Практически в каждой организации хотя бы раз бухгалтеру приходилось направлять сотрудника в командировку. В данной статье мы рассмотрим, как оформить командировку в 1С 8.3 Бухгалтерия.
Вы узнаете:
- можно ли сделать приказ на командировку в 1С 8.3 Бухгалтерия;
- как провести командировочные расходы в 1С 8.3;
- как начислить суточные и командировочные в 1С 8.3 Бухгалтерия.
Подробнее смотрите в онлайн-курсе: «Бухгалтерский и налоговый учет в 1С:Бухгалтерия 8 ред. 3 от А до Я»
Учет билетов в 1С
Начнем, пожалуй, с главной новости —теперь в 1С создан специальный счет учета 76.14 «Приобретение билетов для командировок». Те из вас, кто уже работал с компанией Smartway, знакомы с этим инструментом, так как именно на этот счет и передавались билеты из Smartway, чтобы их не нужно было вносить в авансовые отчеты вручную.
Теперь же (начиная с версии 3.0.81 1С:Бухгалтерия 8), все пользователи 1С могут:
- самостоятельно вводить в учетную систему билеты, приобретенные у разных агентов;
- проводить операции с билетами (обмен, доплата, возврат);
- отражать расходы на проезд в авансовом отчете.
Для учета поездки бухгалтеру нужны билеты, а в случае с авиаперелетами — посадочные талоны.
Отдельно выделяются электронные билеты. Это документ, используемый для удостоверения договора перевозки пассажира, в котором информация о перевозке пассажира и багажа представлена в электронно-цифровой форме. Его также можно распечатать на бумаге.
Посадочный талон — это документ, выдаваемый на основании регистрации пассажира на рейс, обязательный для подтверждения факта перелета. Приказ Минтранса России от 14.01.2019 № 7 разрешил использовать не только бумажный, но и электронный вариант талона.
Сотрудники нередко теряют посадочные талоны. В этом случае придется заказывать справку у перевозчика, чтобы подтвердить факт командировки. В Smartway есть возможность выписать такую справку прямо через сервис.
Нормы выплат
Откомандированная группа также может отчитаться по тратам по факту прибытия на свои текущие рабочие места. То есть, они предоставляют отчетные документы и на их основании бухгалтер производит расчеты. Все затраченные суммы обязательно нужно подтвердить документально, иначе они не подлежат к возмещению. Однако в некоторых компаниях рассматривают случаи превышения лимитов и распоряжением руководства могут покрыть возникшие расходы.
Отчетность компании по страховым взносам отображает все командировочные расходы. Следуя нормам НК РФ, НДФЛ не начисляется на нижеприведенные виды трат:
- когда они не более 2500 рублей за каждый командировочный день загранкомандировки;
- не свыше 700 рублей за каждый день командировки внутри страны.
Положенные суточные как мы видим весьма ограниченны и крупные компании с именем могут позволить себе позаботиться о своих подчиненных, создавая им комфортные условия помимо их привычной рабочей среды. Руководство выплачивает повышенные суточные.
Когда Ваша фирма выдает суточные сверх общепринятой нормы, исчислите сумму превышения и насчитайте на нее страховые взносы и подоходный налог.
Просчет командировки производится в поле дохода в натуральной форме, а просчитать сумму превышения, относительно которой будут просчитаны налоги, осуществляется в начислении зарплаты и взносов.
Как провести в 1С операции с билетами?
Учет выглядел следующим образом: для учета билетов можно было использовать один из двух способов, главное — прописать выбранный вариант в учетной политике:
- Билеты как денежные документы (БСО) на счете 50.03;
- Как предоплата (аванс) перевозчику на счетах 60 или 76.
Учет билетов как денежных документов:
- Занести данные о покупке билета через документ «Поступление денежных документов», заполнив все реквизиты;
- Зафиксировать передачу билета командированному сотруднику документом «Выдача денежных документов»;
- После получения авансового отчета ввести соответствующий документ в 1С и указать стоимость билета как выданный подотчетному лицу аванс;
- Чтобы списать расходы в налоговом отчете, заполнить все данные на вкладке Прочее в документе «Авансовый отчет». В частности, там необходимо отразить сумму НДС.
