минкомсвязи |
Правильно выбранная электронная подпись позволит решить многие вопросы в документообороте и открыть новые возможности для доступа к электронным услугам. В большинстве ситуаций пользователю требуется КЭП, и за ее получением нужно обратиться к одному из УЦ, прошедших государственную аккредитацию.
Особенности, возможные проблемы и ограничения
УКЭП по сути не имеет визуализированного отображения. Это уникальный набор компьютерных символов, сформированных в специальный файл, к которому прилагается пароль. Генерация осуществляется на съёмный носитель. В дальнейшем файл УКЭП можно загрузить на компьютер. При этом владелец ключа несет персональную юридическую ответственность за последствия использования УКЭП.
Среди существующих проблем работы с УКЭП целесообразно остановиться на таких:
- процедура оформления и выдачи электронной подписи платная, а ключ действует непродолжительное время;
- получить такой ключ может третье лицо (по доверенности);
- для подписания документов, а также их прочтения другой стороной требуется специальный программный продукт;
- при случайной утере (отсутствии должного уровня секретности при хранении файла и пароля к нему) электронной подписью могут воспользоваться злоумышленники;
- отсутствие единой стандартизации между разными странами (для переписки и документов за пределами страны);
- отсутствие надежных мест для длительного хранения (например, на 10, 25 и больше лет) подписанных УКЭП документов.
