РКО: в Excel
Вы также можете РКО в excel. В нем те же графы, что и в документе формата word — выбирайте удобный.
Получите бланк бесплатно!
Зарегистрируйтесь в онлайн-сервисе печати документов МойСклад, где вы совершенно бесплатно сможете:
- Скачать интересующий вас бланк в формате Excel или Word
- Заполнить и распечатать документ онлайн (это очень удобно)
РКО оформляется в одном экземпляре. Выписывает его сотрудник, который выдает деньги, но некоторые сведения вносит и получатель. Как заполнять РКО — читайте далее.
Расходный кассовый ордер заполняется, когда вы выдаете наличные из кассы:
- в банк для зачисления на расчетный счет,
- под отчет — по письменному заявлению получателя, в котором он должен указать сумму и период, на который берет наличные,
- для личного использования сотруднику, например, на командировочные расходы или в качестве материальной помощи,
- на нужды предприятия — в этом случае надо указать конкретную цель для выдачи денег, например, на хозрасходы.
Когда предоставляют отпуск согласно ТК РФ
Законы одинаково соблюдают права женщин, рожавших самостоятельно, наравне с теми, кто усыновляет малыша. Беременная женщина имеет право взять перерыв на дородовой и послеродовой период. Усыновляющая ребёнка до 3 месяцев – на отпуск, необходимый для ухода за малышом после присоединения ребёнка к семье. Во всех случаях рабочее место сохраняется за женщиной, и после окончания перерыва она имеет право возобновить рабочую деятельность на той же должности и с соответствующим уровнем зарплаты.
Требование предоставлять беременным отпуск базируется на объективных причинах:
- будущей матери сложнее работать на поздних сроках беременности;
- ей необходима подготовка к рождению малыша;
- иногда беременность проходит с осложнениями и требует условий стационара, либо просто избегания перегрузок.
Закон фиксирует период времени, который мать может провести, готовясь к родам или ухаживая за младенцем. Чтобы на работе официально разрешили на время отойти от деятельности, следует собрать пакет документов.
Пример заполнения РКО
РКО можно оформлять на бумаге или в электронном виде. Заполнить бланк несложно. Скачайте актуальный в 2021 образец заполнения расходного кассового ордера — можете просто заменить данные на свои.
РКО
Получите образец РКО бесплатно!
Зарегистрируйтесь в онлайн-сервисе печати документов МойСклад, где вы совершенно бесплатно сможете:
- Скачать интересующий вас бланк или образец
- Заполнить и распечатать документ онлайн (это очень удобно)
Сумма, которую вы вписываете в форму КО-2, не должна быть больше 100 тысяч рублей. Все, что превышает этот лимит, надо проводить по безналичному расчету.
Оформление РКО
Расходный кассовый ордер может оформить:
- главный бухгалтер,
- бухгалтер или сотрудник (например, кассир), которого назначил руководитель,
- директор (при отсутствии главного бухгалтера и бухгалтера).
РКО составляется всегда в день выдачи денег.
Оформление РКО начните с заполнения:
- полного названия компании с указанием организационно-правовой формы,
- кода ОКПО,
- номера бланка в соответствии с внутренним документооборотом,
- даты заполнения,
- кода структурного подразделения, которое выдает деньги. Если его нет — ставьте прочерк,
- номера субсчета, по которому учитываются наличные,
- кода аналитического учета (если требуется),
- кредита (т.е. номера счета, который отражает выдачу денежных средств),
- суммы в рублях (цифрами).
Далее порядок заполнения РКО такой:
- нужно вписать полные ФИО того, кому выдаете деньги,
- отметить основание для выдачи, например: зарплата, материальная помощь, расходы на командировку и т.д.,
- указать сумму прописью,
- вписать наименование, дату и номер прилагаемого документа, на основании которого выдаете деньги. Это может быть платежная ведомость, квитанция, приказ, договор и т.д.
В расходном кассовом ордере должны быть подписи директора или уполномоченного сотрудника, а также бухгалтера. Их обязательно надо расшифровать.