Организация командировки осуществляется посредником? Придется в программе отражать еще и расчеты с ним, отдельными операциями.
Второй вариант — отражение билетов как авансов кажется проще. В этом случае билеты отражаются через документ «Поступление» с видом операции «Услуги».
Но этого недостаточно для признания затрат в налоговом и бухгалтерском учете, нужно еще получить от командированного сотрудника авансовый отчет. И уже на дату утверждения отчета можно признать расходы.
Минус — к документу поступления мы не сможем привязать авансовый отчет и наоборот. Как потом понять бухгалтеру, какой билет к какому сотруднику относится и когда можно списать его стоимость в расходы? Действовать придется вручную.
Как начислить командировочные в 1С 8.3 Бухгалтерия
Настройки в 1С по расчету оплаты за время командировки
Чтобы начислить средний заработок за время командировки, создайте одноименный вид начисления в справочнике Начисления, который можно открыть из раздела Зарплата и кадры — Справочники и настройки — Настройки зарплаты — Расчет зарплаты — Начисления.
Обратите внимание на заполнение полей:
Раздел НДФЛ:
- переключатель облагается;
- код дохода — 2000 — вознаграждение за выполнение трудовых или иных обязанностей; денежное содержание и иные налогооблагаемые выплаты военнослужащим и приравненным к ним;
- Категория дохода — Оплата труда.
Раздел Страховые взносы:
- Вид дохода — Доходы, целиком облагаемые страховыми взносами.
Раздел Налог на прибыль, вид расхода по ст. 255 НК РФ:
- переключатель учитывается в расходах на оплату труда по статье: пп. 6, ст. 255 НК РФ — сумма начисленного работникам среднего заработка, сохраняемого на время выполнения ими государственных и (или) общественных обязанностей и в других случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации о труде;
- флаг Входит в состав базовых начислений для расчета начислений «Районный коэффициент» и «Северная надбавка» не нужно устанавливать для Начисления Оплата за время в командировке, т. к. для расчета оплаты данные начисления уже были учтены.
Раздел Отражение в бухгалтерском учете:
- Способ отражения — не устанавливается.
В 1С начисленная сумма отразится на счете учета зарплаты с настройками БУ и НУ, заданными в справочнике Сотрудники в поле Учет расходов.
Начисление оплаты за время в командировке
Начисление командировочных в 1С 8.3 Бухгалтерия не имеет специального типового документа. Поэтому начисление среднего заработка за время командировки рассчитывается вручную и оформляется документом Начисление зарплаты в разделе Зарплата и кадры — Зарплата — Все начисления — кнопка Создать — Начисление зарплаты.
В документе укажите:
- Зарплата за — месяц, за который производится начисление зарплаты сотруднику;
- от — последний день месяца.
По кнопке Добавить выберите сотрудника, которому начисляется оплата за время в командировке. По кнопке Начислить выберите:
- Начисление Оплата по окладу — укажите количество дней, отработанных на рабочем месте, за вычетом дней в командировке (посчитать вручную). Программа автоматически рассчитает сумму.
- Начисление Оплата за время в командировке — заполните рассчитанную вручную сумму оплаты за командировку.
Все начисленные сотруднику суммы проверьте и при необходимости откорректируйте в форме по ссылке Начислено.
- графа НДФЛ — сумма исчисленного НДФЛ.
По ссылке НДФЛ в форме НДФЛ проверьте расчет налога нарастающим итогом по сотруднику за текущий налоговый период.
Проводки
Проверьте себя! Пройдите тест:
- Тест № 18. Настройки зарплаты в 1С
Интеграция 1С и Smartway: как происходит учет билетов
Создаем документ поступления. Покупки — Поступление билетов.
Данные о билетах подгружаются из сервиса Smartway, достаточно выбрать из списка нужный и его реквизиты заполнятся автоматически.
Документ Поступление билетов формирует следующие проводки:
Дебет 60.01 Кредит 60.02 — зачтена предоплата;
Дебет 76.14 Кредит 60.01 — отражена стоимость билета.
На счете 76.14 «Приобретение билетов для командировок» ведется аналитика по командированным сотрудникам и билетам.
При создании документа Поступление билета можно выбрать и другие виды операций — Доплата, Обмен, Возврат.
