В любом магазине есть самые ходовые товары. От общего ассортимента они составляют примерно одну пятую, а прибыли приносят до 80 процентов. Хороший снабженец стремится, чтобы популярные товары в магазине были с запасом. Ведь если сорвётся следующая поставка, то полки опустеют, а раздосадованные покупатели пойдут в другой магазин. Товары окажутся на витрине, если вовремя сделать заказ и правильно его принять. О приёмке товара мы сегодня и поговорим.
Вы заходите в гипермаркет и видите полки, уставленные яркими упаковками разных форм и размеров. Стеллажи простираются вдаль и ввысь. Как же товары попали на полки? Они проделали долгий путь. Зона покупателя — это лишь верхушка айсберга. В нашем блоге уже была статья об организации торгового пространства, и сейчас мы расскажем, что происходит за кулисами магазина, а именно, какие ошибки совершают магазины во время приёмки.
Сразу отметим, что говорить про приёмку товаров как про отдельное мероприятие крайне неверно. Это всего лишь часть очень длинной цепочки, которую профессионалы называют supply chain (цепочка поставок).
Цепочки поставок можно условно разделить на два вида:
Подавляющий процент российских ритейлеров работает по первой схеме, так как строить собственные распределительные центры очень дорого. Поэтому приёмку мы будем рассматривать на примере первой схемы поставок.
Ассортимент каждого магазина делится на две группы:
- FMCG (fast movement consumer goods) – товары повседневного спроса с большим оборотом;
- другие товары, которые необходимы владельцу магазинчика для разнообразия ассортимента (потому что полки ни в коем случае не должны пустовать).
Чего будет добиваться хозяин магазина?
Владелец магазина постарается сделать, чтобы самые ходовые товары (FMCG) всегда были в достатке. Как же сделать так, чтобы они всегда были в нужном количестве? Нужно соблюсти все тонкости доставки и приёма товаров. Где же возможен сбой?
В небольшом магазине всё просто. Хозяин часто исполняет функцию и товароведа, и продавца. Он прекрасно знает, какие товары стоит заказать впрок. Владелец управляет ассортиментом в ручном режиме и проблем не знает, картина выглядит довольно радужной — для расчёта потребностей достаточно заполнять табличку в Excel (или даже в тетради).
Полотно окрашивается в более мрачные оттенки, когда мы выходим на масштаб супермаркета. Там нет человека, который держит заказ у себя в голове.
Крупные магазины используют электронные системы учёта товаров, в которых собирается информация об объёме закупок, остатках товара и множество других данных. Вопросов, какие товары нужно привезти, куда и во сколько, возникать не должно. Одна ошибка в документах спровоцирует целую плеяду трудностей.
Всегда внимательно формируйте заказ
Поставщик должен узнать точное количество товаров, в какой упаковке и на каком транспорте их привезти. Не должно быть и расхождений в цене.
В заявке обязательно нужно указать тип транспорта. Габариты автомобиля должны соответствовать габаритам зоны подъезда. Фура не сможет разгрузиться в узкой улочке. В ответ поставщик должен сообщить заказчику дату и время поставки.
Уделите внимание каждой мелочи, и тогда сформировать безопасный сток товаров будет несложно.
Безопасный сток — это неприкосновенный запас, который расходуется в случае срыва поставок. По каждому товару рассчитывается свой безопасный сток. Зависит он от товарооборота и плеча поставок. Сток зависит от динамики в выборе поставщиков. Например, у снабженца может быть 10 контрактов на один и тот же товар от разных фирм. Где-то купить получится дешевле, но везти придётся дольше. Экспериментировать можно, но всегда думайте на два шага вперёд и помните, что от внештатных ситуаций никто не застрахован.
Где магазины хранят товары?
Вспомните свой последний поход в супермаркет. Все эти огромные стеллажи и тысячи, тысячи товаров. Где же это всё лежит перед тем, как попасть в торговый зал? Наверное, на складе?
