Как доказать неправомерность штрафа при обвинении в неоприходовании в кассу наличности?

Понятие кассовой дисциплины

Правила ведения кассовых операций в организации закрепляют указания Центробанка России № 3210-У. Нормативный документ предусматривает порядок работы с наличными денежными средствами в учреждении. За любое отклонение от установленных требований предусмотрена ответственность за нарушение порядка ведения кассовых операций. Но это не единственный норматив в работе с наличностью.
Все организации и ИП, которые принимают наличную оплату за оказанные услуги и работы или реализованный товар от физических лиц, обязаны применять онлайн-кассы. Работать без ККТ нового поколения запрещено (закон № 54-ФЗ и закон № 290-ФЗ). Если компания или коммерсант проведет операцию «мимо кассы», то штрафов не избежать.

Ключевые правила организации работы с кассовыми операциями — в статье Новое в кассовой дисциплине: как избежать штрафов».

Налоговый контроль за полнотой учета выручки

Проверка полноты учета наличной денежной выручки

Порядок осуществления налоговыми органами контроля и надзора за полнотой учета выручки денежных средств в организациях и у индивидуальных предпринимателей установлен Административным регламентом «исполнения Федеральной налоговой службой государственной функции по осуществлению контроля и надзора за полнотой учета выручки денежных средств в организациях и у индивидуальных предпринимателей (утв. Приказом Минфина РФ от 17.10.2011 № 133н).

К проверяемым объектам по этому регламенту относятся организации (за исключением кредитных организаций) и индивидуальные предприниматели, осуществляющие наличные денежные расчеты и (или) расчеты с использованием платежных карт или их уполномоченные представители.

По результатам проверки составляется акт проверки полноты учета выручки денежных средств, а в случае выявления правонарушения возбуждается производство по делу об административном правонарушении в соответствии с КоАП РФ.

Срок проведения проверки

Срок проверки в каждом конкретном случае устанавливается руководителем (заместителем руководителя) налоговой инспекции. При этом общий срок проведения проверки не может превышать 20 рабочих дней с даты предъявления проверяемому объекту поручения.

Этапы проверки

Процедура проверки состоит из следующих этапов (раздел III регламента):

1. Руководитель (заместитель руководителя) налоговой инспекции принимает решение о проведении проверки.

2. Налоговые инспекторы предъявляют поручение на проведение проверки и служебные удостоверения.

3. В течение 2-х рабочих дней c даты предъявления поручения:

а) проверяемый объект ставит подпись, должность и дату на предъявленном поручении;

б) если проверяемого объекта нет на месте, или он отказывается расписаться в поручении, то налоговые инспекторы делают запись об этом в поручении;

4. В течение 1 рабочего дня с момента предъявления проверяемому объекту поручения:

а) проверяемый объект по запросу предъявляет оригиналы или заверенные в установленном порядке копии документов, необходимых для осуществления контроля (перечень документов – в п.п. 28 и 29 регламента). При этом требование нотариально заверенных копий является неправомерным (п. 30 регламента);

б) налоговыми инспекторами рассматриваются предоставленные документы, связанные с расчетами наличными денежными средствами и платежными картами:

— по приобретению, регистрации, вводу в эксплуатацию и применению ККТ;

— по изготовлению, приемке, учету, хранению, выдаче, инвентаризации и уничтожению бланков строгой отчетности (если проверяемый объект принимает выручку с использованием БСО);

— документы, связанные с выдачей товарных чеков, квитанций или других документов, подтверждающих прием денежных средств за соответствующий товар, работу, услугу (если проверяемый объект является плательщиком ЕНВД);

в) налоговыми инспекторами рассматриваются предоставленные документы, которыми оформляются кассовые операции;

г) в акте проверки фиксируется факт рассмотрения документов.

5. В течение не более 20 рабочих дней с момента предъявления проверяемому объекту поручения:

а) определяются объем и состав контрольных действий, а также методы, формы и способы проведения таких контрольных действий (перечень контрольных действий – п. 35 регламента);

б) проверяется полнота учета выручки денежных средств (способы проверки – п.п. 36 – 41 регламента);

в) устанавливаются (выявляются, фиксируются) факты неполного (полного) учета выручки денежных средств;

г) в акте проверки фиксируется результат проверки полноты учета выручки.

6. В течение не более 20 рабочих дней с момента предъявления проверяемому объекту поручения:

а) составляется акт проверки в 2-х экземплярах (требования к оформлению акта и его реквизитам – п.п. 46-48 регламента);

б) по фактам нарушений принимаются от налогоплательщика письменные объяснения (замечания, возражения), делается об этом запись в акте;

в) подписывается акт проверки; если налогоплательщик уклоняется от подписания, то этот факт отражается в акте и акт направляется по почте заказным письмом по месту нахождения (месту жительства) проверяемого объекта;

г) один экземпляр акта передается проверяемому объекту;

д) при выявлении фактов нарушений законодательства возбуждается и осуществляется производство по делу об административном правонарушении в порядке, установленном КоАП РФ.

Права налоговых инспекторов при проведении проверки

При осуществлении контроля специалисты налоговой инспекции имеют право (п.7 регламента):

1) беспрепятственного доступа:

— к контрольно-кассовой технике проверяемого объекта;

— хранимым использованным контрольным лентам;

— накопителям фискальной памяти и программно-аппаратным средствам, обеспечивающим некорректируемую регистрацию и энергонезависимое долговременное хранение информации в контрольно-кассовой технике;

— автоматизированным системам, формирующим бланки строгой отчетности и документы на этих бланках, приравненные к кассовым чекам;

2) запрашивать для проверки документацию от проверяемого объекта, связанную с применением контрольно-кассовой техники и учетом денежных средств;

3) проводить проверку наличных денежных средств кассы и фактического наличия бланков строгой отчетности;

4) получать информацию из автоматизированных систем о выпущенных документах;

5) получать необходимые объяснения, справки и сведения по вопросам, возникающим во время осуществления контроля;

6) получать пароли контрольно-кассовой техники, необходимые для снятия отчетов показаний фискальной памяти и контрольной ленты;

7) взаимодействовать с органами внутренних дел Российской Федерации;

привлекать к административной ответственности объектов контроля в случаях и порядке, которые установлены КоАП Российской Федерации.

