Реализация материалов. Оформление первичных учетных документов

Контур.Бухгалтерия — веб-сервис для малого бизнеса!

Быстрое заведение первички, автоматический расчет налогов, отправка отчетности онлайн, электронный документооборот, бесплатные обновления и техподдержка.
Попробовать

Для организации эффективного производства важно вести грамотный складской учет. Знание документов, с помощью которых товары оприходуются на склад, поможет защитить свои права и вести учет правильно. Верно оформленное документальное сопровождение защитит от проблем с полученным товаром и облегчит общение с налоговыми органами.

Документы для оформления поступления товара

Оприходование товара включает в себя прием и первичный учет поступлений. Принимать товар может материально-ответственное лицо или лицо по доверенности. Поступление товаров сопровождается оформлением первичных документов поставщиком. К ним относятся:

товарная накладная;
товарно-транспортная накладная (ТТН) — она нужна, чтобы учитывать движения ТМЦ и рассчитываться за автоперевозки;
счет-фактура.

Счет-фактуру выписывают, если поставщик платит НДС. Счет-фактура позволяет зачесть НДС на полученный товар к возмещению. Организации и предприниматели, работающие по упрощенной системе налогообложения, не платят налог на добавленную стоимость и могут не составлять счет-фактуру, а если документ выставлен поставщиком на ОСНО — не принимать к возмещению входящий НДС.

Перед тем как принять товар, проверьте правильность оформления накладной: в ней должны содержаться реквизиты покупателя и поставщика, наименование товара, количество, цена, стоимость, НДС.

Облачный сервис Контур.Бухгалтерия позволяет хранить всю информацию о товарах в одном месте и упрощает процедуру оприходования товара. Получить бесплатный доступ на 14 дней

Для оприходования товара после приемки на накладной ставят печать и подписи ответственных лиц. Накладную составляют в двух экземплярах: один остается у покупателя, а другой передают продавцу. Для покупателя накладная — приходный документ, а для продавца — расходный.

Универсальный передаточный документ (УПД)

Этот документ представляет собой сразу товарно-транспортную накладную и счет-фактуру. Законодательно введен с 2013 года и не обязателен к применению. Вы можете самостоятельно решить, желаете ли составлять два документа или только УПД. Как и счет-фактура, УПД дает основание для получения налогового вычета.

Применение универсального документа упрощает процесс передачи и принятия ТМЦ. С его помощью оформляйте поставку товаров, работ или услуг и передачу имущественных прав. Подписывает УПД уполномоченное лицо, ответственное за оформление первичных документов или сделки купли-продажи.

В законодательно закрепленной форме УПД есть поле статуса. Оно определяет, вместо какого документа вы представляете УПД:

Счет-фактура и товарная накладная;
Товарная накладная;
Счет-фактура (для электронной формы).

Статус документа изменяет порядок его заполнения: для статуса 2 не нужно заполнять некоторые строки, изменяется номер УПД и необходимые подписи. Для использования УПД в организации нужно утвердить его форму. Официальная форма носит рекомендательный характер, и организация может вносить в нее изменения. Но все обязательные реквизиты первичных документов должны соответствовать требованиям.

Малые предприятия и первичные учетные документы

Вопрос, возможно, банальный, но вызывает разные толкования – это списание и ввод в эксплуатацию ТМЦ (для офисного использования): канцтовары, купили картридж, удлинители, провода к компьютеру, закрыли провод на полу кабель-каналом, купили мебель в офис, заказали и повесили табличку на офисной двери с наименованием фирмы. У нас малое (даже микро) предприятие, где директор, главбух и пара менеджеров. Достаточно ли составить акт произвольной формы о вводе в эксплуатацию? Важно ли при этом еще и распечатывать и подписывать требование-накладную формы М-11, в которой предусмотрено как будто на всех предприятиях есть кому отпускать, получать и еще реквизит через кого.

Конечно завод, например, и предприятие из 3–10 человек не сравнить по движению ТМЦ. Посоветуйте, как оптимально, но и не создавая гору бумаг на использование ручки за 10 рублей, отразить документально подтвержденный расход.

В соответствии со ст. 4 Федерального закона от 24.07.2007 г. № 209-ФЗ «О развитии малого и среднего предпринимательства в Российской Федерации» к субъектам малого и среднего предпринимательства

относятся внесенные в ЕГРЮЛ потребительские кооперативы и коммерческие организации (
за исключением
государственных и муниципальных унитарных предприятий), а также физические лица, внесенные в ЕГРИП и осуществляющие предпринимательскую деятельность без образования юридического лица, крестьянские (фермерские) хозяйства.

Критериями для признания юридического лица субъектом малого предпринимательства являются

, в частности:
– соответствие выручки установленным значениям
.

