Электронный больничный в 2021 году: что должен знать работодатель

15 июня 2020

Пандемия дала новый толчок развитию безбумажного документооборота, и тема электронных больничных личтов, которая уже немножко покрылась пылью, снова оказалась на пике актуальности. Если ваша организация до сих пор не перешла на новый формат, самое время к нему присмотреться.

В этой статье мы пошагово разберем, как организации подключиться к системе электронных больничных, как ими пользоваться на практике и какой профит это принесет. Надеемся, у нас получится помочь вам разобраться в теме и выйти из статьи с четким пониманием, стоит ли овчинка выделки или нет.

Новшества в расчете ЭЛН в 2021 г.

Начнем с базовых данных, участвующих в обработке листков нетрудоспособности, вне зависимости от того обрабатываете вы бумажный листок или цифровой – изменения коснутся всех.

В 2021 году повысили минимальный размер оплаты труда (далее – МРОТ), теперь он составляет 12 130 рублей.

Лимит совокупного дохода работником за год, который образует верхнюю планку оплаты больничного листа, в 2021 году составил 865 000 рублей.

Таким образом, новые предельные величины при расчете сумм пособия больничного листа составляют коридор: от 370,85 руб. до 2 150,68 руб. за 1 день нетрудоспособности.

Что касается больничных листов в цифровом виде – их обработка теперь занимает меньше времени, так как в отличие от бумажного эквивалента, ФСС получает ЭЛН и обрабатывает быстрее.

О том, как настроить электронные больничные листы в 2021 году, как это будет работать – далее в статье.

Реализация в «1С:Зарплата и управление персоналом 8»

Как уже было отмечено выше, работодатели могут получать данные ЭЛН напрямую из программы «1С». Электронный больничный и, что главное, обмен с ФСС, на данный момент реализованы в программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8», ред. 3, начиная с версии 3.1.2.293.

Список минимальных требований:

1. Платформа 8.3.10 или выше.
2. Конфигурация «1С:Зарплата и управление персоналом 8», ред. 3.1.2.293 и выше.
3. Подключение к «1С-Отчетность». Настройка сертификата ФСС для ЭЛН производится автоматически (без участия пользователя), если подключена «1С-Отчетность».

Документ «Больничный лист»

При заполнении электронного больничного нужно заполнить основную информацию (рис.1):

1. ФИО сотрудника;
2. сведения об организации (в случае, если в базе ведется учет по нескольким организациям);
3. полученный номер ЭЛН.

Далее при нажатии на кнопку «Получить данные из ФСС» больничный лист заполнится полученными из ФСС данными ЭЛН. Программа также автоматически рассчитывает сумму пособия, исходя из сведений о заработке и стаже сотрудника. Сведения о медицинской организации тоже загружаются автоматически, просмотреть их можно, нажав на гиперссылку, как на скриншоте ниже.

С помощью сервиса «1С-Отчетность» можно создать реестр ЭЛН. Для этого необходимо зайти в раздел «Отчетность, справки» – «1С-Отчетность».

При формировании реестра пользователь может выбрать, каким образом будет заполнена табличная часть реестра:

1. кнопка «Заполнить» – таблица по умолчанию заполняется еще не отправленными на данный момент ЭЛН;
2. кнопка «Добавить» – предоставление возможность выбрать конкретные ЭЛН для отправки в ФСС.

Чтобы увидеть подробную информацию об электронном больничном, нужно дважды нажать на строку с интересующим ЭЛН – тогда откроется форма дополнительной информации для просмотра.

При проведении документа программой будет автоматически выполнена проверка заполнения обязательных полей.

В завершении при нажатии по кнопке «Отправить реестр в ФСС» сформированный в программе реестр будет направлен в ФСС.