Обязанности проверяемого объекта

Проверяемые объекты, в отношении которых проводится проверка, обязаны (п.10 регламента):

1) обеспечивать налоговым инспекторам беспрепятственный доступ:

— к контрольно-кассовой технике;

— документации, связанной с приобретением и регистрацией, вводом в эксплуатацию и применением контрольно-кассовой техники;

— автоматизированным системам, формирующим бланки строгой отчетности и документы на этих бланках, приравненные к кассовым чекам;

2) представлять информацию о сформированных автоматизированными системами бланках строгой отчетности, заполнении бланков и выпуске автоматизированной системой документов, приравненных к кассовым чекам (информацию из автоматизированных систем о выпущенных документах);

3) давать необходимые объяснения, справки и сведения по вопросам, возникающим при проведении проверки;

4) предоставлять в налоговую инспекцию по запросам информацию в порядке, предусмотренном федеральными законами.

Документы, которые могут быть запрошены у проверяемого объекта

В ходе проверки запрашиваются следующие документы (п.п. 28, 29 регламента):

1. При осуществлении расчетов с применением ККТ:

а) документы, связанные с приобретением и регистрацией, вводом в эксплуатацию и применением контрольно-кассовой техники;

б) журнал кассира-операциониста;

в) акт о возврате денежных сумм покупателям (клиентам) по неиспользованным кассовым чекам;

г) журнал регистрации показаний суммирующих денежных и контрольных счетчиков контрольно-кассовых машин, работающих без кассира-операциониста;

д) распечатки отчетов из фискальной памяти контрольно-кассовой техники и использованных накопителей фискальной памяти;

е) контрольные ленты контрольно-кассовой техники на бумажном носителе и (или) распечатки контрольной ленты, выполненные на электронном носителе;

ж) приходные и расходные кассовые ордера;

з) журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов;

и) авансовые отчеты;

к) кассовая книга;

л) справка-отчет кассира-операциониста;

м) сведения о показаниях счетчиков контрольно- кассовых машин и выручке организации.

2. При применении бланков строгой отчетности (вместо чеков ККТ):

а) документы, связанные с изготовлением, приемкой, учетом, хранением, выдачей, инвентаризацией и уничтожением бланков строгой отчетности;

а) бланки строгой отчетности, копии бланков строгой отчетности, корешки документов;

б) информация из автоматизированной системы о выпущенных документах:

— о сформированных автоматизированными системами бланках строгой отчетности;

— заполнении бланков;

— выпуске автоматизированной системой документов, приравненных к кассовым чекам;

в) акт приемки бланков строгой отчетности;

г) книга учета бланков строгой отчетности;

д) акт о списании бланков строгой отчетности.

3. При отсутствии ККТ у налогоплательщика ЕНВД:

а) документы, связанные с выдачей товарных чеков, квитанций или других документов, подтверждающих прием денежных средств за соответствующий товар (работу, услугу).

4. Иные документы:

а) книга учета доходов и расходов и хозяйственных операций индивидуального предпринимателя;

б) книга учета доходов и расходов организаций и индивидуальных предпринимателей, применяющих упрощенную систему налогообложения;

в) книга учета доходов индивидуальных предпринимателей, применяющих упрощенную систему налогообложения на основе патента;

г) книга учета доходов и расходов индивидуальных предпринимателей, применяющих систему налогообложения для сельскохозяйственных товаропроизводителей (единый сельскохозяйственный налог);

д) распорядительный документ об установленном лимите остатка наличных денег;

е) иные необходимые для проверки первичные учетные документы и регистры бухгалтерского учета.

Контрольные действия

Состав и способы контрольных действий (п. 35 регламента):

1) документальное изучение финансовых и хозяйственных операций за проверяемый период:

— анализ и оценка информации, полученной из запрошенных документов;

2) фактическое изучение финансовых и хозяйственных операций за проверяемый период:

а) осмотр;

б) инвентаризация, в том числе:

— обязательная проверка наличных денежных средств, находящихся в денежном ящике контрольно-кассовой техники, путем снятия остатка (пересчета) денежной наличности с учетом средств, выдаваемых кассиру перед началом рабочей смены в качестве разменной монеты. По результатам инвентаризации составляется акт о проверке наличных денежных средств, находящихся в денежном ящике контрольно-кассовой техники, в двух экземплярах. До начала инвентаризации в акте оформляется расписка кассира о том, что в денежном ящике ККТ нет (или есть) личных денег кассира, а все кассовые документы, не переданные в бухгалтерию (администратору, старшему кассиру), предоставлены проверяющим (п. 36 регламента);

— проверка фактического наличия бланков строгой отчетности (по видам бланков с учетом начальных и конечных бланков документов), по итогам которой составляется акт проверки фактического наличия бланков строгой отчетности в двух экземплярах;

— проверка наличия у плательщиков ЕНВД, не применяющих ККТ, товарных чеков, квитанций или других документов, подтверждающих прием денежных средств за соответствующий товар (работу, услугу);

в) наблюдение, пересчет;

г) экспертиза: в случаях, требующих применения научных, технических или иных специальных знаний, для участия в проверке привлекаются эксперты (экспертные организации);

д) проверка соблюдения:

— требований к контрольно-кассовой технике, порядка и условий ее применения;

— порядка и условий применения бланков строгой отчетности;

— требований к автоматизированным системам для формирования бланков строгой отчетности и заполнения соответствующих документов, порядка и условий их применения;

— порядка и условий выдачи товарных чеков, квитанций и других документов, подтверждающих прием денежных средств за соответствующий товар (работу, услугу);

3) получение от проверяемого объекта необходимых письменных объяснений, справок и сведений по вопросам, возникающим в ходе проверки, документов и заверенных копий документов;

4) способы изучения:

— сплошным способом – в отношении всей совокупности финансовых и хозяйственных операций;

— (или) выборочным способом – в отношении части финансовых и хозяйственных операций.

