Как устроена форма. Основные особенности
Личные карты сотрудников – это необходимая база для создания картотеки всех сотрудников учреждения. Они хранятся в картотеке по алфавиту. Если работников в учреждении много, то документы могут быть структурированы по подразделениям. Четких законных требований к оформлению картотеки нет. Нужно лишь одно – чтобы у каждого работника была личная карточка по форме Т-2.
Форма Т-2 состоит из 4 страниц. Информация в ней разделена на 11 тематических блоков. Заполнять карточку необходимо человеку из кадровой службы, а если это по каким-то причинам невозможно – руководителю учреждения
Форма Т-2 имеет несколько важных особенностей:
- 1 и 2 страницы заполняются в момент взятия человека на должность, а 3 и 4 – в процессе его работы; (изображения ниже и сам образец заточен именно под документ, который вы формируете при поступлении сотрудника к вам на работу;
- карточка создается, исходя из ряда документов, предъявленных самим работником;
- для более простого и удобного заполнения разрешено использование компьютерных программ;
- оформление карты Т-2 самим работником не допускается.
Важно! От обязательств по созданию личных карт освобождены лишь предприниматели. Но даже они зачастую ведут карты собственному желанию, чтобы использовать их в управленческой работе.
Правила хранения
При хранении карточек следует строго соблюдать закон о защите персональных данных. Должна отсутствовать возможность доступа сторонних лиц к документам.
Карточка хранится у работодателя и после увольнения работника. Срок хранения определяется в зависимости от года увольнения и установлен положениями статьи 22.1 закона от 22 октября 2004 № 125-ФЗ:
- если прекращение трудовых отношений произошло ранее 2003 года, сохранять формы требуется в течение 75 лет;
- если увольнение состоялось позднее 2003 года, хранить их требуется не менее 50 лет с даты увольнения.
В отдельных случаях карточки могут передаваться в архивную службу.
Общие сведения о заполнении карточки
Законодательство не устанавливает четких сроков для создания карточки Т-2. Оптимальный вариант – создать ее в момент взятия человека на должность, но можно и повременить. Главное – чтобы отметка в трудкнижке о взятии на должность была продублирована в карточке.
Для успешного создания карточки Т-2 необходим ряд бумаг:
- договор о принятии на работу;
- приказ, выписанный работодателем;
- паспорт;
- трудовая книжка (или другой способ подтверждения стажа работы);
- свидетельство о пенсионной страховке;
- диплом или другие подтверждения образования, квалификации, спецзнаний;
- для лиц, которых могут призвать в армию – документы военного учета;
- автобиография (необязательно – работник может подать сведения и устно).
Важно! Специфика работы, на которую принимается человек, иногда вызывает необходимость предоставления дополнительных бумаг. Работодатель обязан запросить их, чтобы информация в карточке Т-2 была полной.
Чтобы заполнить раздел 2, который содержит информацию о военном учете, понадобятся такие документы:
- для людей, находящихся в запасе – временное удостоверение или полноценный военный билет;
- для людей, которые могут быть призваны – подтверждение того, что человек подлежит призыву.
Как заполнить шапку личной карты работника
Шапка содержит коды ОКУД и ОКПО. При этом ОКУД – код самой карточки, а ОКПО – код учреждения, основанный на статистических данных. Помимо этого, нужно вписать полное название учреждения (сокращения недопустимы). После названия нужно поставить запятую и написать адрес (лучше фактический, а не юридический). Это на ваше усмотрение, в примере мы указывать не стали.
Далее идет небольшая таблица, которая заполняется следующим образом:
Дата ставится в формате ДД.ММ.ГГГГ (к примеру, 01.08.2016). Табельный номер – это порядковый номер присвоенный работнику в учреждении. ИНН вписывать не обязательно. Человек не обязан его предоставлять при трудоустройстве, поэтому поле можно оставить пустым. СНИЛС (номер страховки) является необходимым. Человек должен предоставить его в связи с ч. 1 статьи 65 ТК РФ. Если это его дебютное трудоустройство, то в связи с ч. 4 той же статьи СНИЛС должен быть выдан работодателем. «Алфавит» – это поле для ввода начальной буквы из фамилии работника. Характер работы вписывают, основываясь на приказе работодателя. Он бывает постоянным или временным. Пол можно указать буквой М/Ж, а можно написать слово целиком.
