Порядок заполнения декларации 6-НДФЛ в 2021 году: инструкция, новый бланк и нюансы контрольных соотношений

Всем налоговым агентам необходимо отчитаться по форме 6-НДФЛ за 4 квартал 2021 года. В статье вы найдете актуальный бланк Расчета, инструкцию и образцы заполнения всех его разделов.

Для предоставления отчетности за Ⅳ квартал 2021 года необходимо использовать форму 6-НДФЛ, которая введена Приказом ФНС России от 14.10.2015 № ММВ-7-11/450 в редакции приказа от 17.01.2018 № ММВ-7-11/[email protected] Эта форма использовалась при сдаче отчетности в предыдущем отчетном периоде. Нового бланка не утверждалось. В связи с этим продолжают действовать как порядок заполнения расчета, так и формат, необходимый для передачи его в ИФНС.

Данная форма и порядок заполнения отчета за 2021 год используются в последний раз. С отчетности за 1 квартал 2021 г. необходимо применять новую форму (утв. приказом ФНС от 15.10.2020 № ЕД-7-11/[email protected]).

Скачать актуальный бланк 6-НДФЛ за 4 квартал 2021 года.

Рассмотрим, как заполнить 6 НДФЛ за 2021 год. Порядок заполнения приведен в Приложении 2 приказа № ММВ-7-11/[email protected]

Действующая форма расчета включает в себя:

• титульный лист;
• раздел 1 «Обобщенные показатели»;
• раздел 2 «Даты и суммы фактически полученных доходов и удержанного налога на доходы физических лиц».

Кто обязан сдавать отчет 6-НДФЛ в 2020 году

Как и ранее, в 2020-м отчет по налогу на доходы физических лиц по форме 6 необходимо готовить и сдавать налоговым агентам НДФЛ. А это понятие включает в себя компании и ИП, производящие облагаемые НДФЛ выплаты физическим лицам. Форма 6-НДФЛ ратифицирована приказом ФНС от 14 октября 2015 года. С 2021 года начала действовать новая форма 6-НДФЛ, с внесенными в нее изменениями Приказом ФНС России от 17 января 2021 года № ММВ-7-11/18.

В отличие от справки 2-НДФЛ, в расчетах для 6-НДФЛ не нужно выделять данные по каждому человеку в отдельности. Требуется ввести сведения о доходах физических лиц, а также данные об удержанном и оплаченном НДФЛ.

Составные части формы 6-НДФЛ — это титульный лист и разделы 1 и 2. Адрес и другие общие сведения о фирме или ИП вносятся в титульный лист. Там же указывается отчетный период. В разделе № 1 отображаются сводные данные, а раздел № 2 содержит весь перечень подробных данных с точными суммами и датировкой.

Ниже рассмотрим, каких правил необходимо придерживаться, чтобы форма 6-НДФЛ 2021 года была заполнена грамотно.

Титульный лист — лицо документа

Не забудьте указать период, за который предоставляется отчет. Его вносят в специальную графу: «Поле представления». Строки 21, 31, 33 или 34 выбираются в зависимости от того, в каком месяце соответствующие документы отсылаются налоговикам. Дальше переходим к пункту «Предоставляется в налоговый номер». Тут нужно будет указать код налоговой инспекции, куда подается отчетность.

В графе «По месту нахождения» необходимо акцентировать, кто именно является автором отчета: компания или индивидуальный предприниматель, какова система налогообложения: ЕНВД, УСН или иная.

В поле «По месту нахождения (учета) (код)», необходимо указать соответствующий код. Коды для 6-НДФЛ в связи с изменениями, внесенными в 2021 году, обновились:

• 120 — По месту жительства индивидуального предпринимателя;
• 124 — По месту жительства члена (главы) крестьянского (фермерского) хозяйства;
• 125 — По месту жительства адвоката;
• 126 — По месту жительства нотариуса;
• 213 — По месту учета в качестве крупнейшего налогоплательщика;
• 214 — По месту нахождения российской организации, не являющейся крупнейшим налогоплательщиком;
• 215 — По месту нахождения правопреемника, не являющегося крупнейшим налогоплательщиком;
• 216 — По месту учета правопреемника, являющимся крупнейшим налогоплательщиком;
• 220 — По месту нахождения обособленного подразделения российской организации;
• 320 — По месту осуществления деятельности индивидуального предпринимателя;
• 335 — По месту нахождения обособленного подразделения иностранной организации в Российской Федерации.