Определение полноты учета выручки

Порядок определения полноты учета денежной выручки установлен в п.п. 37-41 регламента.

1. При применении ККТ:

а) сравнивают суммы наличных денежных средств, находящихся в денежном ящике контрольно-кассовой техники на момент проведения инвентаризации, с данными, отраженными:

— в фискальном отчете,

— контрольной ленте контрольно-кассовой техники,

— записями в журнале кассира-операциониста;

б) записи в журнале кассира-операциониста сверяют с приходными кассовыми ордерами, кассовыми отчетами и данными кассовой книги, книги учета доходов и расходов;

в) на контрольной ленте проверяется наличие всех порядковых номеров кассовых чеков, сверяются номера и суммы кассовых чеков, распечатанных на контрольной ленте, с номерами и суммами имеющихся кассовых чеков (при их наличии);

г) проверяются количество фактов возврата, а также сумма денежных средств, возвращенная покупателям (клиентам) по неиспользованным кассовым чекам.

2. При применении бланков строго отчетности:

а) определяют количество использованных бланков строгой отчетности за проверяемый период на основании книги учета бланков документов, актов приемки бланков строгой отчетности и актов инвентаризации бланков строгой отчетности;

б) сопоставляют с фактическим количеством копий использованных бланков

строгой отчетности (корешков документов), хранящихся у проверяемого объекта;

в) сумму выручки денежных средств, отраженную в учете проверяемого объекта, сопоставляют с суммами, отраженными в копиях использованных бланков строгой отчетности (корешках документов), хранящихся у проверяемого объекта.

Акт проверки

Требования к акту проверки установлены пунктами 47, 48 регламента:

1) акт должен быть составлен на бумажном носителе, на русском языке и иметь сквозную нумерацию страниц;

2) не допускаются помарки, подчистки и иные исправления, за исключением исправлений, оговоренных и заверенных подписями специалиста налоговой инспекции и проверяемого объекта;

3) в акте проверки указываются:

— дата составления акта налоговым инспектором;

— полное наименование либо фамилия, имя, отчество (при наличии) проверяемого объекта, его ИНН и КПП;

— фамилии, имена, отчества (при наличии) налоговых инспекторов, проводивших проверку, их должности с указанием наименования инспекции;

— дата и номер поручения на проведение проверки;

— перечень документов, полученных налоговой инспекцией в ходе проверки;

— период, за который проведена проверка;

— даты начала и окончания проверки;

— адрес места нахождения или места жительства проверяемого объекта;

— документально подтвержденные факты нарушений, выявленные в ходе

проверки, или запись об отсутствии таковых.

В описании нарушений должны быть указаны положения нормативных правовых актов, которые были нарушены.

Права проверяемого объекта

Лица, у которых проводится проверка, имеют право (п.9 регламента):

1) непосредственно присутствовать при проведении проверки, давать объяснения по вопросам, относящимся к предмету проверки;

2) получать от налоговых инспекторов информацию, которая относится к предмету проверки и предоставление которой предусмотрено Административным регламентом;

3) знакомиться с результатами проверки и указывать в акте проверки о своем ознакомлении с результатами проверки, согласии или несогласии с ними, а также с действиями (бездействием) налоговых инспекторов;

4) обжаловать действия (бездействие) налоговых инспекторов, повлекшие за собой нарушение прав проверяемого объекта при проведении проверки, в досудебном (внесудебном) и (или) судебном порядке в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Административная ответственность

Административная ответственность за нарушения в работе с денежной наличностью установлена ст. 15.1 КоАП РФ.

Согласно п. 1 ст. 15.1 КоАП РФ к правонарушениям при работе с денежной наличностью и ведении кассовых операций относятся:

1. Осуществление расчетов наличными деньгами с другими организациями сверх установленных размеров.

Предельный размер расчетов наличными деньгами в РФ между юридическими лицами, между юридическим лицом и гражданином, осуществляющим предпринимательскую деятельность без образования юридического лица, между индивидуальными предпринимателями, связанные с осуществлением ими предпринимательской деятельности, в рамках одного договора, заключенного между указанными лицами, могут производиться в размере, не превышающем 100 тыс. рублей. Указанное ограничение установлено Указанием ЦБ РФ от 20.06.2007 № 1843-У.

2. Неоприходование (неполное оприходование) в кассу денежной наличности.

3. Несоблюдение порядка хранения свободных денежных средств.

Согласно п. 1.4 Положения о порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории Российской Федерации (утв. Банком России 12.10.2011 № 373-П) юридическое лицо, индивидуальный предприниматель обязаны хранить на банковских счетах в банках наличные деньги сверх установленного лимита остатка наличных денег (свободные денежные средства).

Денежные средства в пределах установленного лимита могут храниться в кассе организации (индивидуального предпринимателя). При этом мероприятия по обеспечению сохранности наличных денег при ведении кассовых операций, их хранении и транспортировке определяются юридическим лицом, индивидуальным предпринимателем самостоятельно в локальном распорядительном документе (основание – п. 1.11 Положения № 373-П).

4. Накопление в кассе наличных денег сверх установленных лимитов.