Заполнение формы Т-2 по разделам
Раздел 1. Общие сведения
Этот раздел должен быть заполнен информацией из паспорта работника. Вписывать информацию нужно разборчиво, ничего не сокращая. Есть особенности, которые обязательно нужно учитывать при заполнении:
Дата рождения вписывается целиком (к примеру, 23 мая 1982 г.), а в поле «Код» – дублируется в формате ДД.ММ.ГГ (23.05.82). Запись о месте рождения не может быть длиннее 100 символов. Использовать географические сокращения (гор., обл., пос. и т.д.) можно, но такие слова, как село, станица, кишлак, аул нужно писать целиком. При двойном гражданстве нужно указывать название страны, гражданином которой является работник. Название образовательного учреждения, которое закончил работник, можно сокращать без ущерба для смысла. Стаж нужно рассчитывать на основании пункта 61 Инструкции, которая утверждена постановлением №192п Правления ПФР. ФИО членов семьи вписываются полностью, без сокращений.
Если прописка и место фактического проживания идентичны, то адрес не нужно дублировать. Вторая графа просто не заполняется.
Самый сложный пункт раздела 1 – кодировки. Ошибки в них недопустимы:
ОКАТО – код населенного пункта, утвержденный постановлением №413 Госстандарта РФ; ОКИН – код гражданства работника (гражданство РФ – 1, двойное – 2, иностранец – 3, отсутствие гражданства – 4); ОКСО – код профессии или специальности, полученной работником в процессе образования; ОКПДТР – еще одна форма кода специальности.
Важно! У работника службы кадров быть доступ ко всем кодировкам. Он не может требовать эти коды с человека, на которого создается карточка.
Раздел 2. Сведения о военном учете
Для заполнения этого раздела используются документы военного учета. Трудностей при заполнении быть не должно, ведь требования карты Т-2 предельно понятны. Впрочем, есть несколько важных особенностей:
Пункт 1 не нужно заполнять, если человек, устраивающийся на работу – офицер запаса. Пункт 3 заполняется без каких-либо сокращений. Пункт 7 может измениться, поэтому его заполняют карандашом. Раздел 2 должен быть проверен и подписан инспектором по кадрам. Кроме подписи, должна быть указана ее расшифровка и должность проверяющего. Подписать этот раздел необходимо и работнику.
Раздел 3. Прием на работу. Переводы
От этого раздела полностью зависит трудовой стаж работника, поэтому ошибки недопустимы. Основной документ для заполнения – приказ руководителя. Вся информация, обозначенная в разделе 3, должна быть продублирована в трудкнижке. Работник должен заверить подписью все записи раздела.
Раздел 4. Аттестация
Главный пункт этого раздела – «Решение комиссии». В этой графе должна стоять официальная формулировка, такая как «соответствует занимаемой должности». В случае несоответствия пишется «не соответствует», а при необходимости переаттестации это указывается в решении специальной комиссии.
Даты проведения аттестации и создания протокола записываются в формате ДД.ММ.ГГГГ. Основанием для заполнения раздела служит документ, выданный человеку в момент аттестации.
Разделы 5-6. Повышение квалификации. Профессиональная переподготовка
Эти разделы заполняются по документам человека, устраивающегося на работу, или по информации отдела подготовки кадров. Особых трудностей в их заполнении нет. Даты нужно указывать в формате ДД.ММ.ГГГГ. Заполнение всех разделов обязательно (кроме случаев, когда написать нечего – например, при отсутствии квалификации или переподготовки).
Раздел 7. Награды
В этот раздел вписываются любые разновидности поощрений, которые сотрудник получил в процессе трудовой деятельности. Основаниями служат статья 191 ТК РФ и локальные акты. Помимо отметок о наградах т почетных званиях, их нужно перечислить. Сокращения допустимы, если они не влекут за собой потерю смысла.
Раздел 8. Отпуск
В этом разделе указываются данные о каждом отпуске, который был получен работником:
- очередной ежегодный отпуск;
- отпуск без содержания;
- отпуск для ухода за ребенком.
Нужно обязательно указывать тип отпуска, его временные рамки, продолжительность и основания для предоставления. Если отпуск был использован по частям, рабочий год всё равно рассчитывают полностью.
Важно! Если работник трудится в учреждении долгое время, то раздел отпусков переполнится. После этого создается «Дополнение к личной карточке работника». Это дополнение должно иметь шапку, аналогичную шапке основного документа, а также табличную часть недостающего раздела.
