Особенности бухгалтерского учета корпоративных карт

Какую карту лучше завести — дебетовую или кредитную?

Для корпоративных целей возможен выпуск различных вариантов банковских карт:

• только дебетовой (карта будет пополняться средствами прежде, чем их можно будет расходовать);
• кредитной (средства на карте предоставляются банком в пределах лимита);
• дебетовой с овердрафтом (существует возможность расхода средств сверх дебетового остатка — как правило, тоже лимитированная).

Какую карту выбрать — зависит от целей, для которых она выдается, а также от определенной степени доверия сотруднику, который будет ею пользоваться. К примеру, если карту оформляет на себя руководитель для использования в командировках, в т. ч. зарубежных, целесообразно предусмотреть возможность расходования средств по кредиту или овердрафту («лишние» деньги могут оказаться кстати). Если же карта выдается хозяйственнику для регулярных мелких закупок в пределах бюджета, оптимальным вариантом может стать дебетовая карта с ежемесячным фиксированным пополнением.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Если по кредитной карте установлен период беспроцентного пользования кредитными средствами, экономическую выгоду от такого пользования для целей налогообложения вычислять не нужно (см. письмо Минфина от 18.04.2012 № 03-03-10/38).

Что такое бизнес-карта и чем она полезна

Бизнес-карта для предприятия или ИП выполняет те же функции, что и обычная дебетовая карта для физического лица. При открытии счета банк может «привязать» к нему одну или несколько таких бизнес-карт. Иногда для бизнес-карты открывают отдельный счёт, но он тоже привязан к компании. Единственное отличие отдельного счёта: перед покупкой чего-либо придётся на такой счёт переводить деньги с основного счёта.

Некоторые банки (например — Сбербанк) предлагают и кредитные бизнес-карты. Здесь также видна аналогия с «кредитками» для физических лиц: банк устанавливает определенный лимит, в пределах которого бизнесмен может пользоваться заемными средствами. Также условия использования бизнес-кредитки обычно включают в себя и льготный (беспроцентный) период.

Руководитель компании либо другие уполномоченные лица могут финансировать необходимые для бизнеса затраты, расплачиваясь картой.

Использование бизнес-карты позволяет:

1. Практически отказаться от работы с наличными. Т.е. не нужно ездить в банк, хранить крупные суммы денег на предприятии, оформлять кассовые документы.
2. Если наличные все-таки нужны (например – продавец не принимает карты), то деньги можно без проблем получить в ближайшем банкомате.
3. Лимитировать и контролировать текущие расходы.
4. Оперативно и без проблем производить обмен валюты, например – в заграничных командировках.
5. Снизить затраты на проведение платежей за счет возврата процента от уплаченной суммы (кэшбэк).
6. Получать дополнительные бонусы, например – скидки при покупках у компаний-партнеров банка.
7. Вернуть аванс по упрощенной схеме, если продавец не исполнил свои обязанности. Если был проведен «обычный» безналичный платеж, то получить назад свои деньги можно только по соглашению с продавцом, или через суд. А при оплате бизнес-картой возможно провести возврат во внесудебном порядке на основании правил расчетов, установленных платежной системой (чарджбэк).

Как следует регламентировать операции с картой?

Если корпоративные карты применяются в организации, целесообразно утвердить локальным нормативным актом порядок использования карт и представления отчетов по израсходованным средствам.

Подобный регламент в том числе поможет в случаях:

• Урегулирования возможных претензий налоговых органов по порядку отражения израсходованных средств по корпоративным картам в бухгалтерском учете. Например, если во внутренних регламентах не установлен четкий порядок отчета сотрудника по средствам, снятым с карты через банкомат, налоговики могут посчитать, что в таком случае следовало все снятые с карты суммы проводить через кассу организации (оприходовать по ПКО и сразу же оформлять РКО на выдачу под отчет). Разумеется, подобная претензия имеет под собой достаточно слабые основания, ведь фактически деньги в кассу предприятия не попадали. Но во избежание таких нюансов лучше все варианты расходования средств с карты и отчетов по ним прописать во внутреннем регламенте.
• Предъявления претензий сотруднику в случае нецелевого использования карточных средств или выявления недостач и злоупотреблений. При правильном оформлении внутреннего регламента возможно будет не только удержать из зарплаты виновного сотрудника убытки от нецелевого использования средств, но и применить к сотруднику дисциплинарное взыскание по ст. 192 и ч. 1 ст. 81 ТК РФ (за нарушение положений о дисциплине в организации).

