Вычет НДС по командировочным расходам

Наша компания предоставляет свои услуги по аренде квартир без посредников Санкт-Петербурге. Подобные услуги также являются лучшим способом для того, чтобы снять жилье сотруднику с расчетом НДС, так как мы готовы предоставить все необходимые документы об оплате жилья для дальнейшего отчета. Уже более 5 лет мы успешно предоставляем квартиры в аренду без каких-либо посредников, подбирая удобное местоположение и предоставляя широкий ассортимент услуг. Мы также предлагаем своим клиентам производить оплату любым удобным способом с качественным вычетом НДС. У вас не возникнет трудностей с налогами на командировочные расходы, так как мы умеем не только предоставить жилье в прекрасном городе, но и грамотно составлять отчетные документы, соответствуя всем требованиям законодательства РФ.

Работникам в некоторых сферах необходимо отправляться в командировки, чтобы выполнять служебные обязанности. Для того чтобы отправить работника в командировку, работодателю необходимо оформить ряд важных документов. Основным среди всего числа документации считается приказ о командировке, составленный в унифицированном формате № Т-9 (приказ может быть составлен и в свободной форме, но к таким действиям прибегать не рекомендуется). Важно понимать, что постоянная работа в пути или работа в разъездах по разным местам не считаются командировкой.

Ранее на сотрудника оформляли командировочное удостоверение и документы о служебном задании для работника, но такая практика уже не является обязательной. Многие руководители уже с 2015 начинают отказываться от подобных документов, так как закон не обязывает к их оформлению, а зафиксировать факт командировки работника можно по соответствующим документам, свидетельствующим об успешном завершении основного задания.

Когда работник возвращается из командировки, в его обязанности входит предоставление работодателю детального отчета о полученном результате, а также проведение конечного авансового расчета по предоставленной сумме для командировочных расчетов. Следует отметить, что существует ряд командировочных расходов, которые должны быть компенсированы руководителем в соответствии с законом.

Трудовой кодекс РФ гарантирует работникам, выполняющим служебное задание по поручению работодателя, оплату командировочных расходов в том случае, если специалист:

• находился в процессе выполнения служебного задания и в конечном итоге смог его выполнить;
• был в пути во время служебной поездки, то есть перебирался с места на место;
• начал путь до места командировки в конкретный день;
• прибыл из места служебной поездки в конкретный день;
• пробыл в ожидании транспорта для осуществления передвижения до места командировки, то есть рейс на самолет, поезд и т. п. был задержан или перенесен на определенный срок.

Вычет НДС по командировочным расходам: основные условия

В соответствие с п. 1 ст. 171, п. 1 ст. 172 НК РФ, организация может принять входной НДС к вычету при одновременном выполнении следующих условий:

• компания приобрела товары (работы, услуги) для использования в коммерческой (производственной) деятельности;
• товары (работы, услуги) оплачены и приняты к учету;
• имеются документы, подтверждающие понесенные расходы.

П. 7 ст. 171 НК РФ устанавливает право организаций на принятие к вычету входного НДС при оплате (возмещении) командировочных расходов, которое, в свою очередь, распространяется на:

• расходы, понесенные сотрудником на проезд к месту командировки и обратно;
• затраты на проживание в период командировки.

Теперь выясним, в каких случаях вышеуказанные основания отвечают требованиям принятия к вычету, установленных ст. 171-172 НК РФ:

1. Услуги используются в коммерческой (производственной) деятельности. Данное условие считается соблюденным на основании приказа, в соответствие с которым сотрудник направляется в служебную командировку для выполнения поставленных задач (встреча с потенциальными клиентами, заключение договора, временное замещение сотрудника, т.п.). Таким образом, если сотрудник направляется в командировку в коммерческих/производственных целях, то данное требование НК РФ считается выполненными.
2. Услуги оплачены и приняты к учету. Организация может принять вычет по НДС при условии, что командировка окончена и стоимость проезда (проживания) сотрудником фактически оплачены. Еще одно условие – на основании авансового отчета, представленного сотрудником, расходы на командировку отражены в учете.
3. Имеются подтверждающие документы. В общем порядке право на вычет предоставляется на основании счета-фактуры, выставленного продавцом покупателю. При этом представители Минфина и ФНС допускают оформление вычета НДС по командировочным расходам на основании прочих документов, подробнее о которых мы расскажем ниже.

Регистрация

Суммы НДС по расходам на командировки подлежат вычету, которые производятся на основании (п. 1 ст. 172 НК РФ):

• счетов-фактур, выставленных продавцами при реализации товаров (работ, услуг);
• иных документов – в случаях, предусмотренных пунктами 3, 6-8 статьи 171 Налогового кодекса.

Так, НДС по командировочным расходам принимается к вычету на основании бланков строгой отчетности (БСО), выданных работнику и включенных им в отчет о командировке.

