Сроки хранения документов организаций
Обратите внимание: для сроков, которые зависят от даты оформления документов, используется обозначение «50/75 лет». 50 календарных лет должен храниться документ, оформленный после 2003 года, 75 лет — оформленный до 2003 года. Срок хранения с о означает, что после его истечения документ может быть отобран на постоянное хранение.
| Категория документации | Вид документов | Прежние сроки | Новые сроки |
| Налоговый учет | Счета-фактуры | 4 года | 5 лет |
| Налоговый учет | Реестры сведений о доходах физических лиц, представляемых налоговыми агентами | 75 лет | 5 лет |
| Налоговый учет | Книги учета доходов и расходов ИП и организаций, применяющих УСН | Постоянно | 5 лет |
| Налоговый учет | Расчеты по страховым взносам за своих сотрудников | При наличии лицевых счетов — 5 лет При отсутствии лицевых счетов — 50 лет (если документы оформлены с 2003 года)/75 лет (если документы оформлены до 2003 года) | 50/75 лет |
| Налоговый учет | Карточки индивидуального учета сумм начисленных выплат и страховых взносов | При наличии лицевых счетов — 5 лет При отсутствии лицевых счетов — 50/75 лет | При наличии лицевых счетов — 6 лет При отсутствии лицевых счетов — 50/75 лет |
| Бухгалтерский учет | Документы (акты, справки, переписка) о присвоениях, недостачах и растратах | 5 лет, для части этой документации — постоянно | 10 лет после возмещения ущерба; в случае возбуждения уголовных дел хранятся до принятия решения по делу |
| Бухгалтерский учет | Документы о выплатах заработной платы и других выплатах (расчетно-платежные ведомости, расчетные листы) | При наличии лицевых счетов — 5 лет При отсутствии лицевых счетов — 50/75 лет | При наличии лицевых счетов — 6 лет При отсутствии лицевых счетов — 50/75 лет |
| Кадровый учет | Приказы о дисциплинарных взысканиях и документы, послужившие основанием для их вынесения | 5 лет | 3 года |
| Кадровый учет | Заявки о потребности в иностранных сотрудниках | 5 лет | 1 год |
| Кадровый учет | Документы о состоянии и мерах по улучшению условий и охраны труда, техники безопасности | Постоянно | 5 лет |
| Кадровый учет | Карточки учета, книги, журналы, базы данных отпусков | 3 года | 5 лет |
| Кадровый учет | Документы учета аварий и несчастных случаев на производстве | Постоянно | 45 лет |
| Кадровый учет | Графики отпусков | 1 год | 3 года |
Сроки хранения документов
С нами все ваши документы под надёжной защитой
Передача данных между вашим компьютером и сервером онлайн-бухгалтерии шифруется по протоколу SSL уровня, как в крупнейших банках. Каждые 15 минут все данные копируются на дополнительные сервера.
Получить бесплатный доступ
Налоговый учет и отчетность: срок хранения документов
Таблица, приведенная далее, отражает сроки, действующие для налогоплательщиков и налоговых агентов, а также для плательщиков страховых взносов.