С 25 июля 2015 года предельные значения выручки

от реализации товаров (работ, услуг) за предшествующий календарный год без учета НДС для субъектов малого и среднего предпринимательства
составляют
:

микропредприятия

– 120 млн рублей;

малые предприятия

– 800 млн рублей;

средние предприятия

– 2 млрд рублей;

– средняя численность работников

за предшествующий календарный год
не должна превышать
следующие предельные значения средней численности работников для каждой категории субъектов малого и среднего предпринимательства:

от 101 до 250

человек включительно для
средних предприятий
;

до 100 человек

включительно
для малых
предприятий; среди малых предприятий выделяются
микропредприятия
– д
о 15 человек
.

Категория субъекта малого или среднего предпринимательства определяется в соответствии с наибольшим по значению условием.

Ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 г. № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»

установлено, что
каждый факт
хозяйственной жизни
подлежит оформлению первичным учетным документом
.

Обязательными реквизитами первичного учетного документа являются

наименование документа;

дата составления документа;

наименование экономического субъекта, составившего документ;

содержание факта хозяйственной жизни;

величина натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;

наименование должности лица (лиц), совершившего (совершивших) сделку, операцию и ответственного (ответственных) за ее оформление, либо наименование должности лица (лиц), ответственного (ответственных) за оформление свершившегося события;

7)
подписи лиц
, предусмотренных п. 6, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.

Первичный учетный документ должен быть составлен при совершении факта хозяйственной жизни, а если это не представляется возможным – непосредственно после его окончания.

Лицо, ответственное за оформление факта хозяйственной жизни, обеспечивает своевременную передачу первичных учетных документов для регистрации содержащихся в них данных в регистрах бухгалтерского учета, а также достоверность этих данных.

Лицо, на которое возложено ведение бухгалтерского учета, и лицо, с которым заключен договор об оказании услуг по ведению бухгалтерского учета, не несут ответственность за соответствие составленных другими лицами первичных учетных документов свершившимся фактам хозяйственной жизни.

Формы первичных учетных документов определяет руководитель экономического субъекта

по представлению должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета.

Первичный учетный документ составляется на бумажном носителе и (или) в виде электронного документа, подписанного электронной подписью.

Таким образом, в отношении первичных учетных документов Закон о бухучете не содержит никаких оговорок для малых предприятий

Закон № 402-ФЗ устанавливает только право субъектов малого предпринимательства применять упрощенные способы ведения бухгалтерского учета

, включая упрощенную бухгалтерскую (финансовую) отчетность.

Согласно п. 22 Типовых рекомендаций по организации бухгалтерского учета для субъектов малого предпринимательства

, утвержденных приказом Минфина РФ от 21.12.1998 г. № 64н,
малые предприятия
, совершающие незначительное количество хозяйственных операций (как правило,
не более тридцати в месяц
), не осуществляющие производства продукции и работ, связанного с большими затратами материальных ресурсов,
могутвести учет всех операций путем их регистрации только в Книге
(
журнале
)
учета фактов хозяйственной деятельности
по форме № К-1.

Однако и в данном случае в хронологической последовательности позиционным способом на основании каждого первичного документа

отражаются все хозяйственные операции месяца.

Повторим, что исходя из ч. 4 ст. 9 Закона № 402-ФЗ первичные учетные документы составляются по формам, утвержденным руководителем экономического субъекта.

В Информации № ПЗ-10/2012 Минфин РФ сообщил, что с 1 января 2013 года

формы первичных учетных документов, содержащиеся в альбомах
унифицированных форм
первичной учетной документации,
не являются обязательными к применению
.

Поэтому организация либо

продолжает пользоваться унифицированными формами,
либо
разрабатывает «первичку» самостоятельно.

Как правило, берется унифицированная форма и из нее убирается все лишнее.

П. 5, 16 ПБУ 5/01 «Учет материально-производственных запасов»

, утвержденного приказом Минфина РФ от 09.06.2001 г. № 44н, установлено, что материально-производственные запасы
принимаются к бухгалтерскому учету и отпускаются в производство
.

В соответствии с Методическими указаниями по бухгалтерскому учету материально-производственных запасов

, утвержденными приказом Минфина РФ от 28.12.2001 г. № 119н, к бухгалтерскому учету в качестве материально-производственных запасов принимаются активы, используемые
для управленческих нужд организации
.

Все операции по движению

(поступление, перемещение, расходование) запасов
должны оформляться первичными учетными документами
(п. 11).

Материалы в организации должны быть своевременно оприходованы

(п. 48).

