Смена фамилии в трудовой книжке: образец 2021 года

Как составить запись об изменении фамилии в трудовой книжке

Трудовая книжка — персональный документ работника, содержащий записи о его трудовой деятельности и стаже (ст. 66 ТК РФ). Гражданин представляет трудовую книжку на каждом новом основном месте работы для занесения информации о трудоустройстве. Совместители могут попросить основного работодателя сделать запись о работе по совместительству.

Обязанность фиксировать прием на работу гражданина в трудовой книжке возложена как на юрлиц, так и на предпринимателей (ст. 309 ТК РФ).

Обо всех нюансах ведения и хранения трудовых книжек читайте в статье «Инструкция по заполнению трудовых книжек».

Любые поправки вносятся в трудовую книжку только при наличии подтверждающих документов. Делать это со слов владельца трудовой книжки, руководителя или другого сотрудника запрещено (п. 2.3 постановления Минсоцразвития РФ от 10.10.2003 № 69 и п. 26 постановления Правительства РФ от 16.04.2003 № 225).

Поскольку трудовая книжка является персональным документом, в ней указывается фамилия работника. Если он сменил фамилию, данные в трудовой книжке должны быть актуализированы. Чаще фамилию меняют женщины — при заключении или расторжении брака. Кроме того, законодательство нашей страны разрешает поменять фамилию гражданину, достигшему 14 лет, с согласия обоих родителей или опекунов. Совершеннолетний может менять фамилию без необходимости запрашивать чье-то согласие (ст. 19 ГК РФ).

Для того чтобы сделать запись об изменении фамилии в трудовой книжке, у ответственного за ведение трудовых книжек должен быть на руках один из следующих документов:

• паспорт с новой фамилией;
• свидетельство о заключении брака;
• свидетельство о расторжении брака;
• свидетельство об изменении фамилии.

На их основании ответственный сотрудник обновляет сведения в трудовой книжке по установленному алгоритму.

Правильное занесение информации на титульный лист

Основные требования к заполнению титульного листа, содержащего персональную информацию работника, указаны в Правилах ведения и хранения трудовых книжек (2003 г.):

• личные данные – фамилия, имя и отчество – записываются согласно удостоверяющему личность документу, не допуская сокращений или записи данных инициалами}
• данные о дате рождения работника указываются полностью, не допуская сокращений, на основании паспорта либо документа, удостоверяющего личность.

Титульный лист должен быть подписан сотрудником кадровой службы или лицом, уполномоченным вести трудовые книжки, и заверен печатью либо кадровой службы, либо организации. Подпись работника – владельца трудовой книжки – является обязательной. Его подпись подтверждает правильность занесения данных в документ.

Отсутствие на документе подписи или печати делает его недействительным, а обнаруженная впоследствии ошибка в записи в трудовой книжке становится большой проблемой для ее владельца. Поэтому тщательно проверить личную информацию на титульном листе – в первую очередь в интересах владельца.

Ошибка в записях при заведении новой книжки

Гражданин устраивается на первую свою работу и ранее трудовой книжки не имел. Если при проверке записей, сделанных работником кадровой службы, владелец книжки или сам кадровик обнаружат ошибку в личных данных, то по Правилам ведения и хранения трудовых книжек такой бланк должен быть признан испорченным и уничтожен, о чем должен быть составлен соответствующий акт. Факт списания испорченного бланка следует зафиксировать в журнале движения бланков трудовых книжек.

Работник кадровой службы заносит данные работника в новый бланк трудовой книжки, причем все расходы по испорченному бланку несет работодатель.

Это самый простой случай, когда обнаруженная ошибка в трудовой книжке в написании имени работника устраняется легко и не имеет никаких последствий.

Ошибка в имени обнаружена на новом месте работы

В случае, когда неверное написание имени работника обнаруживается при смене места работы, ситуация меняется.

В Правилах ведения и хранения трудовых книжек говорится, что при обнаружении ошибок в записях трудовой книжки необходимые исправления производятся в организации, допустившей при заполнении книжки данные ошибки. Но все дело в том, что эти указания касаются исключительно разделов о работе и награждениях работника. Оформляются исправления ошибок методом признания записи недействительной и последующим занесением правильной информации.

Титульный лист не может содержать никаких ошибок, и исправление информации на нем юридически невозможно. Единственное, что можно сделать с информацией титульного листа, – это изменять или дополнять на основании соответствующих документов. Указываются эти основания на обложке трудовой книжки, записи заверяются подписями ответственных лиц и печатью организации.

Отдел кадров на совершенно законных основаниях может не принять у работника трудовую книжку с неверно указанными личными данными, поскольку не имеет достоверной информации о принадлежности данного документа работнику.

Изменение фамилии в трудовой книжке: образец-2018

Изменение анкетных данных в трудовой книжке производится согласно п. 26 постановления Правительства РФ от 16.04.2003 № 225.

Итак, работник сменил фамилию и получил на руки новый паспорт. Кадровик на титульном листе трудовой книжки аккуратно одной линией зачеркивает старую фамилию работника и сверху или рядом на той же строке пишет новую.

Обратите внимание! Перечеркнутая надпись должна читаться без усилий.