Справочная таблица с новыми сроками хранения документов налогового учета. Таблица 2
| Документ | Срок хранения | Основание |
| Документы, необходимые для исчисления и уплаты налогов, в т.ч. подтверждающие суммы доходов/расходов и уплату налогов налогоплательщиками и налоговыми агентами | Минимум 4 года | НК РФ, пп. 8 п. 1 ст. 23, пп. 5 п. 3 ст. 24 |
| Налоговые декларации, расчеты по всем налогам | 5 лет Декларации ИП ранее 2003 года – 75 лет | Перечень Росархива, утв. Приказом № 236 от 20.12.2019, ст. 310 |
| Счета-фактуры | 5 лет | Перечень Росархива, утв. Приказом № 236 от 20.12.2019, ст. 317 |
| Журналы учета полученных/выставленных счетов-фактур (бумажные и электронные) | Минимум 4 года с даты последней записи | Постановление Правительства № 1137 от 26.12.2011, приложение № 3, п. 13 |
| Книги покупок/продаж (бумажные и электронные) | Минимум 4 года с даты последней записи | Постановление Правительства № 1137 от 26.12.2011, приложение № 4, п. ; приложение № 5, п. 22 |
| Документы по НДФЛ (расчеты, сообщения о невозможности удержания, налоговые регистры), справки о доходах и суммах налога физлиц | 5 лет 50/75 лет – при отсутствии лицевых счетов или ведомостей по зарплате | Перечень Росархива, утв. Приказом № 236 от 20.12.2019, ст. 311,312 |
| Документы, подтверждающие расходы на обучение работника, на прохождение работником независимой оценки квалификации (по налогу на прибыль) | В течение срока действия соответствующего договора и 1 года работы сотрудника, но не менее 4 лет | НК РФ, п. 3 ст. 264, п. 4 ст. 283 |
| Документы, подтверждающие размер понесенного убытка (по налогу на прибыль) | В течение всего срока уменьшения налоговой базы текущего периода на суммы ранее полученных убытков | |
| Документы, подтверждающие размер понесенного убытка и сумму, на которую уменьшена налоговая база каждого налогового периода (по УСН, ЕСХН) | В течение всего срока использования права на уменьшение налоговой базы на сумму убытка | НК РФ, п. 7 ст. 346.18, п. 5 ст. 346.6 |
| Документы, необходимые для исчисления и уплаты страховых взносов | 6 лет | НК РФ, п. 3.4 ст. 23 |
| Расчеты по страховым взносам | 50/75 лет | Перечень Росархива, утв. Приказом № 236 от 20.12.2019, ст. 308, 309 |
| Карточки индивидуального учета сумм выплат и начислений страховых взносов | 6 лет 50/75 лет – при отсутствии лицевых счетов или ведомостей начисления зарплаты | |
| Расчеты 4-ФСС, принятые ФСС РФ в электронном виде, в т.ч. квитанции о получении | Минимум 5 лет с момента принятия расчета Фондом | Приказ ФСС РФ от 12.02.2010 № 19, п. 6.2, 6.3 |
Таблица сроков хранения налоговых, бухгалтерских и кадровых документов в 2021 году
В таблице приведены сроки хранения наиболее распространенных документов налогового, бухгалтерского и кадрового учета, действующие с 2021 года.
С полным перечнем типовых управленческих документов и сроками их хранения можно ознакомиться здесь. Узнать, с какого момента исчислять сроки хранения документации и что делать после истечения сроков временного хранения можно узнать из инструкции, утвержденной приказом Росархива № 237 от 20.12.2019.
| Категория документации | Вид документов | Срок хранения |
| Налоговый учет | Документы о начисленных и перечисленных суммах налогов и задолженности по ним | 5 лет |
| Налоговый учет | Налоговые декларации и расчеты по всем видам налогов | 5 лет |
| Налоговый учет | Счета-фактуры | 5 лет |
| Налоговый учет | Документы учета сумм доходов и налога на доходы сотрудников | 5 лет |
| Налоговый учет | Документы учета реализации товаров, услуг и работ, облагаемых и не облагаемых НДС | 5 лет |
| Налоговый учет | Справки о выполнении обязанности по уплате налогов, сборов, взносов, пени, штрафных санкций и состоянии расчетов с бюджетом | 5 лет |
| Налоговый учет | Книги учета доходов и расходов организаций, применяющих УСН | 5 лет |
| Налоговый учет | Документы (переписка, акты, возражения, заявления) о разногласиях с ФНС по вопросам начисления и уплаты налогов | 5 лет |
| Налоговый учет | Переписка о реструктуризации задолженности по налогам | 6 лет |
| Налоговый учет | Расчеты по страховым взносам за своих сотрудников | 50/75 лет |
| Налоговый учет | Справки 2-НДФЛ и расчеты сумм НДФЛ | При наличии лицевых счетов — 5 лет При отсутствии лицевых счетов или зарплатных ведомостей — 50/75 лет |
| Налоговый учет | Реестры сведений о доходах работников, представляемые налоговыми агентами в ФНС | 5 лет |
