В обязанность работодателя входит правильное заполнение трудовых книжек, а также их хранение. Поэтому необходимо время от времени проводить проверки, чтобы убедиться, что все условия выполнены надлежащим образом. Также это рекомендовано делать при смене должностного лица, в чью ответственность входит работа с этими документами. Если подобное происходит, то составляют акт передачи трудовых книжек. Образец, который вы найдете по ссылке в конце этой статьи, поможет правильно его подготовить. Кроме того, данный акт может быть нужен и в некоторых других ситуациях, поэтому стоит разобраться во всех тонкостях его оформления.
Процесс передачи трудовых книжек
Просто так взять и передать трудовые книжки нельзя.
- Сначала необходимо издать от лица руководителя компании приказ, в котором будет указана необходимость передачи документов и назначено новое ответственное лицо.
- Затем на основании этого приказа производится непосредственная передача трудовых книжек, вкладышей в них и чистых бланков, которая должна сопровождаться их ревизией, т.е. осмотром, проверкой, и подсчетом.
Информация о передаче оформляется специальным актом, кроме того, это действие быть зафиксировано в журнале учета движения трудовых книжек.
Если соблюсти всю процедуру «от а до я», то риск столкнуться с потерей документов, возникновением разногласий и споров по поводу них снизится до минимума. Грамотно проведенный процесс позволяет также снять с нового работника ответственность административного характера за отсутствие тех или иных трудовых книжек или вкладышей.
Порядок выдачи трудовой книжки при увольнении
Пошаговый порядок действий выглядит так:
- Сотрудник подает заявление об уходе по собственному желанию, работодатель подписывает его.
- Издается приказ об увольнении, подписывается обеими сторонами.
- В последний день работы выдается тр.кн. и остальные документы, заполняется личная карточка. Тогда же перечисляется и окончательный расчет.
В зависимости от основания увольнения алгоритм может выглядеть иначе. Но правила и сроки везде одинаковы: оформляется приказ, выдается тр.кн. и окончательный расчет.
Содержание и образец уведомления
Уведомление отправляется работодателем, если сотрудник в последний день работы не находится в организации или отказывается забирать трудовую книжку.
Что в нем указывается:
- наименование, адрес предприятия;
- Ф.И.О., должность, адрес увольняющегося;
- дата составления уведомления;
- формулировка «(название организации) уведомляет вас о необходимости явиться за трудовой книжкой или дать согласие на ее отправление по почте)»;
- причина, по которой документ не выдан в последний день работы;
- должность руководителя, подпись.
Образец уведомления
Консультация по составлению документа
Создание комиссии
Если предприятие крупное и документов, подлежащих передаче много, то для проведения и оформления этой процедуры необходимо создание специальной комиссии. В нее могут войти сотрудники разных подразделений фирмы, в составе не менее двух человек. Комиссия также назначается путем выпуска отдельного приказа руководителя компании.
Задача комиссии – проверить все ли трудовые книжки находятся на месте, удостовериться в том, что все необходимые записи наличествуют и соответствуют действительности, а также заверить факт передачи от одного лица другому.
Как составлять документ
Единого, обязательного к применению, унифицированного образца акта приема-передачи трудовых книжек нет. Компании могут выбрать один из дух способов:
- либо каждый раз писать акт в произвольном виде (что не очень удобно),
- либо разработать шаблон документа, исходя из своего видения и потребностей, но в этом случае он должен быть утвержден в учетной политике организации.
Независимо от того, на каком варианте остановится предприятие, акт обязательно должен включать в себя следующие данные:
- информацию о компании,
- составе комиссии, участвующей в передаче документов,
- сведения о самих трудовых книжках, вкладышах в них и новых бланках – это лучше оформить в виде таблицы.
Бланк акта о приеме-передаче может включать в себя один лист или же несколько – если документов большое количество. Все листы следует скрепить суровой нитью, затем на последней внешней странице рядом с крепежом поставить печать и написать количество листов, дату оформления акта и удостоверить эти сведения нужными подписями.
При заполнении акта приема-передачи трудовых книжек важно стремиться не допускать ошибок и помарок, поскольку внесение в него недостоверных или даже ложных сведений может обернуться неприятными последствиями для ответственных сотрудников. Если же ошибок избежать не удалось, их следует аккуратно подкорректировать и заверить надписью «исправленному верить». Не надо забывать о том, что в случае необходимости, документ может послужить доказательством при решении разногласий через судебную инстанцию.
Когда ведут книгу движения трудовых книжек
С целью учета трудовых книжек, а также бланков трудовой книжки и вкладыша в нее работодатели ведут:
- приходно-расходную книгу по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее;
- книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.
Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них предназначена для регистрации:
- трудовых книжек, которые работодатель получил от сотрудника при приеме на работу;
- трудовых книжек и вкладышей в них, которые фирма сама выдала работнику.
Работник, который выбрал ЭТК, получает свою бумажную трудовую книжку на руки. Фирма при этом освобождается от ответственности за ее ведение и хранение.
Если все сотрудники организации перешли на ЭТК, и работодатель выдал им на руки бумажные трудовые книжки, то записи в книге движения трудовых книжек следует прекратить за их неимением.
Саму книгу учета движения трудовых книжек надо передать на архивное хранение.
Срок хранения книги учета и вкладышей в них составляет 50/75 лет (п. 463 Перечня типовых управленческих архивных документов, утвержденных приказом Росархива от 20.12.2019 № 236).