На внутренней стороне обложки трудовой книжки кадровик обязан пояснить, на основании каких сведений он внес исправление в документ. Сведения о подтверждающих поправки документах должны включать их название, серию и номер, дату. Пояснение должно быть заверено печатью компании или кадровой службы и подписью ответственного сотрудника.

Мы подготовили образец правильной замены фамилии работника в трудовой книжке:

Изменение фамилии

Наиболее частой причиной изменений на титульной странице трудовой книжки является смена фамилии в связи со вступлением в брак (или разводом). Бывают и более экзотические причины: смена фамилии, имени, отчества или даже даты рождения «просто так».

В поясняющей записи предпочтительно ссылаться на «первичный» документ о смене фамилии (свидетельство о браке, разводе, смене имени), но буква инструкции не препятствует сослаться и на паспорт с новыми данными.

Если места на строке не хватает, можно новую фамилию написать и сверху. Что делать при третьем, четвертом и т. д. браке — инструкция умалчивает (в трудовых книжках времен СССР для фамилии было отведено несколько строк, там легче было). Чуть проще с поясняющими надписями: при нехватке места на второй странице обложки по букве инструкции следует переходить на третью страницу обложки (правую половину последнего разворота трудовой книжки), поскольку она также является внутренней стороной обложки

.

Итоги

Алгоритм изменения персональных данных работника в трудовой книжке прост: нужно получить от него подтверждающие документы и правильно указать изменившиеся сведения. Трудовая книжка должна содержать актуальную информацию, поэтому не забывайте напоминать сотрудникам о необходимости вовремя уведомлять о смене фамилии или иных данных.

А о том, что делать, если вы или ваш работодатель потеряли трудовую книжку, расскажет статья «Как восстановить трудовую книжку, если она утеряна».
Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс. Пробный бесплатный доступ к системе на 2 дня.

Пример искового заявления

В Тракторозаводской районный суд
г. Челябинска Челябинской области

Истец: Дубровский Игорь Степанович, адрес: 454085, г. Челябинск, ул. Трактовая, д. 18,

тел. 946434516846,

Ответчик: ООО «МашСтрой», адрес: 454085, г. Челябинск, ул. Трактовая, д. 18,

ИНН 125874963285, ОГРН 894526595852

Исковое заявление об изменении записи в трудовой книжке

В ООО «МашСтрой» истец работал по трудовому договору в должности помощника финансового директора с 21 ноября 2021 г. (приказ о приеме на работу от 22.11.2020 г. № 51).

26 октября 2021 г. я направил на имя директора заявление на увольнение по собственному желанию с 15 ноября 2021 г. Причиной увольнения является тот факт, что я собирался трудоустроиться на новую должность в сторонней организации. В день увольнения, а именно 15 ноября 2021 г., я получил полный расчет. Однако трудовая книжка на руки мне не выдана. 18 ноября 2021 г. на электронную почту ответчика и личную почту директора С.В. Кузнецова, я направил требование о выдаче моей трудовой книжки. Оба письма адресатами прочитаны.

Однако в нарушение требований п. 4 и п. 6 ст. 81 ТК РФ (обязанность работодателя выдать трудовую книжку не позднее 3 дней с даты обращения работника), трудовая книжка направлена мне по почте (согласно штампу почтовой организации) только 08 декабря 2021 г. В трудовой книжке и приказе об увольнении указана дата увольнения – 26.10.2021 г.

Действиями администрации ООО «МашСтрой» мне причинен значительный моральный вред, выразившийся в невозможности официального трудоустройства в стороннюю организацию.

На основании ст. 81, 237 ТК РФ, п. 35 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 г. № 225, 131-132 ГПК РФ,

Прошу:

1. Обязать ООО «МашСтрой» внести изменения в трудовую книжку Дубровского И.С., изменив дату увольнения с «26.10.2021» на «15.11.2021», а также выплатить компенсацию морального вреда в размере 50 000 руб.

Приложение:

1. Трудовая книжка (копия);
2. Трудовой договор;
3. Приказ о приеме на работу
4. Копия приказа об увольнении;
5. Электронные письма с информацией о доставке
6. Копия информации ООО «МашСтрой» о направлении трудовой книжки
7. Уведомление об отправке документов и иска ответчику

Дубровский И. С. 20.01.2022 г.

Подача иска в суд

Работник направляет иск в районный суд (общая подсудность трудовых споров) по своему местожительству, нахождения работодателя или по месту работы. Подать иск можно лично или отправить по почте.

Так как случаи, при которых работник может требовать внесение изменений, то и перечень доказательств в каждом случае будет индивидуальным. К заявлению необходимо приложить копии документов, касающихся работы (трудовой договор, приказ о переводе). Если речь идет о дате приема, следовательно, в суде нужно доказать и факт установления трудовых отношений (что работник фактически был допущен к работе). До записи об этом в трудовую книжку и издании приказа о приеме на работу. Это может быть пропуск, копии договоров, заключенных от имени работника и в связи с деятельностью работодателя, свидетельские показания.

Рассматривается исковое заявление об изменении записи в трудовой книжке в обычном порядке в судебном заседании.