| Налоговый учет | Карточки индивидуального учета сумм начисленных выплат и страховых взносов | При наличии лицевых счетов — 6 лет При отсутствии лицевых счетов — 50/75 лет |
| Бухгалтерский учет | Первичные учетные документы и связанные с ними оправдательные документы (ордера, табели, накладные, квитанции, акты о приеме, сдаче и списании имущества) | 5 лет при условии проведения проверки; при возникновении споров, разногласий сохраняются до принятия решения по делу |
| Бухгалтерский учет | Регистры бухгалтерского учета (главная книга, журналы операций, учетные карточки, ордера, ведомости, инвентарные списки) | 5 лет при условии проведения проверки |
| Бухгалтерский учет | Документы учетной политики (стандарты бухучета, рабочий план счетов бухучета) | 5 лет после замены на новые |
| Бухгалтерский учет Бухгалтерская (финансовая) отчетность и аудиторские заключения | Годовая бухгалтерская отчетность | Постоянно |
| Бухгалтерский учет Бухгалтерская (финансовая) отчетность и аудиторские заключения | Промежуточная бухгалтерская отчетность | 5 лет. При отсутствии годовой отчетности — постоянно |
| Бухгалтерский учет Бухгалтерская (финансовая) отчетность и аудиторские заключения | Документы о рассмотрении и утверждении бухгалтерской отчетности (акты, заключения, протоколы) | Постоянно |
| Бухгалтерский учет Бухгалтерская (финансовая) отчетность и аудиторские заключения | Аудиторские заключения по бухгалтерской (финансовой) отчетности: а) у аудируемого лица; б) у аудиторской организации, индивидуального аудитора | а). 5 лет; для годовой бухгалтерской (финансовой) отчетности — постоянно б). 5 лет при условии проведения внешней проверки качества работы 10 лет после возмещения ущерба; в случае возбуждения уголовных дел хранятся до принятия решения по делу |
| Бухгалтерский учет Бухгалтерская (финансовая) отчетность и аудиторские заключения | Документы (акты, справки, переписка) о присвоениях, недостачах и растратах | а). 5 лет; для годовой бухгалтерской (финансовой) отчетности — постоянно б). 5 лет при условии проведения внешней проверки качества работы 10 лет после возмещения ущерба; в случае возбуждения уголовных дел хранятся до принятия решения по делу |
| Бухгалтерский учет Бухгалтерская (финансовая) отчетность и аудиторские заключения | Документы о выплатах заработной платы и других выплатах (расчетно-платежные ведомости, расчетные листы) | При наличии лицевых счетов — 6 лет При отсутствии лицевых счетов — 50/75 лет |
| Кадровый учет | Документы по личному составу организации | 50/75 лет |
| Кадровый учет | Коллективные договоры | Постоянно |
| Кадровый учет | Перечни профессий | По месту утверждения – постоянно, в других организациях – до утверждения новых. |
| Кадровый учет | Графики отпусков | 3 года |
| Кадровый учет | Оригиналы личных документов работника (трудовая книжка, диплом, свидетельство и прочее) | До востребования, но не более 50/75 лет |
| Кадровый учет | Документы о премировании сотрудников | 5 лет |
| Кадровый учет | Приказы о кадровых перемещениях | 50/75 лет |
| Кадровый учет | Личные карточки работников | 50/75 лет ЭПК |
| Кадровый учет | Книги, журналы, карточки учета, базы данных бланков трудовых книжек, отпусков, выдачи служебных загранпаспортов, справок о зарплате, месте работы, стаже. | 5 лет |
| Кадровый учет | Документы (заключения, акты, протоколы) о несчастных случаях, травмах и авариях на производстве а) по месту составления; б) в других организациях | а) 45 лет; связанных с крупным материальным ущербом и человеческими жертвами — постоянно б) 5 лет |
| Кадровый учет | Документы (приказы, распоряжения) о дисциплинарных взысканиях | 3 года |
| Кадровый учет | Заявки о потребности в иностранных работниках | 1 год |
| Кадровый учет | Документы о состоянии и мерах по улучшению условий и охраны труда (справки, обоснования, предложения) | 5 лет |
| Кадровый учет | Заявления сотрудников о выдаче документов, связанных с работой, и их копий | 1 год |
| Кадровый учет | Документы ( журналы, книги) учета инструктажа по охране труда (вводного и на рабочем месте) | 45 лет |
Cроки хранения наиболее распространенных документов в 2021 году
Эти сроки установлены приказом Росархива. В то же время, по некоторым документам сроки регламентируются нормативными актами других ведомств. Если по одним и тем же документам в нормативных актах установлены разные сроки, рекомендуем для безопасности выбирать больший.