Нет. У большинства крупных магазинов складов нет вообще. Если и бывают складские помещения, то очень небольшие. Каждый квадратный метр торгового пространства приносит десятки и сотни тысяч рублей – терять прибыль, жертвуя ценной площадью, никому не интересно. Магазину выгоднее как можно больше места отдать покупателям. Поэтому сразу после приёмки товар кочует в торговый зал.
Особенно быстро туда попадает ультрафреш (свежие овощи, фрукты и охлаждённое мясо) и молочная продукция — их сразу же стараются отнести в зал. А товары с долгим срок хранения, расставляют где-нибудь в коридорах и технических помещениях. Разумеется, они всем мешают и усиливают хаос, который закономерен для зоны приёмки.
Как вы поняли, далеко не каждый магазин обладает вместительным складом. Из-за этого заказывать товар заранее становится очень сложно.
Настройка группы складов
Важно. Оформить поступление товаров одним документом на разные склады можно только в том случае, если эти склады занесены в одну группу справочника «Склады и магазины».
Откроем справочник «Склады и магазины».
НСИ и администрирование / НСИ / Склады и магазины
Предположим, что в нашем справочнике уже есть группа, в которой находятся два розничных склада. Отредактируем ее настройки.
Совет. Чтобы изменить реквизиты группы любого справочника, выделите эту группу и выберите в контекстном меню команду «Изменить».
Откроется форма группы. Поскольку нам требуется оформление поступления одним документом на склады этой группы, в подразделе «Выбор этой группы» поставим о. Затем запишем и закроем группу.
Совет. Если изменение реквизитов формы недоступно, можно воспользоваться командой «Еще – Разрешить редактирование реквизитов» в данной форме.
При создании новой группы также возможно включить опцию выбора группы в заказах и накладных.
Зона приёмки заменяет склад
Зона приёмки — самая уязвимая часть магазина. От неё зависит всё, но относятся к ней пренебрежительно. Сотрудников вечно не хватает. Управляющие предпочитают отправлять подчинённых в торговый зал, чтобы они красиво выставляли товары на полках. Не хватает и техники — терминалы сбора данных, которые могли бы значительно ускорить приёмку, тоже отправляют в торговый зал.
Получается следующее: все бегают, суетятся, лихорадочно вскрывают коробки и пересчитывают, всё ли на месте. Где-то просыпается крупа, рвутся мешки с картошкой. И тут вдруг подъезжает следующая машина и ситуация окончательно выходит из-под контроля.
Туда, где пронесли картошку, швыряют мясные туши. А рядом разгружают коробки со стиральным порошком. Разумеется, ни о каких санитарных нормах уже не идёт и речи, все мечтают лишь поскорее покончить с этим.
Свежие продукты моментально впитывают запахи, особенно рыба. У разных видов товара должны быть свои зоны разгрузки. Одновременно разгружать бытовую химию и продукты питания и составлять их рядом — не самый разумный метод.
Чтобы приёмка не затонула в пучине хаоса, достаточно соблюсти некоторые правила
Следуйте графику приёмки
Вся рабочая смена (а их обычно три в день: утренняя, вечерняя и ночная), должна быть чётко расписана. Какая компания, когда и на какой машине приедет, какой груз она привезет. Кто из сотрудников ответственный за разгрузку, складывать ли всё в подсобках или сразу нести в торговый зал.
График часто нарушается из-за недобросовестных приёмщиков. Если магазин большой, то машины с товарами от разных поставщиков подъезжают постоянно. Возникают заторы, и «находчивые» приёмщики продают места. Они договариваются с некоторыми водителями и за деньги пропускают их вперёд вне очереди. Из-за этого график разрушается.
Организуйте удобную зону разгрузки
Малая площадь зоны разгрузки — бич для всего процесса приёмки. Чем больше площадь зоны приёмки, тем проще контролировать процесс.
