Когда выписывается счет-фактура? Когда выписывается счет-фактура на аванс? Особенности оформления

Основная информация о документе

Счет-фактура — документальная основа учета, расчета и вычета НДС. Счет-фактура выписывается поставщиком — плательщиком НДС — в адрес своих покупателей: компаний или предпринимателей. Другими словами, любая сделка по реализации облагаемых НДС товаров и услуг должна сопровождаться составлением счета-фактуры. У покупателя этот документ служит основанием для уменьшения собственного НДС к уплате, то есть для налогового вычета.

Если покупатель не уплачивает НДС, то поставщик может не выписывать ему счета-фактуры. Однако для этого между сторонами должно быть подписано соглашение о том, что счета-фактуры выставляться не будут. Также освобождены от необходимости оформлять этот документ поставщики, которые не платят НДС.

Возврат долга цессионарию

Ситуация: нужно ли составлять счет-фактуру при возврате долга, право требования которого приобретено по договору цессии? Сумма возврата больше суммы, уплаченной цеденту. Долг связан с оплатой товаров (работ, услуг), облагаемых НДС.

Да, нужно.

Если приобретенное по договору цессии денежное требование связано с оплатой товаров (работ, услуг), реализация которых облагается НДС, то возврат долга тоже признается объектом налогообложения. Налоговой базой в этом случае является разница между суммой, полученной от должника, и ценой приобретения долга. Это следует из положений пункта 2 статьи 155 Налогового кодекса РФ. Сумму НДС определите по расчетной ставке 18/118 (п. 4 ст. 164 НК РФ). Начислить налог нужно в день получения платежа от должника (п. 8 ст. 167 НК РФ).

Поскольку предъявлять НДС к вычету у должника нет оснований, счет-фактуру можно составить в одном экземпляре и зарегистрировать его в книге продаж.

В строке 2 «Продавец» счета-фактуры укажите наименование организации-цессионария, в строке 6 «Покупатель» – наименование организации, вернувшей долг.

Пример составления счета-фактуры при возврате долга, право требования которого приобретено по договору цессии

В феврале ООО «Торговая » (цессионарий) приобрело у АО «Производственная » (цедент) право требования долга по оплате товаров, облагаемых НДС и реализованных по договору купли-продажи. Должником (покупателем по договору купли-продажи) является АО «Альфа». Сумма долга составляет 1 180 000 руб. (в т. ч. НДС – 180 000 руб.).

Право требования долга было приобретено за 1 000 000 руб. (в т. ч. НДС – 152 542 руб.) на основании договора цессии, который был подписан 19 февраля.

10 апреля «Альфа» погасила задолженность, право требования которой перешло «Гермесу», в сумме 1 180 000 руб.

«Гермес» начислил НДС к уплате в бюджет на сумму превышения погашенного обязательства над ценой приобретения долга: – 27 458 руб. ((1 180 000 руб. – 1 000 000 руб.) × 18/118).

10 апреля «Гермес» составил счет-фактуру в одном экземпляре и зарегистрировал его в книге продаж.

Нормативное регулирование

Правовой основой применения рассматриваемого документа является Налоговый кодекс. В пункте 3 статьи 169 определено, в каких случаях выписывается счет-фактура. Это совершение операций, которые попадают под НДС, а также вывоз необлагаемых товаров из России на территорию Таможенного союза.

Документ имеет определенную форму, изложенную в постановлении № 1137. В этом же акте приведены правила, в соответствии с которыми следует заполнять счета-фактуры. Форма документа и порядок его заполнения постоянно совершенствуются, в связи с чем в постановление вносятся изменения.

Бумажный и электронный форматы

Сегодня счета-фактуры формируют в классическом виде, то есть на бумаге, либо в электронном формате. Такой счет-фактура, как и его бумажный собрат, должен составляться в строго установленной форме и содержать все необходимые реквизиты.

Когда выписывается счет-фактура в электронном варианте? Это возможно при выполнении следующих условий:

• между организациями заключено соглашение о составлении электронных счетов-фактур;
• у контрагентов имеется техническая возможность обмениваться документами в установленном формате через интернет.

В остальном никаких ограничений нет. Электронный документ полностью заменяет бумажный при условии, что составлен по форме и заверен цифровой подписью.

Для чего выставляется покупателю?

Счет-фактура – это документ, который подтверждает предоставление услуг, товаров либо прав на имущество, а также фиксирует их стоимость на момент соглашения договора.

Он формируется и выдается бухгалтерией продавца не до или после оплаты товара или услуги, а после того, как покупателем совершена итоговая приемка товаров либо услуг.

Основной целью создания такого счета является учет НДС. Поэтому данный документ может быть заполнен только строго в соответствии с требованиями.