То же самое с документами, которые вы создали или получили до изменения сроков хранения. По ним тоже руководствуйтесь наибольшим сроком.
В сервисе «Моё Дело» все ваши документы сохраняются автоматически
Счета, акты, договоры и вся отчётность хранится в личном кабинете, к которому вы в любое время можете получить доступ
Бесплатная консультация по хранению документов
Сроки хранения документов по учету и налогам
Для большинства бухгалтерских документов срок хранения составляет 5 лет. Это срок установлен в статье 29 закона о бухучете № 402-ФЗ.
Сроки хранения большинства кадровых, банковских документов и документов по оценке ОС, НМА и т. п. установлены приказом Росархива от 20 декабря 2021 года № 236.
Основные сроки хранения налоговых документов можно найти в Налоговом кодексе. Документы, необходимые для исчисления и уплаты налогов и взносов, в том числе документы, подтверждающие доходы и расходы, уплату (удержание) налогов, нужно хранить в течение пяти лет после окончания налогового периода, в котором документ был использован.
Федеральный закон от 17.02.2021 № 6-ФЗ внес поправки в статью 23 НК РФ.
Сроки хранения первичных документов законом по налогам с четырех лет увеличены до пяти лет.
Сроки хранения учетных документов по НДС установлены cогласно подпункту 8 пункта 1 статьи 23, подпункту 5 пункта 3 стать 24 НК РФ, документы, которые легли в основу расчета налоговой базы и уплаты налогов, нужно хранить 5 лет. постановлением Правительства от 26 декабря 2011 г. № 1137 и есть в приказ Росархива № 236.
Чтобы вы не тратили время на поиск нужного ответа, мы собрали все сроки хранения в единую таблицу.
Сроки хранения документов в 2021 году
| Документ | Срок хранения | Основание |
| БУХГАЛТЕРСКИЕ ДОКУМЕНТЫ | ||
| Первичные учетные документы | 5 лет Если есть споры или разногласия, документы нужно хранить до принятия решения по делу | П. 277 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236 Ст. 29 Закона № 402-ФЗ |
| Кассовые документы и книги | ||
| Банковские документы | ||
| Корешки чековых книжек | ||
| Ордера, табели, извещения банков и требования на перевод денежных средств | ||
| Авансовые отчеты | ||
| Переписка с банком | ||
| Кассовый чек и бланк строгой отчетности | 6 месяцев со дня их выдачи на бумажном носителе | П. 8 ст. 4.7 Закона от 22 мая 2003 № 54-ФЗ |
| Книга кассира-операциониста и другие документы, подтверждающие проведение денежных расчетов с покупателями | 5 лет | Ч. 1 ст. 29 Закона от 6 декабря 2011 № 402-ФЗ |
| Документы учетной политики | 5 лет | П. 267 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236 |
| Бухгалтерская отчетность: баланс, отчет о финансовых результатах, отчет о целевом использовании средств, приложения к ним | Годовая — постоянно Промежуточная — 5 лет | П. 268 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236 |
| РАСЧЕТ И УПЛАТА НАЛОГОВ И ВЗНОСОВ | ||
| Налоговые декларации и расчеты, кроме РСВ | 5 лет | П. 310, 311 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236 |
| Справки об исполнении обязанности по уплате налогов, сборов, взносов, пеней и штрафов, состоянии расчетов с бюджетом | 5 лет | П. 305, 312, 313 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236 П.8 ст. 23 НК РФ |
| Документы, необходимые для исчисления налогов и документы, подтверждающие расходы | 5 лет | П.8 ст. 23 НК РФ Ст. 29 закона № 402-ФЗ |
| Документы, подтверждающие объем понесенного убытка | Весь период, по которому уменьшен налог | |
| Уведомления, требования, решения, постановления, возражения, жалобы. | 5 лет | |
| Документы, использованные при подготовке жалобы по результатам выездной или камеральной проверки | 10 лет | |
| Электронные документы с УКЭП, сертификаты ключей проверки электронный подписей, которыми завизированы документы. | 5 лет | |
| Расчеты по страховым взносам (годовые и квартальные): | ||
| если делопроизводство закончено до конца 2002 года | 5 лет (75 лет – если нет лицевых счетов или ведомостей начисления зарплаты) | П. 308 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236 |
| если делопроизводство закончено после 1 января 2003 года | 5 лет (50 лет – если нет лицевых счетов или ведомостей начисления зарплаты) | |
| Карточки индивидуального учета выплат и начисленных страховых взносов | 6 лет | П. 309 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236 |
| Счета-фактуры | 5 лет | П. 317 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236 Постановление Правительства от 2612.2011 № 1137 |
| Книги покупок продаж и дополнительные листы к ним | 4 года с момента последней записи | Постановление Правительства от 2612.2011 № 1137 |