Ранее по теме:
«Новеньких», принятых в 2021 г., не уведомляют о праве выбора электронной трудовой
В чем преимущества электронной трудовой книжки?
Как оформлять акт приема-передачи трудовых книжек
Акт о приеме-передаче трудовых книжек можно писать как на простом листе А4 формата, так и на фирменном бланке организации (наиболее приемлемый вариант, поскольку в этом случае в него сразу внесены реквизиты предприятия). Оформлять документ можно как в рукописном виде, так и в печатном – никакой разницы здесь нет.
Важно соблюсти одно непреложное условие: акт должен содержать «живые» автографы всех членов комиссии или участвующих в передаче-приеме трудовых книжек лиц, а также утверждающую подпись директора.
Ставить печать на нем не обязательно, поскольку начиная с 2016 года юридические лица освобождены от необходимости визировать печатями и штампами свои бумаги.
Составляется акт в единственном экземпляре, который после оформления надлежащим образом и окончательного завершения приема-передачи документов передается на хранение в архив компании, где он и должен содержаться на протяжении установленного законом периода.
Образец составления акта приема-передачи трудовых книжек
Заполнение информационной шапки документа
- Вначале посередине строки пишется полное наименование компании и название документа.
- Затем указывается дата составления акта и населенный пункт, в котором зарегистрирована организация.
- После этого справа (или слева – это роли не играет) отводится несколько строк для утверждения руководителем фирмы: здесь надо вписать его должность, фамилию-имя-отчество, а также поставить дату утверждения.
- Далее вписывается сотрудник, который передает трудовые книжки и сотрудник, который их принимает: здесь также указываются их должности и персональные данные.
Заполнение перечня трудовых книжек и вкладышей
Таблица, в которую вписывается все самое основное о трудовых книжках:
- фамилии-имена-отчества владельцев,
- серии и номера документов,
- наличие вкладышей,
- а также отдельно пишутся необходимые примечания: состояние, сведения о записях, востребованности или невостребованности и т.д.
Под таблицей указывается общее количество внесенных в акт документов.
Вторая таблица отражает информацию о вкладышах и чистых бланках трудовых книжек, хранящихся на предприятии. Здесь точно также фиксируются их серии и номера, но никакие дополнительные данные можно не указывать.
В завершение акт необходимо удостоверить подписями передающего и принимающего сотрудника, а также членов комиссии, которые принимали участие в процедуре передачи трудовых книжек. У всех у них нужно указать должности, а подписи должны быть с расшифровками.
Выдача трудовой книжки: особенности
В статье 84.1 Трудового кодекса четко сказано, что трудовая книжка (далее – тр.кн.) и другие документы, касающиеся работы, выдаются в последний рабочий день – дату увольнения. При этом нужно ориентироваться на Постановление Правительства РФ от 16.04.2003 №225 «О трудовых книжках», где говорится следующее:
- Все записи, внесенные в документ, заверяются подписью работодателя или кадровика.
- В последний день работы тр.кн. выдается с уже внесенными записями.
- Если работник не может прийти за книжкой или отказывается ее забирать, работодатель обязан отправить уведомление о необходимости явиться за нею или дать письменное согласие на отправку Почтой России. С этого момента он освобождается от ответственности за нарушение срока выдачи документа.
- Если работник умер, тр.кн. выдается по письменному заявлению его близкого родственника. Можно отправить и Почтой России, но тоже по письменному заявлению.
Обратите внимание! Установленные правила касаются всех случаев увольнения. Например, если уволился генеральный директор или рядовой сотрудник, тр.кн. выдается в последний день работы. То же самое касается прекращения договора за прогул или по инициативе сотрудника – разницы нет, правила везде одинаковы.
Если увольнение приходится на выходной
Даже если дата расторжения договора приходится на выходной или праздничный день, работодатель обязан выдать тр.кн. Кадровику придется выходить на работу, но и оплачивается это в соответствии со ст. 153 ТК РФ не менее чем в двойном размере.
В отпуске с последующим увольнением
Согласно ст. 127 ТК РФ, датой прекращения договора в данном случае считается последний день отпуска. Тогда же выдается тр.кн. и остальные документы. Если заявление об уходе подано уже в отпуске, договор расторгается в последний день отработки.
Если работник на больничном
Сотрудника на больничном могут уволить только по собственному желанию. Расторжение договора по инициативе работодателя запрещено ст. 81 ТК РФ. Документы выдаются в последний рабочий день, указанный в заявлении.
Если отдел кадров в другом городе
Здесь есть два варианта:
- Работник сам едет в другой город за документами.
- Сотрудник дает письменное согласие на пересылку почтой.
Судебная практика по таким делам неоднозначна. Фактически работник в день увольнения находится на рабочем месте, значит, ему должны выдать тр.кн. Лучше заранее отправить кадровика по адресу увольняющегося, чтобы потом не было проблем.
Елена Плохута
Юрист, автор сайта (Гражданское право, стаж 7 лет)
Увольнение на карантине
Если предприятие на карантине, это не ограничивает право сотрудника на увольнение. Договор расторгается в последний рабочий день, тогда же выдаются и документы.
Примечание: чтобы не посещать организацию-работодателя, можно сразу дать письменное согласие на отправку почтой.
Увольнение дистанционного сотрудника
Если увольняется работник на удаленке, срок выдачи книжки не меняется. Он может забрать ее у руководителя сам, или дать согласие на доставку почтой.