Для ведения кассовых операций юридическое лицо, индивидуальный предприниматель устанавливают максимально допустимую сумму наличных денег, которая может храниться в месте для проведения кассовых операций, определенном руководителем юридического лица, индивидуальным предпринимателем, после выведения в кассовой книге (форма № КО-4) суммы остатка наличных денег на конец рабочего дня (лимит остатка наличных денег).

Юридическое лицо, индивидуальный предприниматель издают об установленном лимите остатка наличных денег распорядительный документ, который хранится в порядке, определенном руководителем юридического лица, индивидуальным предпринимателем или иным уполномоченным лицом.

Юридическое лицо, индивидуальный предприниматель определяют лимит остатка наличных денег в соответствии с приложением к Положению № 373-П.

Вышеперечисленные правонарушения влекут наложение административного штрафа:

а) на должностных лиц в размере от четырех тысяч до пяти тысяч рублей;

б) на юридических лиц — от сорока тысяч до пятидесяти тысяч рублей.

Порядок организации кассы

Для соблюдения установленных норм учреждению достаточно выполнить пять ключевых шагов:

1. Назначить ответственного работника за ведение кассовых операций. Ознакомьте сотрудника с положениями указаний № 3210-У и закона № 54-ФЗ в последней редакции под подпись.
2. Обеспечьте сохранность кассы и документации. Необходимо оборудовать кабинет сейфом, в котором храните деньги, ордера, кассовые книги и чековую книжку.
3. Установите предельный лимит остатка наличности в кассе. Эта сумма вычисляется расчетным путем, по приходу или выбытиям из кассы. Не допускайте превышение лимита на конец рабочей смены или дня, иначе гарантированы штрафные санкции за нарушение кассовой дисциплины. Излишки вносите на расчетный счет компании в банке. В дни зарплаты остаток может быть больше лимита.
4. Все операции отражайте специальными кассовыми документами. На приходные операции выписывайте приходный ордер, на расход — расходный. Регистрируйте операции в кассовой книге. Если принимаете наличную оплату за товар, работы, услуги, используйте онлайн-ККТ.
5. Тратьте выручку только на разрешенные цели. Перечень одобренных затрат приведен в указаниях Банка России от 07.10.2013 № 3073-У.

Какие нарушения допускаются

Подконтрольные организации обязаны разбираться и понимать, за какие кассовые нарушения штрафуют, и при каких условиях наказания недопустимы. Всего выделяют пять категорий проступков, за которые предусмотрена административная ответственность:

ВАЖНО!
В назначении мер административной ответственности предусмотрен срок исковой давности по нарушениям кассовой дисциплины — всего два месяца со дня совершения правонарушения. Например, лимит остатка кассы превышен 10.01.2019. Накажут учреждение, только если проступок выявят до 10.03.2019. Позже применять взыскание неправомерно.

Исключением являются длящиеся преступления. Это категория проступков в части нарушений положений закона № 54-ФЗ. Например, если организация длительное время не переходит на онлайн-кассу.

Арбитражная практика. Ответственность за неоприходование выручки

Ситуация

Налоговая инспекция провела проверку соблюдения организацией правил пользования ККМ, в результате которой установлено, что она не оприходовала часть выручки. Такой вывод был сделан на основании того, что суммы, указанные в кассовой книге и зафиксированные в фискальной памяти ККМ (контрольные ленты), не совпадали. За это организацию оштрафована в соответствии с пунктом 9 Указа Президента РФ от 23.05.94 № 1006 (далее — Указ № 1006). Величина санкции равна трехкратному размеру неоприходованной в кассу выручки. Фирма отказалась уплачивать штраф в добровольном порядке. Поэтому налоговая инспекция обратилась в суд с иском о его взыскании. Суд первой инстанции в удовлетворении иска отказал. Он указал, что налоговая инспекция не представила достаточных доказательств факта неоприходования организацией денежных средств в кассу. В апелляционной инстанции дело не рассматривалось. Налоговая инспекция подала кассационную жалобу. В ней она попросила удовлетворить иск в полном объеме, сославшись на неправильное применение судом первой инстанции норм материального права.
Решение
ФАС Северо-Западного округа рассмотрел материалы дела и в постановлении от 27.02.2002 № 5641 указал следующее. Сведения о всех суммах, которые поступили в кассу организации, должны отражаться в кассовой книге. Это следует из статьи 34 Федерального закона от 02.12.90 № 394-1 «О Центральном банке РФ (Банке России)» и пункта 22 Порядка ведения кассовых операций в РФ, который утвержден решением совета директоров Банка России 22.09.93 № 40. Однако проверяемая организация нарушила указанные правила. Она не учла в кассовой книге денежную выручку, получение которой зафиксировано фискальной памятью ККМ и приходными кассовыми ордерами. Ответственность за такое правонарушение предусмотрена пунктом 9 Указа № 1006. На организацию накладывается штраф в трехкратном размере неоприходованной суммы. При этом довод о неумышленных ошибках не может быть принят во внимание. Напомним, что в соответствии со статьей 12 КоАП РСФСР административное правонарушение может быть совершено и по неосторожности. Суд кассационной инстанции отметил, что налоговая инспекция не нарушила процедуру привлечения организации к административной ответственности. Размер штрафа определен в соответствии с данными приходно-кассовых ордеров, кассовых чеков и кассовой книги и не оспаривается предприятием-нарушителем. Решение о привлечении организации к ответственности вынесено в пределах двухмесячного срока со дня совершения правонарушения. На основании вышеизложенного ФАС Северо-Западного округа удовлетворил кассационную жалобу налоговой инспекции. Решение суда первой инстанции отменено.

