Зачем нужен ПКО — понятие
В организацию деньги поступают путем перечисления их на расчетный счет (безналичный расчет) или в кассу наличными. Оприходовать купюры по кассе в соответствии с Порядком ведения операций необходимо при помощи оформления приходного кассового ордера.
Индивидуальные предприниматели, ведущие хозяйственную деятельность по упрощенной системе налогообложения, данную форму документа могут не использовать.
Для чего нужен ПКО?
Кассовый ордер осуществляет контроль кассового состояния и является важным документом, отражающим необходимые сведения в бухгалтерии.
Отрывная часть ордера — квитанция предоставляется покупателям, контрагентам, подтверждающая передачу средств.
Об оформлении расходного кассового ордера читайте здесь.
Варианты поступления денег в кассу:
- поступление денежных средств с расчетного счета;
- денежные средства от покупателей;
- возвращение заемных средств;
- взнос от учредителя в уставной капитал компании.
Принятие наличных в кассу без оформления приходного ордера не допускается и расценивается как нарушение кассовой дисциплины, предусматривающее наказание в виде наложения штрафа.
Нужно ли оформлять чек к приходному кассовому ордеру?
Сроки хранения приходного кассового ордера
Сроки, отведенные для содержания ПКО на хранении, как и для любой другой первичной документации бухгалтерии и платежных документов, основаны на приказе Минкультуры РФ и составляют 5 лет после завершения отчетного года. Более того, организация должна взять на себя ответственность по надлежащему хранению документации в течение этого периода.
Важно! При ликвидации организации срок хранения остается неизменным. Даже если фактически юридическое лицо больше не существует, уничтожать бумаги нельзя. Для этого комиссия по ликвидации передает документы в государственный архив, где и будет осуществляться хранение до определенного срока.
Так должен выглядеть образец ПКО
Приходный кассовый ордер — важный документ при получении денег предприятием. Его заполнение должно происходить без ошибок и помарок. Сегодня в интернете предоставляется множество возможностей, позволяющих оформить ПКО онлайн через специальные сервисы.
Какую форму можно использовать для заполнения?
Для оприходования наличных денежных средств Госкомстатом России от 18.08.1998 г. утверждена специальная форма (КО-1).
Как выглядит форма КО-1 (по ОКУД 0310001)? Бланк содержит сам приходный кассовый ордер и квитанцию к нему, которая является отрывным талоном.
Порядок и правила оформления
Приходный ордер допускается оформлять рукописным способом или при помощи технических средств, предназначающихся для обработки данных (персональный компьютер, программное обеспечение)
Бланк КО-1 составляется бухгалтером в единственном экземпляре, подпись ставит главный бухгалтер или сотрудник, наделенный подобными полномочиями.
Следует обратить внимание на нумерацию форм: она не должна прерываться в течение всего календарного года. Данное требование зачастую пренебрегается предпринимателями.
Большинство работодателей знакомы с обязательностью оформления приходных, но особенности их составления известны не каждому.
Зачастую игнорируется тот момент, что в день оформления КО-1 деньги должны поступить в кассу, иначе ордер не считается действительным.
На практике же возникают ситуации, когда приходный ордер сначала выписывается, а денежные средства вносятся в кассу через некоторое время или наоборот — первыми появляются деньги, а необходимые бумаги оформляются позднее.
Вносить изменения и поправки в документ запрещено, при их возникновении необходимо оформить документ заново.
Как правильно заполнить реквизиты унифицированной формы КО-1?
Необходимо заметить, что приходный кассовый ордер включает в себя 2 компонента: ордер и квитанция.
Оформление осуществляется общим экземпляром, квитанция передается гражданину, передавшему наличность.
Для безошибочного заполнения утвержденной формы ордера следует последовательно, друг за другом, начиная с верхней строки, вносить данные.
Первый блок начать следует с вводной строки, где фиксируется полное название предприятия, структурного подразделения и его кода в соответствии с уставной документацией.
Если последнее отсутствует, то в строке ставится прочерк. Также вносится информация о коде ОКПО в соответствии со сведениями Госкомстата.
В строку «Номер документа» вписывается порядковый номер на основании журнала регистрации кассовой документации, нумерация которых начинается с начала года.
Вписывая дату составления, требуется соблюдение последовательности написания: день, месяц, год. Для заполнения используются арабские цифры, перед однозначной цифрой проставляется «ноль». Зафиксированная дата должна соответствовать оприходованию денег.
Второй блок является основным и включает в себя сведения о финансовых поступлений в кассу компании.
Информация об учете наличности и ее размере представлена в столбцах:
- «дебет» — проставляется номер бухгалтерского счета, по дебету которого приходуются денежные средства (как правило, указывается 50 — «Касса»), ячейка не обязательная для заполнения и может оставаться пустой;
- «кредит» — вписывается код отдела, куда приходуется наличность (при его отсутствии ставится прочерк) и номер корреспондирующего счета, отражающего поступления наличных денежных средств в кассу (71 — возврат подотчетных сумм, 51 — снятие суммы в кредитном учреждении, 90 — выручка, 62 — поступление от покупателей, 73 — прочие расчеты с работниками, 75 — взносы в уставной фонд).
- «код аналитического учета» заполняется, если на предприятии утверждены коды для аналитики;
- «сумма» — обозначается поступившая сумма денег (цифрами);
- «код целевого назначения» — используется лишь некоммерческими учреждениями, где подразумевается целевое финансирование.
Графы с данными по кредитам индивидуальные предприниматели могут оставить незаполненными.
Под таблицей указывается фамилия, имя и отчество того, от кого поступила наличность, а также основания ее передачи.
Что писать в основании? В основании можно указать возврат неизрасходованных средств, оплата по договору, розничная выручка, оплата счета.
