Розничная выручка в 1С 8.3 Бухгалтерия

Порядок ведения кассовых операций в организации

Кассовые документы

Кассовые операции оформляются приходными кассовыми ордерами, или ПКО, и расходными кассовыми ордерами, или РКО (указания Банка России от 11.03.2014 № 3210-У). По каждому ПКО и РКО нужно вносить записи в кассовую книгу. Такой порядок сохранился и после перехода на онлайн-кассы.
Унифицированные формы кассовых документов приведены в постановлении Госкомстата РФ от 18.08.1998 № 88, которое продолжает действовать:

• приходный кассовый ордер (сокр. ПКО, код ОКУД 0310001);
• расходный кассовый ордер (сокр. РКО, код ОКУД 0310002);
• кассовая книга (код ОКУД 0310004).

Если выдаёте из кассы зарплату, применяется платёжная ведомость (код ОКУД 0301011) или расчётно-платёжная ведомость (код ОКУД 0301009), утв. постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1.

Ведение кассовой книги

Любая организация независимо от системы налогообложения обязана вести кассовую книгу (форма № КО-4), если получает или расходует наличные деньги (п. 1, 4, 4.6 Порядка ведения кассовых операций). От ведения кассовой книги не освобождает даже ежедневная сдача выручки в банк, в том числе через инкассаторов.

Если обособленное подразделение организации получает или расходует наличные, оно также обязано вести кассовую книгу. При этом неважно, есть ли у обособленного подразделения расчётный счёт (письмо Банка России от 04.05.2012 № 29-1-1-6/3255).

Обособленное подразделение (ОП) в срок, который установил руководитель организации, передаёт в головное подразделение:

• отрывные экземпляры листов кассовой книги — когда кассовая книга ОП заполняется от руки;
• распечатанные на бумаге вторые экземпляры листов кассовой книги — если кассовая книга ОП заполняется на компьютере.

В головной организации показатели кассовой книги ОП в кассовую книгу организации не вносятся. Листы кассовой книги ОП брошюруются отдельно не реже, чем раз в год.

Деньги ОП отражаются в кассовой книге организации, только если оно сдаёт наличные в кассу организации по приходному кассовому ордеру.

Лимит остатка в кассе

Остаток наличных денег в кассе на конец дня не должен превышать лимит, установленный организацией (п. 2 Порядка ведения кассовых операций). Если денег в кассе больше, предусмотрены штрафы: для организации — 40-50 тыс. рублей, для должностного лица — 4-5 тыс. рублей.

Это правило не распространяется на ИП и ООО — субъекты малого предпринимательства: они могут хранить в кассе любую сумму наличных. Формулы для расчёта лимита остатка приведены в Приложении к Указаниям Банка России № 3210-У.

Также лимит можно нарушить в выходные и нерабочие праздничные дни, если организация принимала наличные, а также в дни получения денег из банка для выдачи зарплаты.

Выдача и сдача разменной монеты

В кассе не должно быть остатка денег ни в начале рабочего дня, ни в конце. Это установлено нормативными актами, которые регулируют применение онлайн-касс. Поэтому перед началом рабочей смены кассир выдаёт кассиру-операционисту разменные деньги. Для этого кассир выписывает РКО на сумму размена, в котором в строке «Выдать» указывает ФИО кассира-операциониста, а в строке «Основание» пишет «Для размена».

Если в торговой организации есть старший и рядовые кассиры, то разменную монету кассирам-операционистам выдаёт старший кассир. Сумму разменной монеты, указанную в РКО, старший кассир фиксирует в кассовой книге (форма КО-4) и в книге учёта полученных и выданных кассиром денежных средств (форма КО-5). Такой порядок установлен п. 4.5 Порядка ведения кассовых операций и действует при использовании онлайн-кассы.

Таким образом, если нет старшего кассира, для выдачи разменной монеты по-прежнему достаточно расходного кассового ордера. А если старший кассир есть, нужно, помимо оформления РКО, вести книгу по форме КО-5.

