Счёт-фактура и товарная накладная — чем отличаются

Оформляем реализацию: как выписываются счета-фактуры и накладные

Каждый факт хозяйственной деятельности сопровождается оформлением первичных документов. На их основании бухгалтер фиксирует совершившуюся операцию в учете. Не исключение и операции по реализации продукции, работ, услуг и пр. В ходе указанной операции продавец должен выписать первичный документ (например, товарную накладную), на основании которого товар, работа, услуга передается (или право собственности переходит) покупателю. Если продавец уплачивает НДС, то в общих случаях он выставляет в адрес покупателя и счет-фактуру. Но сделать это он может не в момент передачи актива или права собственности на него, а в течение пяти дней после отгрузки.
Таким образом, накладная и счет-фактура — единый комплект документов по реализации товаров, однако предназначены они для того, чтобы учитывать различные объекты. Чтобы понять разницу между накладной и счетом-фактурой, рассмотрим каждый документ по отдельности.

Для чего служит товарная накладная

Товарная накладная по форме ТОРГ-12 — это один из видов первичных документов, на основании которых происходит передача, например, товаров, приобретенных для перепродажи, или продукции собственного производства покупателю. То есть накладная нужна для учета товарно-материальных ценностей.

Форма и указания по заполнению товарной накладной утверждены постановлением Госкомстата РФ от 25.12.1998 № 132. Однако по закону «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ экономические субъекты имеют право:

• разрабатывать собственные бланки первичной документации с сохранением необходимых реквизитов;
• дополнять унифицированные формы существенными для себя реквизитами.

Обязательно ли указывать банковские реквизиты в ТОРГ-12? Что, если она без печати? Ответы на эти и другие спорные вопросы по заполнению документа вы найдете в КонсультантПлюс. Пробный доступ к правовой системе можно получить бесплатно.

Одновременно с выпиской товарной накладной в бухгалтерском учете формируются проводки по реализации:

• Дт 62.1 Кт 90.1 — отражен факт реализации продукции или товаров покупателю;
• Дт 90.2 Кт 41, 43 — себестоимость реализованных товаров или продукции.

Покупатель на основании товарной накладной отразит в своем учете поступление материальных ценностей проводкой Дт 10, 15, 41… Кт 60.1.

Ничего лишнего

Еще один документ, который часто теряется или требует «доработки» для получения компанией дополнительной выгоды, – накладная. Ничего сложного в ее заполнении нет, тем не менее инспекторы выявляют ряд ошибок, которые постоянно допускают бухгалтеры, изготавливая этот документ «вручную». Во-первых, налогоплательщики нередко предъявляют целые пачки документов, оформленных на одну и ту же фирму. Получается, что компания заплатила организации за товар, транспортировку и консультацию. Налоговики поневоле обращают внимание на такое «многопрофильное» предприятие. Поэтому те, кто постоянно пользуется фиктивными документами, ведут особые блокноты, в которых прописывают, что оказывает транспортные – консультационные.

Другая распространенная ошибка, которая сразу выдает поддельную накладную, – слишком большое количество печатей. На подлинных документах она одна, а на поддельных ставят еще и штампы: угловой и «Оплачено». Видимо, бухгалтеры думают, что чем больше оттисков на бумаге, тем солиднее она выглядит. Оценить размах подделки первичной документации не представляется возможным. Одни инспекторы утверждают, что 50 процентов бумаг фиктивные, другие заявляют о 80 процентах. На самом же деле налоговики не способны проверить в компании все документы до единого. Они обращают внимание лишь на явные нарушения, остальное остается на совести бухгалтера.

Ирина Голова, эксперт журнала «Расчет»

В чем заключается разница между товарной накладной и другими передаточными документами

Когда выписывается товарная накладная, мы уже выяснили, но кроме нее в процессе реализации могут быть оформлены и другие передаточные документы:

• накладная на отпуск материалов на сторону — форма № М-15;
• акт выполненных работ / об оказании услуг;
• акт о приеме-передаче ОС — форма № ОС-1 и пр.