Об оформлении приказа на взыскание читайте в статье «Приказ о дисциплинарном взыскании — образец и бланк».

Как быть, если вы уже провели «сомнительную» операцию

Если ошибочная операция уже проведена, то во многих случаях ситуацию можно исправить. Действия здесь зависят от того, какая именно ошибка допущена:

1. Сняты наличные средства с бизнес-карты, которые затем использованы для личных нужд собственника.

Такие деньги считаются выданными в подотчет. Самый простой вариант – вернуть эти средства в кассу. Но если там накопилась крупная сумма, то задолженность можно зачесть в счет будущих выплат. Это могут быть дивиденды или зарплата (в случае, если собственник одновременно является и директором).

1. За счет средств на бизнес-карте собственник оплатил свои покупки или иные расходы.

Эту операцию можно квалифицировать, как распоряжение собственника третьему лицу (т.е. своей компании) произвести за него расчеты (ст. 313 ГК РФ). В дальнейшем он должен взять на себя обязательство возместить организации понесенные затраты. Это может быть, как прямой возврат средств, так и удержание из полагающихся владельцу выплат.

Рассмотренные выше способы позволяют полностью избавиться от проблем, но здесь требуется добрая воля собственника. Если же он искренне считает все средства компании своими и отказывается помогать бухгалтерам, то остаются только «сомнительные» варианты решения вопроса:

1. Оформить затраты директора, как займ. Т.к. возвращать его никто не собирается, то теоретически сумму займа через три года можно списать, как безнадежную. Но налоговики, скорее всего, квалифицируют такое списание, как подарок, и заставят заплатить НДФЛ (письмо Минфина РФ от 22.01.2010 N 03-04-06/6-3).

Если же невозвратные займы выдаются регулярно, то инспектора, скорее всего сочтут их выплатой заработной платы. Тогда придется заплатить не только подоходный налог, но и страховые взносы.

1. Использовать «бесконечный» подотчет. Например, у руководителя числится сумма задолженности перед организацией в 500 тыс. руб. В этом случае директор периодически «возвращает» в кассу эти средства и в тот же день «берет» их снова. Риски здесь такие же, как и при регулярной выдаче займа. Если подобная ситуация длится годами, то проверяющие, скорее всего, сочтут подотчетную сумму зарплатой руководителя и начислят НДФЛ со взносами.
2. Попытаться оформить затраты директора на компанию, как связанные с производственной необходимостью. Этот способ подходит, если куплено имущество «двойного назначения», которое можно использовать как в личных целях, так и в бизнесе. Например – автомобиль, мебель или оргтехника.

Также некоторые личные расходы можно оформить, как командировочные или представительские. Это могут быть авиа- и железнодорожные билеты, услуги гостиниц и ресторанов, покупка сувениров и т.п.

Но нужно быть готовым к тому, что при проверке придется обосновать деловую цель произведенных затрат. А если речь идет о покупке имущества, то его необходимо будет предъявить контролерам.

Нужно ли представлять сведения о корпоративных картах в налоговую?

Законом «О внесении изменений…» от 02.04.2014 № 52-ФЗ с мая 2014 года отменена обязанность налогоплательщиков представлять в налоговые органы сведения об открытии (закрытии) счетов в банках.

Как уже отмечалось выше, сама выдача банковских карт тоже относится к операциям выдающего банка, а не предприятия.

Таким образом, сообщать налоговой о том, что вы выпустили корпоративную карту, не требуется.

Как учесть затраты на выпуск корпоративных карт для налога на прибыль, смотрите в КонсультантПлюс. Пробный доступ к правовой системе можно получить бесплатно.

Как пополнить корпоративную карту

Пополнить корпоративную карту можно только с расчетного счета организации: просто оформите в системе дистанционного банковского обслуживания «Интернет-Клиент» платежное поручение с назначением «Перевод на корпоративную карту». Денег можно зачислять сколько угодно, а потратить — 100 000 рублей в день со всех корпоративных карт. В Банке SIAB это ограничение распространяется в сумме на снятие наличных и безналичные операции.

Наличными через терминал или переводом с другой карты корпоративную карту пополнить нельзя.

