Как заверяется копия трудовой книжки: порядок по ГОСТу и частые ошибки

Без заявления — никаких документов

Прежде чем рассказать про то, как заверяется копия трудовой книжки, напомним, что сама трудовая книжка является собственностью трудящегося. Но она временно находится у работодателя, чтобы тот заносил в документ все необходимые сведения о профессиональной деятельности гражданина.

Чтобы получить на руки трудовую книжку, выписку из нее или копию, согласно статье 62 ТК РФ, человеку надо не просто попросить о подготовке документа сотрудника отдела кадров, он должен обратиться к начальству в письменном виде. Ниже представлен образец заявления на выдачу копии. Его форма на законодательном уровне не установлена, поэтому обращение можно составить произвольно, но с учетом требований к кадровой документации (кому и от кого написано, причина и основания для обращения, дата и личная подпись заявителя). Заявление может быть составлено от руки или с помощью компьютера, как показывает образец. В последнем случае важно, чтобы обращение было подписано лично заявителем.

Образец заявления о выдаче копии трудовой книжки

Отметим, что локальными нормативными актами компании может быть установлена и иная форма обращения за трудовой. В таком случае соответствующий бланк выдается работнику, который заполняет его по предусмотренным правилам.
Очень важный момент: причины для обращения за копией могут быть разными — для получения кредита в банке, оформления загранпаспорта, предоставления данных о стаже в Пенсионный фонд, пр. Но в заявлении трудящийся не обязан отвечать на вопрос, для чего она ему понадобилась. Это не предусмотрено законодательством. Поэтому если в разработанных на предприятии формах заявления требуется указать, в связи с чем понадобилось заверить документы, связанные с работой, инспекторы ГИТ могут расценить это как нарушение законодательных норм.

Кадровикам также следует помнить, что рассмотреть обращение работника за копией трудовой книжки или иных документов необходимо в трехдневный срок. Причем не только рассмотреть, но и успеть правильно подготовить запрашиваемые выписки. Все они предоставляются бесплатно. Учтите, что отказаться предоставить копию работодатель не может, это противоречит ТК РФ.

Тонкое искусство оформления

Казалось бы, что сложного в заполнении пустографки? Обычная таблица с «шапкой» и боковиком. Но в случае трудовой книжки заполнение бланка регламентируют три серьёзных государственных документа, среди которых один кодекс, одно постановление Правительства и одно постановление Минтруда. А практика показывает, что, к сожалению, в большинстве случаев между разными регуляторными актами, посвящёнными одному объекту регулирования, существуют неизбежные нестыковки.

Таблица: нормативные акты РФ, регламентирующие заполнение трудовых книжек

Если при заполнении трудовой книжки возникает неоднозначная с точки зрения законодательства ситуация, руководствоваться необходимо Трудовым кодексом как документом наибольшей юридической силы.

На раз-два-три

Для трудовых книжек установлены единые общие правила оформления, согласно которым производимые в них записи в обязательном порядке:

• отвечают тексту соответствующего приказа;
• отражают все карьерные события, включая прохождение воинской службы;
• в каждом разделе нумеруются по порядку;
• не содержат никаких сокращений;
• делаются на русском языке (для иностранных предприятий, работающих на территории РФ, разрешается дублирование записей на другом языке; то же возможно для работодателей, зарегистрированных в национальной республике РФ, имеющей свой действующий язык);
• содержат только арабские цифры;
• осуществляются чернилами чёрного, синего или фиолетового цвета.

Ну и разумеется, все записи необходимо выполнять аккуратно и тщательно, чтобы в текст не вкрались ошибки или неточности, и не понадобились последующие исправления.

Вообще же заполнение трудовой книжки происходит в три этапа:

1. Этап первый — проверить или заполнить титульный лист (он же — первый раздел книжки).
2. Этап второй — сделать запись о приёме, переводе или увольнении.
3. Этап третий — при необходимости, внести информацию о награждении или поощрении.

Запись о приёме сотрудника по основному месту работы должна быть сделана в течение недели с момента его выхода на работу; увольнение сотрудника оформляется соответствующей записью в последний день его работы.

Давайте познакомимся, или предъявите паспорт

Новый человек, открывший дверь предприятия в поисках работы, может к этому моменту уже иметь за плечами трудовой стаж или ещё не иметь его. Именно от этого при трудоустройстве такого работника зависит первый шаг сотрудника отдела кадров: он либо проверяет информацию первого раздела имеющейся трудовой книжки, либо заводит книжку и заполняет её первый раздел. В обоих случаях для подтверждения личных данных от соискателя требуется предоставить паспорт и документы, подтверждающие получение образования.

