Всё, что вы хотели знать о трудовых книжках, но стеснялись спросить

Многие работники ошибочно полагают, что во внесении записи в трудовую нет ничего сложного. Казалось бы, что может быть сложного в том, чтобы написать в бланке дату приема на работу и увольнения.
Но на самом деле сотрудник отдела кадров или же работодатель должны знать множество нюансов, которые касаются внесения каждой записи. Сам вид записи будет зависеть от должности работника и от множества других факторов, которые так или иначе влияют на вносимую запись.

Нельзя недооценивать труд работника отдела кадров, поэтому в помощь начинающим кадровикам, а также для общего просвещения работников, в этой статье мы рассматриваем разные ситуация внесения записи в трудовую книгу.

Основные правила заполнения трудовой книжки

Так как данный бланк сегодня считается одним из главных документов, то очень важно понимать как правильно сделать запись в трудовой книжке.

Информация, содержащая в ней, необходима для начисления пенсии, подтверждения стажа при исчислении больничных и т. д.

Поэтому основные правила оформления трудовой устанавливаются положениями ТК РФ и Постановлениями госорганов.

Согласно этим нормам кадровик или ответственный специалист должны отмечать поступление работника на работу в хозяйствующий субъект в обязательном порядке, если он выполнял трудовые функции более пяти дней. Если при этом фирма является основным его работодателем.

Если же сотрудник принят на работу по совместительству, то сделать запись в трудовую книжку нужно только по просьбе самого работника. Причем запись в трудовой книжке по совместительству делается на основании справки со второго места инспектором по кадрам основного работодателя.

Общие правила заполнения трудовой книжки следующие:

• Все отметки производятся специалистом по кадрам от руки черной, синей или фиолетовой ручкой.
• Все вносимые отметки в трудовые подлежат обязательной нумерации, которая ведется в порядке возрастания. Номера не должны повторяться. Используются только арабские цифры Для записи даты предусмотрены отдельные клетки. Сначала в клетке указывается дата двумя цифрами, далее в следующей месяц — ставятся две цифры, и год — проставляются четыре цифры.
• На первом листе трудовой следует отразить личные данные сотрудника, которые вносятся в строгом соответствии с представленным им документом, являющимся удостоверением личности (паспортом). В дальнейшем на новом месте работе инспектор по кадрам будет проверять подлинность трудовой по этим сведениям, сличая их с паспортом или иным удостоверением.
• Первая страница трудовой должна обязательно быть заверена подписью инспектора по кадрам, который ее впервые открыл, а также штампом печати хозяйствующего субъекта, оформившего этот документ. Их отсутствие может привести к признанию документа недействительным.
• Запись в трудовой книжке о приеме на работу должна обязательно закрываться соответствующей отметкой об увольнении. Если на работу поступает новый работник, а у него открыт прием, но нет увольнения, то перед приемом его надо направить на прежнее место работы, чтобы ответственное лицом там сделало соответствующую отметку. Открывать новую без этого нельзя, либо сразу же предупредить работника, что данная работа будет у него считаться совместительством.
• В трудовую нельзя вносить записи о привлечении сотрудника к дисциплинарным взысканиям по совершенным им трудовым проступкам. Исключение составляет только наказание в виде увольнения.
• Все отметки, вносимые в трудовую, производятся на основании соответствующих распоряжений руководства. Вписывая данные, их следует отражать полностью, не допуская сокращения. Это запрещено законом.
• Разрешается в трудовой отмечать информацию о непрерывном стаже или сведения о не включении отдельных периодов в стаж для исчисления пенсии.
• В данном документе запрещается производить исправления и зачеркивания. Исправления только возможны на первой странице с личными данными, например, при смене фамилии.
• Исправительные записи можно делать с помощью отдельных новых записей.

Вам будет интересно:
Увольнение за неоднократное неисполнение сотрудником его трудовых обязанностей: пошаговая инструкция

См. Как правильно сделать запись в трудовой об увольнении сотрудников.

Хранители трудовых летописей

Трудовая книжка — важный официальный документ, поэтому её хранение и учёт — ответственное и серьёзное дело. Настолько ответственное, что в нём участвуют два структурных подразделения предприятий: кадровая служба и бухгалтерия.

Поскольку трудовые книжки и их бланки — документы строгой отчётности, хранить их предписано в сейфе или отдельном помещении, чтобы обеспечить сохранность. Выдаются такие документы исключительно по заявке.

