Розничная реализация товаров юридическим лицам и индивидуальным предпринимателям

Как начать бизнес с нуляОрганизация продажи товаров и услуг

Вы наверняка встречали на улицах своего города магазины обоев, электроинструментов, стройматериалов, окон, дверей, продуктов и т.д. Всё это и есть розничные торговые точки по продаже определённых групп товаров. Давайте рассмотрим суть и особенности организации розничной торговли, а также её плюсы и минусы.

Организация документооборота

Несмотря на повсеместную компьютеризацию, предприятия торговли обязаны иметь в распечатанном виде документы, отражающие товарооборот, движение ТМЦ и денежных средств, а также формирование наценки, взаиморасчеты с дебиторами и кредиторами.

Организация документооборота – задача руководителя предприятия. Правила документооборота должны быть прописаны в учетной политике компании. Вместе с ней руководитель утверждает:

• формы неунифицированных первичных документов, используемых на предприятии;
• формы документов внутренней отчетности;
• периодичность формирования отчетов;
• технологию обработки данных учета.

При организации документооборота учитывают размеры и внутреннюю структуру компании, частоту проведения хозяйственных операций, специфику деятельности. В любом случае правила внутреннего документооборота не должны нарушать действующее Положение о документах и документообороте в бухгалтерском учете. Организация документооборота предполагает разработку правил формирования и пути движения для каждого документа. С этой целью руководством определяются ответственные лица на каждом этапе создания документа, графики передачи документации в другие структурные подразделения, периодичность составления отчетности.

Каждый документ в организации должен пройти следующий путь:

1. создание,
2. передача документа в бухгалтерию,
3. проверка и обработка документа,
4. архивирование.

Основные документы, используемые в торговле

Каждая операция должна быть подтверждена соответствующим документом. Обычно в качестве первичных используют унифицированные формы документов. Если на предприятии по указанию руководства применяются неунифицированные формы первичных документов, они в любом случае должны быть оформлены с соблюдением действующих правил и, как минимум, должны иметь номер и дату составления, информацию об организации в виде ее реквизитов, содержание хозяйственной операции и подпись ответственных лиц с расшифровкой. На СБУ возлагается ответственность за проверку правильности составления первичных документов. Только правильно составленные документы имеют законную юридическую силу и могут быть приняты к учету.

Итоги

Электронный документооборот давно стал способом упростить и ускорить обмен документами, используя все плюсы сети интернет, доступной везде и распространенной повсюду.

Одни компании самостоятельно решили работать по-новому, оценив преимущества ЭДО, другие вынуждены были освоить систему, поскольку такой документооборот стал обязательным при торговле товарами, подлежащими обязательной маркировке.

В любом случае специальные программы призваны сделать процесс более простым и удобным. А рынок дает возможность выбрать оптимальный продукт для организации ЭДО, опираясь на задачи и бюджет компании.

—

Статья подготовлена ритейл-экспертами ПОРТ. Информационная поддержка: Сергей Хорош.

Если у вас есть вопросы, касающиеся ЭДО, автоматизации и маркировки, пишите в комментариях к материалу и в соцсетях.

Поступление товара

В торговую компанию товар поступает по товаросопроводительным документам, к которым относят:

• обычную, товарно-транспортную или железнодорожную накладную от поставщика, один экземпляр которой с подписью лица, ответственного за доставку остается в торговой организации;
• счет-фактуру от поставщика;
• акт приемки товара с подписями передающей и принимающей сторон;
• ведомость или акт установления расхождений по количеству и качеству товара.

Пакет документов подшивается к товарному отчету или передается в бухгалтерию отдельно.

Продажа и перемещение товарно-денежных ценностей

При продаже и перемещении товара оформляются:

• накладные по форме ТОРГ-12 или 1-Т (ТТН) в случае транспортной доставки, с указанием формы оплаты,
• накладные на возврат товара,
• накладные на перемещение товара,
• счета-фактуры,
• кассовые чеки на совершенные и оплаченные операции,
• акты на списание товара.

Ежедневно по каждой торговой точке в конце дня формируются:

• товарный отчет, отражающий остатки товара на начало дня, приход товара, данные о продаже, возвратах, списаниях и передачах товара;
• кассовый отчет, отражающий остаток денежных средств в кассе на начало и конец дня, операции поступления и выдачи денежных средств, подтвержденные кассовой лентой.

