Приходно-расходная книга по учету бланков трудовых книжек и вкладышей

Самым главным документом работника является его трудовая книжка.

Документ настолько важен, что даже оформление записей строго регламентируется законодателем. В связи с этим учет трудовых книжек на предприятии должен быть осуществлен с особой тщательностью. Сотрудник, ответственный за операции с книжками и их вкладышами всегда должны четко знать сколько их пришло, сколько передано сотрудникам и какова их стоимость. В этом помогает приходно – расходная книга. Рассмотрим ее подробнее.

Где ее взять?

Журнал приобретают у распространителей, зарегистрированных как индивидуальные предприниматели и юридических лиц, имеющих отношение к работе Объединения госпредприятий и организаций «ГОЗНАК». Процедуру закупки формуляров проводят согласно п. 3 Постановления Правительства РФ от 16.04.03 № 225.

Частота, объем поступлений новых бланков и вкладышей происходит согласно договору об услуге, заключенному между организацией и распространителем/ изготовителем данной продукции.

Самостоятельное приобретение гражданами формуляров трудовых книжек, вкладных листов к ним не приветствуется. Книжка может быть признана пригодной, если она выполнена по имеющемуся стандарту, имеет необходимые степени защиты:

• на листах имеется водяной знак «ТК»,
• печатные знаки в формуляре выполнены с применением «ирисового печатания»;
• при поднесении к листам формуляра источника ультрафиолетового излучения, должна проявляться надпись «ТРУДОВАЯ КНИЖКА»,
• при изготовлении бумаги для документа, были использовано специальное микроволокно,
• соединение листов трудовой книжки и корочки невозможно подделать.

Самостоятельно приобретенный с рук документ (трудовая), принятый в бухгалтерии организации как соответствующий требованиям и обладающий должной защитой, впоследствии может быть признан как недействительный в Пенсионном фонде.

Образец заполнения приходно-расходной книги по учету трудовых книжек:

Чтобы заполнить бланк по приведенному примеру, скачайте пустую форму: Форма приходно-расходной книги по учету бланков трудовой книжки.

Кто ответственный?

Ответственного за своевременное внесение сведений в журнал и подачу отчетности о движении документов, определяет руководитель организации. Чаще всего этой работой занимается бухгалтер организации.

Не возбраняется обязывать подобной деятельностью представителя кадрового отдела или другого сотрудника учреждения/ фирмы, чьи профессиональные обязанности не препятствуют своевременному заполнению книги и контролю над доступом к ней третьих лиц.

При назначении ответственного за книгу учета, этот сотрудник должен ознакомиться с письменным изложением возлагаемых обязательств, после чего оставить роспись в документе о прочтении должностной инструкции.

Кто ведет?

В соответствии с 41-м пунктом «Правил…», данная документация хранится в бухгалтерии.

Если предусмотрена должность кассира, то обычно заполнение книги возлагается на него.

Ответственный назначается руководителем компании путем издания распоряжения или приказа. Текст этого документа пишется в свободной форме.

Как заверять и прошивать

Приобретенная учетная книга прихода-расхода формуляров трудовых книжек должна иметь номерную индикаторную пломбу без признаков повреждения, соответствующую ГОСТ 31282–2004.

Шнуровку журнала выполняет лицо, назначенное ответственным за внесение записей.

Последовательность процедуры прошивки:

1. Острой иглой, шилом проделывают отверстие в левом чистом поле журнала, прокалывая все листы насквозь. Определяя место проколов, следует учитывать комфортность эксплуатации книги после прошивки.
2. Через полученные отверстия продевают суровую или другу крепкую нить таким образом, чтобы по завершению работы остались два конца длиной по 7–8.
3. Нити завязывают узлом на тыльной стороне книги.
4. Поверх узла и оставшихся концов шнуровки наклеивают лист бумаги.
5. Поверхность наклеенного листа предназначена для заверительной надписи о количестве страниц в книге, дате проведения прошивки, информации о человеке, выполнившим процедуру (ФИО в сокращенном и полном формате, роспись).

Алгоритм процедуры заверки учетной книги:

1. Выполняют нумерацию всех имеющихся в журнале страниц (сведения о количестве страниц должны быть изложены прописью и в виде цифр).
2. Обязательно делают заверительную надпись (ее выполняет руководитель организации, подтверждающий свой росписью, что указанное количества страниц соответствует действительности).
3. Перед введением в эксплуатацию Книги заполняют ее титульный лист.
4. Вписывают цифровой код, имеющийся на производственной пломбе в отведенную для этого строку (без фиксации на бумаге номера из пломбы, даже журнал не будет считаться прошедшим опломбировку).
5. Прошивают книгу.
6. Опечатывают шнуровку.

Правила и требования

Правила:

• У каждой организации должно быть достаточное количество формуляров трудовых книжек и вкладышей к ним (если сотрудник, ответственный за выдачу бланков, предполагает, что незаполненных формуляров может оказаться недостаточно, то он должен предупредить об этом своего руководителя, написав соответствующее заявление).
• Наличие Журнала учета бланков трудовых книжек и вкладышей обязательно для каждого учреждения, фирмы.
• Журнал учета бланков, сами бланки являются документами строгой отчетности (должны храниться в помещении/сейфе с соответствующим ограничением доступа).
• Заводская пломба является фиксатором одного из концов шнура от прошивки журнала. Развязывать его, изымать страницы учетной книги, заменять их строго запрещено.
• Заполнять журнал имеет право только ответственное за него лицо.
• Ставить заверительную подпись может лишь руководитель учреждения (выполнение процедуры доверенным лицом, сотрудником, который впоследствии будет вести журнал, является правонарушением).
• К журналу не должны иметь доступ третьи лица, если при этом отсутствует сотрудник, отвечающий за внесение записей.
• Средства за получение нового формуляра трудовой и вкладыша выплачивает гражданин, получающий документы (взимание средств за выданный документ выполняют согласно п. 47 Правил № 225).