Действия работника по получению ЭЛН

Чтобы получить электронный больничный лист в 2021 году, действия работника заключаются в предоставлении письменных согласий каждому медучреждению, в котором пациент планирует обслуживаться на предмет нетрудоспособности. При обращении в медучреждение, пациент сообщает о желании оформить лист нетрудоспособности в цифровом виде. Указанное согласие является типовым, шаблон скачивается с сайта ФСС и заполняется по образцу:

Когда врач считает нужным закрыть ЭЛН, пациенту выдается талон, в котором указываются параметры, необходимые работодателю для дальнейшей обработки. Утеря талона не влечет за собой последствий. Работодатель может найти документ по фамилии, номеру СНИЛС, срокам болезни.

Если нужно, пациент регистрируется в личном кабинете ФСС, либо на сайте госуслуг для проверки и выгрузки больничных документов. Если работник не хочет проходить регистрацию, то информацию по листку можно получить, обратившись в ФСС.

Руководство компаний не вправе запрещать работникам получать ЭЛН. Компания обязана внести настройки в программное обеспечение и выстроить работу с электронными листками.

Как функционирует система ЭЛН

Остановимся подробнее на механизме функционирования электронных больничных. Начнем с того, что обмен сведениями поддерживается единой специальной системой электронного взаимодействия – ЕИИС «Соцстрах» ФСС РФ. Основными составляющими этой системы выступают ФСС РФ, работодатели и медицинские учреждения. Также стоит отметить, что для оформления ЭЛН обязательным является письменное согласие сотрудника. Получив его, врач фиксирует это в программе и сообщает обратившемуся на прием номер его больничного. Позже данный номер должен быть передан сотрудником бухгалтеру или кадровику по месту работы для расчета пособия и дальнейшего заполнения части больничного листа.

Для того чтобы стать полноценным участником системы ЭЛН, необходимо обязательное выполнение следующих пунктов:

1. Организации необходимо получить усиленную электронную подпись, совместимую с ЕИИС «Соцстрах».
2. Организация должна быть зарегистрирована на Портале государственных услуг РФ (gosuslugi.ru).
3. Необходимо подать письменное соглашение об информационном взаимодействии с ФСС.
4. Предварительно нужно открыть личный кабинет на сайте cabinets.fss.ru.

Вы можете получить электронную подпись быстрее, чем за 2 дня!

Оставить заявку

Помимо этого, при желании можно зарегистрироваться на сайте ФСС РФ для оперативного просмотра движения ЭЛН с помощью сервиса «Кабинет застрахованного лица».

Обработка электронного больничного листа работодателем

Работодатель должен провести разъяснительную беседу с коллективом на предмет получения и обработки ЭЛН. Работодателю нужна техническая готовность к получению ЭЛН, лучше заранее провести настройку программного обеспечения и обучить бухгалтера или иного уполномоченного представителя.

Регистрация в системе

Когда ФСС внедрил электронные больничные листы в 2021 году, для работодателей появился обновленный функционал.

Личный кабинет работодателей открывает доступ к ЭЛН всех сотрудников организации. Сервис отвечает запросам, возникающим у работодателя, помогает понять, как заполнить электронный больничный лист работодателю и инициировать его отправку для проверки и оплаты.

Для работы в системе установите ФСС-сертификаты на рабочем месте руководителя или уполномоченного на подписание и отправку больничных листов представителя. Установка проводится на основании ГОСТ Р 34.10-2012. Скачать сертификат можно здесь.

Обработка ЭЛН так же предполагается в основных бухгалтерских программах.

Оформление пособия

Механизм оформления пособия по ЭЛН упрощается за счет снижения бюрократической нагрузки – теперь не нужно получать, обрабатывать и организовывать хранение листка нетрудоспособности на бумаге. Цифровой обмен данными сокращает сроки обработки больничного листа и оформления выплат.

С 1 января 2021 г. пилотный проект, предусматривающий исключение «зачетной схемы» выплат действует уже в 50 регионах России. В рамках проекта, сумма выплаты пособия, формирующаяся за счет ФСС перечисляется непосредственно работнику, минуя перечисление организации. Территориальные органы ФСС реализуют свою деятельность в отношении оформления пособия и прямых выплат – на основании постановления Правительства РФ от 21 апреля 2011г. №294.