Маршрут/квитанция электронного пассажирского билета и багажной квитанции, а также контрольный купон электронного железнодорожного билета являются документами строгой отчетности. Их применяют для ведения наличных денежных расчетов или расчетов с использованием платежных карт без использования контрольно-кассовой техники.

Бланк строгой отчетности, заполненный в установленном порядке, с выделенной отдельной строкой суммой НДС должен быть зарегистрирован в книге покупок (п. 18 Правил ведения книги покупок, применяемой при расчетах по НДС, утвержденных постановлением Правительства РФ от 26 декабря .2011 г. № 1137). Оформлять счет-фактуру при этом не требуется. Такое мнение Минфин неоднократно выражал в своих письмах ( см. письма от 14 октября 2015 г., от 14 октября 2015 г. № 03-07-14/58804).

Регистрация в книге покупок счетов-фактур, выставленных агентством, реализующим авиабилеты от имени транспортных компаний, нормами упомянутого постановления не предусмотрена.

Значит, распечатанные на бумаге маршрут/квитанция электронного авиабилета и багажной квитанции, а также контрольный купон электронного железнодорожного билета соответствуют всем условиям для принятия к вычету входящего в их стоимость НДС. Но только в том случае, если сумма налога выделена в этих документах отдельной строкой.

Кроме того, чтобы подтвердить расходы на авиаперелет в целях налогообложения, работник обязан представить не только маршрут/квитанцию электронного авиабилета, но и посадочный талон (письмо Минфина России от 9 января 2021 г. N 03-03-06/1/80056). По всей видимости, наличие посадочного талона может быть важно и для вычета входного НДС. Поэтому рекомендуем сохранять посадочные талоны для подтверждения вычета НДС.

По мнению контролеров, если в оформленных электронных билетах сумма НДС отдельной строкой не выделена, то вся сумма, указанная в этих билетах, включается в состав прочих расходов, связанных с производством и реализацией, на основании подпункта 12 пункта 1 статьи 264 Налогового кодекса.

Необходимые документы

Согласно п.1 ст. 172 НК РФ, вычет по НДС можно получить при наличии счета-фактуры, оформленного в соответствующем порядке.

Это правило легко выполняется при оформлении вычета по расходам на проживание. Основанием для вычета выступает счет-фактура, выставленный гостиницей (отелем, иной организацией, предоставляющей услуги проживания). При этом счет-фактура может быть оформлен как на организацию, так и на сотрудника. В первом случае, на основании счета организация производит безналичный расчет с гостиницей, после чего принимает НДС к вычету. Во втором случае счет оплачивает сотрудник за наличные средства, после чего получает от организации возмещение затрат. Организация, в свою очередь, принимает НДС к вычету на основании счета-фактуры и авансового отчета сотрудника.

Если счет-фактура отсутствует

Однако, зачастую, счет-фактура, выставленный гостиницей и отражающий расходы на проживание сотрудника в командировке, отсутствует. Работник оплачивает стоимость проживания наличным средствами и получает квитанцию без счета-фактуры и каких-либо дополнительных документов.

Также не стоит забывать о проездных документах, получение которые не предусматривает оформление счета-фактуры. Можно ли принять вычет НДС в таком случае? Ответ на этот вопрос является весьма спорным.

С одной стороны представители налоговой службы безапелляционно ссылаются на п. 1 ст. 172 НК РФ, согласно которой основанием для принятия НДС к вычету может выступать исключительно счет-фактура. С другой стороны имеется ряд судебных решений, вынесенных в пользу налогоплательщиков:

• – ФАС Центрального округа №А62-1547/03 от 21.06.2004 года;
• – ФАС Восточно-Сибирского округа № А19-1855/04-5-51-Ф02-3411/04-С1 от 09.09.2004 года;
• – ФАС Уральского округа № Ф09-554/04-АК от 02.03.2004 года.

По мнению судебных арбитров, организации могут принять к вычету НДС на основании проездных документов (ж/д, авиа-, автобусных билетов и пр.) и квитанций об оплате стоимости проживания при условии, что оплата данных расходов производилась сотрудником за наличные средства. Обоснование данной позиции судебных органов – п.7 ст. 168 НК РФ, согласно которой реализаций товаров (работ, услуг) населению за наличный расчет оформление счета-фактуры не предусматривает. Подобные операции сопровождаются выдачей гражданину иного документа на бланке строгой отчетности – проездного билета или кассовой квитанции.

• Таким образом, основываясь на действующей судебной практике, организация может принять НДС по командировочным расходам к вычету без наличия счета-фактуры при одновременном выполнении следующих условий: расходы на проезд/проживание оплачены сотрудником за наличные средства;
• имеется подтверждающий документ (билет, квитанция), оформленная на бланке строгой отчетности

.