Данный документ несет в себе сразу две функции:

1. подтвердить получение услуги либо товара покупателем;
2. зафиксировать сумму уплаченного налога с целью его последующего вычета.

Справка. Товарная накладная – это документ бухгалтерского учета, предназначенный для подтверждения передачи прав на товар либо имущество от продавца к их покупателю.

В нее обязательно включают данные о количестве товара, его частичной и общей стоимости, а также реквизиты продающей стороны.

Оформляться она может как в виде типового унифицированного документа, образец которого доступен в интернете, так и на бланке, самостоятельно разработанном компанией-продавцом. Предоставляется она как в бумажном виде, так и в электронном варианте.

Чаще всего этот документ используется при розничной реализации товаров.

Когда выписывается счет-фактура

Чаще всего рассматриваемый первичный документ выписывается продавцом при осуществлении операций, которые, в соответствии с налоговым законодательством, попадают под НДС. Под налогообложение попадает реализация большинства товаров и услуг, в том числе и безвозмездная передача. Но есть и исключения — они перечислены в статье 149 НК РФ.

Также компании и ИП, работающие с НДС, обязаны формировать счета-фактуры при получении оплаты в счет будущей отгрузки. Такие документы принято называть авансовыми счетами-фактурами.

Кроме того, плательщики НДС обязаны оформлять счета-фактуры при экспорте в страны ЕАЭС.

Бывают случаи, когда бумага выписывается и субъектом, который НДС не уплачивает. Такая обязанность возникает у компаний и ИП, если они от своего имени реализуют товары, принадлежащие другой организации — плательщику НДС. Речь идет о посреднической деятельности по договору комиссии и ему подобным.

Заполнение по строкам

Правила построчного заполнения счета-фактуры:

• первая строка — это порядковый номер документа в соответствии с установленными правилами документооборота;
• дата составления не должна быть ранее даты исходного документа;
• дата и номер исправления заполняются при необходимости;
• в строке «Продавец» указывается полное или сокращенное наименование в соответствии с учредительными документами;
• в строке «Адрес» указывается почтовый адрес;
• в строке 3 проставляется «он же» в том случае, если продавцом и грузоотправителем является одно и то же лицо. В противном случае необходимо указать почтовый адрес грузоотправителя. При заполнении счета-фактуры на услуги, имущественные права в этой строке ставится прочерк;
• в сроке 4 по тем же правилам пишутся данные грузополучателя;
• в строке 5 «к платежно-расчетному документу» ставится прочерк, если форма составляется при получении оплаты, частичной оплаты или в счет предстоящих поставок с применением безденежной формы расчетов;
• для строки 7 коды валюты приведены выше.

Графы заполняются следующим образом:

• в графе 1 указывается наименование товара, оказываемой услуги;
• в графе 2 — единица измерения, если это возможно. Прочерк ставится при получении оплаты или частичной оплаты в счет предстоящих поставок. Графы 2 и 2а заполняются с учетом Общероссийского классификатора единиц измерения, введенного постановлением Госстандарта РФ от 26.12.1994 № 366;
• в графе 3 указывается количество или объем товара. Если этот показатель не определяется или отсутствует, необходимо поставить прочерк. Также прочерк ставится при получении оплаты или частичной оплаты в счет предстоящих поставок;
• графа 4 (цена товара) заполняется по аналогичным правилам;
• в графе 6 при отсутствии суммы акциза делается соответствующая отметка;
• в графе 7 (налоговая ставка) по операциям, указанным в пункте 5 статьи 168 Налогового кодекса Российской Федерации, вносится запись «без НДС»;
• по аналогичным правилам заполняется графа 8;
• графы 10-12 заполняются, если страна происхождения товара не Россия, в соответствии с ОК стран мира (МК (ИСО 3166) 004-97) — 025–2001.

Так выглядит заполненный документ.

Если бланк авансовый или корректирующий, это должно быть указано. Как и то, какие изменения и на основании чего вносятся в форму. Обязательна подпись уполномоченных лиц: руководителя (доверенного лица), главного бухгалтера. Печать не является обязательным реквизитом, но может быть поставлена (например, по просьбе покупателя).

Все бланки хранятся в хронологическом порядке не менее 4 лет, фиксируются в журнале учета полученных и выставленных счетов-фактур, в книге покупок и продаж в целях возможности проверки расчета и уплаты НДС.

Порядок выставления документа при реализации

Рассмотрим базовый пример — продавец отпускает товар, а покупатель производит оплату по факту. Счет-фактура выписывается в течение 5 дней, начиная с того, когда состоялась отгрузка товара, были реализованы услуги или выполнены работы.