4>Получение от сотрудника номера ЭЛН

Когда пациент восстановил трудоспособность, больничный лист закрывается и выдают корешок, в котором перечислена необходимая информация о пациенте, сроках болезни, номер ЭЛН. Талон с информацией передается работодателю, по которому можно найти ЭЛН в личном кабинете и загрузить в бухгалтерскую программу.

Электронные больничные листы в 2021 году для работодателей более удобны в обработке. Даже не получив талон ЭЛН от сотрудника, работодатель находит документ по фамилии, номеру СНИЛС, срокам болезни.

Действия работодателя после закрытия ЭЛН

После получения ЭЛН статуса «закрыт», доступ к редактированию получает страхователь. Закладка «Заполняется работодателем» требует внесения данных о среднем заработке, стаже работника, периоде болезни, причине нетрудоспособности.

В программу встроен автоматический калькулятор, рассчитывающий суммы пособий к выплате. С учетом введенных данных, сервис разбивает суммы на две части: за счет работодателя и за счет ФСС.

Обязанность хранения ЭЛН на бумажном носителе – отсутствует.

Что изменилось с 1 июля 2021 г.

Рассмотрим стандартную ситуацию – сотруднику Иванову И. И. нездоровится, и он идет в медицинское учреждение, где после прохождения обследования врач ставит ему диагноз и выписывает заболевшему листок нетрудоспособности, который содержит сведения о том, на какой срок человек отстраняется от выполнения должностных обязанностей, какова причина заболевания и характер лечения. Далее, после предоставления листка в отдел кадров или бухгалтерию ООО «Ромашка», сотрудники отдела добавляют нужные данные в раздел больничного «Заполняется работодателем». Важно, что данный раздел заполняется вручную печатными заглавными буквами, а шариковую ручку использовать нельзя. И уже после предоставления данных документов будет принято решение о выплате компенсации.

Теперь, с 1 июля 2021 г., после посещения медицинского учреждения Иванов И. И. больше не получает на руки листок временной нетрудоспособности – вместо этого его уведомят, что факт обращения к врачу зарегистрирован в базе. Затем организация-работодатель по номеру его электронного листка нетрудоспособности запрашивает данные из ФСС и оплачивает этот больничный лист, после чего работники бухгалтерии или отдела кадров отправят информацию о выплаченной сумме в ФСС и получат разрешение на компенсацию.

На основании рассмотренных выше примеров можно сделать следующий вывод: главное отличие новой системы в том, что сотрудник больше не является связующим элементом между медицинским учреждением и компанией, в которой он работает.

Выплата пособия по электронному листку: кто оплачивает

Если был сформирован электронный больничный лист в 2020

Если заболел сотрудник организации, то оплату ЭЛН за 3 дня берет на себя организация, а с 4 дня выплата идет за счет ФСС. Если имели место несчастный случай на производстве, профзаболевания или болезнь члена семьи, то ФСС платит пособие с даты открытия больничного листа.

Если организация не участвует в пилотном проекте по прямым выплатам, организация выплачивает пособие полностью и далее возмещает понесенные расходы, в установленном законом размере, из ФСС. В противном случае, работодатель перечисляет только надлежащую сумму, а часть ФСС выплачивается работнику на банковский счет.

