Нужна ли книга учета движения трудовых книжек, если все работники выбрали ЭТК?

Где отражают учет трудовых книжек

Для учета трудовых книжек, а также бланков трудовой книжки и вкладыша в нее работодатели должны вести:

• приходно-расходную книгу по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее;
• книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.

Формы этих книг утверждены в Инструкции по заполнению трудовых книжек, утвержденной постановлением № 69.
Приходно-расходная книга должна вестись в бухгалтерии. В эту книгу вносятся сведения о получении и расходовании бланков трудовых книжек с указанием серии и номера каждого бланка.

Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них ведется кадровой службой или другим подразделением организации, оформляющим прием и увольнение работников. В ней регистрируются все трудовые книжки, принятые от работников при поступлении на работу, а также трудовые книжки и вкладыши в них с указанием серии и номера, выданные работникам вновь. При получении трудовой книжки в связи с увольнением работник расписывается в личной карточке и в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них. Обе книги должны быть пронумерованы, прошнурованы, заверены подписью руководителя организации, а также скреплены сургучной печатью или опломбированы.

Электронные трудовые книжки введут в России с 2021 года. Минтруд заявил, что готов рассмотреть вопрос о переводе россиян на электронные трудовые книжки. «Идея перехода на электронный кадровый документооборот, безусловно, заслуживает внимания», — заявили в пресс-службе ведомства. Переход на электронные трудовые книжки поддержали также в Федеральной службе по труду и занятости. При этом глава ведомства Всеволод Вуколов отмечал, что это позволит снизить объемы бумажной пересылки документов.

Какие сведения надо вносить в трудовую книжку

Общие требования

Титульная страница

Сюда вносят персональные данные владельца трудовой книжки:

• Ф.И.О.;
• дату рождения;
• информацию об образовании;
• профессию;
• специальность.

Вся информация вносится на основании предоставленных работником документов. Инструкция по ведению трудовых книжек 2021 года не добавила каких-то новых сведений. Информация со слов работника не вносится. После заполнения кадровый работник, который вносил информацию, ставит свою подпись и передает трудовую работнику, чтобы он проверил, все ли правильно внесено. Если все правильно, то работник ставит свою подпись. Если допущены ошибки или неточности, бланк подлежит уничтожению. В этом случае будет заведен новый бланк трудовой, но работник за него уже ничего платить не будет, потому что ошибка была допущена работодателем.

Сведения о работе

В этом разделе указывается информация:

• о приеме на работу;
• повышении в должности;
• переводах (постоянных);
• присвоении разрядов;
• об увольнении.

Все сведения вносятся в строгом соответствии с теми формулировками, которые указаны в трудовом договоре сотрудника и соответствующем приказе. С каждой вносимой записью о рабочей деятельности, о переводе и увольнении работодатель обязан ознакомить ее владельца под подпись в его личной карточке.

Сведения о награждениях

По сути мало чем отличается от предыдущего раздела, но есть свои нюансы. В этот раздел вносят информацию о награждении:

• государственными наградами;
• почетными грамотами, нагрудными знаками, значками, дипломами;
• другими видами поощрения, предусмотренными у конкретного работодателя.

Сведения о денежных премиях, которые носят регулярный характер, в этот раздел не вносят.

Что с печатью?

Федеральным законом от 06.04.15 г. № 82-ФЗ для организаций, созданных в форме обществ с ограниченной ответственностью и акционерных обществ, отменена обязанность иметь печати, за исключением случаев, когда такая обязанность предусмотрена федеральным законом. Сведения о наличии печати должны содержаться в уставе организации.
В связи с этим Минтруд России выпустил приказ от 31.10.16 г. № 589н «Об утверждении разъяснения по некоторым вопросам применения Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16.04.03 г. № 225 «О трудовых книжках».

В приказе указано, что проставление печати осуществляется при ее наличии в организации в следующих случаях:

• на первой странице трудовой книжки, вкладыше в трудовую книжку;
• при заверении приходно-расходной книги и книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них;
• при заверении записей, внесенных в трудовую книжку работника за время работы у данного работодателя при увольнении работника (прекращении трудового договора).

Если в организации отсутствует печать, записи, внесенные в трудовую книжку работника за время работы в данной организации, заверяются подписью работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек.

Каков порядок прекращения ведения книги учета движения трудовых книжек

Порядок оформления прекращения ведения книги учета движения трудовых книжек законодательно не установлен.

