Все организации и ИП, торгующие в розницу за наличные, обязаны использовать контрольно-кассовую технику. Согласно закону №54-ФЗ от 22 мая 2003 года любая контрольно-кассовая машина (ККМ) подлежит обязательной регистрации в территориальном органе ИФНС. Ответственность за нарушение этой нормы несут: юридические лица и ИП в виде штрафа 30–40 тыс. рублей, а также непосредственно руководитель организации в пределах 3–4 тысяч.
Нужно понимать, что кассовый аппарат – это не просто машина, которая выбивает чеки. ККМ ведёт еще и фискальный учёт, а вся кассовая дисциплина торговых предприятий целиком и полностью регламентирована, начиная с момента покупки техники. Именно с этого для предпринимателя начинается процесс постановки ККМ на учёт.
Чем грозит нарушение новых правил
Пренебрежение предписаниями по работе с наличными денежными и электронными средствами влечет административное наказание. Статья 15.1 КоАП РФ предусматривает штрафы в размере (в рублях РФ):
- ответственные специалисты — 4000 – 5000;
- организации — 40000 – 50000.
Об отдельных аспектах применения нормы рассказывал Верховный суд России в третьем и четвертом обзорах за 2021 год. За органами муниципального контроля признали право на составление протоколов о совершении правонарушений. Высшая инстанция разъяснила порядок отнесения участников расчетов к платежным агентам.
Суровые меры ответственности грозят коммерсантам в случае уклонения от регистрации кассы, либо при игнорировании требований о выдаче чека. В таких ситуациях применяют положения ст. 14.5 КоАП РФ. Вынести соответствующее постановление контролирующий орган вправе в течение 12 месяцев со дня совершения проступка.
| № п.п. | Состав нарушения | Санкции | Примечание |
| 1. | Неприменение ККТ в соответствии с действующими правилами | Административный штраф (в рублях):
| Повторный проступок, либо прием выручки без ККТ в 1 000 000 рублей и более повлечет дисквалификацию предпринимателя на 1 – 2 года. Для организаций нарушение обернется приостановкой работы на 90 суток |
| 2. | Использование кассовых аппаратов, не отвечающих утвержденным нормативам | Предупреждение или штраф (в рублях):
| Четвертый пункт статьи 14.5 КоАП распространяется на случаи работы с устаревшими образцами кассовой техники |
| 3. | Уклонение от выдачи электронного или бумажного чека | Предупреждение или штраф (в рублях):
| Норма применима к расчетам с оформлением бланков строгой отчетности |
| 4. | Сокрытие информации о кассовых операциях и игнорирование запросов налогового органа | Предупреждение или штраф (в рублях):
| Санкции налагают при отказе от исполнения запроса, либо при просрочке отправки документов |
Статья 14.5 КоАП РФ предусматривает возможность освобождения нарушителя от административных санкций. Условием становятся добровольное информирование контролирующего органа о проступке с передачей полных и достоверных сведений. От выполнения обязанности оговорка не избавляет.
Комплексная автоматизация или автономный кассовый аппарат
Реформа системы расчетов поставила перед представителями бизнеса немало вопросов. Помимо предложений о покупке онлайн-касс на рынке появились услуги полной автоматизации торговли. Переходный период предложили превратить в новый этап развития компании. Создание отлаженного механизма позволяет:
- оперативно получать отчеты о задолженности клиентов и поступивших авансах;
- анализировать эффективность различных способов рекламы;
- планировать торговую деятельность;
- изучать детализацию кассовых операций за день, неделю, месяц или иной период;
- контролировать все денежные потоки в организации;
- существенно упростить бухгалтерский и налоговый учет;
- исключить риски ошибок в первичной отчетности;
- обмениваться данными с пользователями мировой сети по защищенным каналам;
- быстро формировать документацию для проведения ревизий, инвентаризаций, аудита;
- создавать удобную клиентскую базу.
Комплексная автоматизация заключается в создании локальной сети устройств и установке специального программного обеспечения. Решение актуально для сетевых магазинов, крупных компаний, фирм с большим ассортиментом, оптовиков с многочисленными складами, производственных предприятий. Спектр применения разработок постоянно расширяется.
Покупка автономного ККТ сэкономит предпринимателю средства. Однако для успешного развития и выхода на новый уровень потребуются структурные преобразования. Интерес к комплексной автоматизации подогревает политика Минфина РФ и налоговой службы. Ведомства настаивают на постепенном переходе бизнеса к прогрессивным форматам.
Кто может работать без кассы?
- Вы ИП и сдаёте свою квартиру в аренду.
- Ремонтируете обувь.
- Делаете ключи.
- Торгуете на рынках и ярмарках.
- Торгуете с лотков, тележек, корзин.
- Продаёте через киоски газеты и журналы.