Формирование ЭЛН

Теперь рассмотрим схему взаимодействия между медицинским учреждением, работодателем, сотрудником и ФСС поэтапно:

1. Работник, обратившись в медицинское учреждение, дает согласие медицинскому сотруднику (как отмечалось выше – в письменной форме) на формирование электронного больничного.
2. Медицинский сотрудник формирует ЭЛН (данная возможность реализована в «1С:Медицина 8»), подписывает его электронной подписью врача и организации, затем сформированные данные предоставляет в ФСС.
3. Сотруднику, который обратился на прием, выдается уникальный номер ЭЛН для последующей передачи по месту работы.
4. Организация-работодатель из «1С» по номеру ЭЛН, предоставленного сотрудником, получает данные больничного из базы ФСС.
5. В «1С» на основании полученных данных и информации, ранее введенной в программе, автоматически рассчитывается пособие по временной нетрудоспособности.
6. Сотруднику оплачивается больничный лист, а информация о размере выплаты отправляется в ФСС.
7. Поступает частичная оплата больничного от ФСС (для регионов «прямых» выплат). Напомним, что с 2011 г. в России проводится масштабная реформа системы соцстрахования, получившая название пилотного проекта ФСС. Проект представляет собой изменение по выплатам по временной нетрудоспособности, декретному отпуску, рождению ребенка. Согласно пилотному проекту, этим занимается не работодатель, а напрямую государственная структура — ФСС.

Особенности в порядке начисления пособий на основании ЭЛН

Особенности в обработке ЭЛН обусловлены возможностью электронной обработки. Реализована масса способов обрабатывать ЭЛН: через личные кабинеты Фонда, через сайт госуслуг, с помощью бухгалтерских программ, участвующих в реализации проекта по внедрению ЭЛН. Упрощается получение больничных, начисление выплат, передача реестра ЭЛН на шлюз ФСС.

Обнаружение ЭЛН в сервисе ФСС уже свидетельствует о подлинности оформленного листка и подлежит расчету.

Для результативной обработки электронных больничных, обучите коллектив, покажите действия, снижающие трудозатраты – тогда скорость и точность в работе с ЭЛН повысится.

Страховой стаж

Рассказывает Павел Тимохин, руководитель управления бухгалтерского консалтинга : «Еще одним новшеством стал подготовленный законопроект, согласно которому может поменяться страховой стаж для расчета больничного листа в 2021 году. Чиновники предлагают установить следующий порядок оплаты больничного: при стаже 15 и более лет – 100 процентов среднего заработка; при стаже от 8 до 15 лет – 80 процентов; при стаже до 8 лет – 60 процентов. При этом увеличивать стаж Минтруд предлагает постепенно – с 2021 года и по 2028 год. Согласно новым правилам для получения полного больничного листа в 2017 году понадобится стаж 9 лет. Перечень периодов, которые включаются в стаж для больничного листа в 2021 году, установлен статьей 16 Закона № 255-ФЗ и пунктами 2, 2.1 Правил, утвержденных приказом Минздравсоцразвития России от 6 февраля 2007 года № 91. Например, к таким периодам относится время работы по трудовым договорам (из трудовой книжки) и государственной или военной службы (срочной и по контракту) и др. А вот время работы по гражданско-правовому договору в страховой стаж не включается. В случаях, когда периоды накладываются друг на друга, в расчет принимается только один из них.

Считать стаж для расчета больничного листа в 2021 году надо на день, который предшествует нетрудоспособности. Последовательность расчета такая: определите количество полных лет с 1 января по 31 декабря, вычислите количество полных календарных месяцев (с первого по последнее число), если они не вошли в полные календарные годы, посчитайте общее число календарных дней, которые не попали в полные календарные месяцы. Переведите их в месяцы из расчета: 30 календарных дней = 1 месяц, переведите в годы месяцы из расчета 12 месяцев = 1 год и объедините общее количество лет, месяцев и дней.
ПРИМЕР РАСЧЕТА СТАЖА ДЛЯ ВЫПЛАТЫ БОЛЬНИЧНЫХ
В трудовой книжке работника указаны периоды работы: с 23 марта 2011 г. по 31 января 2013 г.; с 1 февраля 2014 г. по 8 апреля 2016 г.; с 1 июня 2021 г. по 6 октября 2021 г. Определим стаж для оплаты больничного листа в 2021 году. Количество полных календарных лет – 2 года – 2012 и 2015 годы. Количество полных календарных месяцев – 40, из них:— в 2011 году 9 – с апреля по декабрь;— в 2013 году 1 – январь;— в 2014 году 11 – с февраля по декабрь;— в 2021 году 10 – с января по март и с июня по декабрь;— в 2021 году 9 – с января по сентябрь.Количество календарных дней в неполных месяцах – 23, из них: 9 в марте 2011 года; 8 в апреле 2021 года; 6 в октябре 2017 года. Переведем 40 полных месяцев в годы и месяцы. Получим 3 года и 4 месяца. Общий стаж для расчета больничного листа в 2021 году – 5 лет, 4 месяца и 23 дня.