| Документы для применения налоговых льгот, предусмотренных для региональных инвестиционных проектов | 6 лет | П. 3 ст. 89.2 НК РФ |
| ДОКУМЕНТЫ ПО ЗАРПЛАТЕ | ||
| Положения об оплате труда и премировании работников | 5 лет | П. 294 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236 |
| Карточки индивидуального учета выплат, вознаграждений и страховых взносов | 6 лет | П. 309 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236 |
| Реестры сведений о доходах физлиц | 5 лет | П. 313 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236 |
| Лицевые счета работников: для документов, по которым: | ||
| Делопроизводство закончено до конца 2002 года | 75 лет | П. 296 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236 |
| Делопроизводство закончено после 1 января 2003 года | 50 лет | |
| Платежные ведомости, расчетные листы на выдачу заработной платы, пособий, гонораров, материальной помощи и других выплат | В течение 6 лет, если работодатель ведет лицевые счета сотрудников. Если не ведет — то 50 (75) лет. | П. 295 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236 |
| Исполнительные листы | 5 лет | П. 299 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236 |
| Табели учета рабочего времени | 5 лет | П. 402 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236 |
| Заявления, списки работников, справки, выписки из протоколов, заключения, переписка и другие документы о выплате пособий, о премировании, о пересмотре размера оплаты труда, оплате больничных и выдаче матпомощи | 5 лет | П. 401, 405, 406 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236 |
| Документы, подтверждающие расчет и уплату взносов | 6 лет | Подп. 6 п. 3.4 ст. 23 НК РФ |
| Документы по выплате пособий: листки нетрудоспособности, заявления, договоры о медицинском и санаторно-курортном обслуживании работников | 5 лет | П. 618, 633 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236 |
| Расходные ордера на санаторно-курортные путевки | 5 лет | П. 636 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236 |
| КАДРОВЫЕ ДОКУМЕНТЫ | ||
| Приказы и распоряжения по основной деятельности: вступлении в должность, о возложении на руководителя обязанностей главбуха, о досрочном сложении полномочий, о назначении ответственных | Постоянно | П. 434 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236 |
| Правила внутреннего трудового распорядка | 1 год | П. 381 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236 |
| Положения или инструкции по обработке персональных данных | Постоянно | П. 440 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236 |
| Согласие на обработку персональных данных | 3 года после того, как истечет срок действия согласия или после отзыва | П. 441 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236 |
| График отпусков Документы о дисциплинарных взысканиях | 3 года | П. 453 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236 |
| Документы о дисциплинарных взысканиях | 3 года | П. 383 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236 |
| Заявки о потребности в иностранцах | 1 год | П. 377 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236 |
| Документы о состоянии и мерах по улучшению условий и охраны труда | 5 лет | П. 409 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236 |
| Книги, журналы регистрации, базы данных несчастных случаев на производстве, учета аварий | 45 лет | П. 424 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236 |
| Приказы и распоряжения по административно-хозяйственным вопросам | 5 лет | П. 434 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236 |
| Приказы о направлении в командировку | 5 лет | П. 434 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236 |
| Приказы о предоставлении ежегодных отпусков, дополнительных оплачиваемых и учебных отпусков | 5 лет | П. 300, 434 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236 |
| Договоры о материальной ответственности материально ответственного лица. Списки ответственных и образцы подписей | 5 лет | П. 279, 281, 282 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236 |
| Документы (отчеты, акты, списки, планы-графики, переписка) периодических медицинских осмотров | 3 года | П. 635 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236 |
| Трудовые договоры и дополнительные соглашения к ним | Если делопроизводство закончено до 1 января 2003 года, то их нужно хранить 75 лет, если после — 50 лет | П. 435 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236 |