Если НДС не выделен

Еще один популярный вопрос, касающийся вычета НДС по командировочным расходам – имеет ли компания право на вычет, если НДС в документах не выделен?

К примеру, сотрудник оплатил услуги проживания в командировке и получил квитанцию на общую сумму, без выделения НДС. Может ли организация получить вычет?

В подобных случаях налогоплательщикам также следует обращаться к судебной практике. В соответствие с позицией арбитров, при наличных расчетах с населением выдача документов с выделением НДС не является обязательной. Таким образом, организация может уменьшить налогооблагаемую базу НДС за счет вычета в случае, если сотрудник оплатил билеты или наем жилья самостоятельно за наличные средства.

В качестве вывода отметим, что во избежание споров с налоговыми органами налогоплательщику следует выбирать один из следующих форматов оформления командировочных документов:

1. Расходы на проезд и проживание организация оплачивает в безналичной форме на основании счета-фактуры с выделенной суммой НДС.
2. Сотрудник приобретает билеты (оплачивает стоимость проживания) самостоятельно наличными средствами. Основываясь на судебной практике, организация может оформить вычет без счета-фактуры, на основании бланка строгой отчетности (проездного документа, квитанции), в котором не выделена сумма НДС.

Следует ли начислять НДС на суточные

При подписании формы КС-3 у нас возникли разногласия с Заказчиком по начислению НДС. Объект строится методом командирования работников.

Заказчик отказывается включать затраты на оплату суточных в общую сумму «прочих» затрат, так как считает, что НДС на суточные начислять не следует. Прав ли Заказчик?

Ответ

Данный вопрос в большей степени относится к сфере бухгалтерского учета. Но на него можно ответить и опираясь на нормативно-методические документы по ценообразованию в строительстве.

В соответствии с п. 4. 100 «Методики определения стоимости строительной продукции на территории Российской Федерации» МДС 81-35.2004:

«сумма средств по уплате НДС принимается в размере, устанавливаемом законодательством Российской Федерации, от итоговых данных по сводному сметному расчету на строительство и показывается отдельной строкой (в графах 4-8) под наименованием «Средства на покрытие затрат по уплате НДС».

Налоговая база по НДС в отношении выполняемых по контрактам подрядных работ определяется исходя из сметной стоимости строительства, формируемой с учетом «прочих» затрат, т.е. расходы по командированию работников в период строительства объекта включаются в стоимость строительной продукции и подлежат налогообложению НДС на общих основаниях.

Ниже приведена позиция Минфина России по подобным вопросам:

«В связи с письмом по вопросам применения налога на добавленную стоимость в отношении денежных средств, получаемых организацией на возмещение расходов по железнодорожным билетам, проживанию в гостинице, а также на питание командированных сотрудников,

не включенных в цену договора и понесенных в связи с исполнением договора, Департамент налоговой и таможенно-тарифной политики сообщает.

В соответствии с подпунктом 1 пункта 1 статьи 146 Налогового кодекса Российской Федерации (далее — Кодекс) объектом налогообложения налогом на добавленную стоимость признаются операции по реализации товаров (работ, услуг), передаче имущественных прав.

На основании подпункта 2 пункта 1 статьи 162 Кодекса налоговая база по налогу на добавленную стоимость увеличивается на суммы денежных средств, полученные за реализованные товары (работы, услуги) в счет увеличения доходов либо иначе связанные с оплатой реализованных товаров (работ, услуг).

По нашему мнению, возмещение заказчиком расходов, понесенных организацией в связи с исполнением ею договора возмездного оказания услуг, связано с оплатой услуг, реализованных организацией заказчику.

Учитывая изложенное, указанные денежные средства подлежат включению в налоговую базу по налогу на добавленную стоимость и на основании пункта 4 статьи 164 Кодекса при их получении налог следует исчислять по расчетной ставке 18/118. При этом суммы налога на добавленную стоимость по расходам организации по железнодорожным билетам, бронированию гостиниц и питанию командированных работников подлежат вычетам в общеустановленном порядке.».

(извлечение из письма Минфина РФ от 22 апреля 2015 г. № 03-07-11/22989)

«В связи с письмом по вопросам применения налога на добавленную стоимость в отношении денежных средств, получаемых организацией, осуществляющей поставку оборудования, выполнение монтажных и пусконаладочных работ, на возмещение командировочных, транспортных и страховых расходов, не включенных в цену договора и понесенных в связи с исполнением договора, Департамент налоговой и таможенно-тарифной политики сообщает.

По нашему мнению, возмещение заказчиком расходов, понесенных организацией в связи с исполнением ею договора по поставке оборудования, выполнению монтажных и пусконаладочных работ, связано с оплатой товаров (работ), реализованных организацией заказчику.