Первый раздел трудовой книжки расположен на титульном листе и содержит личные данные владельца

Изменения в личных данных и их отражение в трудовой книжке

За время работы сотрудника на предприятии вполне могут произойти события, в результате которых его личные данные изменятся. Поскольку трудовая книжка в каждый текущий момент времени должна отражать реальное положение дел, в её первый раздел потребуется внести соответствующие правки. Чаще всего такие изменения бывают связаны:

• со сменой фамилии после замужества или развода;
• с изменением квалификации сотрудника;
• с изменением уровня образования.

В таких случаях старые данные зачёркиваются, и вносится новая информация. Содержащая её запись выполняется на внутренней стороне обложки. В этой записи обязательно указывается документ, являющийся основанием для её оформления (например, свидетельство о разводе или диплом о полученном во время работы образовании).

Фотогалерея: образцы внесения изменений в данные на титульном листе трудовой книжки

Нюансы оформления приёма на работу, перевода и увольнения работника

Записи о приёме сотрудника на работу, переводе на другую должность или увольнении занимают второй раздел трудовой книжки. Хотя внесение таких записей подчиняется общим правилам, некоторые различия в их оформлении всё-таки есть.

Таблица: приём, перевод и увольнение работника: обязательные элементы записей

В случае если до начала трудовой деятельности сотрудник прошёл срочную военную службу, запись о ней первый работодатель размещает перед записью о приёме на работу.

Фотогалерея: образцы записей, вносимых во второй раздел трудовой книжки

Я запишу, какой Вы молодец

Пожалуй, самая приятная часть трудовой книжки — третья, посвящённая награждениям и поощрениям. Присвоение новых званий, вручение грамот, почётных дипломов и нагрудных знаков, вынесение благодарности — в общем, всё, что по этому поводу предусмотрено законодательством страны и коллективным договором, находит отражение в третьем разделе.

Записи о награждениях и поощрениях оформляются в том же порядке, что и записи второго раздела трудовой книжки, и при этом обязательно содержат описание достижений сотрудника.

Запись о награждении заносится в третий раздел трудовой книжки и содержит описание достижений сотрудника

Запись в трудовой книжке о награждении или поощрении сотрудника предваряется названием предприятия

Как быть совместителям

Не секрет, что прожить на одну среднестатистическую зарплату бывает временами несколько затруднительно. Поэтому (а ещё, наверное, из чистой любви к труду) часть трудоспособного населения находит себе подработку. Или даже несколько. Означает ли это, что в каждом таком месте человеку оформят по трудовой книжке? Вовсе нет.

Сколько бы работ ни было у человека, трудовая книжка у него будет одна, и вестись она будет на основном месте работы. Но при желании владельца с помощью соответствующей записи в трудовой книжке может быть отражена работа по совместительству.

Для этого работнику нужно взять на неосновном месте работы официальную справку, содержащую всю необходимую для заполнения книжки информацию, и отдать её в кадровую службу по основному месту работы. По данным такой справки в его трудовой книжке будет оформлена соответствующая запись.

Запись о совместительстве оформляется по желанию сотрудника кадровой службой по основному месту его работы

Запись об увольнении с работы по совместительству не подписывается сотрудником кадровой службы и не заверяется печатью предприятия: на основном месте работы для этого нет оснований (поскольку уволен работник с другого предприятия), а на неосновном — возможности (поскольку книжка находится по месту основной работы).

Видео: как делать записи в трудовой книжке

Образец: как правильно заверить копию трудовой книжки

Копия, выданная по запросу работника, в нашем случае — это официальная бумага. Поэтому она должна соответствовать определенным требованиям. Разберем их подробно, чтобы узнать, как правильно заверить трудовую книжку.