Советы

Отметим, что инспекторы отделов оперативного контроля, которые проверяют соблюдение организациями правил применения ККМ, в последнее время делают упор именно на проверку полноты оприходования выручки в кассу. Фактически сейчас ее неотражение — это единственное основание, по которому на организацию может быть наложен штраф. Напомним, что штрафы за неприменение ККМ налагались в соответствии со статьей 7 Закона РФ от 18.06.93 № 5215-1 «О применении ККМ при осуществлении денежных расчетов с населением». Однако в конце прошлого года они были удалены из этой статьи Федеральным законом от 30.12.2001 № 196-ФЗ. Проверки полноты оприходования выручки обычно проводятся по следующему алгоритму. 1. С ККМ снимают полные фискальные отчеты за проверяемый период (месяц, квартал и т. д.). 2. Данные этих отчетов сверяются с журналами кассира-операциониста, приходными кассовыми ордерами, Z-отчетами (отчеты по ККМ за каждый день работы) и кассовой книгой организации. 3. Проверяется правильность оформления возвратов и ошибочно пробитых сумм. В ходе проверки могут быть обнаружены расхождения (например, по кассе пробито больше, чем оприходовано в кассовой книге) и незадокументированные возвраты или ошибочно пробитые суммы. В этом случае проверяющие составляют акт и протокол об административном правонарушении. Чтобы избежать таких неприятностей, бухгалтер должен внимательно следить, чтобы все суммы из Z-отчетов по всем ККМ за каждый день работы были отражены в приходных кассовых ордерах и кассовой книге. Кроме того, следует правильно оформлять возвраты и ошибочно пробитые суммы. Для этого нужно составлять акт по форме КМ-3, утвержденной постановлением Госкомстата России от 25.12.98 № 132. Акт составляется в одном экземпляре. Его подписывают члены комиссии, в которую обычно входят заведующий отделом (секцией), старший кассир, кассир-операционист. Чеки, которые возвращены покупателями (ошибочно пробиты), должны быть погашены, наклеены на лист бумаги и вместе с актом сданы в бухгалтерию. Суммы, выплаченные по возвращенным чекам, записываются в журнал кассира-операциониста. На них уменьшается выручка за соответствующий день. Отметим, что оштрафовать за неоприходование выручки в кассу могут не только организацию, но и ее руководителя. В соответствии с пунктом 9 Указа № 1006 ему придется заплатить 5000 рублей.

М.В. Скороходов , эксперт АГ «РАДА»

Виды наказаний за нарушения

За проступки в части соблюдения кассовой дисциплины нарушителя ждет административная ответственность. Часть 1 ст. 15.1 КоАП РФ и письмо ФНС от 09.07.2014 № ЕД-4-2/13338 предусматривают следующие виды взысканий:

• предупреждение;
• штраф в отношении ответственного работника (руководителя или иного сотрудника организации);
• штраф в отношении компании-нарушителя.

В отношении проступков в части соблюдения закона 54-ФЗ (ст. 14.5 КоАП РФ) наказания следующие:

• предупреждение;
• штраф на ответственное лицо;
• штраф на организацию;
• дисквалификация должностного лица;
• приостановка деятельности компании (срок до 90 дней).

Ответственность за нарушение порядка выдачи денег под отчет

Расчеты с подотчетными лицами по выданным им авансам относятся к кассовым операциям. Согласно п. 4.4 Положения № 373-П денежные средства выдаются работнику под отчет по расходному кассовому ордеру на основании заявления работника, составленного в произвольной форме и содержащего собственноручную надпись руководителя о сумме наличных денег и о сроке, на который выдаются наличные деньги, подпись руководителя и дату. Подотчетное лицо обязано в срок, не превышающий трех рабочих дней после дня истечения срока, на который выданы наличные деньги под отчет, или со дня выхода на работу, представить авансовый отчет и документы, подтверждающие понесенные расходы.

Нарушение порядка работы с денежной наличностью и порядка ведения кассовых операций влечет административную ответственность, установленную ч. 1 ст. 15.1 КоАП РФ. Указанной статьей предусмотрено наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от 4 000 до 5 000 руб., на юридических лиц — от 40 000 до 50 000 руб. в случаях:

— осуществления расчетов наличными деньгами с другими организациями сверх установленных размеров;

— неоприходования (неполного оприходования) в кассу денежной наличности;

— несоблюдения порядка хранения свободных денежных средств;

— накопления в кассе наличных денег сверх установленных лимитов.

Таким образом, выдача денежных средств подотчетному лицу, не отчитавшемуся по предыдущему авансу, не является административным правонарушением.

Если выдача денежных средств под отчет определенным работникам, не отчитавшимся за предыдущие авансы, носит систематический характер, то это может рассматриваться налоговыми органами как искусственное сокрытие «перелимита» остатка кассы, что влечет административную ответственность по ч. 1 ст. 15.1 КоАП РФ. В таком случае отсутствие факта административного правонарушения придется доказывать в суде.

В деле, рассмотренном ФАС Дальневосточного округа, основанием для привлечения общества к административной ответственности послужила выявленная налоговым органом в ходе проверки деятельности Общества по вопросу полноты оприходования выручки и соблюдения порядка ведения кассовых операций систематическая выдача руководителю общества денежных средств из кассы предприятия под отчет без производственной необходимости с последующим возвратом их в кассу предприятия, что было квалифицировано налоговым органом как уклонение от сдачи наличных денежных средств, сверх установленных лимитов в банк.

Как указал суд в постановлении от 16.07.2010 № Ф03-4472/2010, норма ст. 15.1 КоАП РФ в качестве обязательного признака состава правонарушения предусматривает наличие у этих денежных средств статуса «свободных денежных средств». Соответствующий статус денежные средства сохраняют до момента выдачи их под отчет уполномоченному лицу на хозяйственно-операционные расходы.

Кроме этого, денежные средства, поступающие под отчет должностному лицу, впоследствии сдавались в кассу предприятия для расчета с работниками (заработная плата) и для сдачи в банк. В этой связи суд счел неподтвержденным материалами дела довод инспекции об оформлении обществом кассовых операций с целью уклонения от сдачи наличных денежных средств, сверх установленных лимитов в банк.