Как сотрудник отчитывается за израсходованные с карты средства?

Деньги на карте принадлежат компании и находятся в ее распоряжении. Следовательно, обязанность отчитываться у сотрудника возникает только тогда, когда он расплатился картой или снял наличные в банкомате.

По общему правилу использованные сотрудником средства с корпоративной карты рассматриваются как подотчетные суммы. Соответственно, порядок отчета за них аналогичный. Сотруднику следует:

• Составить авансовый отчет об израсходованных суммах. Можно сделать это по стандартной форме АО-1, но можно и по форме, утвержденной внутри организации (например, внутренний регламент по использованию корпоративных карт может содержать и специальную форму отчета).

Все подробности оформления авансового отчета, когда расходы оплачены корпоративной банковской картой, изложены в Готовом решении от КонсультантПлюс. Пробный доступ к К+ получите бесплатно.

• Приложить к отчету подтверждающие документы: чеки ККМ, накладные, акты и т. п.
• Представить отчет в бухгалтерию предприятия в порядке и в сроки, предусмотренные положением об использовании корпоративных карт.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Банки периодически (обычно ежемесячно) составляют и направляют клиентам отчеты-выписки по своим карточным продуктам. Таким образом, отчеты сотрудников, использующих карты, достаточно легко проверить в части безналичных расчетов и снятия средств через банкоматы.

Снятие наличных с бизнес-карты ИП и ООО

Снимать наличные с бизнес-карты могут, как юридические лица, так и предприниматели.

В целом здесь «работает» то же ограничение, что и при безналичной оплате картой. Предприниматели могут расходовать средства, как на бизнес, так и на личные нужды, но должны вести раздельный учет. А юридические лица обязаны соблюдать целевую направленность всех расходов – тратить деньги только на нужды компании.

Однако следует помнить еще и о «специфических» рисках, связанных именно с наличными расчетами. В соответствии с законом от 07.08.2001 № 115-ФЗ банки пристально следят за оборотом наличных денег, и это в равной степени касается как юридических лиц, так и предпринимателей.

Каждый банк использует свои критерии для выявления «подозрительных» операций с наличными, но можно дать несколько общих советов:

1. Старайтесь, чтобы операции снятия наличных составляли не более 30% от месячного оборота.
2. Не снимайте сразу все поступившие средства. Дайте деньгам «отлежаться» несколько дней, а затем получайте их частями.
3. В любом случае, даже при больших оборотах, избегайте единовременного снятия крупных сумм (более 600 тыс. руб.).

Можно ли удержать ущерб с сотрудника за расходование средств не по назначению?

Да, можно. При соблюдении ряда условий:

• размер ущерба может быть оценен;
• вина работника в ущербе доказана (например, подтверждено приобретение товаров для личных нужд выпиской банка по именной карте и копиями расчетных документов продавца);
• оформлено распоряжение (приказ) руководителя предприятия об удержании сумм ущерба из зарплаты сотрудника в срок не позднее 1 месяца с момента установления факта ущерба и вины (ст. 137 ТК РФ);
• размер производимого удержания соответствует нормам, установленным в ст. 138 ТК РФ;
• работник не оспаривает удержание (ст. 137 ТК РФ).

Подробнее с условиями удержаний из зарплаты знакомьтесь здесь.

Какие типовые проводки по операциям с корпоративными картами?

В бухучете операции по картам отражаются с применением счетов 55 «Специальные счета в банках» и 71 «Расчеты с подотчетными лицами». Типовые операции представлены в таблице:

О видах мошенничества, связанных с банковскими картами, читайте в статье «Мошенничество с использованием платежных банковских карт».

Нужно ли приходовать деньги в кассу

По сути, оплата расходов компании посредством корпоративной карты мало чем отличается от оплаты наличными, полученными в кассе под отчет. А саму корпоративную карту часто называют кэш-картой (Cash-Card), что в переводе с английского означает «карта для наличных расчетов». По этой причине бухгалтеры нередко сомневаются, каким образом показать в бухучете перевод денег с банковского счета на корпоративную карту. Нужно ли сначала оприходовать деньги в кассу, а затем провести выдачу денег сотруднику, либо можно сразу показать перевод средств сотруднику, минуя кассу? Ответ на этот вопрос зависит от того, как работник распорядился картой.