1. Отсканировать (распечатать) надо все заполненные листы, начиная с титульного.
2. Каждый лист должен содержать напечатанный текст только с одной стороны. Если текст напечатан с обеих сторон листа, его могут не принять.
3. Текст после печати должен быть четким и легко читаемым.
4. Листы должны быть пронумерованы и прошиты, как это делается нотариусами. На обороте последнего листа необходимо «запломбировать» концы нити бумажной наклейкой и написать, сколько собрано листов.
5. Заверять необходимо каждую из страниц. Это должно делать лицо, которому предоставлено такое право локальным нормативным актом организации или доверенностью. В противном случае кадровик обязан заверить бумаги у генерального директора.
6. Согласно п. 5.26 ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов», лицо, заверяющее документ, пишет «Верно», затем указывает свою должность, ставит подпись и расшифровку, проставляет дату.
7. Отметку о заверении необходимо дополнить записью о месте, где хранится подлинник. Надпись «Подлинник документа находится в (наименование организации) в деле № … за … год» необходима, чтобы получатель копии был проинформирован о месте хранения оригинала — обратите внимание, что образец заверения копии трудовой книжки, показанный в статье, содержит такую строку.
8. Согласно ГОСТу для проставления отметки о заверении копии трудовой книжки работодатель может использовать специальный штамп.

9. Считается, что подтверждать достоверность данных необходимо еще и печатью организации-работодателя. Однако в РФ некоторые компании освобождены от обязанности иметь круглые печати, поэтому они физически не могут их проставлять. Но заверенные ими документы будут иметь такую же силу, даже если печать не стоит.
10. Относительно места расположения записи «Верно», подписи и даты лица, удостоверяющего дубликат, печати. Все это должно захватывать заверяемые данные, но не закрывать и не перекрывать их. В противном случае получатель не сможет прочитать сведения, и работнику придется вернуться.
11. В некоторых случаях работник может попросить написать фразу «Работает по настоящее время». Законодательно запрет на это не установлен, поэтому делать соответствующую запись допустимо.

Обращаем внимание, что все вышеперечисленные требования описаны в ГОСТе, который является добровольным. Поэтому у банков, ПФР и иных организаций могут быть собственные требования к заверениям документов. Их следует уточнить заранее.

Образец: как заверить трудовую книжку по действующему ГОСТу

Зеркало трудовых будней

Трудовая книжка — официальный документ, содержащий полную и достоверную информацию о трудовой деятельности человека. Эта информация включает сведения:

• о работнике;
• о выполняемой им работе;
• о переводах на другую постоянную работу;
• об увольнении;
• об основаниях прекращения трудового договора;
• о награждениях за успехи в работе.

В трудовой книжке содержатся личные данные её владельца и подробная информация о его трудовой деятельности на всех местах работы
А вот записи о взысканиях в трудовую книжку не вносятся (если только дисциплинарным взысканием не является увольнение). Так что за рабочую жизнь книжка получается ёмкая, и листать её по большей части приятно. Хотя, разумеется, задумывалась она вовсе не для чтения.

Кстати, придумали трудовую книжку в монархической Франции, ещё в середине восемнадцатого века. Правда, тогда её назначение несколько отличалось от нынешнего: требование предъявить бумагу от предыдущего работодателя было обусловлено борьбой с бродяжничеством.

Зачем всё это нужно

По сути, трудовая книжка представляет собой «рабочую» биографию человека, написанную беспристрастными кадровиками. И в качестве таковой она выполняет несколько функций:

• первая и основная функция — трудовая книжка подтверждает трудовой стаж работника при назначении пенсии;
• вторая функция — она информирует потенциальных работодателей о фактах трудовой деятельности человека, его рабочих навыках, успехах и причинах увольнений;
• третья функция — оказывает помощь владельцу при возникновении трудового спора (например, в случае несогласия с причиной увольнения).

И хотя уже достаточно давно российский Пенсионный фонд учитывает трудовой стаж по данным системы персонифицированного учёта, с отменой трудовых книжек законодатель не спешит. Связано это и с периодическими сбоями в работе этой системы, и с недостаточностью имеющихся в ней данных (в частности, таких, которые нужны, чтобы подтвердить наличие специального стажа, позволяющего досрочно выйти на пенсию). К тому же возможность изучить «трудовую подноготную» человека прежде, чем принять его на работу, очень полезна для нанимателей.

Итак, трудовая книжка сегодня — непременный атрибут представителя трудящейся части населения страны. А откуда она у него берётся и что собой представляет?

На чём, кем и для кого пишется хроника трудовых будней

Трудовая книжка — бланк строгой отчётности, имеющий несколько степеней защиты и изготавливаемый Объединением ГОЗНАК. Она представляет собой небольшую книжицу с обязательными водяными знаками и серийным номером.