Ежемесячно лицо, ответственное за учет формуляров трудовых книжек и вкладных листов к ним, обязано документально отчитываться об:

• количестве имеющихся незаполненных формуляров,
• количестве выданных на руки,
• суммах, полученных за выдачу оформленных документов гражданам.

Выдача формуляров проводится за счет предприятия, если:

• имевшийся на хранении документ был утерян работниками организации, отвечавшими за сохранность данных бумаг;
• документ был утерян, уничтожен вследствие чрезвычайных обстоятельств (производственной аварии, кражи документов из сейфа учреждения, пожара, стихийного бедствия).

Требования к заполнению:

1. Бланки заполняют ручкой с пастой.
2. Записи вносят поочередно, разборчиво, без помарок.
3. Новую запись проводят в день поступления/приема на учет формуляров и вкладышей к трудовым книжкам либо в момент выдачи документа лицу, нуждающемуся в нем.
4. Испорченный бланк трудовой (в процессе заполнения была допущена помарка либо ошибочно внесена недостоверная информация), подлежит обязательной утилизации.
   Факт уничтожения документа должен подтверждаться документально (составляется акт). Для достоверности в акт вклеивают идентификационную информацию уничтоженного бланка (вырезанные поля с номером и серией уничтоженного бланка).
5. Гражданин, получивший трудовую книжку на руки, под контролем лица, ответственного за Журнал, расписывается в приходно-расходной книге, подтверждая факт выдачи ему формуляра/вкладыша.

Алгоритм внесения сведений:

1. В специальной графе указывают порядковый номер записи.
2. В отдельные колонки вписывают число, месяц, год выполнения учетных сведений.
3. В пятой колонке указывают данные о лице, выдавшем формуляры/получившем бланк (ФИО гражданина или наименование организации).
4. В шестой прописывают основание для выдачи, индикационный номер документа и дату его выдачи предъявителю.
5. В колонке прихода сначала указывают количество полученных трудовых книжек, их серию, номер, затем прописывают сведения о вкладышах.
6. Вносят сведения о потраченной на приобретения формуляров сумме.
7. В графе прихода указывают количество выданных трудовых книжек, число вкладышей к ним с обязательным указанием серии, номеров документов.
8. В заключительную колонку вносят сведения о сумме средств, подлежащих к получению за выданные формуляры.

Не путайте прошивку книги по учету бланков ТК с прошивкой книги учета движения ТК. Это — разные вещи! О ведении книги учета движения трудовых мы подробно писали в этой статье.

Бухгалтерские проводки учёта трудовых книжек

Трудовые книжки приняты в качестве бланка строгой отчётности:

Трудовые книжки приняты в качестве активов:

Неправильное ведение и ответственность

Отсутствие в организации Журнала учета документов, позволяющих определять рабочий стаж граждан, места работы и продолжительность деятельности, дает контролирующему органу право на штрафное административное наказание в виде штрафа:

• от 500 до 5 тыс. рублей (для должностных лиц);
• 30–50 тыс. рублей (для организации).

Заполнение Книги учета проводит только уполномоченное лицо. При выявлении нарушения этого правила налагается штрафное взыскание: от 3–5 тыс. рублей (для граждан), от 10–20 тыс. рублей (для должностных лиц).

Автор документа

• E-mail

Можно ли и как вносить в нее изменения?

Любые исправления сведений без сопровождающих письменных пояснений от лица ответственного за Журнал, недопустимы. Что является еще одним видом защиты от подделки документальных сведений.

Уведомление о том, что в строке определенной графы исправлены сведения, фиксируют:

• в специальном поле для примечаний, если такое есть в таблице Журнала (ошибочную информацию зачеркивают одной аккуратной линией, а в примечании запись об ошибке удостоверяют личной росписью, ответственного за книгу учета, расшифровкой подписи, датой проведения процедуры);
• строкой ниже, но в той же графе, где была допущена неточность (неверные сведения не зачеркивают, лишь указывают прописью, что запись, имеющая номер такой-то, недостоверна). Далее указывают достоверные сведения.

Ведение приходно-расходной книги для выполнения учета закупаемых и выдаваемых новых формуляров трудовых книжек, некоторыми руководителями организаций игнорируется. Однако в случае выявления факта отсутствия такого документа, равно как и уличение в нарушении регламента ее заполнения, наказывается административным взысканием.

Для чего используется

Приходно-расходная книга являет собой регистрационный документ, где делаются записи о полученных предприятием новых бланках трудкнижек от их производителей/реализаторов и о последующей выдаче работникам.

Там фиксируют данные об:

• издержках компании на закупку чистых бланков трудкнижек;
• расходовании приобретенных документов ввиду выдачи/оформления персональной трудовой документации работникам.

Образец книги учета и движения трудовых книжек