В новой форме 6-НДФЛ, которая сдается, начиная с периодов 2018 года, появились две новые графы, для указания кода формы реорганизации и ИНН/КПП реорганизованной компании. Перечислим новые коды форм реорганизации и ликвидации для заполнения 6-НДФЛ 2020 года:

• 0 — ликвидация;
• 1 — преобразование;
• 2 — слияние;
• 3 — разделение;
• 5 — присоединение;
• 6 — разделение с одновременным присоединением.

Первый раздел 6-НДФЛ — для итоговых сумм

Как уже говорилось выше, конкретизации по каждому наемному сотруднику здесь не требуется, нужно будет зафиксировать лишь суммарный показатель всех работников. Но когда применяются разные ставки НДФЛ, то придется их дифференцировать, заполнив несколько строк раздела № 1 — с 010 по 050.

Допустим, сотрудники имеют доход, облагаемый по ставкам 13, 30, 35 процентов. Значит, при расчете будут заполняться три раздела № 1, причем, каждый на отдельном листе. А уже остальные строки, с 060 по 090, будут общими. Таким способом сведения заносят лишь на первом экземпляре.

В строку «010» вписывается ставка НДФЛ, а доходы вносят в строку «020» нарастающим итогом на начало года. Надо помнить и о существовании варианта переходящей заработной платы, когда итоговый результат доходов в разделах № 1 и № 2 могут оказаться разными. В строке «025» отображаем доход в виде дивидендов, если таковой в компании имел место.

Для налоговых вычетов, в том числе, социальных, детских, имущественных, отведено поле «030». В строки «040» и «070» вписываются суммы исчисленного и удержанного налога. Есть еще и особая строка «050», предназначенная для аналогичных данных иностранных работников, что трудятся в компании по патенту.

В строке «060» помещается цифра общей численности сотрудников на предприятии (все, что получали доходы). Строка «090» предназначена для суммы налога, который был возвращен организации. А в особых случаях, когда фирма не смогла удержать данный вид налога, сумму НДФЛ нужно вбить в строку «080», чаще всего такая практика применяется при переходящей зарплате.

Поля «060–090» заполняются общей суммой по всем имеющимся ставкам и только на первой страничке. На других листах ставим «0», а далее — прочерки. Поскольку все существенные данные будут отображены во втором разделе.

Контрольные соотношения в расчёте: как налоговики проверяют декларацию

Будьте уверены, что фискальный регулятор проверит данные, предоставленные в расчёте. Вспомним, что сборы по подоходному налогу стабильно держат одно из ведущих мест при формировании государственного бюджета.

Ревизия проходит при помощи контрольных соотношений (КС), установленных налоговой службой. И учитывая моменты, которые касаются КС, у декларанта уже в период подготовки расчёта есть возможность сразу перепроверять конкретные данные и при необходимости корректировать их. Что позволяет нивелировать риски возврата декларации и штрафных санкций налоговиков.

Отметим сразу, что разделы 1 и 2 декларации абсолютно не корреспондируют между собой, то есть, между ними нет взаимосвязей, соответственно, цифры, указанные в них, не проходят через призму контрольных соотношений.