Учёт бланков трудовых книжек, самих книжек и вкладышей осуществляется с использованием двух документов:

• приходно-расходной книги по учёту бланков трудовой книжки и вкладыша в неё;
• книги учёта движения трудовых книжек и вкладышей в них.

Причём первая книга ведётся в бухгалтерии предприятия, а вторая — в его кадровой службе.

В приходно-расходной книге бухгалтер учитывает поступления соответствующих бланков на предприятие и их передачу в кадровую службу по её заявке. В книге учёта специалист кадровой службы фиксирует трудовые книжки принятых на работу сотрудников и трудовые книжки, впервые заведённые на предприятии (их поступление, заведение и выдачу на руки).

Обе книги должны быть:

• пронумерованы;
• прошнурованы;
• скреплены печатью;
• заверены подписью руководителя.

Фотогалерея: хранение и учёт трудовых книжек, их бланков и вкладышей

И хотя в 2021 году предполагается перевод трудовых книжек граждан России в электронный вид, какое-то время наряду с ними будут использоваться и привычные всем бумажные документы. И, соответственно, будет жить порядок их учёта и хранения.

На основании каких документов вносится запись о приеме на работу

Отметку о приеме кадровый специалист может сделать только на основании изданного распоряжения руководства фирмы, в качестве которого выступает приказ о приеме работника на работу. Его реквизиты обязательно нужно указывать в соответствующей графе трудовой.

Если работник поступает на работу к предпринимателю, то основанием в этом случае для внесения отметки о приеме на работу является заключенный с ним трудовой договор.

При приеме по совместительству, запись об этом делает инспектор по кадрам по основной работе на основании представленной данным работником справке с его второго места работы.

Иногда, когда происходит восстановление ранее утерянной книжки, то все записи, ранее существовавшие в предыдущей, делаются инспектором на последнем месте работе по представленным работником заверенным справкам с прежних мест работы.

Внимание! Другие документы, например, заявление о приеме на работу, нельзя рассматривать в качестве основания для внесения записи в трудовую.

Вылитая копия

В жизни встречаются ситуации, в которых работнику может понадобиться копия его трудовой книжки. Это нормальная практика, и, в соответствии со статьёй 62 Трудового кодекса работодатель должен предоставить запрошенный документ в течение трёх дней.

Когда нужна копия трудовой книжки

Случаев, когда человеку может понадобиться копия его трудовой книжки, на самом деле достаточно много:

• при оформлении кредита любого типа в банковском учреждении;
• для восстановления утерянной трудовой книжки (при наличии заверенной копии сделать это гораздо проще);
• для составления резюме;
• для предъявления в пенсионный фонд;
• для получения загранпаспорта;
• для оформления деловой или трудовой визы.

Или, например, когда человек ищет новую работу, не уволившись со старой, и хочет подтвердить потенциальному работодателю свой трудовой опыт. В общем, масса вариантов.

Копия копии рознь

Чтобы официальное учреждение приняло к рассмотрению копию трудовой книжки, эта копия должна отвечать требованиям, предъявляемым к оформлению подобных документов. И чтобы копия трудовой книжки расценивалась, как корректно оформленный документ, мало просто снять копии с её заполненных страниц. Нужно эти копии грамотно заверить.

Возможны две процедуры заверения копии, и выбор подходящей зависит от текущего местонахождения трудовой книжки:

• у работодателя по месту основной работы;
• на руках у временно неработающего владельца.

В случае когда книжка находится на предприятии, копии с её разворотов снимет сотрудник кадровой службы. Он же скрепит их и на каждую поставит печать предприятия таким образом, чтобы не закрыть текст. Рядом с печатью разместятся:

• надпись «Копия верна»;
• название должности сотрудника, который заполнил копию;
• подпись этого сотрудника;
• дата заполнения копии.

Копию трудовой книжки работника по его запросу оформляет инспектор отдела кадров, заверяя её печатью предприятия и своей подписью

Если же владелец книжки временно не работает, и книжка находится у него на руках, для заверения её копии придётся обратиться в нотариальную контору.

В каком случае сотрудник может работать без записи в трудовую книжку

Инструкция требует делать запись о поступлении к основному работодателю сотрудника, если он проработал в компании пять и более дней. Когда период работы в компании менее установленного срока, вносить записи о приеме на работу можно не делать.

Отметки о поступлении на работу в трудовой не производятся, если сотрудник принимается по совместительству. Такие записи включаются в этот бланк только, если работник подаст соответствующее заявление.

