Заявление на выдачу трудовой книжки впервые: образец 2021 года

Закон о переходе на цифровой формат сведений о стаже

Закон о введении в России электронных трудовых книжек уже принят (Закон от 16.12.2019 № 439-ФЗ). Он вступил в силу с 1 января 2021 г.

В течение 2021 года будет происходить постепенный переход на электронные трудовые книжки.

Но обязательно ли переходить на электронные трудовые книжки? Да, теперь работодатели обязаны сдавать в ПФР сведения обо всех своих работниках для формирования сведений об их трудовой деятельности в электронном виде (ст. 66.1 ТК РФ).

А вот работники не обязаны переходить именно на электронные трудовые книжки. Они вправе сообщить работодателю, что хотят, чтобы трудовая книжка, как и прежде, велась на бумаге.

Уведомление о переходе на электронные трудовые книжки в 2021 году

В обя­зан­но­сти всех ра­бо­то­да­те­лей вхо­дит уве­дом­ле­ние ра­бот­ни­ков о введении электронных трудовых книжек. Также нужно уведомить о необ­хо­ди­мо­сти сде­лать выбор, по какой форме будет ве­стись тру­до­вая книж­ка ра­бот­ни­ка.

ИМЕЙТЕ В ВИДУ!

Пись­мен­ные уве­дом­ле­ния необ­хо­ди­мо вы­дать ра­бот­ни­кам не позд­нее 31 октября 2020 года (постановление Правительства РФ от 19.06.2020 № 887).

Если ра­бот­ник на­хо­дит­ся в дли­тель­ном от­пус­ке, ко­ман­ди­ров­ке, в де­кре­те или в от­пус­ке по уходу за ре­бен­ком, можно на­пра­вить ему такое уве­дом­ле­ние по почте.

В ответ ра­бот­ник долж­ен пе­ре­дать ра­бо­то­да­те­лю одно из двух:

• за­яв­ле­ние о пе­ре­хо­де на элек­трон­ную тру­до­вую книж­ку;
• за­яв­ле­ние с прось­бой про­дол­жить вести тру­до­вую книж­ку на бу­ма­ге.

До 31 декабря 2021 г. включительно нужно собрать от работников заявления об их выборе формы трудовой книжки. Указанные сведения включают в отчет СЗВ-ТД, подаваемый по итогам истекшего месяца.

При отказе от ведения трудовой книжки на бумаге, работодатель должен выдать ее на руки сотруднику. Возможность в последующем вернуться к ведению трудовой книжки на бумаге в ТК РФ не предусмотрена.

Бланки и образцы уведомлений и заявлений

Формы уведомления и заявлений законом не установлены. Каждый работодатель должен утвердить их самостоятельно.

Это важно знать: 229 ФЗ «Об исполнительном производстве»: редакция 2021 года

Предлагаем возможные бланки заявлений от работников и уведомлений о переходе на электронные (цифровые) трудовые книжки в 2021 году:

Бланк 2021 уведомления о переходе на электронные трудовые книжки: формыОбразец 2021 заполнения уведомления работника о переходе на электронные трудовые книжки в 2021 году:

Мнение эксперта

Давыдов Александр Юрьевич

Консультант по вопросам гражданского права с 20-летней практикой. Автор множества статей на юридическую тематику

Чтобы письменно уведомить каждого сотрудника о переходе на электронные трудовые книжки в срок не позднее 31 октября 2021 года, можно использовать такое уведомление:

Бланк 2021 заявления работника о сохранении бумажной трудовой книжки: формыОбразец 2021 заполнения работником заявления о ведении бумажной трудовой книжки: скачать пример

Если работник хочет, чтобы ему продолжили вести бумажную трудовую книжку, он подает такое заявление:

• Бланк 2021 заявления о переходе на электронную трудовую книжку: формы
• Образец 2021 заполнения работником заявления о переходе на электронную трудовую книжку: скачать пример

Чтобы начать формировать сведения о трудовой деятельности в электронном виде и отказаться от бумажной трудовой книжки, от работника нужно получить специальной заявление о переходе на цифру. Вот возможный образец:

В КонсультантПлюс есть детальная пошаговая инструкция, как работодателю подготовиться в 2021 году к переходу на электронные трудовые книжки. Бесплатно 2 дня при оформлении доступа к системе К+.