По мнению суда, хозяйственная операция, заключающаяся в выдаче наличных денежных средств под отчет материально-ответственному лицу на хозяйственно-операционные расходы, которое не представило отчет по ранее выданному ему авансу, нарушает порядок выдачи наличных денежных средств, а не порядок ведения кассовых операций, выразившееся в накоплении в кассе наличных денег сверх установленных лимитов. За нарушение порядка выдачи денежных средств под отчет административная ответственность не предусмотрена.

Аналогичные судебные решения приняты ФАС Западно-Сибирского округа от 05.02.2009 № Ф04-491/2009, ФАС Поволжского округа от 23.12.2008 № А12-14717/2008.

При этом Девятый арбитражный апелляционный суд в постановлении от 06.03.2013 № 09АП-2451/2013 счел правомерным административное наказание по ч. 1 ст. 15 КоАП РФ за правонарушение, выразившееся в выдаче денежных средств под отчет по расходным кассовым ордерам без письменных заявлений подотчетных лиц, а также работникам, не отчитавшимся за ранее полученные под отчет денежные средства.

Штрафы и наказания за нарушения кассовой дисциплины

Представим в виде таблицы, какие штрафы предусмотрены за нарушение кассовой дисциплины. В соответствии со ст. 15.1 КоАП РФ, нарушителей накажут:

Как доказать неправомерность штрафа при обвинении в неоприходовании в кассу наличности?

Нередко налоговики проводят проверки кассовой дисциплины и обнаруживают нарушения порядка ведения кассовых операций, например, когда предприятие имеет обособленные структурные подразделения (магазины), но не ведет в них кассовые книги, как того требует обновленный в 2014 году порядок ведения кассовых операций, или когда производится систематическая выдача из кассы денег под отчет без соблюдения условия о полном погашении ранее полученных под отчет денежных средств. Результаты такой проверки зачастую оборачиваются обвинением (1) в несоблюдении порядка хранения свободных денежных средств и (2) неоприходовании (неполном оприходовании) в кассу денежной наличности и соответствующими штрафными санкциями по статье 15.1 КоАП РФ. Но, всегда ли правомерны такие обвинения … и как можно попытаться доказать неправомерность административного штрафа в этом случае? — об этом расскажет генеральный директор ООО «Аудиторская Николай Некрасов.

В соответствии со статьей 1.6 КоАП РФ лицо, привлекаемое к административной ответственности, не может быть подвергнуто административному наказанию иначе как на основаниях и в порядке, установленных законом. Согласно части 1 статьи 15.1 КоАП РФ административно наказуемым деянием признается нарушение порядка работы с денежной наличностью и порядка ведения кассовых операций, выразившееся:

1. в осуществлении расчетов наличными деньгами с другими организациями сверх установленных размеров;
2. в неоприходовании (неполном оприходовании) в кассу денежной наличности;
3. в несоблюдении порядка хранения свободных денежных средств;
4. в накоплении в кассе наличных денег сверх установленных лимитов.

Таким образом, законодателем четко определен перечень конкретных случаев (исходя из диспозиции нормы их всего четыре, поскольку список носит закрытый характер), когда нарушение порядка работы с денежной наличностью и порядка ведения кассовых операций признается административным правонарушением, за которое предусмотрено административное наказание в виде штрафа для должностного лица в размере от 4 000 руб. до 5 000 руб., для юридического лица — от 40 000 руб. до 50 000 руб.
Следовательно, совсем НЕ ЛЮБОЕ из всех возможных нарушений порядка работы с денежной наличностью и порядка ведения кассовых операций является административно наказуемым деянием. Это факт. Порядок работы с денежной наличностью и порядок ведения кассовых операций регламентирован Указанием Центрального Банка РФ от 11.03.2014 года №3210-У «О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства» (далее по тексту – Указания №3210-У).

Разберем первый случай. Обществу вменяются в вину деяние, выразившееся в неоприходовании (неполном оприходовании) денежных средств в сумме …. тыс.руб., поскольку в обособленном подразделении организации не велась отдельная кассовая книга, но велась кассовая книга в центральном офисе компании. Однако, на наш взгляд, утверждение Инспекции о факте неоприходования Обществом (неполном оприходовании) в кассу Общества денежной наличности при таких обстоятельствах, на наш взгляд, не соответствуют положениям статьи 15.1 КоАП РФ.

В соответствии с подпунктом 4.6 пункта 4 Указаний ЦБ РФ №3210-У обособленные подразделения передают юридическому лицу копию листа своей кассовой книги 0310004 в порядке, установленном юридическим лицом с учетом срока составления юридическим лицом бухгалтерской (финансовой) отчетности. Исходя из указанной нормы следует, что каждое территориально обособленное подразделение Общества обязано вести свою отдельную кассовую книгу, и соответственно оформлять приходные и расходные кассовые ордера, документально подтверждающие каждый факт оприходования наличных денежных средств в кассу обособленного подразделения предприятия, а затем эти данные в установленном порядке передаются в головной офис предприятия, к котором оформляется сводная финансовая отчетность предприятия, содержащая данные обо всех фактах оприходования наличных денежных средств по предприятию в целом.

Инспекцией было установлено, что само Общество в своей кассе вело учет ВСЕХ наличных денежных средств, поступивших от покупателей, включая, в т.ч. и поступавших через обособленное подразделение Общества. Учет поступивших денежных средств велся Обществом в кассовой книге Общества в целом, однако не оформлялся в отдельной кассовой книге обособленного подразделения Общества. Это, конечно же, является нарушением установленного порядка ведения кассовых операций, регламентированных Указанием №3210-У. С этим никто и не спорит. Работники Общества просто не отреагировали на последнее изменение в 2014 году Правил ведения кассовых операций, хотя прошло уже почти два года. Это обстоятельство, конечно же, их не оправдывает, однако, по нашему мнению, такое нарушение порядка ведения кассовых операций не является административно-наказуемым деянием, поскольку оно не предусмотрено (не поименовано) в части 1 статьи 15.1. КоАП РФ.