Данные кассового и товарного отчетов об операциях за день должны обязательно сходиться. В зависимости от специфики деятельности торгового предприятия товарный отчет может быть подтвержден первичными документами (накладными, актами на возврат, списание и приемку-передачу товара).

К товарному отчету прилагается:

• реестр действующих цен, актуальных на данную дату (прайс-лист);
• ведомость продаж;
• ведомость наценок, если они формируются непосредственно в торговой точке и отчет составляется с учетом;
• ведомость переоценок в течение дня.

Кассовый отчет также в зависимости от специфики деятельности торговой точки может помимо кассовой ленты и отчета ККМ на начало и конец дня содержать приходные и расходные кассовые ордера, ведомость изъятия денежных средств инкассацией.

ЭДО в ритейле: сложности перехода, чек-лист для внедрения и нюансы, связанные с маркировкой

Ритейл – это сфера бизнеса, охотно впитывающая инновации. Но насколько она готова к массовому переходу на электронный документооборот? Какие возникают сложности и барьеры? На эти и другие вопросы отвечает Елена Апарина, руководитель департамента по работе с корпоративными и ключевыми клиентами компании Такском, одного из крупнейших операторов ЭДО в России.

Вы заметили в последнее время возросший интерес к теме ЭДО заказчиков именно из сферы ритейла? Каковы ваши наблюдения?

Законодательство о маркировке товаров поспособствовало популяризации ЭДО у представителей ритейла. Так, вышли Постановления Правительства РФ об обязательной маркировке товаров, подразумевающие обязательное использование ЭДО при торговле маркированным товаром. Причём интерес к ЭДО возрос не только у сетей, но и у розничных магазинов. Напомню, что с 1 июля 2021 года маркировка стала обязательна для крупного сегмента ритейла – продавцов табака и обуви.

Пандемия коронавируса также оказала влияние. В этот период был ряд ограничений в работе курьерских служб и почты: нужно было искать новые решения, чтобы не останавливать бизнес. ЭДО во время пандемии имеет существенные плюсы:

—

можно не прикасаться к бумаге, на которой может быть вирус;

—

можно работать с документами из дома со своего собственного компьютера, смартфона или планшета.

По нашим данным, подключение к сервисам Такскома для электронного документооборота за период апрель-сентябрь 2021 года увеличилось в пять раз по сравнению с аналогичным периодом прошлого года.

Так, в апреле 2021 года спрос на программу для электронного документооборота Такском-Файлер вырос более чем на 150 %, а в мае – в восемь раз по сравнению с прошлым годом.

Почему до сих пор не все компании перешли на ЭДО? Что мешает представителям ритейла?

ЭДО нужно чётко разделять на юридически значимый (ЮЗЭДО) и на просто обмен электронными сообщениями единого формата, входящими в состав EDI. Такими сообщениями являются заказ, подтверждение заказа, ценовой лист, уведомление об отгрузке и другие. В ритейле EDI применяется уже давно – около десяти лет. Но это не ЮЗЭДО. С определённого времени операторы стали включать ЮЗЭДО в состав предложений по EDI. Некоторые сети используют УПД (универсальный передаточный документ) как ещё один документ в составе документооборота.

Те сети, которые ещё не перешли на ЮЗЭДО, в связи с вышедшим Постановлением стали вынуждены начать его применять, а именно – использовать универсальный передаточный документ (УПД). В его состав входит и накладная, и счёт-фактура.

Рано или поздно все товарные группы перейдут на обязательную маркировку. Если компания перешла на ЭДО хотя бы по одной товарной группе, то видит смысл переходить на ЭДО со всеми поставщиками, т. к. разделять бумажный и электронный документооборот нецелесообразно и сложно.

Многие компании поставляют не только табак, но и другие товары, и продают их вместе. Например, у крупнейших дистрибьюторов табака в ассортименте есть снеки, воды, энергетики, зажигалки, сопутствующие товары к табаку. Отгружая поставку, они включают в УПД не только табак, а весь ассортимент, который заказывает клиент.

Какие плюсы получит торговая компания при переходе на ЭДО?

Использование ЭДО – это сокращение времени на подписание и согласование документов, минимизация рисков, связанных с ошибками из-за человеческого фактора, подтверждение корректности документа по его формату и сокращение расходов на бумагу, на оплату работы курьерских служб.