| Все приказы по личному составу: о приеме на работу, переводе, перемещении, совмещении, совместительстве, увольнении, оплате труда, аттестации, повышении квалификации, присвоении разрядов и званий, поощрении, награждении, отпусках по уходу за ребенком, отпусках без сохранения заработной платы А также: докладные записки, справки, заявления к приказам по личному составу. | П. 434 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236 | |
| Все подлинные личные документы: трудовые книжки, дипломы, аттестаты, удостоверения, свидетельства, не востребованные сотрудниками при увольнении | П. 449 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236 | |
| Гражданско-правовые договоры с физлицами и акты по ним | П.301 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236 | |
| Личные дела и личные карточки работников | П. 444, 445 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236 | |
| Приказы об изменении анкетно-биографических данных | П. 434 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236 | |
| Уведомления, предупреждения работников | 3 года | П. 436 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236 |
| Заявления сотрудников о выдаче документов, связанных с работой, и их копии | 1 год | П. 451 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236 |
| Журналы, книги учета инструктажа по охране труда (вводного и на рабочем месте) | 45 лет | П. 423 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236 |
| Документы, относящиеся к работе во вредных и опасных условиях труда – табелей учета рабочего времени и приказов на командировки | 50 (75) лет | П. 410, 411, 414 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236 |
| ОСНОВНЫЕ СРЕДСТВА | ||
| Документы о переоценке основных фондов и амортизации | 5 лет после выбытия основных средств или нематериальных активов | П. 323 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236 |
| Документы о списании основных средств | 5 лет после выбытия основных средств или нематериальных активов. | П. 323 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236 |
| Акты приема-передачи недвижимости новому правообладателю, т. е. при передаче с баланса на баланс | 5 лет после выбытия имущества | П. 325 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236 |
| УСН | ||
| Книги учета доходов и расходов на УСН | 5 лет | П. 318 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236 |
| ЭКСПЕРТНО-АНАЛИТИЧЕСКИЕ ДОКУМЕНТЫ | ||
| Отчеты и заключения экспертно-аналитических мероприятий Счетной палаты, региональных и местных контрольно-счетных органов | 10 лет | П. 142 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236 |
| ПЛАН ФИНАНСОВО-ХОЗЯЙСТВЕННОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ | ||
| План финансово-хозяйственной деятельности нужно хранить столько же, сколько бюджетную смету | ||
| по месту утверждения | 5 лет | П. 243 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236 |
| по месту разработки | постоянно | |
| Отчеты о выполнении планов ФХД | ||
| годовые | постоянно | П. 272 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236 |
| квартальные | 5 лет | |
| месячные | 1 год | |
| Отчеты о выполнении соглашений о предоставлении грантов и субсидий | 5 лет | П. 262 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236 |
| ДОГОВОРЫ И СОГЛАШЕНИЯ | ||
| Договоры аренды, безвозмездного пользования: недвижимого имущества; движимого имущества | По истечении срока действия договора, после прекращения обязательств: 10 лет и 5 лет | П. 94 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236 |
| Договор дарения (пожертвования) имущества | До ликвидации организации | П. 90 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236 |
| Договор лизинга | 5 лет после истечения срока действия договора или выкупа имущества. Если есть разногласия, договор нужно хранить до принятия решения по делу | П. 96 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236 |
| Документы по залогу недвижимости | 10 лет с момента истечения срока действия договора. В случае спора документы хранят до принятия решения по делу. | П. 98 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236 |
| Договор мены недвижимости; движимого имущества | До ликвидации организации; 5 лет по истечении срока действия договора или по выполнения обязательств | П. 99 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236 |
| Договор поручения: по недвижимому имуществу; по движимому имуществу | 15 лет; 10 лет | П. 101 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236 |
| Договор кредита или займа с условием о залоге имущества | 10 лет | П. 261 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236 |
Если в различных нормативных актах для одного и того же типа документа установлены разные сроки хранения, ориентируйтесь на больший срок.