При желании трудовую книжку можно дополнительно защитить от подделки, используя специальную голограмму — объёмное изображение герба Российской Федерации, нанесённое лазером на прозрачную клеящуюся плёнку. Такую плёнку нельзя отклеить, не разрушив при этом. Кустарное изготовление голограммы невозможно, как невозможна и её отдельная покупка: лист с шестью голографическими наклейками продаётся как вкладыш к трудовой книжке. Как правило, голограмму наклеивают на титульный лист книжки, чтобы защитить один из её основных элементов (например, подпись владельца или серийный номер бланка). Делают это обычно в момент заведения документа, но обязательным использование голографических наклеек не является.

Хотя купить нужный бланк в канцелярском магазине может кто угодно, заполнять его имеет право только работодатель. Точнее — его ответственный представитель. Чаще всего этим занимаются сотрудники кадровой службы. А если такой службы на предприятии нет, то любой работник, которому предоставлены соответствующие полномочия. Так что для того, чтобы обзавестись трудовой книжкой, вам придётся устроиться на работу, причём официально.

Трудовая книжка представляет собой небольшую книжицу в плотном переплёте с гербом РФ на обложке

Первые записи в трудовую книжку вносятся в момент первого официального трудоустройства гражданина. Трудовым кодексом за всеми работодателями (и юридическими лицами, и индивидуальными предпринимателями) закреплена обязанность ведения трудовых книжек:

• на сотрудников, трудоустроенных по основному месту работы и проработавших более пяти дней;
• на сотрудников, принятых на работу по временному трудовому договору;
• на сезонных рабочих;
• на внештатных сотрудников, которые подлежат социальному страхованию.

Однако не бывает правила без исключений: если работодатель использует наёмный труд, но при этом не является ни юридическим лицом, ни ИП, обязанность вести трудовые книжки на него не распространяется. Такое возможно, например, когда обычный человек нанимает себе домработницу. В этой ситуации трудовая книжка не заполняется.

Кроме того, трудовая книжка не требуется при заключении гражданско-правового соглашения с работодателем.

Что скрывается под обложкой

Первая встреча со своей трудовой книжкой поневоле вызывает некоторый трепет, поскольку знаменует новый этап жизни: превращение в Человека работающего. И строгая обложка документа вполне соответствует моменту. А под обложкой своего часа ждёт типографским образом отпечатанная пустографка, состоящую из трёх разделов:

1. В первый раздел — непосредственно на титульную страницу — заносятся основные личные данные владельца (фамилия, имя, отчество, дата рождения, полученное образование и специальность). После заполнения страница заверяется подписями работника и лица, заполняющего книжку, а также печатью предприятия.
2. Во втором разделе содержатся подробные записи о трудовой деятельности: сведения о работодателях, приёмах на работу, переводах и увольнениях. В каждой записи указывается номер соответствующего приказа, а последняя запись каждого работодателя заверяется печатью предприятия. Под этот раздел выделено десять разворотов книжки.
3. В третьем разделе отражается информация о награждениях и поощрениях сотрудника с указанием дат, достижений и документов, на основании которых сделана соответствующая запись. На этот раздел тоже отведено десять разворотов.

Бланк трудовой книжки представляет собой пустографку, состоящую из трёх разделов; каждый раздел предназначен для внесения записей определённого характера

Случается, что человек ведёт богатую и насыщенную событиями трудовую жизнь, и записи второго или третьего раздела не помещаются на отведённом для них месте. Тогда к трудовой книжке оформляется вкладыш — по сути, такая же книжка, но без плотной обложки. Дальнейшие записи делаются в соответствующих разделах вкладыша, а сам вкладыш вшивается в книжку и становится её неотъемлемой частью.

Всё своё носи с собой

Уходя по какой-либо причине с первого официального места работы, работник забирает с собой свою трудовую книжку. Теперь при каждом следующем трудоустройстве очередной работодатель будет проверять её, чтобы удостовериться в подлинности и действительности:

• сверит личные данные владельца с его паспортом и документами об образовании;
• убедится в том, что последняя запись второго раздела представляет собой запись об увольнении;
• проверит наличие обязательных подписей и печатей.

Если при такой проверке выяснится, что трудовая книжка заполнена с нарушениями, работодатель заведёт новую. Но если в книжке не будет записи об увольнении с предыдущей работы, новую работу соискатель не получит: без такой записи он считается работающим.

Частые ошибки

Если кадровик неверно удостоверит копию трудовой книжки, работник принесет ее назад и придется все переделывать. Чтобы этого не случилось, можно распечатать и держать под рукой образец копии трудовой книжки, заверенной работодателем.

На какие ошибки специалисты часто не обращают внимания?