Очевидно, что оприходование денежных средств, полученных обособленным подразделением Общества, (т.е. их учет) Обществом на самом деле производился, но в головной организации этого Общества, что не опровергается и самой Инспекцией.

Законодательством не установлено, что понимается под оприходованием денежных средств, а также, что понимается под неоприходованием денежных средств. Согласно словарю бухгалтерским терминов (см. Большой бухгалтерский словарь под ред. А.Н. Азрилияна), оприходование – это отражение в стоимостном выражении в активе (учете) соответствующих счетов, поступивших материальных ценностей, имущества. Соответственно под неоприходованием следует пониматься неотражение (сокрытие) в стоимостном выражении в активе (учете) соответствующих счетов, поступивших материальных ценностей, имущества.

Следовательно, в ходе проверки налоговым органом было выявлено, что Общество неправильно оприходовало в кассовую книгу денежную наличность, поступившую в обособленное подразделение предприятия, но при этом не было выявлено нарушения, что Общество вообще не оприходовало эту денежную наличность.

На наш взгляд это совершенно разные нарушения порядка ведения кассовых операций, а ответственность по ст.15.1 КоАП РФ предусмотрена не за все без исключения возможные нарушение порядка ведения кассовых операций, а лишь за те из них, которые прямо предусмотрены этой статьей.

Следовательно, в рассматриваемом случае в действиях Общества отсутствует состав правонарушения. Однако, необходимо отметить, что имеющаяся судебная практика на эту тему весьма разнообразна и порой решения судов при аналогичных обстоятельствах удовлетворяют требования налоговиков о наложении административного штрафа. Поэтому нельзя быть уверенным в том, что предлагаемую нами правовую позицию в Вашем случае суд поддержит.

Поэтому, рекомендуем, на всякий случай указывать, что если уважаемый суд сочтет наши доводы относительно отсутствия в деянии состава правонарушения неубедительными, тогда следует принять во внимание, что нарушение, совершенное Обществом является малозначительным (см. ст.2.9 КоАП РФ), поскольку в нем отсутствует существенная угроза охраняемым общественным отношениям. Кроме того, в настоящий момент данное нарушение Обществом устранено, а к тому времени, оно (нарушение) уже действительно должно быть Вами устранено. Возможно, Вам повезет и вы избежите штрафных санкций.

Разберем второй случай. Обществу вменяют в вину деяния, выразившиеся в систематической выдаче из кассы наличных денежных средств под отчет руководителю Общества без соблюдения условия полного погашения ранее полученных под отчет сумм наличных денежных средств. При этом подотчетное лицо, обязано было оформить и представить по ранее выданным под отчет суммам авансовые отчеты о расходах, связанных с осуществлением деятельности организации, с подтверждающими документами. Либо вернуть в кассу Общества неизрасходованные наличные деньги с их последующим оприходованием в кассе. Однако, неизрасходованные подотчетным лицом суммы денежной наличности систематически не были оприходованы в кассу, т.е. Инспекцией установлен факт неоприходования в кассу общества денежной наличности. Кроме того, неизрасходованные суммы наличных денежных средств, ранее выданных под отчет не были сданы в банк на расчетный счет общества, а находились в подотчете руководителя организации. Чем нарушен порядок хранения свободных денежных средств.

Из текста постановления о назначении административного наказания следует, что Инспекция совершенно четко определила и описала все нарушения порядка ведения кассовых операций, которые она выявила в проверяемом Обществе (структурируем их):

• Первое. Из кассы общества систематически выдавались денежные средства под отчет без соблюдения условия полного погашения ранее полученных под отчет сумм наличных денежных средств. И мы согласны с Инспекцией, что такое нарушение порядка ведения кассовых операций Обществом действительно допущено. Но … это нарушение порядка ведения кассовых операций не поименовано в части 1 статьи 15.1 КоАП РФ.
• Второе. При этом подотчетное лицо, в случае если оно не отчиталось по ранее выданным ему под отчет суммам, обязано было вернуть в кассу Общества неизрасходованные им наличные подотчетные деньги, а Общество должно было оприходовать эти денежные средства в кассе Общества с оформлением приходных кассовых ордеров и внесением записей в кассовую книгу общества. Однако, неизрасходованные подотчетным лицом (директором) суммы денежной наличности систематически не были оприходованы в кассу Общества.

А вот в этом мы не согласны с Инспекцией, поскольку на наш взгляд, нарушения порядка ведения кассовых операций в виде неоприходования (неполного оприходования) в кассу денежной наличности в данной ситуации Обществом допущено не было, поскольку руководитель организации в кассу Общества неизрасходованные им денежные средства действительно не сдавал и в связи с этим, оприходовать денежные средства, которые в кассу Общества фактически не поступали, Общество никак не могло. Следовательно, нарушения порядка ведения кассовых операций в виде неоприходования (неполного оприходования) в кассу денежной наличности, а следовательно и нарушения порядок хранения свободных денежных средств в данном случае Обществом допущено не было.
По нашему мнению, только в случае, если бы подотчетное лицо действительно сдавало в кассу Общества неизрасходаванные им подотчетные суммы, а Общество их при этом бы не оприходовало в своей кассе, то лишь тогда имели бы место нарушения порядка ведения кассовых операций, поименованные в части 1 статьи 15.1 КоАП РФ, выразившиеся в (1) неоприходовании (неполном оприходовании) денежных средств и (2) несоблюдении порядка хранения свободных денежных средств.