- Продаёте мороженое, напитки и питьевую воду через киоски.
- Работаете в труднодоступной местности — их перечень устанавливается местными законами.
- Торгуете через механические автоматы, в которых нет аккумулятора или электропитания и которые принимают только металлические монеты. Например, автомат с бахилами, игрушками, жвачкой.
- Занимаетесь другим бизнесом из ст. 2 54-ФЗ.
Как зарегистрировать кассу в ИФНС
Если владелец все же хочет зарегистрировать кассу через отделение федеральной налоговой службы, то это также возможно. Для этого необходимо подать заявление в двух экземплярах. Второй экземпляр остается у владельца. Регистрационный номер ККТ, который получит предприниматель будет действителен вплоть до момента снятия кассы с учета. Даже приобретая аппарат у третьего лица, номер сохраняется тот же, что был оформлен до покупки. Поэтому важно сохранять документы на контрольно-кассовую технику. На каждый аппарат необходимо оформление отдельного заявления.
Регистрировать ККТ необходимо с паспортом контрольно-кассовой техники, а также с документом, подтверждающим полномочия бизнесмена как руководителя организации.
Шифр регистрации ККТ выдаётся владельцу на следующий день после подачи заявления.
Если раньше по закону предприниматель должен был регистрировать кассовый аппарат по месту жительства, то есть идти в отделение согласно прописке владельца, то теперь оформление устройства возможно в любом отделении федеральной службы. Срок оформления кассового аппарата составляет 5 рабочих дней. Если срок истек, а карточка все еще не оформлена на владельца, то ИФНС обязана выдать документ, подтверждающий взятие на учет кассового аппарата. В назначенный сотрудниками день предпринимателю необходимо будет принести кассовый аппарат для фискализации техники.
Этот порядок не изменился с момента выхода закона, однако стоит помнить о возможности оформить ККТ онлайн и тем самым сэкономить деньги, время и нервы.
Грядущие изменения
В заключение кратко расскажем о планируемых изменениях нормативного регулирования.
1. В письме от 25.01.2018 № 03-01-15/4026 Минфин России сообщил о законопроекте об уточнении понятия «расчет» для целей применения ККТ (проект № 344028-7, принят в первом чтении 21.02.2018). В этом проекте понятие расчетов дополняется зачетом предварительной оплаты или авансов, а также предоставлением и погашением займов для оплаты за товары, работы, услуги. При таких операциях также будет необходимо применять ККТ.
2. ФНС России готовит приказ о корректировке форм заявлений, применяемых при регистрации (перерегистрации) ККТ и снятии ее с учета. Например, в заявление о снятии ККТ с учета добавляются сведения из отчета о закрытии фискального накопителя. Сейчас общественные обсуждения и независимая антикоррупционная экспертиза завершены, полагаем, можно в ближайшее время ожидать подписания приказа и его передачи в Минюст на регистрацию.
Законы о кассовых аппаратах
Базовым законом является 54-ФЗ от 22.05.2003 с основными изменениями в 2017-2021 годах.
Дополнительно:
- распоряжениями и информационными письмами Минфина РФ;
- приказами и реестрами ФНС РФ;
- региональными правительственными перечнями;
- судебная практика («Мой арбитр» и «Правосудие»)
- нормативные и документы федеральных ведомств (Государственный портал юридической информации)
Поскольку с внедрением онлайн-касс у предпринимателей появилась необходимость обработки личной информации клиентов, придерживаться следует и закона о персональных данных (152-ФЗ от 27.07.2006).
Кто обязан применять контрольно-кассовую технику
Отказаться от покупки ККМ вправе лица, осуществляющие только безналичные расчеты с коммерческими субъектами.
Зарегистрировать ККТ нужно в следующих случаях:
- наличные расчеты с физическими лицами, фирмами и предпринимателями;
- получение денег от клиентов на электронные кошельки, в том числе через системы «Яндекс.Деньги», QIWI (ч. 5 ст. 1.2. закона 54-ФЗ);
- поступление оплаты за продукцию, услуги или товары от рядовых граждан на счет через онлайн-банк (письмо Минфина РФ № 03-01-15/11618 от 01.03.2017).