С какими сложностями сталкивается именно продуктовый ритейл при попытках полностью перейти на ЭДО?

Когда ранее к ритейлеру приходила поставка, он принимал её путём пересчёта количества с дальнейшей приёмкой по качеству. Маркировка обязывает принимать товар путём сканирования DataMatrix кодов на товаре. Это увеличивает время на приёмку товара, но исключает вероятность приёмки товаров с невалидными кодами или кодами, которые не соответствуют данным в УПД. У «продвинутых» ритейлеров приёмка товара уже давно применяется с помощью сканера штрих-кодов, и таким образом сверяется количество товара. Поэтому если торговая точка подготовлена к сканированию, то проблем нет.

Если место приёмки не оборудовано 2D-сканером или терминалом сбора данных (ТСД), то возникает необходимость в их приобретении. Многие не хотят идти на дополнительные издержки. Ещё одна проблема для ритейлера – не все поставщики хотят переходить на ЭДО до момента регламентации обязательности тем или иным постановлением.

Однако если говорить о работе с маркированным товаром, то поставщик уже обязан применять ЭДО, а до него – производитель. Эта цепочка последовательности введения ЭДО «производитель-поставщик-продавец» уже хорошо отлажена в системе маркировки.

Когда применяется ТСД вместо сканера?

При поступлении большого количество товара. Также есть возможность загрузить в него электронный документ (накладную) и сверять с кодами на товаре на месте приёмки. А сканер просто сканирует и отправляет эти сведения в учётную систему, без визуализации документа на месте приёмки. Например, если вы подключили веб-решение Такском-Файлер, вы можете использовать либо наше мобильное приложение, либо сканер, либо ТСД, то есть Файлер поддерживает работу данных устройств.

Помимо сканера или ТСД место приёмки должно быть оборудовано компьютером.

Говорим ЭДО, подразумеваем еще и EDI? Или все зависит от конкретной компании и её сферы бизнеса? Обязательно ли ритейлу иметь и ЭДО, и EDI?

Да, это зависит от конкретной компании. Для сетей, например, EDI – это неотъемлемая часть для работы с поставщиками. EDI помогает сети получить именно то количество и тот ассортимент товара, который она заказывает. И от этого делать дальнейшее планирование по товарному стоку, исходя из оборачиваемости товара на полке. Но EDI не является обязательным. ЭДО же необходим всему ритейлу, если в его ассортимент входят товары, подлежащие обязательной маркировке.

Достаточно ли для перехода на ЭДО иметь только CRM?

CRM к электронному документообороту отношения не имеет. CRM это система управления взаимоотношениями с клиентами или прикладное программное обеспечение для организации. CRM автоматизирует внутренние бизнес-процессы.

Для перехода на ЭДО в первую очередь необходимо отразить это в учётной политике компании. Далее проанализировать все схемы документооборота в компании: все этапы, количество задействованных сотрудников, определить все узкие моменты и принять решение об отказе от использования бумаги. Выбрать оператора и определить подходящее для вас техническое решение: либо это веб-версия, либо интеграция с вашей учётной системой. Ну и последний шаг – это подключить ваших контрагентов к ЭДО.

Обязательно ли соблюдать эту очерёдность: сначала наладить внутренний ЭДО, затем внешний? Или можно поменять очерёдность? От чего зависит этот выбор?

Внутренний ЭДО не может быть юридически значимым, потому что компания внутри себя ничего не продаёт и не оказывает услуги. Внутренний ЭДО – это маршрутизация и согласование документов между отделами и подразделениями, часто он бывает в составе CRM-систем или внутренней программы. Он абсолютно не связан с внешним ЭДО. Поэтому говорить об очерёдности или выборе не имеет смысла.

ЮЗЭДО с контрагентами подразумевает отлаженную цепочку маршрутизации документа: он попадёт на подпись именно тому сотруднику, который имеет право подписывать документы и несёт за это ответственность.

Если компания по законодательству должна использовать ЭДО или принимает решение об отказе от бумажного документооборота – то подключает внешний ЭДО. При этом может использовать внутренний ЭДО для каких-то своих целей и нужд. Сейчас на рынке активно развивается кадровый ЭДО, когда сотрудники имеют возможность дистанционно подписывать заявление на отпуск или о переводе на другую должность и прочее. Это также отдельное направление электронного документооборота.