Следующую часть заполняет сотрудник, который получает деньги. Он указывает:
- Выданную сумму прописью, а копейки — цифрами. В оставшуюся незаполненной часть строки нужно поставить прочерк.
- Дату получения денег.
- Паспортные данные.
Подписи ставят кассир, выдавший деньги, и сотрудник, который их получил. Без заполнения этой части РКО будет недействительным. Деньги в таком случае будут считаться присвоенными работником, который их выдал.
Кассир может составить один РКО в конце рабочего дня на всю сумму, выданную за день, но при условии, что есть фискальные документы онлайн-кассы — чеки или БСО.
Исправления в расходном кассовом ордере не допускаются.
Чтобы избежать ошибок, воспользуйтесь сервисом МойСклад — в нем можно заполнить онлайн и распечатать расходный кассовый ордер в несколько кликов.
Расходный кассовый ордер (форма КО-2) в 2021 году
В строке «Организация»
указывается правовая форма (ООО, ЗАО и т.д.) и наименование организации (например, ООО «Компания»).
В строке «Код по ОКПО»
необходимо указать код по ОКПО в соответствии с полученным уведомлением из Росстата. Если код не был присвоен, поставьте прочерк.
Далее указывается наименование структурного подразделения
организации, оформляющего РКО (если в организации нет структурных подразделений, поставьте прочерк).
В поле «Номер документа»
указывается порядковый номер РКО (нумерация приходных и расходных кассовых документов в течение года должна быть непрерывной, а с начала следующего года начинаться заново).
В поле «Дата составления»
указывается дата выдачи денег из кассы в формате ДД.ММ.ГГГГ (например, 05.03.2021). РКО должен быть оформлен в день выдачи денег из кассы, поэтому дата выдачи денег и день формирования ордера совпадают.
Блок «Дебет»
:
В графе «Код структурного подразделения»
указывается код подразделения организации, оформляющего РКО (если в организации нет структурных подразделений, поставьте прочерк).
В графе «Корреспондирующий счет, субсчет»
указывается номер счета, по дебету которого отражается выдача денег из кассы в соответствии с планом счетов бухучета:
- 51 – сдача денег в банк для зачисления на расчетный счет;
- 60 – расчеты с поставщиками и подрядчиками;
- 70 – расчеты с работниками по оплате труда;
- 71 – расчеты с подотчётными лицами;
- 73 – расчеты с работниками по прочим операциям;
- 75-2 – расчеты с учредителями по выплате доходов.
Графа «Код аналитического учета»
заполняется только при наличии соответствующих кодов.
В графе «Кредит»
указывается номер бухгалтерского счета, по кредиту которого отражается выдача денег из кассы (как правило, это счет
50.1 – «касса»
).
В графе «Сумма»
указывается цифрами сумма денежных средств, выдаваемая из кассы.
Графа «Код целевого назначения»
заполняется, если организация использует в своей деятельности соответствующую систему кодирования. В этом случае указывается код назначения использования выбывших средств.
В строке «Выдать»
указывается ФИО физического лица (в дательном падеже, например Иванову Ивану Ивановичу) или наименование организации, которому(ой) необходимо выдать денежные средства.
В строке «Основание»
необходимо указать основание для выдачи денег из кассы, например:
«Выдача материальной помощи»
или
«Сдача денег в банк»
и т.д.
В строке «Сумма»
прописью указывается сумма денег, выдаваемая из кассы. При этом рубли пишутся с заглавной буквы, а копейки цифрами. В незаполненных полях необходимо поставить прочерк.
В строке «Приложение»
отражаются прилагаемые первичные документы с указанием их номеров и дат, на основании которых выдаются деньги из кассы (доверенности, квитанции, приказы, заявления и т.д.).
Далее заполняются данные руководителя организации
(должность, подпись и расшифровка подписи) и
главного бухгалтера
(подпись и расшифровка подписи).
