Электронные листки нетрудоспособности. Обмен с ФСС из базы 1С Зарплата и управление персоналом

Медицинские учреждения используют не только бумажные больничные, но и электронные листки нетрудоспособности (ЭЛН). Это упрощает взаимодействие между больницами, ФСС и работодателями.

Обмен с ФСС реализован в 1С. Если подключен сервис 1С-Отчетность, настройки выполняются автоматически. Если сервис не используется, процесс будет немного дольше.

В инструкции рассмотрим, как самостоятельно скачать и установить сертификаты ФСС для 1С, а также настройку обмена с ФСС на примере программы 1С 8.3 ЗУП.

Где скачать сертификаты для работы с 1С ФСС ЭЛН

Для работы понадобятся несколько сертификатов ФСС:

1. Сертификат ФСС для ЭЛН – для скачивания перейдите на сайт ФСС и нажмите на ссылку Сертификат уполномоченного лица ФСС 2020:
   Читайте также:  Справка для биржи труда о среднем заработке. Справка о среднем заработке
2. Сертификат ФСС для квитанции – перейдите по ссылке и скачайте сертификат с ГОСТ Р 34.10-2012:

3. Корневые сертификаты УЦ ФСС – перейдите на Портал уполномоченного федерального органа в области использования электронной подписи по ссылке и скачайте все сертификаты. Они доступны в пунктах Отпечаток

4. Сертификаты головного удостоверяющего центра – зайдите на эту страницу и скачайте все сертификаты:

В результате на компьютере будет много сертификатов. Для удобства разместите их в одном месте:

Дата приема отчета через шлюз ФСС

Датой и временем приема отчета 4-ФСС считаются дата и время поступления зашифрованного файла на шлюз ФСС. Квитанции о приеме отчета формируются в случае успешной проверки ЭП и форматно-логического контроля. Дата и время формирования квитанции фиксируется в протоколе обработки поступившего файла.

Квитанцию о приеме можно скачать со страницы проверки отчета 4-ФСС. Квитанция служит подтверждением факта получения и факта приема отчета 4-ФСС (Приказ ФСС от 12.02.2010 N 19).

Имейте в виду, что на проверку отосланного отчета 4-ФСС может уйти какое-то время (по регламенту 24 часа). И квитанция о приеме с ошибками может прийти лишь через какое-то время. Если потом потребуется переделать отчет и выслать его еще раз, то нужно закладывать время на переделку отчета. То есть отправлять отчет в последние дни отчетной кампании не рекомендуется.

Расчет считается представленным своевременно, если отправленный файл расчета не получил отрицательных результатов при проверке на соответствие всем требованиям, предъявляемым к электронному отчету, и дата его получения ФСС будет не позднее срока, установленного Законом. При повторной отправке отчета за тот же период предыдущий отчет страхователя считается недействительным (Приказ ФСС от 12.02.2010 N 19). То есть если выслать исправленный отчет 4-ФСС уже за пределами срока представления расчетов, он будет считаться сданным с опозданием и страхователь может быть оштрафован за несвоевременное представление расчета 4-ФСС. Срок подачи отчета 4-ФСС в электронном виде – не позднее 25-го числа месяца, следующего за отчетным периодом (п. 1 ст. 24 Закона от 24.07.1998 N 125-ФЗ).

Как установить сертификаты ФСС на компьютер

Все сертификаты устанавливаются одинаково, отличия только в месте, где они будут храниться.

Рассмотрим установку на примере сертификата ФСС для ЭЛН.

Откройте сертификат двойным кликом мышки и нажмите Установить сертификат:

В Мастере установки выберите расположение хранилища Текущий пользователь и нажмите Далее:

Установите переключатель Поместить все сертификаты в следующее хранилище и по кнопке Обзор выберите папку Другие пользователи:

Нажмите ОК и Далее.

Нажмите Готово для завершения:

Выйдет сообщение:

Проделайте те же действия для других сертификатов:

• Сертификат ФСС для квитанции – поместите в папку Другие пользователи.
• Корневые сертификаты УЦ ФСС – в папку Промежуточные центры сертификации.
• Сертификаты головного удостоверяющего центра – в папку Доверенные корневые центры сертификации.