Сотрудники подают заявления до 31 декабря 2021 года. Однако по закону подать заявление можно и после 2021 года (ст. 2 Закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ).

Электронные трудовые книжки и новые формы отчетности

При упоминании термина «электронная трудовая книжка» можно подумать, что для каждого сотрудника заведут специальный файл, который будет храниться на флешке в отделе кадров или на сервере компании.

Но это не так. Теперь все сведения о трудовой деятельности будут сразу попадать в базу ПФР и храниться там. Обязанность работодателя формировать эти данные в электронном виде предусмотрена новой статьей 66.1 ТК РФ. Бизнесмены должны будут регулярно предоставлять в ПФР информацию обо всех изменениях в кадровом составе. Для этого с 2021 года введен новый отчет – СЗВ-ТД.

Форма отчета утверждена постановлением ПФР от 25.12.2019 № 730п и включает в себя:

1. Сведения о работодателе: наименование, ИНН, КПП и регистрационный номер в ПФР.
2. ФИО и СНИЛС сотрудника.
3. Сведения о трудовой деятельности:

— прием сотрудника на работу;

— трудовая функция;

— перевод на другую постоянную работу;

— увольнение;

— реквизиты приказов о кадровых перемещениях.

1. Выбор работника между электронной и бумажной трудовой книжкой.
2. Запрос работника на предоставление сведений о трудовой деятельности.

Отчет нужно сдавать в электронном виде, если численность работников превышает 25 человек. Небольшие компании с меньшей численностью могут воспользоваться бумажным форматом.

Сроки сдачи СЗВ-ТД зависят от года. В течение «переходного» 2020 года форму нужно сдавать ежемесячно, до 15 числа, если в текущем месяце были перечисленные выше в п. 3 — 5 события. Если же никаких «движений» по кадрам в прошедшем месяце не было, то СЗВ-ТД можно не сдавать.

С 2021 года требования ужесточатся. О приеме на работу и увольнении необходимо будет дать информацию в ПФР не позднее следующего рабочего дня. А про переводы на другую работу, выбор варианта использования трудовой книжки и выдачу выписок можно будет отчитываться по-прежнему – до 15 числа следующего месяца.

До 15.02.2021 СЗВ-ТД придется сдать всем, даже если не было кадровых перемещений. Не позднее этой даты каждому работодателю необходимо предоставить сведения о трудовой деятельности всех его сотрудников по состоянию на 01.01.2020 (п. 2.5 ст. 11 закона № 27-ФЗ).

Кроме СЗВ-ТД, с 2021 года вводятся новые бланки СТД-Р и СТД-ПФР.

По форме СТД-Р работодатель должен предоставлять сотруднику сведения об его трудовой деятельности:

— в любое время в течение трех рабочих дней после запроса;

— в день увольнения.

Также работник сможет получить выписку о своем трудовом стаже по форме СТД-ПФР непосредственно в отделении ПФР, либо через МФЦ или портал «Госуслуги».

Форматы СТД-Р и СТД-ПФР пока не утверждены, но в целом они содержат ту же информацию, что и отчет СЗВ-ТД. Проекты этих двух форм размещены на сайте ПФР.

Как завести трудовую книжку

Вопрос, как получить трудовую книжку впервые, регулируется ТК РФ и Правилами ведения и хранения трудовых книжек – ее должен оформить работодатель (утв. постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225).

Организация или ИП-работодатель в течение недели заводит на сотрудника новый бланк трудовой в следующих случаях (ст. 65, 66 ТК РФ, п. 8 Правил):

В любом из этих случаев нужно написать заявление с просьбой завести новую трудовую книжку.

Если работник не предоставил такое заявление при приеме, то работодатель запрашивает у него трудовую. При ее отсутствии, он должен завести новый бланк, поскольку законодатель обязывает всех работодателей вести трудовые книжки на работников, когда (ч. 3 ст. 66 ТК РФ):

• для работника трудовая деятельность на данном предприятии является основной;
• работник отработал более 5 дней.