• Из-за оттиска печати скрыта часть текста, что мешает получателю документа разобраться в записях. Правильно поставить печать так, чтобы она не мешала.
• Сама печать износилась, сложно разобрать, какой организации она принадлежит.
• Нет подписей, должности или иных сведений и лице, которое заверило копию трудовой книжки. Либо этот сотрудник не уполномочен совершать такие действия.
• При внесении записей допущены ошибки и внесены исправления. Любые помарки недопустимы, из-за них документ могут признать недействительной и вернуть человеку. Если при заверении закралась ошибка, лист нужно заново отсканировать, распечатать, внести верные сведения.
• Не все листы заверены. Такое допустимо только в случае, если все листы копии прошиты, пронумерованы и опломбированы.

Внимательно изучите образец, как заверить копию трудовой книжки и запомните предложенную инструкцию. Она понадобится еще не раз, поскольку аналогичным образом подтверждается подлинность и иных документов, касающихся профессиональной деятельности трудящихся.

Где еще можно получить заверенную копию трудовой книжки

До сих пор мы рассматривали ситуацию, когда человек работает, и его трудовая книжка находится у работодателя – в отделе кадров или бухгалтерии, если она занимается кадровой документацией. Но если гражданин безработный, трудовая книжка у него на руках, и ему нужна заверенная копия, он должен обратиться к нотариусу. Дополнительно нужно прихватить паспорт. В нотариальной конторе можно заверить копию трудовой и работающему человеку. Для этого он просит у работодателя документ под расписку, а затем возвращает его.

Нотариус копирует необходимые страницы (обычно это только заполненные листы), проставляет на них печать, дату и подписывает.

Но учтите, что нотариус может делать копии только с оригинала трудовой книжки. Если работник заранее сделает копии и принесет их, бумаги не примут. Потому что юрист перед копированием проверяет все записи и только потом может заверить трудовую книжку. Кстати, если нотариус найдет ошибки или неточности в записях, он предложит человеку сначала их исправить у работодателя, а потом уже сделает заверенную копию.

Услуги нотариуса всегда платные. Стоимость лучше уточнить в конкретной нотариальной конторе.

Для получения кредита и декретнице

Если сотруднику требуется копия документа для предоставления в банк, то процедура заверения трудовой книжки не отличается от указанной выше. Алгоритм действий будет таков:

• Работником подается заявление в отдел кадров предприятия, где указывается необходимость получения копии.
• Уполномоченным лицом рассматривается поданное заявление в течение 3 дней, после чего выносится решение.

Если работнику отказывают в выдаче запрошенного документа, не мотивируя отказ в соответствии с законодательством — это является грубейшим нарушением, ущемляющим права гражданина.

• В случае положительного решения уполномоченный сотрудник делает копии каждого разворота документа, затем на каждом листе проставляет отметки о верности копии, ставит печать организации, собственную подпись с расшифровкой, указывает занимаемую должность.
• На последней странице, помимо вышеизложенной информации, должна быть указана текущая дата, а также проставлена отметка о том, что сотрудник работает на указанной должности в данной организации.
• Затем работник ставит подпись, расшифровывает ее и проставляет дату.
• В последнюю очередь документ заверяется проставленной печатью и подписью руководителя или иного уполномоченного лица.

Если такой документ понадобился сотруднице, находящейся в настоящий момент в декретном отпуске, алгоритм действий по оформлению заверенной копии отличаться от вышеуказанного не будет. В нем также следует указать, что сотрудник «Работает на момент выдачи копии».

Если же банк не допускает дополнительных надписей на предоставляемой копии, отдел кадров выдает декретнице справку на отдельном листе, где будет указана информация о работе.

Как устроиться на работу без трудовой узнайте у нас.

Сколько действует копия

На законодательном уровне нигде не заявлено, в течение какого срока можно предъявлять заверенную работодателем или нотариусом копию трудовой книжки. Но в кредитных учреждениях, ПФР и иных организациях могут быть определенные требования. Обычно «срок годности» документа – не более 30 дней. При обращении за крупными суммами могут потребовать копию, подготовленную в течение 3–14 дней.

Обратите внимание, если в трудовой книжке появилась новая запись, то скопированный экземляр, сделанный ранее, уже не считается действительным. Его надо переделывать.

Правовые документы

• Статья 62 ТК РФ. Выдача документов, связанных с работой, и их копий
• «ГОСТ Р 7.0.97-2016. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов»