Как отразить в 6-НДФЛ выплаченную зарплату в 2021 году

Общие правила заполнения 6-НДФЛ

Рассмотрим, как отразить перерасчет НДФЛ в форме 6-НДФЛ. Порядок внесения данных в расчет 6-НДФЛ установлен Приказом ФНС России от 14.10.2015 № ММВ-7-11/450.

Структуру расчета представим на схеме (покажем лишь те строки, которые будут участвовать в ответе на вопрос):

Датой фактического получения зарплаты признается последний день месяца (п. 2 ст. 223 НК РФ). Таким образом, начисленная заработная плата должна отражаться по строке 020 Раздела 1 того периода, к которому относится месяц ее начисления. Место НДФЛ, исчисленного с данной суммы оплаты труда, — строка 040 Раздела 1. Зарплата за декабрь находит свое отражение в Разделе 1 расчета НДФЛ за 2021 год.

Рассмотрим ситуацию, когда декабрьская зарплата была рассчитана неверно. В феврале 2021 ошибку исправили, поэтому следует отразить перерасчет в 6-НДФЛ. Как отражать — будет зависеть от некоторых факторов.

Отражение в форме 6-НДФЛ перерасчета заработной платы

29 октября 2021 года: Вебинар «Решение актуальных вопросов, связанных с персоналом, в условиях кризиса»

(Вопрос слушателя вебинара «Заработная плата в 2021 г.» к ведущему — Юлии Хачатурян, генеральному директору Nika, risk plan)

Вопрос: как отразить в расчете 6-НДФЛ за четвертый квартал 2018 г. перерасчет заработной платы за предыдущий период (август)?

Ответ ведущего:

К сожалению, автор вопроса не уточнил – шла ли речь о переплате в соответствующий месяц или о том, что работнику не доплатили. Я буду при указании конкретных строк отчета исходить из того, что речь все-таки идет о недоплате определенной суммы.

По данному поводу существует две абсолютно разные точки зрения. Первая базируется на Письме ФНС от 27.01.17 N БС-4-11/[email protected] (в п.2, под п.1 информация по другому поводу, ее при ознакомлении с документом следует пропустить) и предполагает внесение изменений в раздел 1 формы за предыдущий период. Т.е. доначисленную заработную плату следует включить в строку 020, а доначисленный НДФЛ в строку 040. Саму выплату необходимо отобразить в разделе 2 формы 6-НДФЛ в настоящем периоде, когда произведена доплата.

Т.е. в расчете за 12 месяцев в разделе 2 – следует указать дату получения дохода (строка 100) – 31.08.2018 г. (т.е. последний день месяца, за который заработная плата начислена); дата удержания налога – тот день, когда вы фактически выплатили заработную плату в четвертом квартале (строка 110); срок перечисления налога — день, следующий за выплатой дохода (строка 120); по строке 130 (сумма полученного дохода) – сумму доплаты; по строке 140 – сумму доначисленного НДФЛ с доплаты.

Однако, руководствуясь данным подходом, придется вносить изменения и в расчет по страховым взносам за соответствующий период, иначе могут нарушиться контрольные соотношения (В Письме ФНС от 20 апреля 2021 года № БС-4-11/[email protected], например, рассматривается ситуация, когда идет перерасчет заработной платы за предыдущий год).

Есть и другой, более практичный подход к решению данного вопроса, который не базируется на письмах ФНС, а высказывается в профессиональной литературе, скажем так, под лозунгом «Как облегчить работу бухгалтера». Ни советовать его применять, ни, наоборот, критиковать его я не буду – ибо, возможно, практический смысл в нем и есть, но подкрепить основные тезисы этого подхода документами, выпущенными ФНС? невозможно. Смысл подхода – не редактировать форму 6-НДФЛ за период, в котором произошла ошибка, а показать сумму доплаты в разделе 1 настоящего периода, включив доплату в строку 020, а НДФЛ с доплаты показав в строках 040 и 070. В разделе 2 отчета в строках 130 и 140 показать соответственно сумму доплаты и НДФЛ с нее, а вот в строке 100 (дата выплаты дохода) – показать не последний день месяца, за который заработная плата начислена, а день, когда действительно выплата производилась, этот же день будет днем удержания налога (строка 110), а следующий день (строка 120) – датой его перечисления. Т.е. разница в оформлении раздела 2 формы 6-ндфл настоящего периода заключается только в строке 2 (дата выплаты дохода).