Один экземпляр счета-фактуры выписывается для самого поставщика, второй — для покупателя. Документ необходимо зарегистрировать в Журнале учета счетов-фактур (далее по тексту — Журнал). Кроме того, продавец делает запись в Книге продаж и указывает реквизиты соответствующего счета-фактуры. А покупатель, соответственно, делает аналогичную запись в своей Книге покупок.

Как продавцу отражать авансы

Продавец обязан регистрировать счёт-фактуру в периоде, в котором получил предоплату (п. 3 Правил ведения книги продаж, утверждённых Постановлением от 26.12.2011 № 1137).

Мы подготовили обзор типичных ошибок при составлении авансовых счетов-фактур

Когда выписывается счет-фактура на аванс

Если покупатель перечисляет предоплату на будущую поставку, то поставщик также должен составить счет-фактуру. При этом не имеет значения, полностью или частично покупатель произвел оплату — документ выписывается на перечисленную сумму. С полученной предоплаты продавец начисляет НДС, а покупатель при соблюдении определенных условий может заявить свой входной налог к вычету.

Когда выписывается счет-фактура на аванс? Сроки выставления — 5 дней, исчисление ведется с даты, когда была получена предоплата. Документ учитывается у поставщика в следующем порядке:

• авансовый счет-фактура отражается в Книге продаж;
• когда происходит реализация товара, составляется отгрузочный, то есть «настоящий» счет-фактура;
• отгрузочный документ отмечается в Книге продаж на всю сумму поставки;
• в то же время в Книгу покупок вносится запись об авансовом счете-фактуре.

У покупателя порядок учета документа аналогичный, но с противоположным знаком: вместо записей в Книге покупок — Книга продаж, и наоборот. И у покупателя, и у продавца документы также подлежат регистрации в Журнале.

В чем ситуация

По договору на продажу печатной продукции организация А передает организации Б книги за плату, кроме того, компания Б оплачивает компании А почтовые расходы на доставку этих книг. Организация А выставляет товарную накладную (ТОРГ-12) от 06.09.2017, так как книги были направлены в этот срок, затем по факту доставки 13.09.2017 выставляет акт оказанных услуг и счет-фактуру на общую сумму договора (книги и доставка). В частности, для закрытия договора компания А должна предоставить книги и организовать доставку, то есть передача книг оформляется товарной накладной, а доставка — актом, по факту доставки, то есть более чем через 5 дней после товарной накладной. Счет-фактура выставлен на общую сумму с датой акта.
Правомерно ли это? Или в связи с тем, что на выставление счета-фактуры дается 5 дней, товарная накладная должна быть с датой не ранее 09.09.2017? Возможно ли принять товарную накладную, акт и счет-фактуру с текущими данными или какой-то из документов нельзя принять и следует поменять даты?

Когда счет выставляет посредник

Отдельно упомянем об особенностях работы со счетами-фактурами комиссионеров и других посредников (агентов, экспедиторов, поверенных). Реализуя товар комитента с НДС от своего имени, комиссионер должен составить счет-фактуру и выделить в нем сумму налога. Это позволит покупателю заявить к вычету свой входной налог. Причем счет следует выставить и в том случае, если сам комиссионер не уплачивает НДС, например, находясь на упрощенной системе налогообложения. Дело в том, что в указанном случае комиссионер, являясь посредником между покупателем и владельцем товара, фактически берет на себя функцию последнего по исчислению НДС и составлению документов.

Комиссионер регистрирует выставленный документ лишь в Журнале. Второй экземпляр предназначается для покупателя. Реквизиты документа комиссионер передает комитенту, и тот выставляет счет-фактуру самому посреднику. При этом у документа должен быть тот же номер, который присвоил ему комиссионер. Полученный счет-фактуру он отмечает в Журнале.

Если комиссионер покупает товар у третьего лица для комитента-плательщика НДС, он перевыставляет в его адрес счет-фактуру, выписанный продавцом. В этом случае полученный и выставленный счета-фактуры также следует зарегистрировать в Журнале без отражения в Книгах.

Распространенные ошибки

Ошибки, которые чаще всего встречаются при заполнении счета-фактуры, и их последствия:

• если неправильно указаны или пропущены наименование, ИНН, адрес организации — установить авторство и адресата документа сложно, поэтому он может быть признан недействительным;
• если из документа невозможно установить, какой товар передавался или услуга была оказана, НДС не будет возвращен;
• неверное указание валюты, неверное указание количества товара, ошибки в ценах, неправильное исчисление стоимости приводят к тому, что точную стоимость товара определить невозможно. Таким образом, документ становится неинформативным;
• неверное исчисление НДС. Отсутствие суммы НДС также может вызвать вопросы у контролирующих органов.

