В ГОСТе ИСО 15489-1-2007 понятие документа определено, как информация с реквизитами, зафиксированная на материальном носителе. Наличие реквизитов дает возможность идентифицировать информацию, которая была создана и сохранена юридическим или физическим лицом на носителе с целью подтверждения деловой деятельности либо правовых обязательств. В свою очередь, носитель информации представляет собой некий материальный объект, использующийся для сохранения языковой, изобразительной или звуковой информации. В качестве носителя может использоваться бумага, флэш-накопители, диски и другие современные технические средства. Документ является обязательным элементом во внутренней организации работы любого предприятия, независимо от его правовой формы и вида деятельности. Как носитель информации, документ может служить основанием для принятия управленческих решений, материалом для проведения справочных работ, доказательством исполнения решений и другое.
Отметим, что в управленческой деятельности документ является одновременно предметом и результатом труда, поскольку принятое решение записывается и закрепляется одним документом.
Автором документа может являться как физическое, так и юридическое лицо, создавшее информацию. Каждый документ может иметь юридическую силу, то есть способность, предоставленную действующим законодательством, порядком оформления и компетенцией органа, его выдавшего. Юридическая сила документа обеспечивается определенными реквизитами, перечень которых установлен для каждого отдельного вида документов, и заключением. Состав реквизитов, а также, последовательность, зоны и схемы их размещения на документе установлены государственным стандартом.
Основные функции документов
Все официальные документы могут исполнять сразу несколько функций, удовлетворяя определенные потребности граждан. Вместе с тем, функции документов подразделяются на:
- Общие – информационная (создаются с целью сохранить информацию), социальные (создаются с целью удовлетворения социальных потребностей), коммуникативная (используются как средства связи между отдельными структурами, относящимися к одному объекту, в т.ч. фирме, предприятию, общественному учреждению и т.д. ) и культурная (создается в целях сохранения и передачи культурных традиций общества).
- Специфические – управленческая (документ создается как инструмент управления и включает в себя плановые, отчетные, организационные и другие виды документов), правовая (когда документ является средством изменения и закрепления правоотношений внутри общества, и, кроме того, выступает в качестве доказательной базы в судах), историческая (создается с целью сохранения в архиве исторических сведений, касающихся развития общества).
О сроках временного хранения документов по личному составу
Сроки временного хранения документов Архивного фонда РФ до их передачи на постоянное хранение установлены в ст. 22 Федерального закона № 125‑ФЗ. До внесения изменений в пп. «б» п. 4 данной статьи для документов по личному составу был предусмотрен срок временного хранения до их поступления в государственные и муниципальные архивы – 75 лет. Однако согласно поправкам, внесенным Федеральным законом № 43‑ФЗ, данная норма из текста пп. «б» п. 4 ст. 22 Федерального закона № 125‑ФЗ была исключена. Теперь срокам временного хранения документов по личному составу посвящена отдельная статья – ст. 22.1.
Отметим, что Федеральным законом № 43‑ФЗ предусмотрено снижение срока хранения документов по личному составу с 75 до 50 лет.
Правда, такое новшество не распространяется на документы по личному составу:
- созданные до 2003 года;
- образовавшиеся в связи с прохождением гражданами государственной службы, не являющейся государственной гражданской службой.
Итак, в зависимости от даты создания документы хранятся:
| Документы по личному составу, созданные | До 2003 года (п. 1 – 3 ч. 1 ст. 22.1 Федерального закона № 125‑ФЗ) | Начиная с 2003 года (п. 1 – 3 ч. 2 ст. 22.1 Федерального закона № 125‑ФЗ) |
| В государственных органах, органах местного самоуправления и организациях, выступающих источниками комплектования государственных и муниципальных архивов архивными документами | В течение 75 лет со дня создания с проведением экспертизы ценности документов после истечения указанного срока хранения | В течение 50 лет со дня создания с проведением экспертизы ценности документов после истечения указанного срока хранения |
| В государственных и муниципальных архивах, в которые поступают документы по личному составу ликвидированных государственных органов, | С даты поступления и до истечения 75 лет со дня создания с проведением экспертизы ценности документов | С даты поступления и до истечения 50 лет со дня создания с проведением экспертизы ценности документов после |
| органов местного самоуправления, государственных, муниципальных и негосударственных организаций | после истечения указанного срока хранения | истечения указанного срока хранения |
| В иных организациях | Не менее 75 лет со дня создания | Не менее 50 лет со дня создания |
На основании ч. 3 ст. 22.1 Федерального закона № 125‑ФЗ документы по личному составу, образовавшиеся в связи с прохождением гражданами государственной службы, не являющейся государственной гражданской службой, хранятся:
- в государственных органах, в которых граждане проходили государственную службу, не являющуюся государственной гражданской службой, – в течение 75 лет после прекращения государственной службы с проведением экспертизы ценности документов после истечения указанного срока хранения;
- в государственных архивах, в которые поступают документы по личному составу ликвидированных государственных органов, названных в п. 1 ч. 3, – с даты поступления и до истечения 75 лет с даты прекращения государственной службы с проведением экспертизы ценности документов после истечения обозначенного срока хранения.
Виды и классификация документов
Вся документация классифицируется по определенным функциям, назначению и содержанию, а также степени доступности информации. Институтом документооборота определен ряд факторов, разделяющий документы на отдельные типы и виды. Документы, создающиеся в целях обслуживания сферы управления, классифицируются по следующим видам оснований:
- По-происхождению: личного происхождения – документ, не относящийся к служебной деятельности (личная переписка, личные воспоминания и т.д.); создается в частной жизни человека;
- официальные – документы, которые создаются физическим или юридическим лицом, с соблюдением установленного порядка к оформлению и удостоверению; к официальным документам относятся документы, удостоверяющие личность, подтверждающие образование, специальность, трудовой стаж и другое;
- служебные – официальные управленческие документы, которые являются непосредственной составляющей частью текущей деятельности предприятия.