Приемка и оприходование

поступающих материалов оформляются соответствующими складами, как правило, путем составления
приходных ордеров
(типовая межотраслевая форма № М-4 утверждена постановлением Госкомстата РФ от 30.10.1997 г. № 71а), при отсутствии расхождений между данными поставщика и фактическими данными (по количеству и качеству) (п. 49).

С учетом требований ст. 9 Закона № 402-ФЗ на основе формы

№ М-4 можно изготовить свой документ:

Убраны все ненужные графы, оставлено необходимое

В соответствии с п. 90 Методуказаний под отпуском материалов на производство

понимается их выдача со склада (кладовой) непосредственно для изготовления продукции (выполнения работ, оказания услуг), а также
отпуск материалов для управленческих нужд организации
.

Стоимость материалов, отпущенных для управленческих нужд, относится на соответствующие счета учета этих расходов.

В первичных учетных документах на отпуск материалов

со складов (кладовых) организации в подразделения организации, на участки, в бригады, на рабочие места указываются наименование материала, количество, цена (учетная цена), сумма, а также назначение: номер (шифр) и (или) наименование заказа (изделия, продукции), для изготовления которого отпускаются материалы, либо номер (шифр) и (или) наименование затрат.

Первичными учетными документами

по отпуску материалов со складов организации в подразделения организации являются лимитно-заборная карта (типовая межотраслевая форма
№ М-8
), требование-накладная (типовая межотраслевая форма
№ М-11
), накладная (типовая межотраслевая форма № М-15).

За основу можно взять форму № М-11

Уберите из нее ненужные графы

(коды формы, код единицы измерения, код вида операции (если Вы не разрабатывали их), вид деятельности отправителя и получателя).

На дату выдачи со склада ручек, к примеру, Вы спишете стоимость ручек на счета учета затрат

П. 98 Методуказаний установлено, что организация может осуществлять отпуск

материалов или их отдельных групп, видов, наименований своим подразделениям
без указания назначения
.

В этом случае отпуск материалов учитывается как внутреннее перемещение

, а сами
материалы считаются в подотчете
у получившего их подразделения.

На фактически израсходованные материалы подразделение — получатель материалов составляет акт расхода

, в котором указываются наименование, количество, учетная цена и сумма по каждому наименованию, номер (шифр) и (или) наименование заказа (изделия, продукции), для изготовления которого они израсходованы, либо номер (шифр) и (или) наименование затрат, количество и сумма по нормам расхода, количество и сумма расхода сверх норм и их причины; в необходимых случаях указываются количество изготовленной продукции либо объемы выполненных работ.

Однако если в первичном учетном документе Вы укажете

(а указывать дополнительно Вы можете многое), что
ручки переданы, допустим, в АУП для управленческих целей, то необходимость составлять акт расхода не возникает
.

Ведь назначение отпускаемых материалов указано в «первичке».

Получить ручки может секретарь или бухгалтер, или другое лицо, назначенное ответственным за получение офисных ТМЦ.

Тогда росписи сотрудников в «первичке» не нужны.

Получателем будет выступать ответственное лицо.

Офисная мебель, в принципе, удовлетворяет критериям признания актива объектом основных средств

, установленным п. 4
ПБУ 6/01 «Учет основных средств»
, утвержденного приказом Минфина РФ от 30.03.2001 г. № 26н.

Для целей бухгалтерского учета приобретенная мебель

, удовлетворяющая условиям принятия актива к учету в составе основных средств,
должна была быть отраженана счете 01
«Основные средства»
с последующим начислением амортизации
.

В то же время активы, в отношении которых выполняются условия, предусмотренные в п. 4 ПБУ 6/01, и стоимостью

в пределах лимита, установленного в учетной политике организации, но
не более 40 000 рублей за единицу, могут отражаться
в бухгалтерском учете и бухгалтерской отчетности
в составе материально-производственных запасов
.

В целях обеспечения сохранности этих объектов в производстве или при эксплуатации в организации должен быть организован надлежащий контроль за их движением

(п. 5 ПБУ 6/01).

Следовательно, Вы вправе отразить офисную мебель
стоимостью менее 40 000 руб.в составе МПЗна счете 10
«Материалы».

В соответствии с п. 93 Методуказаний
по мере отпуска материалов со складов
(кладовых) подразделения на участки, в бригады,
на рабочие места они списываются
со счетов учета материальных ценностей и
зачисляются на соответствующие счета учета затрат на производство
.

То есть при вводе мебели в эксплуатацию Вы спишете ее стоимость на расходы

на соответствующие счета (20, 26, 44).

Чтобы следить за сохранностью

недорогой мебели, отразите ее стоимость
на свободном забалансовом счете
.