Однако, по мнению специалистов Роструда, чтобы корректно это оформить, потребуется:

• сделать отметку о прекращении ведения книги учета. Проставьте на обложке дату первой записи и дату последней записи, указав срок и места хранения книги;
• сделать итоговую надпись на последнем заполненном листе книги «всего записей на … листах». Заверьте ее штампом отдела кадров.

Эти действия придется предпринять лицу, которое отвечает на фирме за учет и хранение трудовых книжек.

При этом имейте в виду, что после передачи книги на архивное хранение в организацию могут трудоустроиться работники, которые не отказались от бумажной трудовой книжки.

В этом случае вести работодателю придется возобновить учет и хранение трудовых книжек.

Также по теме:

После выбора электронной, возврат к бумажной трудовой книжке невозможен

Как правильно заполнить бумажную трудовую книжку?

Бланки трудовых книжек и вкладышей

Бланки трудовой книжки и вкладыша в нее хранятся в организации как документы строгой отчетности и выдаются лицу, ответственному за ведение трудовых книжек, по его заявке.
Работодатель обязан постоянно иметь в наличии необходимое количество бланков трудовой книжки и вкладышей в нее, так как оформить запись в трудовую книжку он обязан на каждого работника, проработавшего у него свыше 5 дней (если работа является для него основной). Купить же за 5 дней бланки не всегда можно успеть, поэтому эти документы обычно приобретаются с некоторым запасом. Их стоимость включается в расходы организации: Д-т 20, 26, 44 и К-т 60 и т. п.

Согласно п. 47 Правил ведения и хранения трудовых книжек, утвержденных постановлением № 225, при выдаче трудовой книжки или вкладыша в нее работодатель взимает с работника плату в размере расходов на их приобретения.

Бесплатно трудовая книжка и вкладыш выдаются только в двух случаях:

1. если работодатель массово утратил трудовые книжки в результате чрезвычайных ситуаций (экологические и техногенные катастрофы, стихийные бедствия, массовые беспорядки и другие чрезвычайные обстоятельства);
2. в случае неправильного первичного заполнения трудовой книжки или вкладыша в нее, а также в случае их порчи не по вине работника.

В этих случаях новые трудовые книжки и вкладыши к ним оплачиваются работодателем.
Установленная работодателем плата должна включать в себя налог на добавленную стоимость.

Стоимость трудовой книжки (вкладыша в нее) по заявлению работника может быть удержана из его заработной платы или внесена им в кассу организации.

Порядок оформления при трудоустройстве

В соответствии со ст. 66 ТК РФ, п. 3 Правил, наниматель обязан вести ТК на каждого сотрудника, с которым заключен договор. Запись об этом должна быть внесена в течение 5 дней после выхода нового сотрудника на работу. Если гражданин трудоустраивается впервые, то бланк ему должен выдать наниматель. Перед этим нужно получить от поступающего на работу письменное заявление на заведение трудовой книжки с указанием причины ее отсутствия. При выдаче ТК сотруднику руководитель взимает с него плату, равную расходам на ее приобретение.

Заявление на заведение трудовой книжки, образец

Бухгалтерский учет

Полученные от работников денежные средства учитываются как доходы от реализации прочего имущества на счете 91, субсчет 1 «Прочие доходы», в корреспонденции со счетом 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» (если деньги внесены в кассу) или 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» (при наличии заявления работника на удержание из зарплаты):
Д-т 50, К-т 73 — получена оплата за трудовую книжку от работника;

Д-т 73 (70), К-т 91–1 — начислена выручка за реализацию трудовой книжки работнику;

Д-т 91–2, К-т 68 НДС — начислен НДС за реализацию трудовой книжки работнику.

Законодательное регулирование вопроса

Ведение трудовых книжек и записи в них, а также хранение данных документов регулирует сразу несколько законодательных актов:

• Трудовой кодекс, где данному вопросу посвящена 66-я статья;
• Правительственное постановление о ведении трудовых книжек № 225 от 16.04.2003;
• Инструкция по заполнению трудовых книжек (разработана постановлением Министерства труда № от 10.10.2003).

С 2003 года порядок ведения трудовых книжек в РФ практически не менялся, так как на протяжении 15 лет в указанные нормативные акты вносились лишь незначительные и немногочисленные правки.

Что будет за нарушение правил?

Ответственность за организацию работы по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек и вкладышей в них возлагается на работодателя.
Работодатель приказом (распоряжением) должен назначить конкретного сотрудника, на которого будет возложена обязанность вести эту работу.