Примечание
: руководителю необязательно расписываться на РКО, если он сделает разрешительную надпись на прилагаемых документах к расходному кассовому ордеру.
Строку «Получил»
заполняет лицо, которому выдаются деньги из кассы. В ней он указывает получаемую денежную сумму (при этом рубли ему необходимо писать прописью с заглавной буквы, а копейки – цифрами). Далее ставится его подпись и дата получения денег.
При выдаче денег по РКО кассир должен проверить документ, удостоверяющий личность
получателя (паспорт или иной документ). Кассир указывает наименование, номер, дату и место выдачи этого документа в соответствующей строке РКО.
Строка «Выдал кассир»
заполняется кассиром только после выдачи денег по РКО. В ней он ставит свою подпись с расшифровкой (фамилия и инициалы).
Полностью заполненный ордер остается в кассе
предприятия (а не выдается на руки получателю денег) и служит подтверждением того, что денежные средства были выданы на законных основаниях.
Обратите внимание
, в расходном кассовом ордере запрещено делать исправления.
РКО: заполнить онлайн
Вам нужно просто вписать сумму и основание платежа, выбрать статью расходов и получателя, а система автоматически сформирует и пронумерует документ.
Заполнить РКО онлайн
Заполните РКО онлайн!
Зарегистрируйтесь в онлайн-сервисе МойСклад — вы совершенно бесплатно сможете:
- Заполнить и распечатать документ онлайн (это очень удобно)
- Скачать нужный бланк в Excel или Word
В МоемСкладе можно также скачать полный список расходных ордеров за все время. Это удобно для отчетности — сразу видна общая сумма выданных средств.
Более 1 000 000 компаний уже печатают счета, накладные и другие документы в сервисе МойСклад Начать использовать
Как заполнять РКО: сложные случаи
Хотя заполнять РКО несложно, в особых случаях возникают проблемы. Мы разобрали самые частые.
Оплата поставщику через кассу: как оформить РКО
Обязательно потребуйте от представителя поставщика доверенность на получение именно у вашей компании конкретной суммы по определенному договору, товарной накладной и т.д. Ее нужно приложить к РКО. Обратите внимание, что:
- При заполнении расходного кассового ордера кроме реквизитов доверенности обязательно нужно указать ФИО представителя и его паспортные данные.
Доверенность на получение денег без подписанного представителем РКО не доказывает, что он их получил.
- В строку «Основание» надо обязательно вписать реквизиты договора, накладной и т.д., а также названия товаров.
- Если оплата делается сразу по нескольким договорам, лучше составить отдельный ордер на выплату по каждому из них. Будет четко видно, сколько оплачено по каждой поставке.
- Записывая этот ордер в кассовую книгу, нужно указать ФИО представителя, реквизиты доверенности и наименование поставщика.
Как заполнить РКО на выдачу подотчетных сумм: образец
С 19 августа 2021 года действует указание Банка России, согласно которому выдавать деньги под отчет можно по приказу директора. Заявление от подотчетника теперь необязательно. Главное — указать выбранный порядок выдачи (по заявлению или по приказу) в учетной политике компании.
Образцы заполнения бланков РКО
Ситуаций, когда требуется выдача наличных денег, множество. В зависимости от того для каких нужд осуществляется выплата и на какие цели идут средства, расходные ордера оформляются по-разному, сопровождаясь определенными прилагаемыми документами.
Заработная плата и материальная помощь
Самой рядовой ситуацией является выдача из кассы заработной платы. В зависимости от того, осуществляется выплата одному работнику или же нескольким лицам по ведомости, различается и заполнение формы.
Документ формирует проводки: Дт 70 Кт 50
Когда выплата оформляется на основании платежной или расчетно-платежной ведомости, то в бланке идет ссылка на этот документ с его обязательным приложением.
В получении средств для выдачи заработной платы расписывается сотрудник, который будет осуществлять непосредственно ее выплату работникам. Это может быть кассир, бухгалтер, кадровый работник, бригадир, начальник цеха. Все зависит от распоряжения руководителя и утвержденного на предприятии положения по оплате труда.