Из названий видно, что оформление перечисленных документов происходит в зависимости от того, какое имущество передается: материалы, работы, услуги, основные средства, нематериальные активы и т. д.

Все эти документы характеризуются тем, что в них должны быть прописаны реквизиты передающей и принимающей сторон, наименование и при необходимости характеристика передаваемого актива, количество, цена и стоимость, дата, когда произошла передача актива, и пр. Документы должны быть заверены подписями уполномоченных лиц с каждой стороны сделки и скреплены печатями (при наличии).

Посмотрите, какие реквизиты должны присутствовать в первичных документах.

Каково предназначение счета-фактуры и в чем ее отличие от товарной накладной

Счет-фактура — первичный документ, служащий для учета налога на добавленную стоимость. Продавец-налогоплательщик обязан при совершении операций, подлежащих обложению указанным налогом, выписать счет-фактуру, показывая таким образом начисление НДС: Дт 90.3 Кт 68/НДС.

Счет-фактура может выписываться не только при отгрузке, но и при других обстоятельствах (например, при поступлении денежных средств от покупателя в качестве аванса), когда выписка накладной не требуется, а НДС начислить надо.

Покупатель — плательщик НДС вправе на основании полученного счета-фактуры принять сумму НДС к вычету, уменьшив величину налога к уплате в бюджет. Входящий НДС у покупателя отражается на основании проводки Дт 19 Кт 60.1, а заявление налога к вычету — Дт 68/НДС Кт 19.Однако для этого документ должен соответствовать всем требованиям налогового законодательства.

Форма счета-фактуры и правила по его заполнению приводятся в постановлении Правительства РФ от 26.12.2011 № 1137 (ред. от 19.08.2017 № 981). В счете-фактуре, как и в накладной, должны быть указаны наименование товара, его количество, цена за единицу и общая стоимость, ставка и размер НДС, сумма с НДС. Кроме того, здесь приводятся реквизиты продавца и покупателя (грузоотправителя, грузополучателя). Заверяется документ подписями уполномоченных лиц (обычно руководителя и главного бухгалтера от организации или ИП). Места для печати в нем в отличие от товарной накладной не предусмотрено.

Какие реквизиты товарной накладной по форме ТОРГ-12 обязательны для заполнения в целях принятия расходов к налоговому учету и применения вычетов по НДС? Ответ на этот вопрос от советника государственной гражданской службы РФ 2 класса Григоренко Е. С. вы найдете в К+, получив пробный доступ к системе бесплатно.

Правила заполнения

Рассматриваемая форма прежде всего должна быть правильно заполнена. На что, прежде всего, стоит обратить внимание:

1. Три подписи со стороны продавца.
2. Печать продавца.
3. Наименование продавца, его юридический адрес, расчетный счет, БИК.
4. ОКПО и ОКПД.
5. Основание, то есть договор, в соответствии с которым поставляется товар.
6. Номер ТН и ее дата.
7. Табличная часть ТН представляет собой сведениями о товаре. В таблице указывается его количество, наименование, НДС и прочее (о том, как заполняется ТН ТОРГ-12 с НДС и без него, читайте ).

ТН формируются в двух экземплярах, а ее дата должна совпадать с фактической датой отгрузки.

Возможно ли оформить накладную и счет-фактуру в одном документе?

Итак, товарная накладная предназначена для учета товарно-материальных ценностей, счет-фактура — для учета НДС. Возможно ли составить их в форме одного документа?

Возможно. Такой документ действует с 2013 года — с того момента, как ФНС выпустила письмо от 21.10.2013 № ММВ-20-3/[email protected] с целью облегчить документооборот хозсубъектов. В письме приведен новый бланк с реквизитами обоих документов. Он получил название УПД (универсального передаточного документа).

Форму счета-фактуры наше законодательство периодически корректирует, в связи с этим меняется и бланк УПД.

УПД заменяет:

• комплект из счета-фактуры и передаточного документа;
• передаточный документ.

