Электронные трудовые книжки: как начать использовать

С этого года работодатели должны вести трудовые книжки в электронном виде. В связи с этим вводится новый вид отчетности, представляемой в ПФР, — сведения о трудовой деятельности зарегистрированного лица по форме СЗВ-ТД. Соответствующие изменения в ТК РФ и закон о персучете были внесены в конце 2021 года. Переход на ЭТК планируется в течение 2021 года. Работодателям помимо новой отчетности в ПФР нужно предпринять определенные действия. Подробнее эксперты 1С рассказывают в статье.

Работа с ЭТК в 1С

Для перехода на электронные трудовые книжки (ЭТК) работодатель должен совершить ряд действий и внести изменения в некоторые локальные документы. Рассказываем более подробно.

Про СЗВ-ТД

Как сообщалось ранее, отчет СЗВ-ТД сдается не по всем сотрудникам, а только по тому персоналу (как основным работникам, так и по совместителям), у кого были изменения за отчетный период. Сдать отчетность надо не позднее 15 числа месяца, следующего за текущим, например, за январь 2021 года – до 17 февраля (поскольку 15 февраля – суббота).

При количестве работников от 25 человек отчет СЗВ-ТД можно сдать только в электронном виде, рекомендуем сдавать через 1С-Отчетность. При количестве до 25 человек можно сдать в бумажном или электронном виде

Электронные СНИЛС

С апреля 2021 ПФР начал выдавать информацию о страховом номере индивидуального лицевого счета (СНИЛС) в виде электронных документов. Соответствующие изменения были внесены в пенсионное законодательство законом от 01.04.2019 № 48-ФЗ.

Все граждане, которые оформляют СНИЛС впервые, теперь получают его только в виде электронного документа. Однако совсем без «бумажек» не обойдется: в отделении ПФР застрахованном лицу выдадут справку, подтверждающую регистрацию, по форме АДИ-РЕГ (постановление Правления ПФР от 13.06.2019 № 335п).

Работнику, который только начинает трудовую деятельность, СНИЛС обычно оформляет его первый работодатель. Необходимые для этого документы остались теми же: бизнесмен должен сдать в отделение ПФР подписанную работником форму АДВ-1 и опись по форме АДВ-6-1.

Однако привычные всем зеленые карточки никуда не исчезнут. Массовой замены бумажных СНИЛС на электронные не будет. При заключении трудового договора работодатель обязан принять у работника информацию о СНИЛС в любом из форматов: как обычную карточку, так и справку об электронной регистрации (ст. 65 ТК РФ).

Любой владелец карточки СНИЛС имеет право добровольно заменить ее на электронный документ. Это можно сделать на портале «Госуслуги», а также обратившись лично в МФЦ, либо в отделение ПФР. При порче или утрате карточки СНИЛС вместо нее также будет выдано электронное свидетельство.

Номер лицевого счета при переоформлении СНИЛС в электронный формат не изменится.

Что делать остальным / Новое приложение «1С:Электронные трудовые книжки»

Мы рекомендуем руководителям небольших фирм, кадровикам, бухгалтерам, расчетчикам и менеджерам по персоналу опробовать новый бесплатный облачный сервис «1С:Электронные трудовые книжки» в случае, если вы:

• работаете в старых версиях программ «1С» и не хотите/ не можете подключить новый отчет через внешние отчеты;
• не готовы вести полноценный учет, например, только зарегистрировали организацию, а отчет о приеме первых сотрудников (включая директора) сразу нужно подать в ПФР;
• не работаете в программах «1С».

Изменение в актах

Первым делом займемся документами. После того, как сотрудники отказались от привычных трудовых, нужно внести информацию в книгу учета движения трудовых. В ней указывается дата выдачи, которая подтверждается росписью владельца.

Некоторые организации составляют акт о хранении и ведении трудовых. Он не является обязательным, но в случае его составления, нужно указать, что трудовая книжка может быть не только бумажной, но и электронной. Проделать эту работу предстоит и с трудовыми договорами, а также с нормативными актами и другими документами, если там есть запись о порядке ведения трудовой. Теперь перейдем к отчетности.

Преимущества нового приложения «1С:Электронные трудовые книжки»

Приложение «1С:Электронные трудовые книжки» отличается интуитивно-понятным интерфейсом. Любой человек может без проблем внести данные в нужные поля, отчет СЗВ-ТД заполнится и сформируется автоматически. Не нужно самому искать форму отчета в интернете и проверять ее актуальность.

Главным преимуществом продукта «1С:Электронные трудовые книжки» перед известными бесплатными аналогами является возможность вести простой кадровый документооборот – печатать приказы о приеме на работу и увольнении, заявления по кадровым событиям и т.д. – все необходимые формы кадровых документов есть в приложении.

К тому же, приложение:

• надежно – подготовлено разработчиками программы «1С:Бухгалтерия»;
• и безопасно – программа находится в облаке .