За нарушение установленного порядка ведения, учета, хранения и выдачи трудовых книжек должностные лица несут ответственность, установленную законодательством Российской Федерации. В частности, по ст. 5.27 КоАП РФ за нарушение трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права, предусмотрены следующие виды наказаний: предупреждение или административный штраф:

• на должностных лиц в размере от 1000 до 5000 руб.;
• на ИП — от 1000 до 5000 руб.;
• на юридических лиц — от 30 000 до 50 000 руб.

Комментарий к проекту порядка ведения и хранения трудовых книжек: чего ждать кадровикам?

В последние годы мы с вами, коллеги, наблюдаем активизацию нормотворческой деятельности различных органов государства. В рамках «регуляторной гильотины» отменяются многие устаревшие нормативные правовые акты — часть из них полностью уходит в историю, а часть заменяется на новые, более адекватные текущему моменту.

Еще до начала радикальной ревизии законодательства с 01.01.2007 был отменен непрерывный стаж (продолжительность работы без перерыва у одного работодателя или у разных работодателей, если перерыв в работе не превышал установленной продолжительности) как основа для определения размера пособий по нетрудоспособности. Ему на смену пришел страховой стаж, который не зависит от продолжительности и количества перерывов между увольнением и последующим трудоустройством.

С 01.01.2015 серьезно изменился порядок определения страхового стажа для целей назначения пенсии: теперь в основном учитываются периоды, за которые работодатель фактически уплачивал за работника страховые взносы, поэтому, например, отпуска без сохранения заработной платы теперь не засчитываются в пенсионный страховой стаж (за исключением полутора лет отпуска без сохранения заработной платы по уходу за ребенком, но не более 6 лет в общей сумме). Кадровики обратили внимание, что Пенсионный фонд РФ раньше отказывался принимать отчетность, если в табеле стояли коды «НН»[1], и требовал заменить его на коды «ДО», «ОЗ»[2] либо «ПР»[3], поскольку до 2015 года это было важно: отпуск без сохранения зарплаты, в отличие от прогула, засчитывался в пенсионный стаж. Теперь же по всем этим кодам оплата не начисляется, соответственно, не уплачиваются страховые взносы и, следовательно, отмеченные ими дни не засчитываются в страховой стаж для пенсии[4].

А теперь основным источником для исчисления страхового стажа стали не трудовые книжки работников, а сведения о трудовой деятельности (далее — СТД). Причем люди могут через личный кабинет проверить, не «потеряны» ли какие-либо периоды[5], и если выявится «недостача», обратиться в Пенсионный фонд РФ с заявлением и подтверждающими документами, на основании которых недостающие периоды будут включены в стаж.

Постепенно бумажная трудовая книжка уйдет в прошлое. Конечно, это произойдет не скоро: второй год мы работаем с электронной версией трудовой книжки, официально именуемой СТД. Работники, чья трудовая деятельность началась до 2021 года, вправе выбрать: сохранить бумажную трудовую книжку в активном рабочем состоянии либо оставить ее только как пассивный документ о прошлом стаже и перейти на СТД.

Но как показывает практика, подавляющее большинство работников предпочитает оставить трудовую книжку активной, и это понятно: у нас люди привыкли больше доверять бумажным документам, чем электронным базам данных.

Поэтому говорить о полной отмене бумажных трудовых книжек в ближайшие годы не приходится. И подтверждением этому является разработанный Минтрудом России проект приказа «Об утверждении формы, порядка ведения и хранения трудовых книжек» (далее — проект; Порядок). Предполагается, что этот документ заменит действующие ныне:

• Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденные Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 (далее — Правила) и

• Инструкцию по заполнению трудовых книжек, утвержденную Постановлением Минтруда России от 10.10.2003 № 69 (далее — Инструкция),

положения которых будут инкорпорированы (включены и объединены) в Порядке. Причем планируется не чисто техническое механическое объединение, а актуализация под современные требования.

Проект предусматривает, что приказ вступит в силу с момента вступления в силу постановления Правительства РФ «О признании утратившими силу некоторых актов Правительства РФ и отдельных положений некоторых актов Правительства РФ» — очевидно, что этим постановлением будут отменены Правила, после чего вступит в силу Порядок.

ОБРАТИМСЯ К ПРОЕКТУ

Проанализируем проект, посмотрим его достоинства и недостатки. Определенные изменения вполне адекватны, и, более того, некоторые из них давно назрели и запаздывают.

Но часть идей проекта вызывает вопросы и большие сомнения.

Примечание. В нашем комментарии обозначим такие сомнительные положения проекта следующим образом: NB: недоработка.

Собственно говоря, когда мы видим, что предложено выпускать бланки трудовых книжек по измененной форме, бросается в глаза первая же недоработка.