Все КС по расчёт можно условно разбить на несколько крупных блоков:

1. Сначала налоговый регулятор проверит данные по титул-листу, в частности, по корректности срока предоставления формы. И на предмет правильности оформления: все ли строки заполнены правильно, в том виде, который регулируется вышеупомянутым Приказом налоговиков. О санкциях при несвоевременной сдаче расчёта или предоставлении его не в той форме расскажем далее. Поверьте, фискалы не будут никого учить, брать во внимание, что отчёт сдаётся впервые и другие моменты, поэтому к заполнению нужно отнестись с максимальным вниманием.
2. Следующее — корректность арифметических формул. Когда налоговые вычеты превышают доход или сумма сбора «не идёт» с расчётом по налоговой ставке и доходу, в декларации есть элементарные ошибки, такой расчёт не будет принят даже к проверке по КС.
3. Один из ключевых пунктов КС — проверка по внутриконтрольным показателям:
   Раздел №1: сумма по сто сороковой строке за минусом цифры по строчке «090» (вычеты) должна «биться» с суммарным показателем уплаченного в госказну подоходника.
4. Проверены будут и даты платежей по налогу в госбюджет по разделу №2 (строчка 120).
5. КС по строчке «040» (начисленный НДФЛ) — особый пункт. Немногие декларанты при самопроверке замечают несостыковки в несколько рублей, встречающиеся в формуле при исчислении суммы дохода, умноженного на ставку. Это допустимо, особенно на предприятиях, где много работников, ведь при округлении копейки могут влиять на результат.
6. Междокументные контрольные соотношения — уже более углублённый анализ показателей. Обязательно будет проверена сверка с цифрами, отражёнными в справках 2НДФЛ по предприятию:
   Так, по итоговому годовому расчёту будут проверены данные по показателям исчисленного дохода (по строчке «020») и финальной суммарной цифрой по всем 2НДФЛ. Если в расчёте будут найдены несоответствия, отчёт будет считаться некорректными.
7. Сумма, внесённая в строчке «025» (полученные дивиденды), должна корреспондировать с налогом на прибыль юр. лица и опять же с цифрами по 2НДФЛ.
8. Строчки «040» и «080» также должны биться с показателями по 2НДФЛ и налогу на прибыль ЮЛ.
9. Цифра в строчке «060» должна соотноситься с количеством людей, по которым сданы 2НДФЛ и Приложения №2 к налогу на прибыль ЮЛ. И обратите внимание, что здесь важно не количество справок, а число людей (мы уже упоминали об этом при разборе алгоритма заполнения).
10. Финальный блок проверки по КС может быть проведён с помощью сверки по авансовым обязательным платёжкам предприятия-агента.

Видеоинструкция: на что налоговики обращают внимание при проверке 6-НДФЛ

Детализация данных в разделе № 2

Данные за прошедшие три последних месяца более детально расписываются в разделе 2 формы 6-НДФЛ. Тут обязательно фиксируются точные даты и дается расшифровка доходов. Операции отражаются в документе в той же последовательности, в которой они и происходили в реальности.

Строка «100» — «Дата фактического получения дохода», внесена в форму согласно статье 223 НК РФ. Важно фиксировать последнее число месяца, чтобы правильно отразить заработную плату. Но выплаты по больничным листам и отпускным записывают на реальную дату их получения.

В поле «110» нужно отразить дату удержания дохода. А действующий закон предписывает: удержания производятся в день получения дохода (кроме заработной платы). Строку «120» — «Срок перечисления дохода» — заполняем в зависимости от того, каков вид полученного дохода. Как правило, отпускные и больничные оформляют до истечения отчетного месяца. В некоторых случаях фиксация данных производится на следующий день после получения денежных средств.

«Сумма фактически полученного дохода» (строка «130») — это точные, с копейками, данные о доходе до того момента, как был вычтен НДФЛ. А уже удержанный налог в 2021 году будем вносить в графу «140».

Если начало какой-то операции пришлось на один отчетный период, а закончилась она в другом, то в раздел № 2 нужно внести данные о периоде ее завершения.

Премии, отпускные и больничные

Если речь идет о премии за месяц, то ее отражают в отчете аналогично зарплате. Датой получения дохода также будет считаться последний день расчетного месяца. В случае выплаты премии вместе с месячной зарплатой обе суммы складывают и заносят в один блок в разделе 2. Если же для перечисления премии установлен отдельный день, то ее нужно показать в отдельном блоке второго раздела.