Какие первые шаги нужно обязательно сделать ритейлеру, чтобы перейти на ЭДО? Нужно ли будет внедрять какие-то новые информационные системы? Если да, то какие?

Для начала нужно организовать рабочую группу, в которой будут все заинтересованные лица и сотрудники компании (бухгалтер, руководитель, IT-специалист – при необходимости).

Необходимо зафиксировать переход на ЭДО со своими конграгентами, т. е. прописать это в договорах поставки или в соглашениях к действующим договорам. Выбрать оператора электронного документооборота, выбрать подходящее решение оператора. Оборудовать склад сканерами или ТСД для приёмки товара.

Если говорить об информационных системах, то на сегодняшний день у каждой сети или торговой точки уже есть какая-то учётная система, и ЭДО встраивается в эту систему: тогда не требуется устанавливать ничего дополнительно. Например, большинство ритейлеров используют учётную систему 1С. ЭДО Такском интегрирован с 1С, поэтому, чтобы его применять, нужно просто активировать эту функциональность. Этот продукт называется 1С-Такском. Он подразумевает, что ЭДО будет работать непосредственно из учётной системы 1С клиента.

Если учётная система 1С не обновляема и не может быть интегрирована с сервисом ЭДО, то тогда уже потребуется приобретать дополнительные решения – например, Станцию сканирования (решение на платформе 1С). Она позволяет загружать документы и данные из своей учётной системы.

Если в торговой точке не было учетной системы, можно использовать веб-решения и работать с электронными документами, не усложняя процессы.

Электронная подпись – также необходимый атрибут ЭДО, но если компания уже сдаёт отчётность в электронном виде, то она у неё есть. ЭП для отчётности подойдёт и для работы с электронными документами.

При внедрении ЭДО надо определить сотрудников, уполномоченных на подписание УПД, и оформить на них электронную подпись.

Порекомендуйте, как выбрать оператора ЭДО именно для сектора ритейла?

Если торговая сеть уже использует EDI какого-то оператора, то выбирать другого ей уже и не требуется, можно подключить ЮЗЭДО у него. Действующие операторы EDI в большинстве своём эту функциональность поддержали.

А если компания ещё не использует EDI или это новый бизнес? Как выбрать оператора?

Новому бизнесу нужно в первую очередь определиться, как он будет работать с поставщиками? Необходим ли ему EDI? Если да, то в составе EDI он также получит ЮЗЭДО. Нужно посмотреть на то, как давно оператор на рынке, с каким количеством контрагентов он работает, какая функциональность у предоставляемого им сервиса, насколько она отвечает нуждам бизнеса. Ну и, естественно, на цену.

Компания также может обратить внимание на оператора, через которого сдаёт отчётность в электронном виде – многие из них также предлагают сервисы по ЭДО. Такском, например, предоставляет как продукты для отчётности через интернет, так и для ЭДО с контрагентами. В тарифы для отчётности уже включены пакеты исходящих сообщений по ЭДО.

Ещё один критерий отбора – это то, какие услуги предоставляет оператор по работе с маркированным товаром. Как я уже говорила, массовый переход на ЭДО сейчас связан именно с законодательством о переходе на ЭДО при торговле маркированным товаром.

Маркировку поддерживают все сервисы Такскома – это веб-решения: Такском-Файлер, Такском-Магазин; интеграционные модули, решения на платформе 1С, мобильные приложения. Ведь ЭДО – это неотъемлемая часть системы маркировки и прослеживаемости.

Компания Такском с 2000 года специализируется на разработке, внедрении и сопровождении систем защищённого электронного документооборота для представления отчётности в контролирующие органы, а также для обмена электронными документами в сегментах B2B и B2G, выполняет все виды работ по выпуску и обслуживанию сертификатов ключей электронной подписи для юридических и физических лиц на территории всей России.

В сентябре 2021 года компания получила статус оператора фискальных данных. По данным исследовательской группы CNews Analytics, ОФД Такском по числу подключённых касс находится на 2-м месте рейтинга крупнейших операторов фискальных данных.

маркировка ЭДО электронный документооборот

Отправить

Запинить

Твитнуть

Поделиться

Поделиться