Доплата используется, когда к уже имеющемуся билету дополнительно приобретаются услуги — багаж, выбор места и другие. Стоимость дополнительных услуг включаются в общую стоимость билета.
Обмен предназначен для отражения ситуации, когда происходит обмен одного билета на другой, меняется номер электронного билета. С помощью этой операции предыдущий билет списывается и оформляется новый.
С помощью Возврата оформляется отмена поездки
Все операции с билетами, если они проходят через сервис Smartway, включая доплату, обмен или возврат отражаются в программе 1С автоматически.
После того, как сотрудник вернулся из командировки, он предоставляет авансовый отчет. Как правило, его формирует в 1С бухгалтер, затем распечатывает и дает на подпись сотруднику. Как мы уже говорили выше, расходы можно принять в учете только после того как будет утвержден авансовый отчет.
Для учета билетов в документе Авансовый отчет появилась отдельная закладка Билеты.
Чтобы загрузить данные из Smartway, достаточно нажать кнопку Заполнить, и программа автоматически подберет билеты в соответствии с периодом командировки.
Если вы выбрали вид отчета ПО командировке, то форма будет выглядеть вот так:
Плюс специальной формы в том, что в ней автоматически будут рассчитаны суммы суточных.1С проанализирует последние 5 командировок и подставит соответствующее значение, если не найдет нужных данных укажет «стандартные» суммы суточных, необлагаемых НДФЛ — 700 руб./день для командировок по России и 2 500 руб./день для загранкомандировок.
Остается заполнить данные об авансах на командировочные расходы (выбираются из списка) и документ готов. Благодаря интеграции Smartway и 1С, заполнение требует минимум участия пользователя.
Попробовать Smartway бесплатно
Командировка одного сотрудника в 1С ЗУП
Предлагаю информативно ознакомиться с процессом поездки по служебным вопросам одного человека. В результате, все действия касательно групповых поездок так или иначе пересекаются с процессом оформления поездки на одного. Я оформил сведения таблицей для более наглядного отображения сути.
| № п\п | Проведенное действие | Характеристика |
| 1 | Формирование в программе | Создание документа предполагает внесение уже известной нам информации касательно подчиненного и самой поездки. Важно ввести период, чтобы машина рассчитала денежную выплату и месяц, в котором она выплатится. Не забудьте конечно внести ФИО того, кто едет и ко кому потребуется провести исчисления. Некоторые фирмы прописывают освобождение ставки на срок отсутствия подчиненного, это в программе также предусмотрено |
| 2 | Сведения в главном | После внесения запрашиваемых сведений машина сама посчитает средний доход и на его основании исчислит командировочную выплату с учетом подоходного налога |
| 3 | Выдача денег | Стоит не забыть прописать четкую дату получения подчиненным денег на поездку и выбрать один из предложенных вариантов их перечисления:
|
| 4 | Расчет суммы | Стандартно в машине забит годовой период для просчета среднего дохода, но Вы собственно как большинство начальных параметров вправе поменять. С этой целью перед средней суммой есть кнопка изменений, открывающая форму ввода новых данных. Вы ставите флаг ручного задания периода и прописываете тот, что Вам нужен. При нажатии на пересчет, средний доход будет обновлен по наличию новой внесенной информации. Далее кликните ОК |
| 5 | Корректировка величины денежных средств | Поле Начислено подробно содержит просчитанную машиной сумму, но в ручном режиме Вы вправе ее скорректировать. Это доступно только здесь, так как в главном поле сумму поменять уже не получится |
| 6 | Дополнительные сведения | Заполняя форму, Вы столкнетесь с дополнительной информацией, которую от Вас потребует машина. Сюда Вы вносите статью бюджета, из которого выделены деньги, на каком основании человек едет и сколько он будет находиться в дороге. |
| 7 | Проведение операции | Командировка проводится машиной стандартным образом и Вы в итоге получите печатные формы бумаг:
|
В нашей стране существует ряд регионов, работая в которых люди раньше уходят на пенсию. Вот и в нашей ситуации, когда Вы командируете подчиненного в такой регион, обязательно укажите в поле территориальных условий нужный регион, что Вам будет предложен из перечня. Такое действие совершается в форме стажа ПФР.