Возврат неиспользованной разменной монеты также нужно оформить отдельным ПКО, указав в качестве основания возврат размена.

Торговля и отражение розничной выручки в НТТ

Процесс отражения торговли в 1С Бухгалтерия 8.3 для неавтоматизированной торговой точки можно отразить следующей последовательностью:

• перемещение (поступление) в НТТ;
• инвентаризация;
• фиксация розничной выручки приходным кассовым ордером;
• создание на основе инвентаризации отчета о розничных продажах.

Так как тема статьи – розничная выручка, я буду рассматривать только кассовые документы 1С — «Приходный кассовый ордер» и «Отчет о розничных продажах».

Более подробно тема розничной торговли раскрыта в нашей статье — Розничные продажи в 1С 8.3 Бухгалтерия

Торговля в НТТ не подразумевает ежедневное отражение выручки и отражение реализации товара. Организация самостоятельно определяет период, когда оформлять прием выручки и делать инвентаризацию.

Важно! При оформлении операции приема выручки из неавтоматизированной торговой точки необходимо сначала создать и провести приходный кассовый ордер, а затем оформлять отчет по продажам.

Сейчас поясню, почему. Давайте создадим ПКО с видом операции «Розничная выручка». В качестве склада укажем торговую точку с видом «НТТ»:

Проведем документ и посмотрим, какие движения (в частности проводки) он сформирует:

Как видим, у счета 90.01.1 отсутствует третье субконто. И взяться ему неоткуда, так как в ПКО отсутствует информация о проданных товарах.

Теперь создадим отчет о розничных продажах в НТТ (программа сама определит вид операции по виду склада). Будем считать, что инвентаризацию мы уже провели и создали на ее основе документ с отчетом:

Проводим документ и смотрим проводки:

При проведении происходит сторнирование проводки, созданной приходным кассовым ордером, и создаются проводки с заполненным третьим субконто. Данная аналитика нужна для правильного выполнения регламентных операций в конце месяца.

Именно поэтому важно, чтобы сначала был проведен ПКО.

Кассовые операции у ИП

Предприниматели тоже обязаны соблюдать кассовую дисциплину. Но для них предусмотрен упрощённый порядок. Вот что можно не делать, если вы предприниматель:

• не оформлять кассовые документы (ПКО, РКО) (пп. 4.1 п. 4 Указания Банка РФ N 3210-У);
• не вести кассовую книгу (пп. 4.6 п. 4 Указания № 3210-У);
• не устанавливать лимит остатка наличных денег (п. 2 Указания № 3210-У).

Поступившую в кассу наличную выручку ИП могут расходовать на личные нужды (п. 1 Указания Банка РФ № 5348-У).

Выручка в 1С 8.3 — как посмотреть

Для анализа выручки используйте стандартные отчеты. Удобнее использовать отчет Оборотно-сальдовая ведомость, но можно и другие.

Подробнее про настройку отчетов смотрите в статье Настройка отчетов в 1С 8.3.

Рассмотрим подробнее, как анализировать выручку по каждому виду учета.

БУ

Для анализа выручки формируйте отчет только по счету 90.01.

НУ (налог на прибыль)

Для анализа выручки формируйте отчет по счету 90.01, а также не забудьте прибавить доходы от реализации по счету 91.01.

Для этого отберите их по Виду статьи справочника Прочие доходы и расходы.

Не забудьте про отбор по флажку Принимается к налоговому учету и ограничение по основной системе налогообложения.

НУ (УСН)

Доходы при УСН определяются так же, как и для налога на прибыль, только признаются по кассовому методу:

• фактически получены деньги (на банковский счет или в кассу), иное имущество, работы, услуги, имущественные права;
• долг погашен иным образом.

Данные по УСН в отличии от налога на прибыль на счетах БУ не отражаются, поэтому при анализе выручки по УСН использовать отчет Оборотно-сальдовая ведомость неудобно. Рекомендуем формировать отчет Анализ учета по УСН (раздел Отчеты – Анализ учета).

