Показатели численности и состава работников промышленного предприятия

Для эффективного контроля и качественного управления на каждом предприятии ведется штатная численность работников. Этот показатель важен, поэтому работники предприятия не должны упускать эти параметры, следует постоянно обновлять данные. Рассчитанное значение заносится в отчетность, которая составляется на основе законодательных требований.

В чем заключаются отличия среднесписочной и списочной численности

Для начала нужно сказать, что эти довольно созвучные понятия, как «среднесписочная» и «списочная» численность совсем разные и путать их нельзя.

Для правильного подсчета численности (списочной) всех сотрудников предприятия, каждого работника мы считаем только один раз и это абсолютно не зависит от того фактора, отработал он весь период, либо не присутствовал на своем рабочем месте по любым причинам.

А уже, именно, на основе вышеуказанного показателя, вы и будете считать среднесписочную численность. Для того, чтобы определить эти данные для всех работающих в вашей фирме за какой-либо один месяц нужно поступить следующим образом: суммируются все работающие организации по списку за каждый день периода и данный показатель делится на все дни этого же периода.

Также отличие состоит в следующем: определенные сотрудники должны учитываться в численности по списку, но к понятию среднесписочной никак не относятся, к примеру:

Сотрудники, в данный момент, находящиеся в отпуске по уходу за ребенком, либо в отпуске по беременности и родам.

Когда вам необходимо будет произвести расчет, чтобы собрать среднесписочную численность, нужно будет учесть, что работники, отработавшие не все время, должны учитываться совсем ни целыми единицами за каждый отработанный день, а только пропорционально времени, которое было отработано. Некоторые категории могут быть исключением. К ним относятся работники, которым была предоставлена сокращенная продолжительность работы, что соответствует законодательству РФ. А именно к ним относятся, например, инвалиды.

Подробнее о нормах времени

Для того чтобы проводить расчет штатных сотрудников на основе норм времени, необходимо их определить. Данный показатель представляет собой общие затраты рабочего времени, которые устанавливают конкретному рабочему или их группе при заданных технических и организационных условиях. При этом сотрудники должны соответствовать определенному квалификационному уровню.

Все выполняемые на предприятии работы должны быть в полном объеме охвачены временными нормами. Это мероприятие позволяет получить точное и объективное значение штатной численности персонала.

Временные нормы рассчитываются с обязательным включением временных затрат. Сюда относят:

• исследование нормативно-правовых положений;
• создание и отправку интересующих запросов;
• изучение различных данных и материалов отрасли, в которой работает организация;
• выполнение намеченных планов и программ.

Кроме того, нормы времени обычно включают затраты, необходимые для осуществления различных мероприятий, направленных на выполнение плановых заданий, различных форм итоговой отчетности.

Нормы времени могут быть определены для расчета нормативной численности персонала. Этот показатель заносится в табель.

Обычно значение показателя определяется за финансовый год. Численность работников, согласно нормативам, равна отношению совокупных трудозатрат, определенных на объем работ, к фонду времени для выполнения работ согласно плану.

При определении значения штатной численности важно правильно вычислить не только нормативную численность, но и коэффициент невыходов. В данный коэффициент включается время на отпуск сотрудников, временная нетрудоспособность, прохождение обучения, повышение квалификации. Обязательным элементом учета являются поправочные коэффициенты, которые учитываются во временных нормах: время, потраченное рабочими на отдых и на другие личные нужды в течение работы.

Правильный и грамотный расчет среднесписочной численности

Предположим, вам необходимо произвести расчет численности работающих в организации за определенный период. К примеру, расчетный период – месяц.

Расчет произведем таким способом: надо будет сложить численность сотрудников за каждый день определенного месяца по списку, не забудем включить выходные, а теперь делим сумму, которая получилась, на сумму дней в данном расчетном периоде.

Исходные данные

Для правильного определения среднесписочной численности вам понадобятся данные.

Такими исходными данными вам могут послужить:

• Табель установленной формы. Очевидно, что среднесписочную нужно определять на основе списочной численности. А определить правильно численность по списку вам поможет только каждодневный строгий учет. Именно для того, чтобы безошибочно ежедневно учитывать отработанное всеми работниками и необходим такой документ, как табель.
• Производственный календарь. Из данных такого календаря вы почерпнете информацию о количестве дней в текущем месяце и т.д.