Ведите кассовую книгу в электронном виде Вести бесплатно

Если сотрудник расплатился при помощи карты, то есть перевел деньги с корпоративной карты напрямую поставщику, то оприходовать средства в кассу не нужно. И даже если держатель карты сначала снял деньги через банкомат, а потом расплатился наличными, но в кассу деньги не сдавал, счет 50 «Касса» все равно не будет задействован.

При этом формально сотрудник получил деньги под отчет, поэтому их следует провести по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами».

Пример 1

Держателем корпоративной карты, привязанной к расчетному счету компании, является сотрудник Карасев. Посредством карты он перевел 12 000 руб. (в т. ч. НДС 20% – 2 000 руб.) в счет оплаты канцтоваров для отдела продаж. В подтверждение данных расходов Карасев представил в бухгалтерию чеки, накладную и счет-фактуру.

Бухгалтер сделал проводки:

ДЕБЕТ 71 КРЕДИТ 51 – 12 000 руб. — переведено с расчетного счета под отчет Карасеву; ДЕБЕТ 10 субсчет «Канцтовары отдела продаж» КРЕДИТ 71 – 10 000 руб. — подотчетные средства направлены на приобретение канцтоваров; ДЕБЕТ 19 КРЕДИТ 71 – 2 000 руб. — учтен НДС.

Бесплатно вести бухучет в веб‑сервисе

Затем Карасев снял через банкомат 6 000 руб., и за наличный расчет приобрел канцтовары для отдела закупок (стоимость товаров 5 000 руб. и НДС 20% – 1 000 руб.). В подтверждение данных расходов Карасев представил в бухгалтерию чеки, накладную и счет-фактуру. Бухгалтер сделал проводки:

ДЕБЕТ 71 КРЕДИТ 51 – 6 000 руб. — переведено с расчетного счета под отчет Карасеву; ДЕБЕТ 10 субсчет «Канцтовары отдела закупок» КРЕДИТ 71 – 5 000 руб. — подотчетные средства направлены на приобретение канцтоваров; ДЕБЕТ 19 КРЕДИТ 71 – 1 000 руб. — учтен НДС.

Но если сотрудник с помощью корпоративной карты снял деньги со счета и принес всю сумму (или часть средств) в кассу организации, необходимо сначала показать передачу средств под отчет, а потом отразить их на счете 50 «Касса».

Пример 2

Держателем корпоративной карты, привязанной к специальному карточному счету, является сотрудник Пискарев. На его карту было перечислено 50 000 руб. Пискарев снял эту сумму и сдал в кассу организации.

Бухгалтер сделал проводки:

ДЕБЕТ 55 субсчет «Карта Пискарева» КРЕДИТ 51 — 50 000 руб. — перечислено с расчетного счета на корпоративную карту Пискарева; ДЕБЕТ 71 КРЕДИТ 55 субсчет «Карта Пискарева» — 50 000 руб. — снято Пискаревым с корпоративной карты; ДЕБЕТ 50 КРЕДИТ 71 — 50 000 руб. — оприходовано в кассу организации.

Подключиться к сервису и провести сверку взаиморасчетов с контрагентами

Итоги

Бухгалтерский учет корпоративных карт ведется по общим правилам. При этом для целей учета открываемые в банках карточные счета классифицируются как специальные счета в банках, а израсходованные сотрудниками средства с карт — как подотчетные суммы. Порядок применения карт рекомендуется утвердить отдельным внутренним документом, в котором зафиксировать все аспекты их использования, обратив особое внимание на процедуру отчета по расходованию средств.

Источники:

• Письмо Минфина России от 18.04.2012 N 03-03-10/38
• Трудовой кодекс РФ

Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс. Пробный бесплатный доступ к системе на 2 дня.

Можно ли привязать карту к расчетному счету

Чтобы оформить карту, привязанную к расчетному счету юридического лица, нужно:

1

Составить список тех сотрудников, которые планируют пользоваться этой картой, приложить их заявления и доверенность от компании;

2

Заключить договор с банковской организацией;

3

Передать в банк документацию и оформить карточный счет.

Также процедура выпуска может быть упрощена:

• Вы оформляете заявление в режиме онлайн на сайте банка, в котором обслуживаетесь;
• Вам устанавливают подходящий лимит;
• Выпуска занимает всего пару дней.