Реформа предполагает постепенный переход действующих компаний на применение современных устройств. Онлайн-кассы уже стали обязательными для большинства предприятий. Некоторые группы участников оборота получили отсрочку. К таковым отнесли плательщиков ПСН.
| № п.п. | Критерий | Условия освобождения от применения ККТ | Примечание |
| 1. | Статус | Кредитные организации могут отказаться от контрольно-кассовой техники при обработке платежей с использованием электронных систем и автоматических устройств. Законным является отказ от ККТ сельских аптек, получивших фармацевтическую лицензию. Условием признано размещение организации на базе медицинского пункта | п. 1 и п.5 ст. 2 закона 54-ФЗ |
| 2. | Специфика коммерческой деятельности | Не предполагает использования касс продажа периодических изданий, ценных бумаг, проездных документов в общественном транспорте, продуктов питания в общеобразовательных учреждениях. Нормы об освобождении от обязанности распространяются на торговцев ярмарок, за исключением лиц из правительственного перечня № 698р от 14.04.2017 года. Сослаться на исключение могут разносчики продуктов и непродовольственных товаров, продавцы мороженого и разливных безалкогольных напитков. Не требуется выдавать кассовые чеки при оказании услуг бытового характера (колка дров, ремонт обуви, приемка стеклотары, присмотр за нетрудоспособными гражданами). Освобождение действует при реализации торговли из автоцистерн, продажи овощей навалом. Кассовый аппарат не нужен при сдаче предпринимателями собственных объектов недвижимости в аренду. Упрощенный режим предусмотрен при оказании религиозных услуг, продаже соответствующей атрибутики и литературы | п. 2 и п. 6 ст. 2 закона 54-ФЗ |
| 3. | Местоположение | Осуществление деятельности на отдаленных территориях, не имеющих постоянного доступа к мировой сети, позволяет отказаться от регистрации онлайн-касс. При этом выдавать чеки клиентам все равно придется. С этой целью предписано пользоваться специальными бланками. Список зон утверждают регионы | п.3 ст. 2 закона 54-ФЗ |
На обязанность выдавать кассовые чеки нередко влияет и характер расчетов. В письме № 03-01-15/87058 от 26.12.2017 года Минфин России отступил от принципов тотального контроля. Ведомство признало законность отказа от ККТ при оформлении операций по возврату займов. Кроме того, п.9 ст.2 закона 54-ФЗ освобождает от необходимости выдачи чека при расчетах между фирмами и предпринимателями электронными средствами. Напомним, что к таковым регламент относит цифровые кошельки в зарегистрированных платежных системах.
Согласно письму ФНС РФ № ЕД-4-20/[email protected] от 20.12.2017 года в случаях массового сбоя в сети ответственность за неприменение кассового аппарата не наступает. Правило распространяется на продавцов алкогольных напитков. После устранения неполадок предписывается формировать чеки на весь размер неучтенной выручки.
Правила работы с кассовой техникой
Порядок оформления операций с наличностью, картами и электронными платежными средствами установлен Центробанком России. Регулятор определил требования к приемке платежей, расходованию выручки, хранению наличных денег. Основными нормативными актами являются Указания № 3210-У от 11.03.2014 и № 4416-У от 19.06.2017 годов. Положение предпринимателей и юридических лиц неодинаково.
| Требование кассовой дисциплины | Организации | ИП |
| Лимит наличности | Обязательно устанавливается внутренним распоряжением | Не требуется |
| Передача излишков наличности в банк | Обязательно, за исключением дней выдачи заработной платы, поощрений персонала или оказания мер поддержки | Вся выручка поступает в полное распоряжение предпринимателя |
| Проведение операций | Руководитель, кассиры, бухгалтеры, уполномоченные соответствующим приказом | Предприниматель и ответственные наемные сотрудники |
| Оформление ордеров | Разрешено использование электронных расходных и приходных документов при наличии ЭЦП. Допускается совмещать традиционный бумажный и прогрессивный цифровой варианты. Оформлять первичную отчетность можно по фискальным данным | |
| Учет поступлений в реестрах | Все платежи и возвраты регистрируют в кассовой книге. Отражению подлежат потоки денег между сотрудниками бухгалтерии | Если учет доходов и расходов ведется по правилам налоговой системы, кассовая книга не требуется |
| Прием выручки от работников | Оформляется приходный ордер и выдается квитанция | |
| Выдача наличности | Составляется расходный кассовый ордер | |
| Расчеты с подотчетными лицами | Основанием выдачи денег является распоряжение руководителя фирмы или предпринимателя. Указание дают в письменной форме. Заявление с работника брать необязательно, а отсутствие отчета по предыдущим авансам не признается препятствием для | |
Центробанк РФ закрепил правило, согласно которому подписывать кассовые документы должен не только операционист но и главный бухгалтер. Росчерк руководителя или предпринимателя нужен только при их непосредственной работе с ККТ. Пункт 4.4. Указаний обязывает участников расчетов снабжать кассиров специальными штампами. Это требование вступает в противоречие с нормами о свободе использования печатей. Специалисты рекомендуют выполнять предписание во избежание споров с налоговой инспекцией.