Брать сумму из блоков без проверки рискованно. В блоке Поступления от покупателей отразятся все поступления денег (наличные и безналичные), оформленные через вид операции Оплата от покупателей. А там может оказаться также перечисление штрафов, пеней за нарушение условий по договорам.

Обязательно проанализируйте блок Доходы, отраженные вручную: все корректировки отразятся именно в нем.

Фискальные документы вместо унифицированных форм по ККТ

Унифицированные формы по ККТ

Раньше при расчётах через кассу организации использовали унифицированные формы первичной учётной документации КМ-1–КМ-9 (утв. Постановлением Госкомстата РФ от 25.12.1998 № 132):

Но постановление № 132 принято не в соответствии с законом 54-ФЗ, поэтому, по мнению чиновников, применять его необязательно (письма Минфина РФ от 12.05.2017 № 03-01-15/28914, от 04.04.2017 № 03-01-15/19821, от 25.01.2017 № 03-01-15/3482, от 16.09.2016 № 03-01-15/54413, №03-11-11/61091 от 13.08.2019)

Так что организации, которые применяют онлайн-кассы по 54-ФЗ, не обязаны оформлять справки-отчёты кассира-операциониста (форма КМ-6) и вести журнал кассира-операциониста (форма КМ-4) по каждой кассе (письмо Минфина РФ от 12.05.2017 № 03-01-15/28914).

Напомним, что приходные кассовые ордера (ПКО) и расходные кассовые ордера (РКО) должны оформляться на основании фискальных документов (п.4.1 Указаний № 3210-У).

Фискальные документы

Фискальными документы — это чеки и отчёты, которые кассовая техника создаёт по установленным форматам (ст. 1.1 54-ФЗ).

К фискальным документам относятся (п. 4 ст. 4.1 закона № 54-ФЗ):

• отчёт о регистрации;
• отчёт об изменении параметров регистрации;
• отчёт об открытии смены;
• кассовый чек (бланк строгой отчётности);
• кассовый чек коррекции (бланк строгой отчётности коррекции);
• отчёт о закрытии смены;
• отчёт о закрытии фискального накопителя;
• отчёт о текущем состоянии расчётов;
• подтверждение оператора (это единственный документ, который формируется не на ККТ, а техсредствами ОФД).

Форматы фискальных документов утверждены Приказом ФНС РФ от 21.03.2017 № ММВ-7-20/[email protected]

Отдельно стоит сказать о продолжительности смены. По закону работа с фискальной техникой делится на кассовые смены. Перед началом расчётов с применением ККТ формируется отчёт об открытии смены, а по окончании расчётов — отчёт о закрытии смены.

При этом чек ККТ не может быть сформирован позднее, чем через 24 часа с момента формирования отчёта об открытии смены (п. 2 ст. 4.3 закона № 54-ФЗ). Это значит, что смена при работе на онлайн-кассе не может длиться больше 24 часов. Это объясняется возможностями фискального накопителя: если смена больше 24 часов, на чеке не формируется фискальный признак документа (абз. 9 п. 1 ст. 4.1 Закона № 54-ФЗ).

Можно открыть смену ККТ в один день, а закрыть на следующий день, но при условии, что общая продолжительность смены не превысит сутки. Других ограничений в 54-ФЗ нет, в том числе нет требований, что смену нужно закрывать в какое-то определённое время (письмо Минфина РФ от 05.05.2017 № 03-01-15/28066).

Прибыль в 1С 8.3 — как посмотреть

Прибыль отразится только после выполнения регламентной операции Закрытие счетов 90, 91 процедуры Закрытие месяца.

Остаток по счету 99:

• дебетовый — убыток;
• кредитовый — прибыль.

Для анализа используйте также отчет Оборотно-сальдовая ведомость.

Для анализа прибыли по основной деятельности или внереализационной прибыли используйте отчеты Анализ счета или Обороты счета.

Для УСН также рекомендуем формировать отчет Анализ учета по УСН (раздел Отчеты – Анализ учета).