Фактически выданные Обществом подотчетному лицу денежные средства не могут являться свободными денежными средствами Общества (как их трактует Инспекция), поскольку они выданы из кассы Общества и находятся в распоряжении у подотчетного лица, а не у Общества, даже если они выданы ему в нарушение порядка ведения кассовых операций. Очевидно, что по денежным средствам, фактически выданным в подотчет, возникает задолженность подотчетного лица перед Обществом, но денег, выданных под отчет в кассе Общества в этот момент нет. Следовательно, нет и не может быть несоблюдения порядка хранения свободных денежных средств в кассе предприятия.

В соответствии с Указаниями №3210-У (подпункт 6.3 пункта 6) установлено, что выдача наличных денег под отчет проводится при условии полного погашения подотчетным лицом задолженности по ранее полученной под отчет сумме наличных денег. Следовательно, в рассматриваемом случае, Обществом были нарушены положения именно подпункта 6.3 пункта 6 Указаний 3210-У, поскольку руководитель организации получал от Общества денежные средства под отчет, при этом, не отчитавшись за ранее полученную им под отчет сумму наличных денег.

Каким образом Общество могло нарушить порядок хранения свободных денежных средств в кассе (как полагает налоговый орган), если денежные средства, фактически выданные подотчетному лицу, фактически в кассе Общества не находятся? При этом факт выдачи денежных средств под отчет директору общества подтвержден расходными кассовыми ордерами, которые оформлены в полном соответствии с установленными правилами и сомнению со стороны Инспекции не подвергаются. А доказательств, подтверждающих факт наличия в кассе предприятия денежных средств, выданных под отчет, налоговым органом не представлено.

Как, по мнению налогового органа, Общество могло бы оприходовать в свою кассу денежные средства, которые фактически в кассу от подотчетного лица не поступали, даже если подотчетное лицо нарушало установленный порядок, не возвращая предприятию неизрасходованные им подотчетные денежные средства? Доказательств, подтверждающих факты возврата подотчетным лицом в кассу предприятия неизрасходованных им подотчетных денежных средств налоговым органом не представлено.

За нарушение порядка выдачи денежных средств под отчет административная ответственность в настоящее время КоАП РФ не предусмотрена. Аналогичную позицию высказал и Верховный суд РФ в своем постановлении от 30.09.2015 года по делу № 307-АД15-11670. Следовательно, в рассматриваемом случае в действиях ООО «Энотека» отсутствует состав правонарушения.

Однако, на случай, если суд сочтет эти доводы относительно отсутствия в деянии состава правонарушения неубедительными, тогда рекомендуем просить суд принять во внимание, что нарушение, совершенное Обществом является малозначительным (см. ст.2.9 КоАП РФ), поскольку в нем отсутствует существенная угроза охраняемым общественным отношениям, и это не привело к серьезным негативным последствиям. Кроме того, к тому времени данное нарушение Обществом должно быть уже устранено.

Внутренний контроль

На проведение ревизий внутреннего характера уполномочены штатные сотрудники организации. Например, провести внезапную ревизию кассы вправе главный бухгалтер или руководитель организации.

Порядок проведения ревизии, как и перечень уполномоченных лиц, закрепите в учетной политике учреждения. Либо издайте отдельный приказ. Учтите, что внезапная ревизия кассы проводится группой лиц. То есть специально созданной комиссией.

Проверку кассовой дисциплины в организации следует проводить и при смене кассира (работника, ответственного за прием и выдачу наличных, оформление документов).

Внешний контроль

Под внешним контролем кассы понимаются проверки и ревизии соблюдения кассовой дисциплины, которые осуществляются государственными органами, службами и ведомствами.

Представителей коммерческих структур уполномочена контролировать ФНС. Инспекция разрабатывает и утверждает специальные планы выездных налоговых проверок. В соответствии с планами, выявляются риски от нарушений кассовой работы. ФНС вправе провести внеплановую ревизию. Учтите, что отсутствие компании в плане проверок ФНС не является гарантией того, что инспекторы не приедут с ревизией. Инспекция уполномочена назначить внеплановый контроль при наличии веских оснований и даже без них.

Бюджетный сектор контролирует не только ФНС. Ревизии кассы вправе проводить:

• Счетная палата;
• ревизионный отдел финансового органа, в котором обслуживается учреждение;
• Министерство внутреннего финансового контроля;
• Министерство финансов;
• учредитель или профильное министерство и ведомство;
• органы прокуратуры и следственного комитета;
• иные представители госструктур.

Бюджетников на нарушения по кассовым операциям могут проверять хоть каждый день, так велико число контролеров и ревизоров.

При инициации внешней проверки кассы контролер обязан предоставить:

• удостоверение контролера;
• распоряжение ведомства, инициировавшего контрольное мероприятие;
• план проведения ревизии;
• предмет проверки;
• сроки проведения контрольного мероприятия.

ВАЖНО!

Документы заверяют подписью и печатью руководителя ведомства. Если бумаг недостаточно или отсутствуют подписи или печати, потребуйте предоставить верную документацию. До этого не допускайте ревизора к проверке.

Как фиксируются нарушения

Выявленные ошибки, отклонения и проступки оформляют специальным актом. Иначе привлечь нарушителя к ответственности нельзя. Проверьте, все ли обязательные реквизиты отражены в акте про нарушения при проверке кассовых операций. К ним относят:

• наименование документа, дата составления, номер;
• наименование подконтрольной организации;
• члены комиссии (Ф.И.О., должности) — для внутренней проверки;
• должность, Ф.И.О. ревизора, наименование ведомства — для внешней формы контроля;
• кассир или иное материально-ответственное лицо (Ф.И.О., должность);
• перечень ценностей в кассе на начало проведения ревизии (это не только наличность, но и марки, ценные бумаги, бланки строгой отчетности);
• сумма наличных денег и стоимость прочих ценностей по учетным данным;
• последние номера приходных и расходных ордеров (при наличии);
• детальное отражение факта и содержания нарушения.