Узнать, когда запланирован ближайший семинар или вебинар Юлии Хачатурян о заработной плате можно из расписания семинаров:

Семинары по налогам, налоговому планированию (для бухгалтеров, финансовых директоров, руководителей и владельцев компаний)

Заполняем 6-НДФЛ за 1 квартал 2021 при перерасчете

Выплаты, которые фактически произведены в 1 квартале 2021 года, попадут в Раздел 2 расчета 6-НДФЛ за 1 квартал 2021 года. Подробнее о порядке заполнения строки 120 в 6-НДФЛ вы можете прочитать в этой статье.

В Раздел 2 отчета за 1 квартал 2021 года попадет неверно рассчитанная декабрьская зарплата, выплаченная в январе. Как отразится перерасчет в Разделе 2 и будет ли он там отражен вообще, зависит от нескольких факторов:

• в какую сторону совершена ошибка — сотруднику выплатили больше или меньше положенного;
• когда выплачены денежные средства работникам, если ошибочная сумма заработной платы меньше, чем сумма, которую необходимо выплатить на самом деле;
• когда произведен возврат излишне удержанного НДФЛ, если арифметическая ошибка закралась только в расчеты налога, и проч.

Особенности отражения аванса по форме 6-НДФЛ

Прежде чем рассматривать нюансы отражения аванса по заработной плате в отчёте по форме 6-НДФЛ, необходимо дать определение данному термину.

Определение аванса по заработной плате

Итак, зарплатный аванс – это часть заработка работника, которую он получает от своего работодателя в качестве паты за труд. Существует три фактора, которые характеризуют зарплатный аванс:

• обязательность выплаты;
• законодательное обеспечение требования об обязательности;
• срочность выплаты, то есть организация сама в праве устанавливать сроки выплаты аванса, с учётом требований Трудового Кодекса РФ.

Важный момент. Согласно статье 136 Трудового кодекса РФ, организация обязана выдавать заработную плату сотрудникам каждые 1/2 месяца, для того чтобы избежать штрафных санкций за нарушение трудового законодательства, которые возникают согласно статье 5.27 Кодекса административных правонарушений, и материальной ответственности в процентном расчёте за задержку выплаты, согласно статье 236 ТК РФ.

Проще говоря, аванс по заработной плате является частью дохода работника, а, следовательно, он облагается налогом на доходы физический лиц (НДФЛ) и попадает в НДФЛ-отчётность, в частности в форму 6-НДФЛ.

Отражение перерасчета в 2-НДФЛ

Справки 2-НДФЛ следует отправить в налоговую до 2 марта 2020 года. С 2021 года сроки представления 2-НДФЛ и 6-НДФЛ совпадают. Поэтому опять возникает два варианта:

• Справки 2-НДФЛ за 2021 год не сданы.

В этом случае необходимо заполнить их верными данными по декабрьской заработной плате с учетом перерасчета. Если к моменту составления справки все проблемы, связанные с ошибочным расчетом, урегулированы (например, излишне удержанный налог возвращен налогоплательщику), то строки справки «Налог исчисленный», «Налог удержанный» и «Налог перечисленный» будут равны.

Если на момент составления справки какие-либо задолженности еще остались, необходимо заполнить справку актуальными на дату ее составления данными. Позже, когда вопрос решится, необходимо подать корректирующую форму 2-НДФЛ.

• Справки 2-НДФЛ за 2021 год уже сданы.

Необходимо подать уточняющие справки за 2021 год. Справки за 2020 год перерасчетом затронуты не будут.

Высказанные в статье выводы также содержатся в Письме ФНС России от 21.07.2017 № БС-4-11/14329.

Отражение и уплата НДФЛ

Подоходный налог (НДФЛ) с заработной платы должен быть удержан в день выдачи (перевода на карт-счёт) зарплаты. В казну налог следует оплатить не позднее следующего трудового дня. Данная норма закреплена в НК РФ (ст. 226 п. 4 и 6). В этом контексте ключевую роль играет формулировка «не позднее». Это означает, что подоходный можно перечислить раньше, это не будет нарушением.

