Как вносятся исправления в книгу учета движения трудовых книжек?

Главная / Трудовое право / Управление персоналом / Кадровый учет

Назад

Опубликовано: 06.08.2016

Время на чтение: 7 мин

0

2080

Одной из важнейших вещей в деловодстве на предприятии или фирме является правильный учет движения трудовых книжек, от которого зависит правильная работа кадрового отдела.

В статье мы расскажем об актуальной информации о книге учета движения трудовых книжек, а также детально разберем вопрос исправлений в данном документе.

• Что представляет собой книга учета движения трудовых книжек?
• Исправления в книге учета трудовых книжек

Смысл и значение ведения журнала учёта движения ТК

Передача трудовой в результате трудоустройства должна давать работнику гарантию того, что этот важный документ действительно будет сохранён и возвращён в надлежащем виде после его увольнения.

Такая гарантия оказалась особенно необходимой в условиях массовых беспорядков, происходящих с книжками работников, устраивающихся к индивидуальным предпринимателям. Отсутствие ответственности за чужие документы показала, что их надлежащее хранение и ведение устанавливает самую низкую планку, а зачастую полностью аннулируется.

В результате, ценнейшие для владельца ТК сведения, утрачиваются безвозвратно. Суды вынуждены перегружать себя, занимаясь не своим делом и исполняя ответственность работодателя за принятый им документ, но утерянный или повреждённый.

Во избежание нелицеприятных прецедентов в отношении обращения с трудовыми книжками, работодатели обязаны отчитываться за факт их приёма, хранения и выдачи. Регистрация и отражение обозначенных фактов производится в специальном журнале.

Надлежащее ведение журнала всеми работодателями, включая индивидуальных предпринимателей, к которым сегодня также применимы самые серьёзные меры воздействия при нарушениях, курируется трудовой инспекцией.

Этот момент оказал значительное облегчение участи также тех работников, которые попали в сложную ситуацию и вынуждены восстанавливать свой трудовой стаж по всем организациям и предприятиям, где они работали. Выписки из книги учёта могут стать полноценным подтверждением того, что работник в действительности работал в этой организации.

Журнал учёта позволяет отражать наличие места нахождения ТК на соответствующем этапе трудовой деятельности лица. В силу этого журнал будет также весьма полезен работодателю, так как регистрация выдачи трудовой полностью снимает с него ответственность за чужой документ. А также подтверждает факт его выдачи.

Как заполнить книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них — читайте здесь.

Штрафы

За отсутствие книги учета данных трудовых книжек или за несоответствующее ее заполнение компании грозит ответственность административного характера в виде штрафа (п. 1 ст. 5.27 КоАП РФ). Размеры санкции составляют:

• для должностных лиц 1-5 тыс. руб.;
• для ИП 1-5 тыс. руб.;
• для юрлиц 30-50 тыс. руб.

Журнал учета трудовых книжек представляет собой один из документов строгой отчетности и подлежит корректному ведению, прошивке и опломбированию.

При несоблюдении правил заполнения журнала, а также при его отсутствии, предприятию грозит административная ответственность в виде штрафа после обнаружения несоответствий надзорными органами.

Посмотрите видео о том, как правильно заполнять журнал:

Правила заполнения книги движения трудовых книжек

Регламентируется ведение журнала правилами, утверждёнными Постановлением Правительства России 16.04.2003 г. за № 225. В 6 главе они отражают необходимость в ведении и учёте ТК в «Журнале (книге) учёта движения трудовых книжек и вкладышей в них». Это требование Правил подтверждается новой редакцией Постановления Правительства РФ от 01.03.2008 г. за № 132.

Эти документы оглашают, что записи в Книге производятся при оперировании трудовой книжкой в случае:

• трудоустройства лица;
• его увольнения;
• заведения ТК на бланке.

В определённой степени записи, внесённые в журнал, дублируют основные сведения, внесённые в ТК. Также, многие правила, применимые для ведения книжек и вкладышей, вменяются в нормативы правил для ведения журнала.

Все записи ведутся аккуратно, внимательно и тщательно выверяются, а также должны полностью опираться на документальные источники. Записи также должны полностью соответствовать формулировкам трудовой и иным документам.