Внимание! Также допускается не делать запись в трудовой книжке о приеме на работу, если сотрудник трудится на основании гражданского правового договора. В некоторых случаях его выгодно заключать как сотрудникам, так и работодателю.

Нам чужого не надо, нам своё бы забрать

Так уж сложилось, что в нынешние времена редко кому удаётся проработать всю жизнь на одном месте. Люди меняют работу по разным причинам: кто-то ищет карьерного роста, кто-то — достойной оплаты, а кому-то просто не сидится на месте.

Увольняясь, в последний день работы сотрудник должен получить причитающуюся ему зарплату и забрать трудовую книжку. Причём книжку обязаны выдать даже в том случае, если этот сотрудник:

• не сдал материальные ценности или спецодежду;
• не сдал обходной лист;
• является материально ответственным лицом, и по его вине был нанесён ущерб работодателю.

Но это в теории. На практике же нередки случаи, когда работодатель пытается всячески затянуть выдачу трудовой книжки работнику, преследуя какие-то свои цели. Как в такой ситуации объяснить бывшему начальнику, что он очень неправ?

Стоит напомнить ему, что при увольнении работника законодатель разрешает не выдавать трудовую книжку исключительно в двух случаях:

• если сотрудник не вышел на работу;
• если сотрудник отказывается забирать документы.

В первом случае книжка пересылается владельцу по почте. Во втором сотруднику направляется специальное уведомление о необходимости забрать документ. С момента отправки такого уведомления должностные лица предприятия не несут ответственность за нарушение сроков выдачи книжки.

Наниматель, безосновательно отказывающий в своевременной выдаче трудовой книжки, лишает сотрудника возможности устроиться на другую работу и, таким образом, нарушает его право на труд. И ответственность за такое нарушение несёт не только руководить, но и всё предприятие в целом.

Нарушение трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права, если иное не предусмотрено частями 3, 4 и 6 настоящей статьи и статьёй 5.27.1 настоящего Кодекса, — влечёт предупреждение или наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от одной тысячи до пяти тысяч рублей; на лиц, осуществляющих предпринимательскую деятельность без образования юридического лица, — от одной тысячи до пяти тысяч рублей; на юридических лиц — от тридцати тысяч до пятидесяти тысяч рублей.
Ст. 5.27 КоАП РФ (в редакции Федерального закона от 03.07.2016 N 272-ФЗ)
https://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_34661/7ff50b874c8cbce814266fd45eb5fff8b30449b6/

Кроме того, в случае если человек какое-то время не мог работать из-за отсутствия трудовой книжки по вине бывшего нанимателя, такому человеку положена компенсация за весь период вынужденного простоя за счёт этого нанимателя. Так гласит Трудовой кодекс.

Если простое напоминание о нормах закона и ответственности за их нарушение не кажется бывшему работодателю достаточно убедительным, вызволять трудовую книжку придётся с привлечением третьей стороны: трудовой инспекции или суда.

Если работодатель не отдаёт трудовую книжку при увольнении работника, за защитой своих интересов можно обратиться в суд

Причём обращение в Роструд бывает даже предпочтительнее, так как трудовая инспекция в этом случае может провести полную проверку предприятия. А о таком мало кто мечтает, на самом деле.

В любом случае — убеждением, с помощью трудовой инспекции или через суд — у работника есть все возможности отстоять свои права и забрать трудовую книжку. Да, и получить положенную материальную компенсацию.

В какой момент вносится запись в трудовую книжку

ТК устанавливает, что работодатель должен оформлять трудовую на каждого сотрудника, проработавшего у него больше пяти дней. Если трудовая для этого работника открывается впервые, то сделать это необходимо в недельный срок с момента приема.

Таким образом, если ответственное лицо за ведение трудовых, в течение первых пяти дней не сделало запись о приеме, а сотрудник в течение этого же времени принял решение об увольнении, то отсутствие записи о приеме не будет являться нарушением установленных норм.

С другой стороны, если запись все же была сделана — то это также не будет признано нарушением, поскольку по Правилам ведения трудовых, в документ нужно вносить все сведения о приеме и увольнении. Поэтому, если работник решил уволиться, ему в общем порядке нужно будет внести запись об увольнении.

Как правильно сделать запись в трудовой книжке о приеме на работу 2021 образец

Запись о приеме на работу директора ООО образец

При внесении отметку в бланк трудовой директора есть несколько особенностей. Ее основанием может быть не только приказ о приеме, но также решение собственников, протокол собрания учредителей, решение единоличного собственника и т. д.