Представление в ПФР данных о работниках

В связи с введением электронных трудовых книжек работодатели обязаны с 01.01.2020 представлять в органы ПФР новый вид отчетности – форму СЗВ-ТД «Сведения о трудовой деятельности работника». Введение новой формы связано с переходом на электронные трудовые книжки. Соответствующие изменения внесены в законодательство о персучете Федеральным законом от 16.12.2019 № 436-ФЗ.

С 01.01.2020 сведения в Пенсионный фонд РФ работодатели должны представить не позднее 15-го числа месяца, следующего за тем месяцем, в котором состоялось какое-либо из следующих событий (п. 7 ст. 1 Закона № 436-ФЗ):

• прием на работу;
• перевод на иную постоянную работу;
• увольнение;
• представление сотрудником заявления о том, что он просит продолжать вести в отношении него трудовую книжку в бумажном виде;
• обращение сотрудника с заявлением о представлении ему сведений о трудовой деятельности.

С учетом переноса выходных дней впервые представить сведения в ПФР нужно будет не позднее 17.02.2020 за январь 2021 года (см. письмо ПФР от 28.12.2016 № 08-19/19045).

С 01.01.2021 направлять в ПФР форму персотчетности придется всякий раз после принятия на работу или увольнения работника, но не позднее рабочего дня, следующего за днем издания приказа о приеме на работу или об увольнении.

Помимо подачи сведений в Пенсионный фонд РФ, на работодателя также возложена обязанность предоставления сведений о трудовой деятельности работника самому работнику в период работы и при увольнении.

Кроме того, работник получит право запросить такие сведения из базы Пенсионного фонда РФ. Сведения о трудовой деятельности работника будут предоставляться по его запросу по отдельной форме. Изначально планировалось, что это будет форма СЗИ-ТД, проект которой ПФР ранее опубликовал на своем сайте, однако позднее Минтруд опубликовал проекты приказов об утверждении других форм:

• для заполнения работодателем — форма СТД-Р «Сведения о трудовой деятельности, предоставляемые работнику работодателем»;
• для заполнения органами ПФР — форма СТД-ПФР «Сведения о трудовой деятельности, предоставляемые из информационных ресурсов Пенсионного фонда Российской Федерации».

В связи с переходом на ЭТК Пенсионный фонд РФ подготовил новый порядок электронного документооборота с работодателями. Электронный документооборот между работодателем и ПФР осуществляется при помощи автоматизированной информационной системы Пенсионного фонда РФ нового поколения (АИС ПФР-2). Оператором этой системы является ПФР.

Новый порядок будет действовать начиная с отчетности СЗВ-ТД, поэтому для того, чтобы ПФР смог принять форму СЗВ-ТД, необходимо из программы отправить специальное заявление в ПФР и дождаться положительного результата его рассмотрения.

После обновления ваша программа сама предложит отправить эти заявления.

Если вы пропустите уведомление, то:

• в программах на управляемых формах необходимо в разделе Уведомления формы 1С-Отчетность нажать кнопку Создать и выбрать пункт Заявление на подключение к ЭДО ПФР;
• в остальных программах — в форме Журнал обмена с контролирующими органами открыть раздел ПФР, закладка Исходящие документы. Здесь нужно переключить режим отображения на Заявления ЭДО ПФР и нажать кнопку Новый.

В «1С:Предприятии 8» проект формы «Сведения о трудовой деятельности зарегистрированного лица (СЗВ-ТД)», электронный формат СЗВ-ТД, форма СТД-Р поддерживаются с выходом очередных версий (см. таблицу).

Таблица

Подробнее о сроках реализации можно узнать в «Мониторинге изменений законодательства» в разделе «Оплата труда».

В программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8» редакции 3 предусмотрены подготовка и автоматическое заполнение отчетов СЗВ-ТД и СТД-Р, сохранение файлов отчетов и выгрузка в ПФР в требуемом формате.

Для автоматического заполнения сведений о трудовой деятельности сотрудников СТД-Р и СЗВ-ТД в кадровых документах (Прием на работу, Кадровый перевод, Увольнение) предусмотрен флаг Отразить в трудовой книжке (рис. 2).

Рис. 2. Кадровый документ «Прием на работу»

При установленном флаге Отразить в трудовой книжке доступно поле Трудовая функция.

Это поле добавлено в кадровые документы в соответствии с требованиями ТК РФ о регистрации изменении трудовой функции. Изменение трудовой функции, к примеру, при кадровом переводе может отличаться от изменения должности.

Кадровые документы, предназначенные для отражения в трудовой книжке, регистрируются как Мероприятия (рис. 3) в документах СТД-Р и СЗВ-ТД.

Рис. 3. Табличная часть «Мероприятия» документа «Сведения о трудовой деятельности сотрудников, СЗВ-ТД»

Документ Сведения о трудовой деятельности сотрудников, СТД-Р (рис. 4) формируется в меню Кадры — Электронные трудовые книжки по кнопке Создать, предназначен для печати и выдачи сотруднику на руки при его увольнении.

Рис. 4. Документ «Сведения о трудовой деятельности сотрудников, СТД-Р»

Документ Сведения о трудовой деятельности сотрудников, СЗВ-ТД (рис. 5) формируется в меню Кадры — Электронные трудовые книжки по кнопке Создать, предназначен для отправки в качестве отчета в ПФР.