Ваучеры — последствия пандемии
В 2021 году мы столкнулись с тем, что массово отменялись командировки — границы закрывались, действовали запреты. И взамен билетов, неиспользованных из-за отмены рейсов, авиакомпании выдавали ваучеры.
Ваучеры — это БСО (бланки строгой отчетности). Их необходимо хранить и учитывать также, как и билеты.
Если в период, пока именной ваучер еще не использован, сотрудник увольняется, что делать?
Использовать именной ваучер другой сотрудник просто так не сможет и приходится обращаться к компании-перевозчику, чтобы выяснить, какие варианты в этом случае она предлагает. Теоретически, можно перенести ваучер на другого сотрудника с доплатой, вернуть или обменять. В любом случае, дальнейшая судьба билета зависит от возможностей и политики перевозчика.
Как и с билетами, любые манипуляции с ваучером (обмен, возврат, перенос на другого сотрудника) повлияют на учет, их нужно отслеживать.
На решение подобных задач у бухгалтера нет лишнего времени, особенно, если в организации большое количество сотрудников, направляемых в командировки. Поэтому и здесь интеграция Smartway и 1С позволяет автоматизировать учет, так как все манипуляции с ваучерами будут отражаться в программе автоматически.
При возникновени вопросов с обменом или возвратом ваучеров, выданных во время пандемии, Smartway помогает своим клиентам.
Отдел авиакассиров поможет получить максимально комфортное решение от авиакомпании, а бухгалтерская служба компании Smartway проведет консультацию по учету.
Возвращение командированного подчиненного ранее периода окончания поездки
Возникают различные непредвиденные моменты, что требуют нахождения подчиненного незамедлительно на своем рабочем месте. В интересах бизнеса поскорее отозвать людей из поездки. Закон никак не регламентирует такие моменты и руководство самостоятельно вправе принять решение, как ему комфортнее организовать данный процесс возврата.
Машина предложит Вам 2 способа оформить возвращение подчиненных на его работу:
- Исправление просчетов для тех моментов, когда уже проведен полный просчет и выплата в уже закрытом и проведенном периоде и создана проводка по отображению зарплаты в бухучете.
- В еще не закрытом отчетном периоде все коррективы вносятся в форму командировки.
Дабы исправить информацию, на которую повлиял досрочный возврат подчиненных, Вам стоит воспользоваться нижеописанным способом:
- провести проводку-сторно. Машина предполагает возможность сторнирования просчетов, и когда такая функция необходима исчисления сторнируются, а скорректированный документ становится заблокированным. Такое зачастую актуально при полной отмене поездки группы лиц;
- заносите исправление в форму путем одноименной команды. В результате старые данные блокируются, а появляется новая форма. Однако учтите, новая форма будет содержать информацию для пользователей, что были внесены коррективы. На основании новых сведений бухгалтер делает проводки и опирается на уже вновь сформированные сведения. В основном такой способ предпочтителен для бухгалтеров, когда команда отправляется в поезду со смещением сроков.
Все перерассчитанные суммы по группе лиц исходят из среднегодовых заработанных средств, отталкиваясь от дня начала поездки. Исправленное поле влияет на график работы подчиненных путем внесения информации в табель относительно планового рабочего времени по ним.
Алгоритм выдачи средств
Помните я говорил Вам о порядке выдачи командировочных. Так вот, когда выбран способ выплаты в зарплату либо аванс, в общей ведомости по таким выплатам отобразятся также и командировочные команде подчиненных.
Но в ситуации выбора межрасчетного срока выплаты автоматическое исчисление происходит после того, как Вы определитесь с одним из вариантов:
- Путем формирования новой зарплатной ведомости появится окно выплаты, где Вам стоит указать выплату по командировкам на основании одноименного документа. Машина сама Вам откроет предложенные сумму, а Вы в свою очередь, действуете далее по стандартной схеме оплат.
- Второй метод предполагает от Вас выплату из поля командировок. Здесь отображается окно выплаты по зарплате, включающей уже в себя командировочные. Бумагой, на основании которой осуществлена подобная выдача денег, выступает как обычно ведомость в кассу или банк. Все зависит от того, как налажена работа по расчетам с персоналом на Вашей фирме или по определенному кругу людей. Не удивительно, что ведомости подлежат корректировке и после ее проверки Вам остается только провести ее и закрыть.