NB: недоработка. Идея о новой форме трудовой книжки поражает отсутствием не только логики, но и элементарного здравого смысла. В чем необходимость менять форму трудовой книжки, изменяя количество страниц в разделах «Сведения о работе»[6] и «Сведения о награждении»[7], если:

• во-первых, сейчас у работодателей и в магазинах находится огромное количество неиспользованных бланков, которые в случае утверждения новой формы придется выбросить, т. е. понести материальные потери — и это в ситуации, когда из-за пандемии коронавируса экономические проблемы есть практически у всех работодателей, а многие просто оказались на грани выживания[8] (в свете этого особенно забавно звучит фраза о печати на титульном листе трудовой книжки, которую проставляет организация, в которой впервые заполнена трудовая книжка);

• во-вторых, с этого года работникам, впервые устраивающимся на работу, трудовые книжки не оформляются, т. е. будут вестись только книжки, уже оформленные до 2021 года, а бланки трудовых книжек понадобятся лишь для оформления дубликатов или новых трудовых книжек взамен утраченных (и то если работники не заходят перейти на СТД)?

Сомнительно, что на этот вопрос можно получить удобоваримый ответ…

NB: недоработка. Правила, которыми утверждена форма вкладыша в трудовую книжку, будут отменены. Порядок не содержит формы вкладыша. А ведь именно вкладыши в первую очередь будут использовать работодатели для работников, пожелавших сохранить свои бумажные трудовые книжки активными. Но без утвержденной формы выпуск вкладышей будет невозможен. Да и имеющиеся бланки вкладышей утратят легитимность. В пояснительной записке к проекту указывается, что «будут являться действующими и применяться в работе изготовленные и приобретенные ранее работодателями бланки трудовых книжек и вкладышей к ним», однако из текста самого проекта это никак не видно.

NB: недоработка. Проектом предусмотрено ведение трудовых книжек дистанционных работников «по соглашению сторон трудового договора». Это означает, что для внесения записей в трудовые книжки работников требуется, чтобы согласны были и работник, и работодатель. Однако здесь явное противоречие с нормой ч. 6 ст. 312.2 ТК РФ, согласно которой сведения о трудовой деятельности вносятся работодателем в трудовую книжку дистанционного работника, который имеет право на ведение бумажной трудовую книжки[9], по желанию самого работника (и если он пришлет ее работодателю по почте). Следовательно, у работодателя нет права соглашаться или не соглашаться. Таким образом, мы видим противоречие проекта Порядка с Трудовым кодексом РФ.

Возможность вносить записи не только чернилами, пастой и гелем, но также и краской (с использованием таких технических средств, как штампы), и путем переноса красителей (это принтеры). Автору известны предприятия, где разработано программное обеспечение и адаптирована техника для внесения записей в трудовую книжку с помощью принтера. Известно также, что не все инспекторы ГИТ с пониманием относились к такому способу. Если эта идея проекта будет сохранена, подобных проблем с проверяющими органами у работодателей больше не будет.

Убрано упоминание о военном билете, заграничном паспорте, водительских правах как о документах, удостоверяющих личность, на основании которых может заполняться титульный лист, поскольку такими документами могут быть только либо паспорт гражданина РФ, либо временное удостоверение личности гражданина РФ.

Формулировки записей об образовании приведены в соответствие с действующим законодательством.

NB: недоработка. Оставлено название строки «Профессия, специальность», тогда как в дипломах указывается квалификация, специальность.

NB: недоработка. Возникает вопрос: как быть, если документ работника об образовании был выдан раньше и содержит предыдущий вариант формулировки?

На внесение любых записей (а не только о приеме на работу) проектом предполагается дать 5 рабочих дней.

[1] Неявка работника на рабочее место по невыясненным обстоятельствам.

[2] Код «ДО» — это отпуск без сохранения заработной платы, который работодатель согласился предоставить работнику по его просьбе. Код «ОЗ» — такой же отпуск, но предоставленный в обязательном порядке по требованию закона.

[3] Дни (либо часы) отсутствия работника на работе без уважительных причин, т. е. прогул.

[4] Не путаем со страховым стажем для пособий по социальному страхованию — в него засчитывается весь период от приема на работу до увольнения.

[5] https://pfrp.ru/faq/uznat-trudovoj-stazh-po-snils.html.

[6] 14 разворотов вместо 10.

[7] 7 разворотов вместо 10.

[8] Мы сочувствуем многим частным компаниям и индивидуальным предпринимателям, которые закрылись, разорившись, и тема трудовых книжек для них перестала быть актуальной.

[9] То есть он устроился на работу до 2021 года и не написал заявление о переходе на СТД.