| Бератор нового поколения ПРАКТИЧЕСКАЯ ЭНЦИКЛОПЕДИЯ БУХГАЛТЕРА То, что нужно каждому бухгалтеру. Полный объем всегда актуальных правил учета и налогообложения. Подключить бератор |
Сроки хранения бухгалтерских документов
Сроки хранения бухгалтерской документации регламентируются Федеральным законом «О бухгалтерском учете» № 402-ФЗ от 06.12.2011. Статья 29 этого закона устанавливает не менее, чем 5-ти летний срок хранения для всех бухгалтерских документов, за исключением тех, которые должны храниться все время, пока организация осуществляет свою деятельность. В то же время, согласно пункту 1 этой статьи, конкретные сроки по различным видам документации должны соответствовать правилам организации государственного архивного дела. Следовательно, в 2021 году нужно исходить из сроков, установленных Росархивом 18.02.2020, однако они не должны быть менее 5 лет.
Срок хранения документов в организации в 2020-2021 гг.
Согласно ст. закона «Об архивном деле» № 125-ФЗ от 22.10.2004, сохранность архивных документов должна обеспечиваться в течение сроков, установленных законами и иными нормативными актами, а также перечнями типовых документов, утверждаемыми Росархивом и различными федеральными ведомствами.
Приказ Росархива № 236 от 20.12.2019 ввел новые сроки хранения для большинства управленческих, кадровых, бухгалтерских, налоговых и прочих документов с 18.02.2020 г. Ранее действовавший приказ Минкультуры № 558 от 25.08.2010 утратил силу и больше не применяется. Также некоторые сроки хранения документации установлены Налоговым кодексом РФ, законом о бухучете № 402 от 06.12.2011 и иными нормативными документами.
Новые сроки хранения документов в архиве применяются независимо от организационно-правовой формы компании, распространяются они и на ИП. Обеспечивать сохранность документации субъекты могут собственными силами, либо при помощи специализированной архивной организации, что особенно актуально при больших объемах документов.
Приведем актуальные сроки хранения для ряда основных документов, образующихся в процессе деятельности предприятий.
Сроки хранения кадровых документов
Сроки хранения таких документов с 18.02.2020 регламентируются пунктом 8 раздела II приказа Росархива. Для определенных документов срок хранения зависит от даты их оформления. Срок хранения документов, оформленных до 2003 года — 75 календарных лет, начиная с года, следующего за годом их создания. Кадровые документы, созданные после 2003 года, нужно хранить не менее 50 лет. В перечень кадровой документации входят трудовые и гражданско-правовые договоры, договоры авторского заказа, личные карточки сотрудников, а также невостребованные оригиналы их трудовых книжек, дипломов, военных билетов, удостоверений, свидетельств.
Для некоторых документов установили специальный срок хранения, которого раньше не было:
Кадры: сроки хранения документов 2021 — таблица
Ведение кадровой документации обязательно для всех работодателей, включая ИП. Лишь микропредприятия вправе отказаться от составления некоторых локальных актов при условии, что регулируемые ими вопросы будут включены в трудовые договоры с работниками (ст. 309.2 ТК РФ). Но в остальном кадровый документооборот одинаков для всех.
Для большинства документов по кадрам в 2020-2021 гг. установлены весьма продолжительные сроки хранения, при этом работодатель зачастую должен обеспечить и соответствующие условия их сохранности, ведь они содержат персональные данные работников.