Несколько слов о том, как посчитать стаж иностранных работников. Согласно положениям законодательства надо учитывать время работы таких сотрудников за рубежом, если между Россией и иностранным государством заключено соглашение о сотрудничестве в области социальной защиты. Такой вывод следует из пункта 6 Правил, утвержденных приказом Минздравсоцразвития России от 6 февраля 2007 года № 91. Например, учитывайте страховой стаж граждан: Белоруссии, Казахстана, Киргизии, Армении (абз. 2 п. 3 ст. 98 Договора о Евразийском экономическом союзе от 29 мая 2014 г.); Украины (абз. 2 ст. 6 Соглашения между Правительством РФ и Правительством Украины от 14 января 1993 г.).

Страховой стаж определяйте по записям в трудовой книжке. Помимо нее, стаж для больничного листа в 2021 году подтвердят: трудовой договор, если по каким-то причинам записи в трудовой книжке отсутствуют или книжки нет вовсе; военный билет – время военной, правоохранительной, противопожарной и другой подобной службы; документы об уплате взносов – время работы в качестве предпринимателя.

Исправление ошибок в электронных больничных

Человеческий фактор предполагает возникновение ошибок. В больничный вносятся исправления в статусах:

060 – больничный заполнен работодателем.

070 – суммы к выплате начислены (для «зачетной схемы») или отправлен реестр «ПВСО» (для пилотного проекта по «прямым выплатам»).

080 – суммы выплачены.

Для внесения корректировок в личном кабинете нажмите кнопку «Редактировать».

После чего вносятся необходимые изменения, заполняется поле «Причина исправлений» и «Обоснование исправлений». Далее жмем «Сохранить».

Чтобы избежать ошибки, пользуйтесь Журналом пособий, в котором отображаются результаты форматно-логического контроля и извещается о наличии ошибок.

Когда ошибки обнаружены сотрудниками ФСС, в пособии появится извещение по пособию.

Положительные стороны

Какие же плюсы есть у нововведения? К положительным сторонам можно отнести:

• уменьшение документооборота и, следовательно, сокращение расходов фирмы на оплату услуг архивных организаций;
• в связи с тем, что данные о застрахованных лицах передаются напрямую между работодателем, медицинской организацией и ФСС, информация о заболевании и иные персональные данные о работнике будут недоступны третьим лицам;
• снижение рисков оплаты поддельных «больничных» и уменьшение сроков начисления пособий в случае неправильного заполнения листков нетрудоспособности;
• ФСС сможет контролировать выплату пособий;
• работодатели смогут избежать штрафов за принятие к выплате документов, не соответствующих требованиям ФСС, а специа-листы из фонда будут иметь возможность проверить сведения, переданные работодателем.

Обязанность работодателя присоединяться к электронной системе обмена данными

Федеральный закон от 1 мая 2021г. №86-ФЗ предполагает внедрение больничных листков в цифровом виде.

Работодатель имеет предписание провести разъяснения с персоналом, рассказать об ЭЛН и праве сотрудников получать листок нетрудоспособности в электронном виде. Однако техническая оснащенность не всех компаний располагает к обработке ЭЛН. Тогда работодателю остается только попросить своих работников о получении больничных на бумажном носителе, однако принуждать к этому права не имеет.