Ответственность за ведение журнала возлагается на работодателя. Он, в свою очередь, имеет возможность частично её делегировать лицу, уполномоченному на ведение ТК.

Чистый бланк журнала учёта движения ТК можно приобрести в специализированных магазинах. Кроме этого, нормативные правила не запрещают изготовление Книги на заказ или самостоятельное изготовление.

Главное, чтобы она была подготовлена соответствующим образом, по особой несложной технологии.

Учётные записи вносятся простой шариковой ручкой. Допустимый цвет: синий, фиолетовый, чёрный. Можно использовать чернила при условии их аккуратного применения.

Правила ведения

Информация обо всех трудовых книжках сотрудников должна быть внесена в книгу учета с обязательной фиксацией как серии, так и их номера. При трудоустройстве в журнал вносятся данные о новых сотрудниках, а при расторжении трудового соглашения там фиксируется дата выдачи на руки трудовой книги бывшему работнику под роспись.

Инструкция внесения записей

Если вы новичок в кадровом деле – вам нужно найти книгу учёта и, опираясь на записи, сделанные ранее, продолжать её вести. Имейте в виду, что новшеств или изменения алгоритма вписывания сведений не производилось, даже если последняя внесённая запись была сделана достаточно давно.

Не случайно, книга имеет твёрдый переплёт и наличие множества листов. Она рассчитана на то, что ею будут пользоваться на протяжении многих лет. По её окончании она ещё долго будет храниться в архиве.

Если же вы вновь открывшийся предприниматель – вам обязательно нужно завести эту книгу и вносить в неё регистрационные записи, начиная с первой, поступившей к вам трудовой. Если у вас на данный момент всего одна трудовая – ваша, это не снимает с вас ответственности за учёт трудовых.

Новый бланк журнала должен быть:

• пронумерован;
• опломбирован;
• прошит.

Титульный лист

Только после этого можно приступать к заполнению титульного листа. Не путайте его с титульным листом самой трудовой. Он должен содержать информацию о предприятии. Впишите наименование соответственно тому, как оно определяется в его правоустанавливающих документах на момент заполнения журнала.

Если вы индивидуальный предприниматель – впишите форму собственности, а далее свои фамилию, имя и отчество. Сведения должны совпадать с регистрационными и паспортными данными.

Следующий несложный момент в заполнении титульного листа – срок хранения. Однако у некоторых он вызывает сомнение. Ведь специалист кадровик или работодатель не могут заведомо просчитать число работников и их трудовых, которые будут вписываться в книгу учёта.

Однако если предположить, что документ по завершении должен продолжать храниться в архиве – то ситуация станет более понятной. Так в соответствии с Правилами, к начальной дате заполнения титульного листа журнала прибавьте ровно 75 лет и впишите этот датированный период в журнал.

Например, дата хранения: 15.10.2015-15.10.90 годы. Если вы индивидуальный предприниматель и у вас сравнительно маленький приток работников и движение трудовых – вы можете ограничиться пятьюдесятью годами хранения. В этом случае запись будет выглядеть приблизительно следующим образом: 15.10.2015-15.10.75 годы.

После заполнения титульного листа нужно открыть разворот, предназначенный для внесения записей и сделать первую запись. Обратите внимание, что каждая трудовая учитывается достаточно подробно. Сведения о ней вносятся в 13 граф, которые содержатся в учётных формах журнала. Записи производятся следующим образом:

1. В первую колонку вносятся порядковые номера.
2. Графы 2-4 предназначены для внесения даты регистрации учёта ТК. Обратите внимание, что она может не совпадать с датой трудоустройства, но не может быть сделана позднее чем через 5 рабочих дней.
3. В следующую колонку внесите фамилию, имя и отчество трудоустраивающегося, в соответствии с данными паспорта и без допущения сокращений. Если сведения в книжке и в паспорте различаются, нужно исправить фамилию. Исправления внесите в книжку по всем правилам, опираясь на паспорт.
4. В 6 графе укажите специальность работника. Ориентируйтесь на специальность, по которой он к вам устраивается.
5. В 8 графе укажите наименование своего предприятия.
6. В 9 колонку вписывается приказ о назначении на работу. Он должен полностью совпадать со сведениями трудовой.
7. В следующей колонке поставьте свою подпись
8. 11 графа необходима для тех, кто воспользовался чистым выданным бланком. Если трудовая заведена впервые – в эту графу вносится стоимость бланка, выплаченная работником. Если он трудоустроился со своей книжкой – ставится прочерк.
9. Две последние колонки заполняются при увольнении и выдаче трудовой. Пока работник трудится, они остаются свободными, без записей.