Незначительные ошибки в виде пропуска знаков, прописных букв, неточностей в платежных реквизитах обычно налоговыми органами не преследуются. Сокращать наименования тоже можно, если такое сокращение позволяет установить предприятие или товар.

Если выставленный документ необходимо изменить

На практике довольно часто выходит, что в документы приходится вносить изменения. Например, произошла недопоставка товара или изменилась его цена. Также это требуется и тогда, когда в счете-фактуре найдена ошибка.

Для изменения информации в выставленном документе составляются исправленные и корректировочные счета-фактуры. Первый представляет собой попросту новый вариант документа, в котором содержится верная информация. Исправленный счет-фактура выписывается в течение трех лет с периода выставления первоначального документа. Это обусловлено правом покупателя в указанный срок заявить о вычете входного налога. Исправленный документ существует самостоятельно и полностью заменяет тот, в котором были указаны некорректные данные. Он выписывается в случаях, когда нужно исправить ошибку, которая не привела к изменению суммы. Например, поставщик неправильно указал наименование покупателя или налоговую ставку. Если же некорректная информация в счете-фактуре не делает вычет невозможным, то исправленный документ составлять не нужно.

В каких случаях выписывается корректировочный счет-фактура? Когда корректируется сумма сделки, например, вследствие изменения стоимости товара. При этом между сторонами должно быть заключено соглашение об изменении суммы (приложение к договору, акт, решение). Корректировочный документ составляется на сумму изменений и является дополнением к первоначальному.

Бывает, что поставщик реализовал несколько партий товара одному покупателю и на каждую выписал отдельный счет-фактуру. Однако случилось, что сумму во всех поставках необходимо изменить. Сколько счетов-фактур выписывается для корректировки? В данной ситуации нет необходимости составлять несколько документов — продавец может составить один на все изменения в адрес этого покупателя.

Нарушение правил и ответственность

Чем грозят компании или ИП нарушения, связанные с описываемым документом? В законе прописано, в какие сроки выписывается счет-фактура, но прямой ответственности за их превышение не предусмотрено. А вот отсутствие счета-фактуры расценивается как серьезный огрех в учете. Под отсутствием понимается невыставление документа в том квартале, когда прошла сделка.

За это налогоплательщик может понести наказание в соответствии со статьей 120 НК РФ. Если указанное нарушение будет выявлено впервые, то организация может получить штрафные санкции в размере 10 тыс. рублей. Если отсутствие счетов-фактур выявится в нескольких кварталах, то сумма штрафа увеличится втрое. А в том случае, когда указанное нарушение привело к занижению налога, штраф составит 1/5 часть от размера недоплаты, но не менее 40 тыс. рублей.

Надо сказать, что «забыть» о счете-фактуре при реализации товара или услуги довольно сложно. Если даже это произойдет, покупатель обязательно напомнит о необходимости составить документ, ведь без него он не сможет произвести вычет НДС. Со счетом-фактурой на аванс все иначе. Покупатели далеко не всегда заявляют вычет НДС с уплаченного аванса, поэтому не просят счета-фактуры. В такой ситуации некоторые бухгалтеры не считают нужным их выставлять. Они рассуждают так: получение аванса и отгрузка происходят в одном квартале (в большинстве случаев), так зачем же оформлять промежуточный документ? Однако ФНС считает это нарушением, если между поступлением предоплаты и отгрузкой товара проходит более пяти дней.

Почему важно следить за оформлением

Документ, которому посвящена эта статья, необходим для заявления вычета НДС покупателем. Если же в нем будут допущены критичные ошибки, то налоговая служба не признает вычет. Значит, компании придется доплачивать налоги, а в худшем случае еще и платить штраф. Поэтому при получении счета-фактуры важно тщательно проверять его основные реквизиты.

Справедливости ради заметим, что не любая ошибка повлечет отказ в вычете. Существует ряд параметров сделки, которые должны идентифицироваться по счету-фактуре, а именно:

• покупатель и продавец;
• объект договора;
• стоимость товара (услуги) или сумма предоплаты;
• ставка и сумма НДС.

Если по счету-фактуре определяются указанные параметры, то вычет по нему заявлять можно, несмотря на прочие ошибки. Получив отказ ИФНС, налогоплательщик может смело обращаться в суд. Однако если поставщик при формировании счета допустил ошибку, например, в стоимости товара или сумме налога, то на преференцию по НДС покупатель может не рассчитывать.

Итак, счет-фактура очень важен для расчета НДС у поставщика и вычета его входящей части у покупателя. Необходимо следить за актуальной формой документа, ведь она периодически меняется. И крайне важно соблюдать порядок и сроки его составления, а также не допускать критичных ошибок, которые повлекут непризнание вычета у покупателя.