Также формулировка записи должна в точности соответствовать строке в указанном документе. В результате она может быть сформулирована не только как «Принят на работу», но также, к примеру, «Избран на должность» и т. д.

Вам будет интересно:

Увольнение директора ООО по собственному желанию: особенности, пошаговая инструкция по оформлению

Запись о приеме на основную работу

Обычно отметка о поступлении работника должна включать сведения об отделе, должности, реквизиты распоряжения.

На предпринимателей также возлагается обязанность ведения трудовых своих наемных работников и своевременно вносить в них записи. Но приказы и распоряжения он не обязан составлять, поэтому сделать отметку о поступлении можно на основании заключенного трудового соглашения.

Прием на работу в порядке перевода образец

Запись в трудовую о том, что работник поступил в порядке перевода может быть сделана только в том случае, когда отметка об увольнении с прежнего места гласит, что он уволился в порядке перевода. Также в ней должна быть ссылка на необходимую статью ТК РФ.

Оформление записи, в целом, не отличается от стандартного случая, за исключением упоминания о переводе с другого места.

При оформлении сотрудника по совместительству

Когда работник приходит на работу по совместительству, его трудовая храниться у основного работодателя. Кадровик из основной компании может сделать в ней отметку о работе по совместительству при предъявлении справки или выписки из приказа из второй организации.

Прием сотрудника на время отпуска

Когда работник оформляется на период отпуска другого, либо по иной причине, подразумевающей заключение трудового соглашения на определенный период, запись в трудовой книжке о приеме на работу выполняется по стандартным правилам. Согласно позиции Роструда, в трудовой не должно быть никакого упоминания о том, что прием на работу сотрудника выполнен по срочному договору.

Нормативно-правовые документы определяющие порядок заполнения

Во избежание разногласий по поводу того, как производится запись о поощрениях в трудовой книжке, разработаны нормативные требования и понятия, на которые приходится опираться каждому работодателю. ТК имеет юридическую силу при условии соответствия обозначенным требованиям. Основные резолюции определены в гл. 10 и 11 ТК РФ, а ст.66 определяет основы трудовой.

Важными являются Правила и Инструкции, которые определяют требования к ведению и хранению книжек, а также буквальные стандарты заполнения и внесения в них записей.

Правила ведения, заполнение титульного трудовой книжки, а также хранения ТК приняты постановлением Правительства РФ от 16.04.03 г. за № 225. Правила обозначены пунктами, в которых излагаются аспекты заполнения трудовых книжек на прием на работу и общие положения работы с ними. Инструкции по их заполнению разработаны Министерством труда и социального развития РФ 10.10.03 г. за № 69.

Важную роль в отдельно взятой ситуации для каждого конкретного сотрудника, играет:

• номенклатурное делопроизводство;
• локальные акты;
• приказы;
• учётные документы, на которые опирается ведение ТК.

Они контекстуально обусловлены положениями, принятыми Госкомстатом РФ 05.01.04 г. за № 1. Безусловно, что важна опора на документальные подтверждения, представленные соискателем на должность (ст.65 ТК РФ), что заключаются в сведениях:

• об образовании;
• полученной квалификации;
• о трудовом стаже и пр.

Ответственность за неправильное заполнение книжки

Действующее законодательство подразумевает сразу несколько видов ответственности за ошибки при ведении трудовых книжек.

Но в каждом случае наказание ложится на ответственное должностное лицо, либо на саму организацию:

• Дисциплинарная ответственность. Ее можно наложить на работника за недобросовестное выполнение его обязанностей. При этом на предприятии должен существовать приказ или иной документ, который возлагает обязанности за ведение книжек на конкретного работника, и он должен быть с ним ознакомлен. Применение наказания и его степень определяются исключительно администрацией компании. Это, в первую очередь, должно зависеть от степени тяжести проступка.
• Материальная ответственность. Она возникает из-за причинения убытков ответственным лицом работнику из-за неверно внесенной записи в трудовую. Если по ошибке запись была сделана с неправильной формулировкой, и это лишило возможности гражданина трудиться, то ответственное лицо обязано самостоятельно компенсировать ему простой исходя из среднего заработка.
• Уголовная ответственность. Такого рода ответственность налагается достаточно редко. Она может наступать, в частности, за внесение изначально ложной записи, либо внесение исправлений в документ в корыстных целях. В этом случае на виновного могут налагаться различные наказания, вплоть до лишения свободы до двух лет.