При этом следует учитывать правила переноса сроков оплаты налогов, установленные НК РФ (п. 7 ст. 6.1).

Статья 6.1 изменена законом 102-ФЗ. В новой редакции нормативного акта принято, если последний день срока выпадает на нерабочий день, датой окончания срока необходимо считать первый следующий за ним трудовой день (п. 7 ст. 6.1). Иными словами, сроки переносятся аналогично выходным/праздничным дням.

Следовательно, если нерабочие дни не будут продлены, подоходный с зарплаты, выплаченной 27 марта, можно перечислить не позднее 6 мая текущего года.

Подводим итоги

• При арифметической ошибке, допущенной при расчете зарплаты в декабре 2021 года, следует сдавать расчет с уточнениями в Разделе 1 за 4 квартал 2021 года.
• Если из-за ошибки при расчете заработной платы в декабре 2019 была выплачена неверная сумма и удержан неверно НДФЛ в январе 2020 года, то урегулирование ошибки найдет свое отражение уже в 6-НДФЛ за 1 квартал 2021 года.
• Надо или нет уточнять 2-НДФЛ при обнаружении арифметической ошибки в зарплате за декабрь 2021 зависит от ситуации: Если 2-НДФЛ еще не сданы, следует сразу сформировать справки корректно. При этом нужно помнить о соблюдении контрольных соотношений между 2-НДФЛ и 6-НДФЛ (уточненный расчет 6-НДФЛ за 4 квартал 2019 рекомендуется сдать до подачи 2-НДФЛ или вместе со справками).
• Если 2-НДФЛ уже сданы с ошибкой, следует подать уточненные справки в любом случае.

Особенности перечисления заработной платы

Дни с 30 марта по 31 апреля объявлены нерабочими с сохранением зарплаты сотрудников (Указы от 25 марта №206 и от 02 апреля №239).

Согласно законодательству предприятия обязаны дважды в месяц перечислять заработную плату сотрудникам. Кроме того, заработанные средства работники должны получить не позднее 15 календарных дней после окончания периода их начисления. Если дата платежа приходится на выходной/праздничный день, перечисление доходов переносится на ближайший рабочий день. Данные нормы регламентированы ТК РФ (ст. 136 п. 6 и 8).

Поскольку вышеназванный период объявлен нерабочим с сохранением зарплаты, сотрудники должны получить за это время заработную плату полностью. Юрлицо обязано перечислить зарплату в дни, установленные внутренними документами предприятия. Данные рекомендации дали Минтруд и Роструд. Поскольку комментарии были получены только в апреле, перечисление зарплаты за март не является нарушением.

Как отразить заработную плату, если её выплатили в следующем месяце?

Федеральная налоговая служба дала разъяснение на вопрос, как заполнить первый раздел отчёта 6-НДФЛ, если заработная плата была выплачена в следующем месяце, которое опубликовано в письме ФНС РФ от 16 мая 2021г. №БС-4-11/8609.

Согласно данному письму, о первом разделе говорится, что расчёт 6-НДФЛ заполняется нарастающим итогом за I квартал, за II квартал (полугодие), за III квартал (9 месяцев) и за IV квартал (за год). В первом разделе в строчке “070” указывается “Сумма удержанного налога” на отчётную дату, которая рассчитывается нарастающим итогом с начала налогового периода. В сточке “080” того же раздела указывается “Сумма налога, не удержанная налоговым агентом”, в соответствии с положениями пункта 5 статьи 226 НК РФ и пункта 14 статьи 226.1 НК РФ.

Таким образом, когда возникает ситуация, когда заработная плата, например, за июнь, выплачена в июле, налог НДФЛ удерживается в июле. Налог с июньской зарплаты отражается в строчке “040” первого раздела “Сумма исчисленного налога”, а в строках “070” и “080” проставляется 0 (ноль).

Аналогичным образом происходит заполнение данных строк в других кварталах при повторяющейся ситуации. Что касается второго раздела, важно уточнить, что операция отражается в “периоде завершения”.