Далее снова прописывается сумма, внесенная в кассу, но уже с помощью буквенного обозначения.
Целые числа пишутся с заглавной буквы, дробь после запятой – цифрами, валюта прописывается без сокращений.
Если после написания суммы в предназначенной для ее написания графе осталось пустое место, то нужно заполнить его прочерком. Это оградит от возможности фальсификации ордера.
Также необходимо указать выделяется НДС или нет (прописывается ставка налога цифрой, либо обметка об освобождении от него).
В качестве приложения обозначаются данные прикрепленных первичных бумаг (авансовый отчет), их копии прикладываются к бланку.
Как заполнить квитанцию?
Заполнив приходный ордер, можно приступать к внесению сведений в квитанцию – отрывной талон к ПКО. Вся информация записывается аналогично ордеру.
После поступления наличности в кассу, кассир отрывает квитанцию по линии отреза и передает ее лицу, сдавшему денежные средства. Сам ордер остается у кассового сотрудника.
О принятой наличности делается соответствующая отметка в кассовой книге (КО-4).
После проверки всех реквизитов кассир принимает денежные средства и пробивает их по ККА, если это является доходом компании.
Кто уполномочен подписывать?
Форму КО-1 оформляет:
- главный бухгалтер;
- бухгалтер или кассир, определенный распорядительным документом компании;
- директор организации (если в штате фирмы нет бухгалтера).
В ПКО должны быть подписи главного бухгалтера и бухгалтера или руководителя и кассира.
Если ведением кассовых операций занимается непосредственный руководитель предприятия, вся документация подписывается им лично.
Как правильно ставится печать?
Оттиск печати необходимо расположить на о, располагающийся на квитанции.
Возможность проставления одновременно оттиск на квитанции и на ордере действующие нормативные акты не предусматривают.
Скачать бесплатно пустой бланк и заполненный образец в формате word и excel
приходного кассового ордера КО-1 форма по ОКУД 0310001 – в формате word, excel.
заполнения ПКО на внесение вклада в уставный капитал – образец.
оформления на получение наличных из банка – excel.
Пример на получение денег от покупателя – excel.
Образец ПКО на внесение вклада:
Образец ПКО на получение наличных из банка:
Образец ПКО на получение денег от покупателя:
Проставление печати
Оттиск должен располагаться на части формы с о и захватывать квитанцию. Законодательство не предусматривает специальных правил по проставлению печати. На практике принято располагать 60 % от него на основной части, а 40 % — на квитанции. Некоторые рекомендации приводятся в постановлении Госкомстата № 88 от 18.08.1998 г. Законодательство также не устанавливает конкретный перечень реквизитов, которые должны размещаться на печати операциониста. Целесообразно включать в штамп сведения, которые ранее считались обязательными:
- Наименование предприятия (полное и на русском языке), организационно-правовой тип.
- Местонахождение.
- Регистрационный номер.
Важные моменты
Кассир выдает средства исключительно тому лицу, сведения о котором указаны в ордере. Последний предъявляет документ, подтверждающий его личность. Если выдача производится по доверенности, необходимо проверить соответствие Ф.И.О. получателя, приведенные в ордере, сведениям о представляемом лице. Документ, подтверждающий полномочия фактического получателя, прилагается к платежной форме. Если по доверенности будет осуществляться несколько выплат или в разных организациях, к ордеру прикладывается копия. Оригинал должен остаться у операциониста, совершившего последнюю выдачу.
Содержание документа
В поле «Основание» указывается выполненная операция. К примеру, это может быть «возврат перерасхода по отчету № 123 от 02.03.2017 г.». В поле «Приложение» указываются первичные и прочие документы. При этом приводятся их номера и даты составления. В качестве приложений могут выступать заявки на выдачу средств, счета и так далее. Правила оформления ф. КО-2 предусматриваются в Методических рекомендациях, утвержденных постановлением Госкомстата № 88. Не допускается вносить никакие исправления в расходный ордер. Документ также подписывается главным бухгалтером, руководителем или иным лицом, уполномоченным им. Предприниматели, которые ведут учет затрат и доходов либо физических показателей, согласно налоговому законодательству, могут не оформлять расходные ордера.
Действия операциониста
При выдаче средств по расходным ордерам кассир должен проверить:
- Наличие обязательных подписей и их соответствие образцам.
- Равенство сумм, указанных прописью и цифрами.
- Наличие документов, приведенных в форме.
- Соответствие Ф.И.О. в ордере сведениям, предоставленным получателем.
После этого операционист готовит необходимую сумму, передает платежный документ принимающему их лицу. В ордере получатель должен указать количество рублей (прописью) и копеек (цифрами). Лицо также ставит свою подпись и дату. Операционист должен пересчитать приготовленные деньги. При этом получатель должен видеть, как кассир это делает. Принявший средства субъект также пересчитывает их под наблюдением операциониста. Если этого сделано не будет, впоследствии получатель не может предъявить кассиру претензии по выданной сумме. После этого операционист должен подписать платежный документ.
Ответственность за нарушение правил
К предприятиям, не выполняющим предписания по ведению кассовых операций, применяются меры, предусмотренные законодательством. Ответственность устанавливается различными нормативными актами. В их числе — президентский Указ № 840 от 25.07.2003 г. В 15-й главе КоАП предусматривается статья 15.1. Она фиксирует меры ответственности за нарушение правил работы с наличностью и порядка осуществления кассовых операций. В случае превышения размеров сумм, предназначенных для расчета с контрагентами, неоприходования (частичного или полного) поступивших средств, несоблюдения предписаний по хранению свободных денег сверх лимитов предусматривается административный штраф: 40-50 МРОТ — для должностных лиц, 400-500 МРОТ – для организаций.