Сроки хранения кадровых документов. Таблица 3
| Документ | Срок хранения | Основание |
| Документы по личному составу, кроме тех, для которых установлен иной срок хранения | 50/75 лет | Закон «Об архивном деле» № 125-ФЗ от 22.10.2004, ст. 22.1 |
| Личные дела, личные карточки руководителей и работников | 50/75 лет | Перечень Росархива, утв. Приказом № 236 от 20.12.2019, ст.435, 444, 445 |
| Трудовые договоры, служебные контракты, допсоглашения к ним | 50/75 лет | |
| Приказы и документы, связанные с применением дисциплинарных взысканий | 3 года | Перечень Росархива, утв. Приказом № 236 от 20.12.2019, ст. 454 |
| Документы об обработке персональных данных | Постоянно | Перечень Росархива, утв. Приказом № 236 от 20.12.2019, ст. 440, 441 |
| Согласие на обработку персональных данных | 3 года по истечении срока действия согласия или его отзыва (договором может быть предусмотрено иное) | |
| Личные документы в подлиннике (трудовые книжки, дипломы, аттестаты, свидетельства, удостоверения) | До востребования работниками Невостребованные документы хранятся 50/75 лет | Перечень Росархива, утв. Приказом № 236 от 20.12.2019, ст. 449 |
| Сведения о трудовой деятельности и трудовом стаже | 50/75 лет | Перечень Росархива, утв. Приказом № 236 от 20.12.2019, ст. 450 |
| Штатное расписание | Постоянно | Перечень Росархива, утв. Приказом № 236 от 20.12.2019, ст. 40 |
| Табели (графики), журналы учета рабочего времени | 5 лет 50/75 лет – при вредных и опасных условиях труда | Перечень Росархива, утв. Приказом № 236 от 20.12.2019, ст. 402 |
| Графики отпусков | 3 года | Перечень Росархива, утв. Приказом № 236 от 20.12.2019, ст. 453 |
| Отчеты о командировках | 5 лет | Перечень Росархива, утв. Приказом № 236 от 20.12.2019, ст. 452 |
| Больничные листы и журналы их регистрации | 5 лет | Перечень Росархива, утв. Приказом № 236 от 20.12.2019, ст. 618, 619 |
| Приказы, распоряжения и документы к ним | По основной деятельности – постоянно По административно-хозяйственным вопросам – 5 лет | Перечень Росархива, утв. Приказом № 236 от 20.12.2019, ст. 19 |
| Приказы, распоряжения по личному составу и документы к ним | 50/75 лет – о приеме, переводе, совмещении, совместительстве, увольнении, оплате труда, повышении квалификации, отпусках — по уходу за детьми, без сохранения зарплаты 5 лет – о ежегодных и учебных отпусках, командировках (при наличии вредных, опасных условий труда – 50/75 лет), о служебных проверках | Перечень Росархива, утв. Приказом № 236 от 20.12.2019, ст. 434 |
| Должностные инструкции (регламенты) | Типовые – 3 года после замены новыми Инструкции работников – 50/75 лет | Перечень Росархива, утв. Приказом № 236 от 20.12.2019, ст. 442, 443 |
| Акты о несчастных случаях на производстве (с материалами расследований), журналы регистрации несчастных случаев | 45 лет | ТК РФ, ст. 230, 230.1 |
| Правила внутреннего трудового распорядка | 1 год после замены новыми | Перечень Росархива, утв. Приказом № 236 от 20.12.2019, ст. 381 |
| Коллективные договоры | Постоянно | Перечень Росархива, утв. Приказом № 236 от 20.12.2019, ст. 386 |
Новые штрафы за нарушение правил хранения документации
С 26 октября 2021 г. вступают поправки в ст. 13.20 КоАП РФ. Закон № 341-ФЗ от 15.10.2020 существенно ужесточил наказание за нарушение правил хранения, а также учета, комплектования и использования архивных документов. Теперь нарушителям срока хранения документов в 2021 году, таблицы которых приведены выше, грозят следующие штрафы:
- для граждан 1 – 3 тыс. руб. (или предупреждение);
- для должностных лиц – 3 – 5 тыс. руб.;
- для организации – 5 – 10 тыс. руб.
Напомним, что до внесения в КоАП РФ изменений штрафы составляли 100 – 300 руб. для граждан и 300 – 500 руб. для должностных лиц, а для юрлиц санкция не была предусмотрена вовсе.