Учитывая изложенное, указанные денежные средства подлежат включению в налоговую базу по налогу на добавленную стоимость и на основании п. 4 ст. 164 Кодекса при их получении налог следует исчислять по расчетной ставке 18/118. При этом суммы налога на добавленную стоимость по расходам организации на командировки и транспортные расходы подлежат вычетам в общеустановленном порядке.».

(извлечение из письма Минфина РФ от 15 августа 2012 г. № 03-07-11/300)

НДС в авиабилетах с 1 октября 2021

Размер ставки НДС по авиабилетам зависит от вида перевозок: внутренние или международные.

Действующая ставка НДС на авиаперевозки по внутренним рейсам составляет 10 %. Исключением являются рейсы в Крым, Калининградскую область и на Дальний Восток, на которые действует ставка 0%.

С 1 октября обнуляется ставка НДС

на региональные воздушные перевозки в обход Москвы и Подмосковья (Федеральный закон от 06.06.2019 N 123-ФЗ).

10-процентная ставка налога сохраняется для рейсов, у которых хотя бы один пункт маршрута (место назначения, отправления либо пересадочный пункт) находится в Москве или Московской области.

Но если местом отправления или назначения авиаперевозки является Крым, Севастополь, Калининградская область или Дальневосточный федеральный округ, то применяется ставка НДС 0%, даже если самолет летит через московские аэропорты.

Для международных авиаперевозок пассажиров и багажа НДС рассчитывается по ставке 0%.

Основные моменты при расчете и вычете НДС для командировочных расходов

Помимо основных правил и положений, согласно которым осуществляется вычет НДС из расходов во время командировки, существует также ряд других моментов, на которые необходимо обратить особое внимание:

1. Для вычета НДС нельзя использовать кассовый чек. Важно понимать, что использование кассового чека для вычета НДС по расходам на товары, услуги, работы, которые оплачивались наличными или электронными деньгами, невозможно, так как для этой процедуры необходимо составить вышеупомянутый счет-фактуру. В качестве исключения могут выступать расходы на проезд и проживание работника.
2. НДС в отчете необходимо выделять. Также необходимо учитывать тот факт, что при составлении отчета о командировочных расходах работник должен оформлять авансовый отчет в фиксированной форме бланка строгой отчетности (БСО). Сам же НДС должен выделяться в отдельной строке, чтобы принять данный налог к вычету из командировочных расходов. Также стоит отметить, что любые счета-фактуры необходимо регистрировать в книге покупок для большей отчетности.
3. Оформление счета-фактуры имеет значение. Работник обязан предоставлять работодателю подобные счета, но их оформление имеет особое значение, так как подобные документы не могут быть написаны от руки или распечатаны на обычном принтере. Счет-фактуру работнику должна составлять та организация, к которой относятся осуществленные командировочные расходы, например, сам отель, в котором проживал работник. При оформлении важно указать наименование данной организации, а также ее ИНН и КПП, основной адрес.
4. Документы от заграничных организаций имеют свои требования. Стоит отметить, что если командировка осуществлялась заграницей, то все документы, свидетельствующие о расходах работника в обязательном порядке должны быть переведены на русский язык. Процесс перевода допускается как при помощи профессионального переводчика, так и специализированных сотрудников самой организации, к которой относится вернувшийся из командировки работник.
5. Наличный или безналичный расчет? Чаще всего при оплате транспорта и проживания работники используют наличные, так как здесь проще рассчитаться и выделить НДС. Но в случае оплаты банковской картой или любым другим способом безналичного расчёта работнику необходимо предоставить чек из контрольно-кассового аппарата, который будет подтверждать факт оплаты. Стоит отметить, что вычет НДС при безналичном расчете имеет свои нюансы и считается не самым желательным вариантом, именно поэтому работники прибегают к оплате наличными.

Таким образом, важно понимать, что большинство расходов, осуществляемых работником во время командировки, облагаются налогами, следовательно, они должны подтверждаться соответствующими документами в строгой и установленной государством форме. Сотруднику, находящемуся в служебной поездке, необходимо обращать внимание на подобные нюансы, чтобы позже не возникало недопонимания с руководством.

Гостиница должна иметь свидетельство о категории

Согласно Положению о классификации гостиниц каждой из них должна быть присвоена категория. Без свидетельства о категории запрещено предоставлять гостиничные услуги. В зависимости от номерного фонда отеля запрет вступает в силу:

• с 1 июля 2021 года, если номеров >50,
• с 1 января 2021, если номеров > 15,
• с 1 января 2012 – для всех гостиниц.

Поэтому уже с 1 июля текущего года перед отправкой сотрудника в командировку следует тщательно проверять отели. При бронировании номеров желательно запросить копию свидетельства о присвоении звезд. Если командированный работник проживал в неаттестованной гостинице, могут возникнуть споры с налоговыми службами по поводу списанных расходов на жилье.