- письменные документы, несущие информацию, зафиксированные любым видом письма;
- внутренние руководящие документы, создаваемые и используемые для организации внутреннего документооборота организации;
- простые документы, в содержании которых рассматривается один вопрос (письмо, заявление и т.д.);
- секретные документы, работа с которыми предполагает наличие специального разрешения; данный вид документов снабжается грифом секретности с особой пометкой;
- индивидуальные документы, содержащие информацию в виде связанного литературного текста; такой вид документов может быть посвящен одному или нескольким вопросам, касающимся определенной задачи управления;
- подлинник (оригинал) официального документа – первый экземпляр, обладающий юридической силой; подлинный экземпляр имеет собственноручную подпись должностного лица, оттиск печати, гриф утверждения, и кроме того, данный документ должен содержать сведения, которые подтверждают его достоверность (дата и место создания, данные автора);
- документы долговременного хранения (хранятся свыше 10 лет);
Сроки хранения каждого отдельного вида документов определены требованиями Федеральной архивной службы и закреплены в перечнях документов, содержащих информацию по срокам их хранения.
- По способу передачи документы делятся на: письма; телеграммы и телефонограммы; электронные сообщения; факсограммы.
- По срокам исполнения документы делятся на: срочные, второстепенные, итоговые и периодичные.
- По функциональному признаку документы подразделяются на: требующие ответа (запросы, предложения, рекламация) и не требующие ответа (сопроводительные письма, подтверждения, напоминания, предупреждения).
- По фактору доступности документы бывают: открытого пользования, ограниченного доступа и носящие конфиденциальный характер.
Нужно ли каждый месяц издавать приказы о выплате ежемесячной премии?
автор ответа,
Вопрос
Вводим ежемесячные премии, это будет прописано в Положении о премировании. Нужно ли ежемесячно издавать приказ на выплату премии?
Ответ
Порядок выплаты, оформление премий и условия их начисления устанавливаются в коммерческих организациях локальным нормативным актом — в обязательном порядке издавать приказ о данной выплате законодательство не требует Т.е. локальным актом вашей организации определяется, нужно ли издавать приказ.
Обоснование
Работодатель поощряет работников, добросовестно исполняющих трудовые обязанности. В частности, путем выплаты премий. Он имеет право устанавливать различные системы премирования, стимулирующих доплат и надбавок (ст. 135 ТК РФ
). Согласно данной нормы, системы оплаты труда, включая размеры тарифных ставок, окладов (должностных окладов), доплат и надбавок компенсационного характера, в том числе за работу в условиях, отклоняющихся от нормальных, системы доплат и надбавок стимулирующего характера и системы премирования,
устанавливаются коллективными договорами, соглашениями, локальными нормативными актами в соответствии с трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права.
Таким образом, порядок выплаты, размеры, оформление премий и условия их начисления должны быть установлены локальным нормативным актом вашей организации. В обязательном порядке издавать приказ о данной выплате законодательство не требует Т.е. локальным актом вашей организации определяется, нужно ли издавать приказ.
При выплате премии и разработке документов для премирования работников необходимо учитывать следующее.
1) Локальные нормативные акты, в том числе о премировании, не должны ухудшать положение работника по сравнению с действующим законодательством (ст. 8 ТК РФ
).
2) Обязательным для включения в любой трудовой договор условием является условие об оплате труда (ст. 57 ТК РФ
),
поэтому работодатель должен обозначить возможность осуществления поощрительных выплат в тексте трудового договора.Кроме того, работодатель не может в одностороннем порядке отменить премии, если они предусмотрены трудовым договором.
3) К расходам на оплату труда относятся премии за производственные результаты, надбавки к тарифным ставкам и окладам за профессиональное мастерство, высокие достижения в труде и иные подобные показатели (ст. 255 НК РФ
).
То есть работодатель должен установить производственные показатели, за которые предусматривается премирование. Такие показатели можно устанавливать в планах и подтверждать отчетами о выполненной работе.
4) Расходы должны быть экономически оправданы и документально подтверждены (ст. 252 НК РФ
). Поэтому если компания получает убытки, то выплаты больших премий за производственные показатели налоговым органом могут быть признаны неправомерными.
| На вопрос отвечала: И.В. Тарасова, ведущий эксперт ИПЦ «Консультант+Аскон» |
Что входит в перечень технической документации электрохозяйства?
Основные виды техдокументов в сфере электрохозяйства:
- Распоряжение о назначении сотрудника, ответственного за электрохозяйство.
- Распоряжение о создании комиссии по проверке знаний по электробезопасности.
- Программа обучения электротехнических специалистов.
- Распоряжение о порядке предоставления доступа к электроустановке.
- Журнал учета деятельности по нарядам.
- Генплан с электрическими коммуникациями.
- Техпаспорт на оборудование.
- Эксплуатационные и должностные инструкции.
- План реконструкций и обслуживания электроустановок.
- Перечень сотрудников, которые могут выдавать снаряд.
- Перечень сотрудников, которые могут осматривать электроустановки.
- Журнал проверки изделий для защиты.
Часть этих документов непосредственно связана с обеспечением безопасности. Поэтому к хранению особо ценных бумаг предъявляются специальные требования.