Внесение записей на первый взгляд является принципиально простым вопросом. Однако две последние графы у многих кадровиков вызывают разногласия. Главным вопросом является подпись уволившегося работника или уволенного по взысканию, если он лично не получил трудовой. В этом случае существуют следующие варианты распоряжения ею:

• отправить в архив;
• переслать почтой;
• передать по доверенности.

В каждом из случаев работник не получает её на руки. Некоторые кадровики расписываются в этой графе сами или дают расписаться лицу, получающему ТК как посредник. Однако это является нарушением, так как Правила (225) уведомляют, что уволенный работник ставит свою подпись за получение трудовой лично.

Если таковая возможность отсутствует – сделайте пометку о том, что трудовая выдана по доверенности, выслана или передана на хранение в архив. А подтверждающие документы вложите в личное дело уволенного лица.

Пустой бланк. Как подписывать книгу учета движения трудовых книжек — образец.

Внесение исправлений

Следующий неоднозначный прецедент, отражающий нюансы тонкостей кадрового производства, это внесение исправлений. Помня о том, что журнал также как и ТК относится к документам повышенной отчётности, ни в коем случае не позволяйте себе:

• зачёркивать и исправлять букву в тексте;
• пользоваться ластиком;
• использовать штрих и аналогичное средство.

Если вы случайно допустили ошибку или описку, даже в самых незначительных случаях запись нужно исправить в соответствии с допущенными нормативами. В данном случае нормативы исправления ошибок в журнале вы должны разработать самостоятельно, исходя из собственного удобства, и утвердить их локальным законодательным документом.

То есть, составьте приказ, в котором утвердите способ исправления ошибок. Опираясь на приказ, сделайте своего рода памятку, которую заверьте у руководителя предприятия и вложите в номенклатурные документы кадрового делопроизводства. Далее будете использовать его для внесения исправлений.

Правомерными могут быть лишь два варианта, один из которых вы можете выбрать для пользования:

1. Ошибочная запись зачёркивается тонкой, аккуратной линией. Ниже вносится достоверная запись и даётся формулировка: «Исправленному верить». Рядом ставится подпись лица, допустившего ошибку и расшифровка подписи (фамилия и инициалы). Укажите также свою должность и дату исправления ошибки.
2. Если вы допустили ошибку в записи, то поставьте следующий порядковый номер и внесите формулировку: «Запись за номером (указать – каким) считать недействительной». Сразу же, под текущим порядковым номером внесите надлежащую запись.

Важно, чтобы в целом документ вызывал впечатление документа, в чём немаловажную роль играет отсутствие ошибок и их исправлений.

Поэтому если вы совершили оплошность, заполняя титульный лист или первую, внесённую в журнал запись, вам придётся брать на себя ответственность и расходы, заменив бланк.

Как можно исправить ошибки в книге

Все мы люди и все делаем ошибки. Поскольку книга учета составляется вручную, человеческого фактора не избежать.

Как можно делать исправления, не оговорено в нормативных документах, в Правилах по заполнению тоже таких положений нет.

Тем не менее, существуют общепринятые правила как поступать в подобных ситуациях. Здесь может быть 2 варианта:

1. Надпись, где допущена ошибка, зачеркивается одной чертой и рядом делается правильная запись, пишется «Исправленному верить». Здесь же указывается кто сделал исправления, ставится подпись. Такой вариант хорош разве что для записей, которые являются последними, так как в противном случае делать правильную запись будет просто негде
2. При использовании второго варианта исправления вносятся по той же схеме, что и в трудовых книжках. То есть на пустой строке нужно написать «Запись номер…недействительна», а ниже внести верные данные. Таким способом и пользуются обычно кадровые специалисты.