Закон не обязывает использовать УПД, это дело добровольное. Если хозсубъект решит о том, что при отгрузке будет оформляться именно УПД, то лучше такое решение прописать в учетной политике.

Итоги

Так чем отличается счет-фактура от накладной? Они предназначены для отражения в бухгалтерских и налоговых регистрах двух разных объектов учета. Товарная накладная учитывает ТМЦ, а счет-фактура — НДС. Оба документа выписываются при отгрузке или при переходе права собственности, но накладная непосредственно в момент отгрузки, а счет-фактура в течение 5 дней после этого. Сведения, отражаемые в этих двух документах, в некоторой степени дублируют друг друга. Именно поэтому в целях упрощения документооборота налоговиками была разработана единая форма, соединяющая в себе реквизиты счета-фактуры и первичного передаточного документа. Образец УПД приведен выше.
Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс. Пробный бесплатный доступ к системе на 2 дня.

Как начать работать с ЭДО?

Для работы с электронными счетами-фактурами, организации, необходимо:

1. Заполнить заявку на сайте www.diadoc.ru. Специалисты Диадока помогут подобрать подходящий тариф и проконсультируют, как начать работу в системе.
2. На сайте www.diadoc.ru есть регламент применения электронной цифровой подписи в системе электронного документооборота Диадок. Он предусмотрен для всех участников ЭДО. Если организация приняла решение работать с электронными документами, она должна подписать заявление о присоединении к этому регламенту. Также подписывается договор на право использования программы ЭВМ «Диадок» (образец есть на сайте).
3. Оператор присуждает компании идентификатор и регистрирует организацию в системе.
4. Далее компания покупает в любом из сервисных центров СКБ Контур сертификат электронной подписи. Теперь каждый документ будет иметь юридическую силу. Заявку на сертификат ЭЦП также можно отправить прямо из системы Диадок. Если сертификат у организации уже есть, то можно использовать его.
5. Находите в Диадоке контрагентов, и начинаете работать.

К сведению

Преимущества электронных счетов-фактур осознали ведущие российские компании. Торговая сеть BILLA, ОАО «Кировский завод», крупнейший фармдистрибьютор «Протек» и другие организации еще до утверждения форматов электронных счетов-фактур начали реализовывать пилотные проекты. — Объем первичной документации на нашем заводе огромен. Внедрение системы электронного документооборота позволит, во-первых, добиться сокращения сроков закрытого периода. Во-вторых, это сможет повысить эффективность и прозрачность обмена первичкой между предприятиями. Кроме того, мы, безусловно, сократим как прямые, так и косвенные издержки документооборота, — оценил перспективы внедрения ЭДО директор по ИТ ОАО «Кировский завод» Сергей Кулабухов.

«Технологический и технический процесс обмена электронными счетами-фактурами был возможен и до утверждения Приказа № ММВ-7-6/138. Но ранее отсутствовала законодательная база, позволяющая применять это в налоговых целях, то есть в налоговых органах нужно было иметь «живой» документ с печатью, подписью. Сейчас нормативно-правовая база полностью сформировалась. Налогоплательщик задает вопрос: а что же изменится во взаимодействии с налоговыми органами? Ведь это принципиально новый порядок работы. Не будет ли мне хуже? Не будет ли проблем? Ответ на поверхности: хуже быть не должно, электронный документ — такой же, как и бумажный. Более того, налоговые органы высказывались, что поощряют использование электронных счетов-фактур. Еще один вопрос: как электронные счета-фактуры повлияют на характер проведения и результат налоговых проверок? Думаю, характер налоговых проверок поменяться не должен. Работать станет удобнее: не нужно возить тонны документов в налоговые инспекции. Международный опыт также показывает, что налоговые органы все больше внимания уделяют аналитической процедуре налоговых проверок, и возникает все меньше претензий в отношении технического оформления документов. Скорее всего, изменения приведут к более эффективному взаимодействию с контролирующими органами. Таким образом, в отношениях с налоговыми органами возникает новая реальность. Мы начинаем по-другому говорить с ними.»