В случае же когда РКО оформляется для оплаты труда отдельному работнику, то документ заполняется немного по-другому.
Получателем выступает работник, в основании указывается период, за который ему выплачивается заработная плата. Обязательно в бланке вписываются паспортные данные сотрудника, получающего денежные средства.
Аналогично оформляется РКО на выплату денежной поддержки сотруднику предприятия. Только при этом в графе основания указывается «Материальная помощь работнику» и указываются следующие счета: Дт 73 Кт 50
Выплата отпускных или компенсации за неиспользованный отпуск
Каждому работнику положен ежегодный отпуск, продолжительность которого в зависимости от вида деятельности предприятия может варьировать. Оплата осуществляется на основании записки-расчета, содержащей сведения о доходе работника и размере выплаты, и приказа руководителя. Также в основании желательно указывать размер НДФЛ, который был удержан из начисленной суммы.
Проводки при выплате отпускных или же компенсации следующие: Дт 70 Кт 50
Когда сотрудник не желает прерывать работу, то он вправе написать заявление и попросить выдать ему денежную выплату без предоставления дней отдыха. В таком случае предприятие производит расчет и оформляет РКО, аналогичный вышеуказанному. В основании расхода из кассы указывается, что это компенсация за неиспользованный отпуск.
Заполнение РКО на выплату больничных
За дни отсутствия сотрудника, подтвержденные больничным листом, предприятие-работодатель обязано начислить причитающее человеку пособие по нетрудоспособности. Его выплата может быть выполнена через кассу в ближайший день выдачи заработной платы. При этом оформляется расходный кассовый ордер следующего вида:
Документ формирует проводки: Дт 70 Кт 50
В основании указывается номер больничного листа, а также сумма удержанного налога из начисленного пособия.
Заполнение РКО: Расчеты с поставщиками
Оплатить поставщику за товар или оказанную услугу предприятие может лишь через доверенного представителя. То есть в расходном ордере получателем выступает конкретное физическое лицо с привязкой к контрагенту, а не просто организация или предприниматель.
Документ фиксирует проводки: Дт 60 Кт 50
Также стоит помнить об ограничении по расчетам с контрагентами наличными средства – размер сделки по одному договору не должен превышать 100 000 рублей.
К самому РКО прикрепляется копия паспорта получателя и документ, подтверждающий его полномочия, а именно доверенность.
Возврат покупателю
Ситуация, когда требуется вернуть денежные средства покупателю, довольно распространена. Расходный кассовый ордер заполняется по той же схеме, чтои документ на оплату поставщику, если контрагентом выступает организация или индивидуальный предприниматель:
Документ формирует проводки: Дт 62 Кт 50
В случае, когда покупателем и получателем средств выступает физическое лицо, то доверенность не требуется.
Взнос наличными на расчетный счет и инкассация
Одним из видов расходов, осуществляемых из кассы организации, является пополнение расчетного счета предприятия. Это может быть взнос наличными через уполномоченное лицо, а также передача средств через представителей банка.
Когда деньги отвозит в банк работник предприятия, основанием для формирования расходного ордера является объявление на взнос наличными. Бланк состоит из трех частей, одна из которых возвращается клиенту с выпиской банка, а вторая – подшивается к отчету кассира и составленному РКО.
Документ не формирует проводки. Факт поступления средств на банковский счет подтверждается выпиской.
Несколько иная ситуация, когда средства сдаются инкассаторам для последующего безналичного зачисления. В результате этого наблюдается временной разрыв в 1-3 рабочих дня между моментом расхода денег из кассы и их приходом на счет.
В этом случае расходный ордер формирует проводки: Дт 57 Кт 50
Получателем средств выступает кассир, который готовит документы для сдачи наличных денег и является материально-ответственным лицом. К расходному ордеру прикладывается квитанция, подписанная работниками инкассаторской службы, тем самым подтверждая факт передачи денежных средств.