Как установить сертификат организации-страхователя

Обратитесь в аккредитованный удостоверяющий центр для получения сертификата организации. Если планируется помимо загрузки ЭЛН и отправки Реестров ЭЛН отсылать еще 4-ФСС и Реестр сведений, необходимых для назначения и выплаты пособий, то удостоверяющий центр должен быть в списке доверенных центров фирмы 1С.

Затем установите криптопровайдер КриптоПро CSP или VipNet CSP. Рассмотрим установку ЭЦП на примере КриптоПро.

Запустите программу и на вкладке Сервис нажмите Просмотреть сертификаты в контейнере:

Выберите контейнер по кнопкам Обзор или По сертификату, переключатель Введенное имя задает ключевой контейнер установите в значение Пользователя и нажмите Далее:

Нажмите Установить:

Сертификат установится в папку Личное:

Ошибки, при которых отчет не считается принятым ФСС

Файл с расчетом 4-ФСС не будет принят, если (Приказ ФСС от 12.02.2010 N 19):

• он неправильно подписан или зашифрован;
• сертификат ключа подписи страхователя утратил силу;
• файл подписан ЭП неуполномоченного лица;
• файл с расчетом не соответствует утвержденному формату;
• сведения в файле не прошли форматно-логический контроль;
• сертификат открытого ключа ЭП страхователя не соответствует требованиям.

Сертификаты открытого ключа подписи уполномоченного лица внутреннего Удостоверяющего центра ЦА ФСС РФ и списки аннулированных сертификатов в соответствии с 1-ФЗ начиная с 10.01.2002 года:

Квалифицированные сертификаты открытого ключа подписи уполномоченного лица Головного Удостоверяющего

центра ФСС РФ и списки аннулированных сертификатов в соответствии с 63-ФЗ начиная с 01.07.2013 года:

Сертификаты открытого ключа подписи уполномоченного лица для подписи квитанции о приёме расчёта в соответствии с 1-ФЗ начиная с 10.01.2002 года:

Квалифицированные сертификаты открытого ключа подписи уполномоченного лица для подписи квитанции о приеме расчета в соответствии с 63-ФЗ начиная с 01.07.2013 года:

Отправка реестров ЛН может производиться из многих программ для ведения бухгалтерского учета.

Фонд социального страхования предлагает бесплатное программное обеспечение «Подготовка расчетов для ФСС». Предлагаем ниже краткую инструкцию по работе

АРМ «Подготовка расчетов для ФСС» Форма 4, ЭЛН, Прямые выплаты

1. Для получения бесплатного программного продукта АРМ ФСС для подготовки и сдачи отчетности в электронном виде следует перейти на официальный сайт ФСС РФ по адресу https://fss.ru

Далее в левом вертикальном меню выбрать пункт «Скачать программы».

2. В данном разделе выбрать «Подготовка расчетов для ФСС»

3. На открывшейся странице щелкаем по ссылке рядом с надписью локальная однопользовательская версия.

* обратите внимание – проверять наличие новой версии и ставить обновления рекомендуется перед каждой передачей отчетности в Фонд, или чаще.

4. Скачав архив, распаковываем или открываем содержимое

5. Устанавливаем как обычную программу. В случае обновления предыдущей версии следим, чтобы путь установки соответствовал предыдущему.

* обратите внимание на предупреждение программы установки для Windows версии Vista, 7 и более новых

6. В случае успешной установки программа запустится по нажатию кнопки Готово.

* Также рекомендуем установить базу КЛАДР, скачиваемую по ссылке в том же разделе, и распаковать address.fdb в папку \DataBase\SBADDRESS\ (в папке установки программы), заменив имеющийся.

Первым шагом работы с АРМ ФСС является занесение информации о страхователе.

Для этого переходим в пункт Справочники – Организации – Страхователи.

Далее перейдите в Учетная Работа — АРМ подписания и шифрования.

Следует заполнить все поля «Личный сертификат», допускается использовать подпись руководителя в любом поле.

Обратите внимание на криптопровайдер, который должен соответствовать Вашему (как правило, CryptoPro).