Важным правилом работы с ККТ является оперативность. Оформить и выдать кассовый чек необходимо в момент приема средств. При этом потребуется выполнить условия ст. 4.7 закона 54-ФЗ. Норма закрепляет обязательные реквизиты:
- название документа, номер и дату;
- точное время, адрес совершения операции (адрес фирмы или сайт);
- наименование и ИНН продавца;
- налоговый режим;
- признак расчета;
- обозначение продукции, услуги, работы;
- стоимость единицы товара с указанием скидок, наценок, НДС;
- размер поступившей оплаты с выделением НДС, бонуса, наценки;
- форма расчета с отражением суммы;
- должность, фамилия кассира, если средства поступили не через автоматическое устройство;
- уникальный регистрационный код ККТ;
- заводской номер фискального накопителя;
- фискальный признак;
- государственный сайт для проверки подлинности документа;
- электронная почта или телефон получателя цифрового чека;
- адрес виртуального ящика отправителя;
- номер, присвоенный фискальному документу;
- код смены;
- признак сообщения (при хранении информации в накопителе или передаче ее ОФД).
Юристы рекомендуют владельцам интернет-магазинов дополнять формы заявок специальными графами. Запросить данные для отправки чека лучше на этапе оформления сделки. В противном случае могут возникнуть проблемы с пересылкой документа и риск административной ответственности.
Пошаговая инструкция по оформлению онлайн-кассы в налоговой
Ранее регистрация онлайн-кассы проходила в несколько шагов:
- Подписывался договор с центром технического обслуживания.
- Необходимые документы собирались и нотариально заверялись.
- Документы подавались инспекцию федеральной налоговой службы.
- ИФНС осуществлял осмотр и фискализацию устройства.
- Предпринимателю оформлялся сертификат регистрации ККМ.
Теперь же порядок упростили вплоть до одного пункта. Все что необходимо – подписать договор с ОФД онлайн и получить регистрационный номер на кассовый аппарат.
Если раньше необходимо было проходить все пять пунктов, при этом тратить время и деньги на оформление документов, то теперь владелец бизнеса может просто заполнить онлайн-форму и зарегистрировать ККТ.
Первый пункт стал не обязательным для выполнения, а с ЦТО больше не требуется взаимодействовать. Самая главная положительная сторона в оформлении ККТ через ОФД это то, что все происходит дистанционно. Приносить аппарат для технической проверки больше не требуется, и оформление в целом займет гораздо меньше времени.
Если предприниматель оформляет онлайн-кассу в этом году, то следует предпринять следующие шаги:
- Онлайн подача заявления на сайте nalog.ru. В момент подачи заявления владелец получает регистрационный номер ККТ. Для подачи заявления нужно зайти в личный кабинет на сайте налоговой.
- Модернизация кассового аппарат с фискальной функцией или покупка такого из государственного реестра.
- ФНС выдает карточку регистрации.
- В личном кабинете оформляется сама касса.
По выполнении этих четырех шагов предприятие получает онлайн-кассу с фискальной функцией накопления. С этого момента информация о любых операциях будет сохраняться и передаваться налоговой служб
Следующая инструкция поможет определить предпринимателю порядок регистрации онлайн кассы в налоговой:
- Авторизация пользователя в личном кабинете налогоплательщика. Для регистрации необходима установка программных компонентов или электронная подпись. Без электронной подписи и ПК не получится оформить кассу онлайн.
- Регистрация самого аппарата после авторизации предпринимателя. Эту операцию осуществлять может и доверенное лицо при наличии у него идентификационных данных.
- Личный кабинет на сайте налоговой предоставляет раздел «Мои кассы», на него необходимо кликнуть и перейти в раздел «Зарегистрировать ККТ».
- При переходе необходимо нажать на «заполнить параметры заявления вручную».
- В заявлении необходимо указать: адрес установки ККТ, модель и сведения об использовании. Важно указать оператора фискальных данных, так как это обязательное условие оформления онлайн-кассы.
- Собственник бизнеса подписывает отчет. Это происходит сразу же после подачи заявления и получения регистрационного номера устройства. В отчете необходимо указать номер техники и ФИО владельца. Отчет можно как прислать в бумажном виде ОФД, так и отправить онлайн через операторов.
- После проверки всех данных кассу регистрируют и технику уже можно эксплуатировать.
При вводе данных важно помнить о том, что федеральная информационная адресная система, которая работает вместе с налоговой службой, не располагает всеми адресами торговых точек. Поэтому прежде, чем отправлять запрос в ФНС необходимо удостовериться в наличии у службы таких данных.
Регистрацию кассы онлайн в налоговой необходимо завершить формированием отчета. Это крайне важный шаг, так как по отчету налоговая служба будет смотреть эксплуатацию кассового аппарата. В электронную форму после получения регистрационного номера ККТ и согласие на постановку фискальной техники на учет необходимо внести следующие данные:
- Дата оформления отчета. Это будет указано в чеке.
- Точное время.
- Номер полученного бланка от ОФД.
- Фискальный признак.