Санкции за нарушение порядка ведения электронных трудовых книжек

Когда в 2021 году ввели новую форму СЗВ-М, то за нарушения порядка ее сдачи были предусмотрены особые санкции – 500 рублей за каждого сотрудника, включенного в отчет.

По формам СЗВ-ТД и СТД-Р специальных мер наказания закон не предусматривает. За нарушения порядка их заполнения и сдачи работодатель или виновное лицо могут быть наказаны по «общетрудовой» статье 5.27 КоАП РФ. Максимальные санкции по ней (при повторном нарушении) достигают 20 тыс. руб. для должностного лица или ИП, либо 70 тыс. руб. – для организации.

Однако в настоящее время в Госдуме рассматривается законопроект № 748758-7. Если он будет принят без изменений, то наказание за нарушение порядка сдачи в ПФР формы СЗВ-ТД будет ограничено предупреждением.

Что же касается выдачи работнику формы СТД-Р, то эта операция, по сути, соответствует выдаче на руки «обычной» трудовой книжки. Поэтому здесь вряд ли будет какое-то смягчение санкций по сравнению с текущей версией статьи 5.27 КоАП.

Заявление на оформление трудовой книжки впервые: образец

Заявление на оформление трудовой при первичном трудоустройстве пишется в свободной форме. В него нужно включить следующие реквизиты и сведения:

• ФИО и должность руководителя компании.
• ФИО трудоустраивающегося человека.
• Текст заявления должен содержать указание, что человек впервые поступает на работу.
• Дата и подпись.

Заявление можно написать от руки или напечатать на компьютере. Оно хранится либо в личном деле работника, либо в книге движения трудовых книжек.

Нужно ли заверять заявление?

Мнение эксперта

Давыдов Александр Юрьевич

Консультант по вопросам гражданского права с 20-летней практикой. Автор множества статей на юридическую тематику

Заявление в обязательном порядке заверяется личной подписью работника. При получении ответственному лицу работодателя потребуется зафиксировать дату приема в журнале входящей корреспонденции.

Это необходимо для составления отчета в Пенсионный фонд РФ. В форме отчета содержится строка, где требуется указать дату получения заявления от работника. И уже до 15 числа следующего месяца все сведения должны быть переданы в ПФР.

Например, бухгалтер П. подала заявление 18 марта 2021 года, ее выбор должен быть отражен в отчете и направлен в ПФР до 15 апреля.

В случае выбора ведения трудовой книжки только в цифровом виде, бумажный вариант выдается работнику на руки. При этом вносится последняя запись датой выдачи и основанием, содержащим информацию о том, что трудовая книжка выдана на руки в соответствии с заявлением работника и ст. 66.1 ТК РФ.

Записи текущего работодателя, а также сведения о поощрениях, должны быть заверены печатью.

Предусмотрена ли ответственность для работодателей за отсутствие заявлений?

Законодательство предусматривает наказание за несвоевременное информирование персонала о предстоящем переходе на электронный формат и праве выбора формы трудовой книжки, а также за выдачу трудовых на руки без соответствующих заявлений. Размеры штрафов предусмотрены в ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ. В соответствии с этой статьей, руководителям организаций и ИП придется уплатить штраф в размере 1000-5000 руб. Для юридических лиц предусмотрены более крупные штрафы: от 30 до 50 тыс. руб.

Где хранится?

Способ хранения бумажного документа о стаже зависит от того, какой вариант ведения трудовой книжки выбран работником:

• самостоятельно, если в заявлении содержится способ формирования только электронного документа. Вся ответственность за хранение тогда лежит на самом гражданине. Бумажная трудовая книжка не теряет своей актуальности при подтверждении трудового пути до 2021 года. В ЭТК будут формироваться записи, начиная с 2021 года;
• у работодателя в соответствии с правилами ведения и хранения трудовых книжек, если работник выбрал дублирование записей в бумажном варианте. В этом случае ничего не меняется, книжка находится на хранении у работодателя и записи одновременно вносятся и в ЭТК и в бумажный вариант.

Это важно знать: Ознакомление с материалами дела в гражданском процессе