Поскольку в отличие, например, от компьютера, отдельный предмет мебели вполне может выполнять свои функции самостоятельно

, а не в составе комплекта, то Вы
вправе учитывать предметы мебели отдельными инвентарными объектами
и стоимость «недорогих» объектов списывать единовременно на затраты.

В письме от 30.05.2006 г. № 03-03-04/4/98 Минфин РФ разъяснил, что если организация примет решение учитывать такие объекты в составе материально-производственных запасов, она должна вести по ним соответствующие карточки учета

(приходный ордер по форме № М-4, требование-накладную по форме № М-11, карточку учета материалов по форме № М-17 и др.).

То есть те же первичные учетные документы, которые мы рассмотрели выше.

Приемка товаров

На первом этапе приемки товаров проверяем, соответствует ли вид и количество товара сведениям в сопроводительных документах. Это нужно чтобы обеспечить полноту учета. Второй этап — приемка товара по качеству и укомплектованности. Приемку товаров выполняет материально-ответственное лицо в присутствии представителя поставщика, если в договоре не оговорены другие условия.Если весь товар на месте и брак не обнаружен, подтвердите соответствие штампом организации и подписью.

По результатам приемки товара составляется акт ТОРГ-1 и товарный ярлык ТОРГ-11. Данные товарного ярлыка нужны для проведения инвентаризационной описи.

Нарушение сроков проверки и правил приема лишит вас прав на выставление претензии к поставщику или перевозчику. Для отдельных видов товаров, сроки установлены законодательно, для остальных оговариваются в договоре. Оформление возврата некачественного товара зависит от момента обнаружения брака:

при обнаружении недостачи товаров или брака во время приемки комиссия составляет акт о расхождении по количеству и качеству; акт составляют по форме ТОРГ-2, при должном оформлении он будет служить основанием для предъявления претензий;
когда брак обнаружен после постановки товара на учет, составляется счет-фактура, где указывают количество возвращаемого товара, акт о выявленных недостатках, претензионное письмо и товарная накладная на возврат;
если один из видов товаров вам не привезли, вычеркните их из накладной и скорректируйте счет-фактуру.

В завершение приемки, оприходуйте поступившие ТМЦ по фактическому количеству и сумме.

Что делать, если нет сопроводительных документов

Для бухучета главное — документы. Если нет документа, нет и объекта учета. Когда договор поставки в наличии, но поставщик не представил сопроводительные документы, поступившие товары тоже нужно оприходовать.

Для таких случаев предусмотрен акт приемки ТОРГ-4. При отсутствии товарной накладной и счета, затрудняется определение цены, по которой приходуют товар. Цену нужно взять из договора, а если договора нет, то товар приходуется по рыночной цене. Акт ТОРГ-4 содержит информацию о фактическом наличии поступившего товара.

Акт приемки составляет специальная комиссия, принимающая товар. ТОРГ-4 оформляют в двух экземплярах, один передается материально-ответственному лицу поставщика, а другой в бухгалтерию.

Оприходование материалов по итогам инвентаризации

После приходования происходит движение товаров, передача в эксплуатацию, списание и пр., и в какой-то момент необходимо провести ревизию, чтобы посчитать, сколько же в реальности материалов числится на складе и при необходимости оприходовать лишний товар или списать недостающий.

Оприходование материалов в 1C 8.3 можно произвести через «Оприходование товаров-Склад».

Рис.6 Оприходование материалов

Создавать документ инвентаризации необязательно, можно в новом документе, указав статью «Оприходование излишков», подобрать и заполнить товар вручную, а также его количество, цену и указать счет материалов.

Рис.7 Оприходование материалов по итогам инвентаризации

Однако правильнее все же сделать это. При создании документа табличную часть можно заполнить автоматом, нажав «Заполнить по остаткам на складе». Туда попадут все товары с остатками.

Рис.8 Создание документа инвентаризации

В столбце «Кол-во факт» указываем фактическое наличие материалов на складе. Если обнаружены недостачи, то отклонение будет со знаком минус, если найден излишек, то в столбце «Отклонение» будут положительные суммы. При этом счет учета должен быть 10.

Рис.9 Кол-во факт

Документ не сформировал никаких движений, так как движения по регистрам и счетам будут сделаны документами оприходования и списания. Однако из созданной «Инвентаризации» можно распечатать различные сопутствующие печатные формы:

Рис.10 Сопутствующие печатные формы

При создании на основании «Инвентаризации оприходования материалов», в список автоматом попадут только строки, по которым определились излишки, перенесутся данные по количеству материалов, цене и счет учета.

Рис.11 Инвентаризации оприходования материалов

Если работа с приходованием товаров в 1С вызывает у вас сложности, обратитесь к нашим специалистам по сопровождению продуктов 1С. Мы с радостью вам поможем!