Раздел 9. Социальные льготы
Этот раздел включает всю информацию о льготах, предоставленных работнику в соответствии с законодательством РФ.
Раздел 10. Дополнительные данные
В этом разделе можно вообще ничего не писать. Единственное основание для его заполнения – желание работодателя. Здесь может содержаться информация об учебе работника, о посещении каких-то курсов, о группе инвалидности и т.п.
Раздел 11. Прекращение трудового договора
Особенности заполнения этого раздела – такие же, как и у раздела 3. Разница лишь одна – подпись должен поставить не только работник, но и инспектор по кадрам. Датой увольнения считается день, когда сотрудник в последний раз фактически выполнял свою работу.
Ответственность
Если работодатели не составляют личные карточки и не вносят в них информацию о трудовой деятельности, это является нарушением трудового законодательства. Инспекторы начисляют штрафы компаниям, если у них не имеется личная карточка хотя бы на одного служащего. Минимум что грозит за это — предупреждение, максимум — штраф до 50 000 рублей.
Помимо этого, наказать работодателя могут и за несоблюдение правил хранения карточки. Это связано с тем, что она включает индивидуальные сведения сотрудников. Документы следует помещать под ключ — это застрахует от наказания по статье 13.11 КоАП.
Распространенные ошибки при заполнении формы Т-2
Случается так, что сотрудники кадровой службы допускают ошибки в личной карточке работника. Особых последствий это не имеет, а самому работнику – тем более не вредит. Но если ошибок много, то при внешней проверке кадровая служба может быть оштрафована за некачественную работу.
Основные ошибки, встречающиеся наиболее часто:
Использование спецсимволов
Косая черта (/), двоеточие (:), знак равенства (=) и другие спецсимволы нельзя использовать в форме Т-2. Особенно строго они запрещены в зоне кодирования. Неаккуратное заполнение. Текст может выходить за пределы предназначенных полей, если это необходимо. Но в зону кодирования он выходить не должен. Если в этой зоне окажется хотя бы одна буква, формально карточка будет считаться испорченной, и ее потребуется переписать заново.
Прочерки
Эта распространенная ошибка вызвана тем, что в многих других документах прочерки допустимы или даже необходимы. В форме Т-2 их не должно быть. Если в графе нечего написать, то ее следует оставить полностью пустой.
Заполнение формы на компьютере
Первичное заполнение Т-2 (при приеме на работу) можно проводить на компьютере или вручную. Но записи, сделанные в процессе работы сотрудника, нужно делать строго от руки! С этими записями сотрудника нужно ознакомить под расписку.
Важно! Испорченную карточку (см. ошибку 2) можно переписывать лишь при первичном заполнении. Если документ был испорчен при последующем внесении записей, то переписывать или перепечатывать его нельзя.
Надеемся, данный материал помог вам оформить личную карточку работника. Не забудьте сохранить страницу в социальных сетях — пригодится!
Необходимые документы и кодировка
Для заполнения документации потребуется ряд сведений о сотруднике. Это позволит оформить бланк правильно. Список документов:
- паспорт РФ или иного государства;
- трудовая книжка;
- военный билет;
- документы о том, что было закончено учебное учреждение, то есть аттестаты и дипломы;
- страховое свидетельство государственного типа (СНИЛС);
- свидетельство о нахождении на учете в налоговой (ИНН);
- приказ, свидетельствующий о приеме на работу.
Остальные данные вносятся на основании предоставленных сотрудником данных. В некоторых случаях могут быть запрошены дополнительные документы.
Важно! Любые справки о наличии профессиональной подготовки или переподготовки также должны быть предоставлены.
Кодирование является необходимым элементом заполнения. Здесь есть ряд нюансов:
- при внесении в кодировочные поля неверных данных форму будут считать недействительной. По этой причине требуется аккуратное точное внесение кодов или их непосредственная простановка перед сдачей карточки в архив;
- если записи нет или имеется отрицательный ответ, то графа остается пустой;
- даты расшифровываются. Пример: 15 августа 2015 года;
- кодировка дат осуществляется с помощью арабских цифр: число, месяц, год — 24.04. 2021.
Читать так же: Коды бюджетной классификации на 2021 год
Заполнение ряда разделов требует использования специальной Инструкции, которая утверждена Постановлением № 26.