Когда премию начисляют за период, превышающий месяц (квартал или год), датой получения дохода следует считать дату фактической выплаты премии (письмо Минфина от 23.10.2017 № 03-04-06/69115). В этом случае в стр. 100 и 110 разд. 2 нужно внести дату выплаты премии, а в стр. 120 — следующий рабочий день.

При выплате отпускных и больничных НДФЛ нужно перечислить не позднее последнего рабочего дня месяца выплаты. Именно эту дату и следует заносить в стр. 120 разд. 2 для таких выплат.

Особым является случай, когда выплату отпускных производят в последний месяц отчетного периода, и завершающая дата этого месяца — выходной день. Например, если отпускные были выплачены в декабре 2017 года, то дата перечисления в бюджет переносится на первый рабочий день нового года — 09.01.2018. Поэтому эта сумма будет отражена в разд. 1 отчета за 2021 г. и в разд. 2 — отчета за полугодие 2021 г. При этом в стр. 120 следует показать дату 09.01.2018.

Сроки и штрафы

Заполняя отчет по форме 6-НДФЛ, необходимо быть предельно внимательными. Любая ошибка, помарка — это искажение отчетных данных. А оно влечет наложение на предпринимателя или фирму штрафов.

Срок сдачи 6-НДФЛ за 2021 год в 2021 году сократился на один месяц. Более ранняя сдача отчета установлена Законом № 325-ФЗ от 29.09.2019 года. Поправки в ст. 230 вступают в силу 1 января 2020 года. Сроки сдачи 6-НДФЛ за периоды 2021 года остались прежними:

• за 2021 год — до 1 марта 2021 года
• за первый квартал 2021 г — до 30 апреля 2021 г.;
• за полугодие 2021 г — до 31 июля 2021 г.;
• за девять месяцев 2021 г — до 2 ноября 2021 г.;
• за двенадцать месяцев 2021 г – до 1 марта 2021 г.

Выводы

Форма 6-НДФЛ за 2 квартал (первое полугодие) 2021 года служит для оперативного контроля за выполнением налоговыми агентами обязанностей по перечислению подоходного налога. Она показывает суммы дохода, начисленного и удержанного налога и установленные сроки перечисления. В случае возникновения сложностей по ее оформлению следует в первую очередь обращать внимание на установленную дату перечисления НДФЛ для данного вида дохода. Если вопрос все равно остался — нужно руководствоваться письмами контролирующих органов, разъясняющих соответствующее положение инструкции.

Формат подачи 6-НДФЛ

До 2021 году включительно сдавать отчет по форме 6-НДФЛ было разрешено в двух форматах:

• на бумажном носителе (если количество наемных работников не превышает 25 человек);
• в электронном виде (если количество наемных работников превышает 25 человек).

Начиная с 2021 года сдать 6-НДФЛ на бумаге смогут только организации и ИП, в которых трудится не более 10 человек. Другим нужно отчитываться по ТКС через операторов ЭДО.

Согласно пояснениям ФНС (письмо ФНС России от 04.05.2016 N БС-4-11/7928), если вы не начисляли и не выплачивали доходы, с которых нужно платить налог, нулевой расчет 6-НДФЛ предоставлять не надо. Однако необходимо в письменном виде пояснить ИФНС причину не предоставления отчета. Иначе существует опасность блокировки расчетного счета. Отказать в приеме нулевого отчета ИФНС не может. Следовательно, вам остается выбирать — отправить в ИНФС нулевую форму 6-НДФЛ или письмо с разъяснением причин неподачи расчета.

Недисциплинированные представители бизнес сообщества, которые сдадут налоговую отчетность с опозданием, будут подвергнуты штрафам. При просрочке до одного месяца штрафные санкции составят 1000 рублей. Плюс еще 1000 рублей за каждый последующий месяц просрочки. Предусмотрено и наказание за ошибки в 6-НДФЛ, за недостоверные данные назначается штраф в размере 500 рублей.

Если расчет не сдан в течение 10 дней с установленной даты, то налоговая инспекция также вправе заблокировать банковский счет налогового агента (п. 3.2 ст. 76 НК РФ).