Понятие «целой единицы»

Просто учитывать работников по списку – этого мало, нужно вести учет правильно. А для этого, вы должны знать, что все работники предприятия должны проходить один раз целыми единицами, как отработавшие по факту, так и те, кто отсутствовал на работе.

Исключения

Но, из правил всегда есть исключения. В нашей теме без них не обошлось. Существуют такие работники, которых мы не должны и не будем включать в состав численности по списку. К ним нужно отнести следующих:

• работающие по совместительству, только внешнему;
• работники, принятые на работу по договорам гражданского характера;
• сотрудники, за которыми не сохраняется ЗП на время направления в другие организации;
• работники, привлеченные договорами с государственными организациями;
• работники, отправленные на учебу с получением стипендии и с отрывом от работы;
• держатели организации, только те, которым не начисляется ЗП.

Общее понятие

Численность работников определенной организации – это значение количества сотрудников, входящих в штат того или иного предприятия. А также это может быть число, занесенное в штатное расписание. Лица, которые приняты для выполнения определенных обязанностей на сезон или для временной работы, в штат работников не входят. Такое определение чаще применяется в бизнес-планировании, когда необходимо определить значение численности персонала. Кроме того, оно часто встречается в решении различных управленческих вопросов компании.

Количество штатных работников на предприятии может быть отмечено в его уставе, но это необязательное положение. Чаще всего определение данного показателя рассчитывается в государственных организациях. В различных структурных подразделениях коммерческого характера он вычисляется редко. Связано это с тем, что расчет штата проводить достаточно сложно.

Значение штатной численности обычно меньше запланированной. Предприятиям зачастую выгодно нанимать на работу сотрудников на определенное время (временная основа). Так не приходится работника заносить в штат и регулярно осуществлять выплаты заработной платы, ведь потребность в его услугах возникает эпизодически. Во многих странах существует удобная система найма, которая основана на создании специальных агентств. Эти организации собирают в свой состав различные категории работников. С помощью лизинговых операций работники временно переходят в штат производственных и хозяйственных предприятий.

Формулы для расчета среднесписочной численности

Ниже приведем примеры нескольких формул, которые понадобятся для расчета численности за разные периоды времени, например, за отчетный месяц, а также за квартал и за год:

Ср/спис кол-во работающих за месяц = ∑Спис/числ дн / К дн, где

Спис/числ дн – численность по списку сотрудников за календарные дни данного месяца;

К дн – сумма, тех самых, дней определенного периода.

Среднесписочная численность сотрудников за любой из кварталов рассчитывается по следующей формуле:

Ср/спис кол-во работающих за квартал = ∑Ср/спис мес / 3, где

Ср/спис мес – сумма среднесписочной численности работников за все 3 месяца отчетного квартала.

Среднесписочная численность работников за текущий год рассчитывается по следующей формуле:

Ср/спис численность за год = ∑Ср/спис мес / 12, где

Ср/спис мес – сумма среднесписочной численности работников за все 12 месяцев отчетного года

Штатно-списочный состав работников

На основе штатного расписания и списочного состава работников организации издается такой документ, как штатно-списочный состав.

Он представляет собой один из тех, что образуются при документировании однотипных управленческих функций различных организаций вне зависимости от их форм собственности и прочих факторов. Его составление предписано п. 74 раздела 1.2 Перечня, утвержденного Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 N 558, в котором установлены также сроки хранения таких документов.

штатно-списочного состава работников

Штатная численность работников — это то количество необходимых сотрудников, с помощью которых вы сможете добиваться поставленных целей и развивать компанию. У начинающих бизнесменов, особенно на ранних этапах, возникает множество вопросов, связанных с этим понятием. Как рассчитать штатную численность, какие специалисты необходимы в первую очередь. Не разобравшись в этих вопросах, не удастся запустить даже самое небольшое производство или компанию.

Среднесписочная численность работников за год

Среднесписочную численность за год определим следующим способом: суммируем среднесписочную численность за каждый месяц года и делим данную сумму на количество месяцев в отчетном периоде, то есть на 12 месяцев.