Рис. 5. Документ «Сведения о трудовой деятельности сотрудников, СЗВ-ТД»

Подготовить и отправить в ПФР отчеты СТД-Р и СЗВ-ТД можно из программы с помощью сервиса 1С-Отчетность.

Тариф «Бесплатный»

Это:

• доступ к приложению «1С:Электронные трудовые книжки» – одна информационная база для одного юридического лица или ИП для одного пользователя;
• автозаполнение реквизитов по ИНН;
• заполнение и формирование отчета СЗВ-ТД по установленной ПФР форме для одного юридического лица или ИП;
• сохранение отчета в файл, печать на принтере;
• возможность ведения простого кадрового документооборота.

Тариф предполагает самостоятельную отправку отчета в ПФР удобным для пользователя способом, включая подачу отчета на бумаге в распечатанном виде (отнести самому в ПФР).

Ответственность за несоблюдение правил ведения ЭТК

Непредставление сведений о трудовой деятельности или представление их с нарушением срока грозит привлечением к административной ответственности за нарушение норм трудового законодательства, то есть по статье 5.27 КоАП РФ (п. 9 ст. 1 Закона № 436-ФЗ).

В частности, за нарушение трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права, влечет предупреждение или наложение административного штрафа:

• на должностных лиц и ИП — от 1 до 5 тыс. руб.;
• на юридических лиц — от 30 до 50 тыс. руб.

От редакции. Лекция «Электронные трудовые книжки: нормативное правовое регулирование, подготовка отчета в «1С:Зарплате и управлении персоналом 8» (ред. 3)» с участием Н.А. Белянцевой (ПФР) и экспертов 1С состоялась в 1С:Лектории 30.01.2020.

Плюсы и минусы ЭТК

Плюсы ввода трудовых книжек в электронном виде очевидны:

• ЭТК невозможно потерять или испортить;
• Невозможно подделать указанные в базе данные;
• Отмена затрат на ее приобретение;
• Невозможно допустить грамматическую ошибку при вводе, например, информации о наименовании предприятия;
• Доступ к информации через Интернет или мобильный телефон станет проще и доступнее, не придется копировать и заверять данные о трудовом стаже, например, при оформлении пенсии (и других госуслуг);
• Если отдел кадров находится в другом городе, не придется отправлять туда ТК на хранение, то есть процесс устройства на работу станет проще как для работодателя, так и для работника;
• Повысится уровень защищенности сотрудника от недобросовестного работодателя;
• Уровень аналитики по трудовой деятельности граждан вырастет в разы благодаря централизации данных.

К минусам следует отнести:

• Риск утечки персональных данных. Однако ПФР с 1997 года хранит данные физлиц в специально аттестованной для учета и обработки персонифицированной информации высокого уровня, базе, надежность которой проверена временем;
• Увеличение объема отчетности;
• Необходимость повышения квалификации сотрудников кадровых служб. Председатель правления ПФР Антон Дроздов в интервью «Комсомольской правде» сообщил о проведении пилотного проекта с крупнейшими работодателями, «чтобы оценить, как готовы их кадровые службы и информационные системы Пенсионного фонда»;
• Необходимость приобретения соответствующего программного продукта;
• Отсутствие данных о наградах в новой цифровой версии;
• Сложности могут быть и у сотрудников, особенно у тех, кто не очень «дружит» с компьютерами. Но практика показывает, что даже те пользователи, которые очень боялись компьютера, прекрасно его освоили, когда возникла такая необходимость. Поэтому «нет в мире таких крепостей, которые не могли бы взять трудящиеся».

Видеообзор правил ЭТК на 2021 год
Получите запись вебинара с этапами работы в 1С и рекомендуемыми действиями на этот год

Как будет выглядеть ЭТК?

Цифровая книжка в общем случае представляет собой отчет по данным трудового стажа гражданина РФ, хранящийся в Пенсионном фонде РФ.

Данный отчет будет доступен:

• По месту работы – только по этому же месту в обеих версиях (форма СЗВ-ТД);
• В многофункциональных центрах (МФЦ) по всем местам работы, но только в бумажной версии;
• В ПФ по всем местам работы в обеих версиях;
• На госуслугах (gosuslugi.ru) по всем местам работы только в цифровой версии.

Работник имеет право затребовать этот отчет и получить в трехдневный срок, а при уходе – в день увольнения, если ранее он отказался от бумажного варианта.

Как отразить отмену и корректировку сведений о трудовой деятельности

Если сведения о трудовой деятельности сотрудника были отменены, необходимо заполнить соответствующий раздел формы СТД-Р. В нем следует указать всю отмененную информацию, а в графе «Признак отмены записи сведений о приеме, переводе, увольнении» поставить знак «Х».

В случае, когда сведения были скорректированы, следует заполнить форму СТД-Р с двумя строками:

• первая строка — с информацией до корректировки и со знаком «Х» в графе «Признак отмены записи сведений о приеме, переводе, увольнении»;
• вторая строка — с информацией после корректировки.