Работодателю стоит задуматься о присоединении к информационному пространству, т. к. это дает преимущества. ЭЛН не может быть подделан, нет необходимости в хранении на бумаге, не нужно отслеживать цвет чернил и размер букв. Встроенный калькулятор произведет расчеты, а ФСС быстрее получит заполненный ЭЛН и оперативно проведет проверку и перечисление пособия.

Отрицательные стороны

Но не все так просто. Там, где есть плюсы, обязательно найдутся и минусы. К ним я бы отнесла следующее:

• программное обеспечение и компьютерное оснащение, поддерживающее передачу данных в ФСС, может давать сбои, это совершенно точно будет происходить на этапе внедрения технологии;
• ФСС потребуются банковские реквизиты для перечисления больничных, эту информацию будет представлять организация, собирая заявления от сотрудников и, как следствие, это вызовет разовые, но серьезные временные затраты;
• в случае большого штата, возможно, возникнет потребность в дополнительных работниках, таких как программисты и т. д., следовательно, у компаний могут появиться новые расходы по оплате труда, по начислению страховых взносов;
• отсутствие возможности уменьшить сумму взносов на размер пособий, т. к. оплата последних производится ФСС.

Плюсы и минусы

Павел Тимохин, руководитель управления бухгалтерского консалтинга , взвесил все «за» и «против» по запуску системы электронных больничных в России и составил список достоинств и недостатков.

Аргументы ЗА

• Для пациента получение больничного упрощено: можно не приходить в больницу, а просто позвонить врачу и сообщить о том, что выходишь на работу.
• Колоссальная экономия личного времени как для пациента, так и для врача. В результате вместо того, чтобы тратить драгоценные минуты на бюрократию, медработник уделит их больному.
• Нет необходимости хранить бумагу как зеницу ока. На руках у пациента не будет листов, которые нельзя терять, марать или сгибать.
• Для работодателя больше нет необходимости вести реальный архив документов и хранить бумажные больничные – теперь вся информация поступает в электронном виде и легко обрабатывается.
• Новая система электронных больничных позволит свести на нет злоупотребления при оформлении листков нетрудоспособности. Однако для кого-то это аргумент против.
• При наличии единой информационной базы ни врачам, ни пациентам не потребуется каждый раз заново вводить одни и те же данные о владельце листа нетрудоспособности.
• Работодатели больше не смогут задерживать выплату больничных. Закон утвердит четкие сроки, за которые работодатель должен будет рассчитаться с сотрудником. В Фонде соцстраха можно будет запросто проследить исполнение.
• Расчеты по выплатам пособий можно будет проверять с помощью специального программного калькулятора.

Аргументы ПРОТИВ

• Врачам приходится осваивать новые программы. Людям пожилого возраста сделать это нелегко, что грозит их отстранением от работы или ошибками в оформлении больничного листа.
• Никто не отменял возможность ошибки, сбоя техники и т. п. При этом на работу электроники может также влиять человеческий фактор.
• Требуется реорганизация некоторых ведомств и структур, ответственных за работу с электронными больничными. Это может быть дорого и долго.
• Традиционно переход на высокотехнологичные инструменты сопряжен со сбоями в работе системы в момент ее запуска, скорее всего, электронные больничные не станут исключением.
• Переплаты или недоплаты по взносам могут возникать из-за технических сбоев системы или ошибок операторов;
• Ни у одной из сторон (медучреждение, компания, сотрудник) не остается «бумажного» доказательства о болезни работника, что может стать причиной споров в дальнейшем;
• Опасения вызывает сохранность данных, ведь если на систему электронных больничных будет совершена хакерская атака, то восстановить потерянные данные будет очень сложно;
• Аналогичная проблема может возникнуть и с открытостью сведений о пациентах, ведь при автоматизации необходимо сохранить врачебную тайну и не допустить утечки информации о болезнях и диагнозах пациентов в сеть.