В нашем примере: (500+503+510+511+511+515+516+517+520+520+521+521)/12 = 6165/12=514 человек.

Для чего нужно определять штатную численность?

Штатная численность работников — это то, без чего не обходится ни одно успешное и эффективное предприятие. Учитывать и следить за этим показателем важно, так как от него зависит конечный успех всего вашего бизнеса.

Необходимо, чтобы руководитель и начальник отдела кадров не забывали контролировать эти параметры, постоянно обновляли статистические данные, предоставляя актуальные сведения. Данные по штатной численности работников необходимо регулярно заносить в отчетные документы. Их составление регламентировано соответствующими законодательными актами и требованиями.

Среднесписочная численность работников за квартал

Среднесписочную численность за любой квартал определим следующим способом: суммируем среднесписочную численность за месяцы квартала, в данном случае, январь-март и делим данную сумму на 3 (кол-во месяцев).

В нашем примере: (500+503+510)/3 = 1513/3=504 чел.

Как документально зафиксировать количество сотрудников?

Для того чтобы количество сотрудников было официально зафиксировано и к вам не было претензий ни со стороны налоговых органов, ни от трудовой инспекции, необходимо тщательно и скрупулезно вести соответствующую документацию.

Штатная численность работников — это показатель, который желательно прописать в уставе компании. Однако это необязательное требование. Обычно данный показатель рассчитывается на крупных предприятиях, преимущественно государственных. За этим там строго следят. Наоборот, в коммерческих структурах ему уделяют меньшее значение, что не всегда оправдано. Большинство специалистов склоняются к тому, что проводить данный учет необходимо, даже несмотря на то что сделать это зачастую достаточно сложно.

Среднесписочная численность сотрудников за месяц

Приведем пример расчета среднесписочной численности для всех работников за один месяц (для примера возьмем апрель 2015 года).

Дата Количество работников по списку, чел. Не включаются в среднесписочную численность, чел. Вошедшие в среднесписочную численность, чел.

1 500 – 500 2 500 – 500 3 501 – 501 4 (выходной) 501 – 501 5 (выходной) 501 – 501 6 512 – 512 7 511 – 511 8 520 – 520 9 520 – 520 10 520 – 520 11 (выходной) 520 – 520 12 (выходной) 520 – 520 13 522 – 522 14 522 1 521 15 522 1 521 16 525 1 524 17 525 1 524 18 (выходной) 525 1 524 19 (выходной) 525 1 524 20 526 1 525 21 530 2 528 22 531 2 529 23 531 2 529 24 531 2 529 25 (выходной) 531 2 529 26 (выходной) 531 2 529 27 535 3 532 28 535 3 532 29 535 3 532 30 536 3 533 ИТОГО: 15613

Как видно из таблицы, за все дни данного отчетного периода, численность работников составляет 15613, всего дней в апреле 2015 года – 30, соответственно, мы получаем число работников, которое и искали, равное 520 человек, (15613/30=520,43). Численность указываем только в целых единицах.

Типовые нормы численности персонала

Норма численности — число сотрудников, имеющих определенную профессиональную квалификацию для выполнения определенных управленческих или производственных функций или в заданных организационно-технических условиях.

Для расчета этих норм учитывается состав или объем работ, наиболее типовые для данной категории персонала. Поэтому показатель не очень точный : при любом отклонении фактических показателей от типовых уменьшается точность результата. Чаще всего нормы представляются в виде расчетных зависимостей или составленных на их основе нормативных таблиц. Так, в Приказе Департамента образования Тверской области № 409 от 31.05.2005 нормативы штатной численности работников образовательных организаций рассчитываются не из фактического, а из расчетного количества классов и групп продленного дня в зависимости от нормы наполняемости 25 человек в классе.

Отчет

Отчет о данных по среднесписочной численности является одним из самых первых из всех отчетов, которые организации предоставляют в территориальную налоговую инспекцию. В органы государственной статистики сдаются следующие отчеты: П4 и П4 (НЗ).