Наконец, удостоверьтесь, что Сертификат уполномоченного лица ФСС выбран и действителен. Как правило, это можно сделать нажатием кнопки «установить сертификат уполномоченного лица ФСС (ЭЛН)»

7. Далее Справочники-Физлица-Застрахованные лица – заполняем всю информацию по сотрудникам (+приказы, банковские карты и т.д.)

Для добавления новой записи нажимаем кнопку Вставить. Заполняем все ключевые поля, требующиеся для сдачи отчетности и нажимаем Сохранить.

8. После внесения основных данных можно приступать к формированию реестров расчетов в разделе «Учетная работа», пункт «Подготовка реестров ЛН». Кпопка «Вставить». Выбираем вид пособия

Существует 2 возможности занесения данных по больничному листу в программу:

• Загрузка из XML-файла

• Ручной ввод

В программе реализована возможность обработки файлов в формате XML установленного образца. Загруженный ЛН из файла отобразится в журнале ЛН. При необходимости в него можно внести изменения и дополнения.При ручном вводе сотрудник заполняет все поля в соответствии с бланком ЛН. Данные по организации, медицинскому учреждению и сотруднику берутся из справочников, куда они предварительно должны быть занесены. Данные по ЭЛН можно перенести с Журнала ЭЛН.

9. Страхователям необходимо при заполнении формы электронного реестра в строке «период оплаты» указывать дни нетрудоспособности, подлежащие оплате за счет средств бюджета Фонда социального страхования РФ в соответствии с п.п.2,3 ст.3 Федерального Закона от 29.12.2006 №255-ФЗ.

Для работников, занятых у страхователей на условиях неполного рабочего времени или на условиях внешнего совместительства, уточняется размер ставки с учетом ст.60.1, ст.91, ст.93, ст.284 ТК РФ.

Страхователю необходимо обращать внимание на правильность внесения сведений:

• режима временной нетрудоспособности (амбулаторный или стационарный);

• периода освобождения от работы;

• районного коэффициента и

• пр. информации, влияющей на право получения и размер пособия.

После заполнения при нажатии кнопки «Рассчитать» программа производит расчеты и проверяет заполнение на предмет ошибок.

При передаче сведений для расчета и выплаты ежемесячного пособия по уходу за ребенком до достижения им возраста полутора лет необходимо указать:

• период предоставления отпуска по уходу за ребенком, при этом обратить внимание, что о проставляется только в случае такого выхода,

• дату начала выплат — ранее 01.07.2018 — в случае, когда назначение и выплата пособия до начала Пилотного проекта работодателем не осуществлялась,

• очередность рождения ребенка

10. Чтобы выгрузить в файл реестры расчетов, требуется выделить необходимые на выгрузку записи, нажать на кнопку «Выгрузить XML» и в предложенных вариантах выбрать пункт «Вывод в формате версии регламента 1.7.5».

Далее подписываем ЭЦП файл xml он будет иметь формат E_регномер_дата формирования.esl

* более подробная информация по работе с программой находится в разделе Справка – Вызов справки. При возникновении вопросов обращаться по телефону 8-8662-480088

Настройка обмена с ФСС 1С 8.3 ЗУП

Рассмотрим, как установить сертификат ФСС в 1С 8.3 ЗУП и настроить обмен.

В карточке Организации на вкладке ЭДО нажмите ссылку Не используется в разделе Электронный документооборот с ФСС:

Установите флажок Использовать электронный документооборот с органами ФСС и выберите сертификаты:

Нажмите Записать и закрыть. Настройка завершена.

Загружайте ЭЛН и отправляйте сведения о пособиях в ФСС.

Что получат работодатели от введения электронных больничных

Заполнение документов на компьютере удобнее и проще, поэтому бухгалтерам компаний не придется сталкиваться с ошибочно оформленными медиками больничными, бояться претензий ФСС и обращаться туда с запросами по поводу оплаты сомнительных листов.

Бухгалтеры сами не будут руками вписывать информацию в листы нетрудоспособности, думать о цвете чернил, отсутствии ошибок и волноваться, чтобы не дрогнула рука.

ЭЛН исключает ошибочную переплату или недоплату пособия, исправления и изменения информации в больничных.