Куда сдавать отчет и как

Отчет о сведениях по среднесписочной численности должен быть предоставлен в налоговую инспекцию по месту регистрации вашей организации или индивидуального предпринимателя. Предоставляется он как на бумажном носителе в двух экземплярах, так и на дискете. Такой отчет, как №П-4 (НЗ) и П4 сдается в орган статистического управления. Сдавать такой отчет можно электронно через специально установленную программу, это очень удобно.

Сроки сдачи

Максимальный срок для подачи данных о среднесписочной численности за прошедший год – 20 января текущего года по утвержденной форме. Отчет П4 для организаций, численность которых составляет не более 15 человек сдается 1 раз в квартал, а если численность более 15 человек, то сдавать такой отчет необходимо один раз в месяц, не позднее 15 числа месяца, следующего за отчетным.

Нормативное регулирование

Определять названные выше показатели предписывают законодательство и нормативные акты в этих сферах.

Основные вопросы определения списочной численности и состава регулируются в:

• действующей до настоящего времени Инструкции по статистике численности и заработной платы рабочих и служащих на предприятиях, в учреждениях и организациях, утв. 17 сентября 1987 г. Госкомстатом СССР (далее – Инструкция);
• Приказе Росстата от 03.08.2015 N 357, которым утверждена форма статистического отчета 57-Т (далее – Приказ № 357), и др. приказы.

Там же определяется, кто и в какие сроки должен представлять указанную отчетность.

Общее число сотрудников фирмы

Выявление коэффициента производится в строгом соответствии с внутренней политикой фирмы.

Как правило, это календарный месяц, один квартал либо один год (триста шестьдесят пять календарных дней).

Показатель выводится из основных положений «Общей численности сотрудников» фирмы, включающие в себя совместителей, списочный состав и специалистов устроенных по трудовому договору.

1. Работающие на основании заключенных договоров. Являются специалистами, устроенными на фирму на базе заключенного трудового договора. Данные сотрудники могут выполнять трудовые обязательства сразу на двух предприятиях. Все время пока действует трудовое соглашение, рабочие учитываются как полная единица.
2. Совместители. Представляют собой сотрудников, которые числятся в списке рабочих иной фирмы, но на данный момент времени они исполняют служебные обязательства на данном предприятии (на половину ставки). Учет ведется только на основе объема отработанного времени, либо полученной заработной платы.
3. Списочные специалисты. Являются сезонными и постоянными сотрудниками, устроенными на работу. Каждый рабочий может выполнять служебные обязанности только в одной компании.

Количество штата сотрудников

Рекомендации по определению штатной численности работников тесно связаны с таким понятием, как количество штата. По сути, это произведение значения нормативной численности сотрудников и соответствующего коэффициента, который должен учитывать плановый невыход персонала на работу. Естественно, невыход учитывает только уважительные причины, такие как болезни, декретные отпуска, командировки, обстоятельства срочного семейного характера. Таким образом определяется то количество сотрудников, которое необходимо вашему предприятию, для полноценного функционирования, учитывая все возможные жизненные обстоятельства.

Рассчитывается это так. Плановый коэффициент невыхода сотрудников складывается с процентом невыходов, который, в свою очередь, переводят в доли, путем планомерного деления на 100. Такая методика определения штатной численности работников считается одной из наиболее перспективных.

Что такое штатное расписание и как его составить

Это локальный нормативный акт работодателя, определяющий структуру организации (количество, состав и пр.). Росстат утвердил ее как форму Т-3. В расписании указываются следующие реквизиты: название отделов с указанием кода, наименования должностей, специальностей, профессий, класса, разряда и проч., количество подчиненных с указанием оклада (тарифа), надбавок.

В 2021 году образец штатной численности работников по форме Т-3 состоит из 10 разделов, заполняемых в соответствии с организационной структурой предприятия.

Вначале указываем название организации в соответствии с уставными документами, код ОКПО, порядковый номер документа по Журналу регистрации документов, дату и номер.

П ереходим к заполнению разделов документа.

В 1 разделе («Наименование структурного подразделения») указываем подразделения, представительства, филиалы. Сначала прописываем руководящий состав, затем — по отделам всех остальных. Например, финансовый отдел, бухгалтерия, кадры, данные о производстве (цехи, участки и т. д.).