Стоит создать отдельные зоны для «якорных» товаров. Продаёте много рыбы, и вам постоянно её привозят? Организуйте хотя бы небольшое «рыбное» пространство для приёмки. Создайте в ней благоприятные санитарные условия. Так вы не только наладите процесс приёмки, но и повысите качество продуктов на полках вашего магазина.
Назначьте ответственных за приёмку и обеспечьте их оборудованием
Расставить товары на полках магазина сотрудники всегда успеют. Сейчас цель — максимально быстро и без ошибок разгрузить машину с товарами.
Ситуации, когда подъезжает водитель и подолгу ждёт, когда начнут разгружать его машину, недопустимы. Назначьте ответственных за работу с разными поставщиками. Чтобы ко времени, указанному в расписании, сотрудники подошли к зоне приёмки и начали работу. Если вы вооружите их терминалами сбора данных, то дело пойдёт ещё быстрее.
Приёмку товара сильно замедляет оформление документов
Заказ имеет сопроводительные документы: товарную накладную и счёт-фактуру. Приёмщики должны проверить товар и посчитать количество брака. Принимают только целую, не потерявшую свой товарный вид, продукцию.
Если выяснится, что десять бутылок из стяжки с пивом разбилось, то количество бутылок, указанное в накладной, уже не действительно. Приёмщики не церемонятся с документами и прямо на них, ручкой, пишут то количество бутылок, которое попадёт в торговый зал.
Дальше документы отдают в бухгалтерию. Хотя бы одно изменение уже делает документы не актуальными, и бухгалтер связывается с поставщиком, фиксирует расхождения и ждёт от него исправленные документы. Без них бухгалтер не может внести данные о закупке в учётную систему.
До того момента как приёмщик не поставит печать магазина на бумагах, ответственность за товар несёт водитель. Возникают ситуации, когда водитель перекладывает ответственность за брак на сотрудников магазина и отказывается подписывать документы.
Чтобы сэкономить время и сохранить нервы, рекомендуем вам ввести электронный документооборот. Это устраняет все бюрократические проволочки — все изменения в сопроводительные документы можно будет внести буквально «на лету» — без лишних часов ожидания и разбирательств.
Крупные магазины договариваются с поставщиками и заранее прогнозируют возможный процент брака. В среднем пять-десять процентов от количества товаров из партии заложено на так называемую усушку (или утряску). Этот подход удобен, но для него нужно выстроить взаимные доверительные отношения с поставщиками.
Есть важный нюанс — в сопроводительных документах может расходиться не только количество товаров, но и цены, названия товаров, реквизиты или адреса магазинов. Здесь ошибки тоже недопустимы. Один промах, и документы теряют свою силу. В принципе, электронный документооборот решает многие проблемы. Но с неправильными ценами всё не так просто. По бумагам товары могут оказаться дороже, чем рассчитывал магазин.
Это не критично — чтобы не переделывать документы, поставщик и заказчик договариваются о максимальном пороге расхождений. Но так как магазин это большой механизм, шестерёнки которого — живые люди, то он не застрахован от ошибок. Да, можно договориться о расхождении в ценах, но при обилии товаров от разных поставщиков легко упустить, что у некоторых товаров маржа может быть три, два или даже один процент. И получится, что договорившись о пятипроцентном расхождении цены на все товары, магазин будет продавать какую-то продукцию себе в убыток.
Приемка на склад
После знакомства с основными документами, необходимо поговорить о самой процедуре приемки товара. В первую очередь, стоит упомянуть о сроках приема продукции. Как правило, если транспортное средство и склад находятся в одном городе, то разрешается перевозить товар в течение десяти дней. Важно отметить, что этот пункт не распространяется на товары с ограниченным сроком годности. Для междугородних перевозок временной диапазон увеличивается до двадцати суток.
В ходе принятия товара осуществляется как качественная, так и количественная проверки. По статье 513 ГК РФ, необходимо тщательно проверить все данные, которые пришли вместе с товаром. Так как выше говорилось о возможной длительности перевозок, то первый документ, на который стоит обратить внимание – это акт, подтверждающий условия перевозки груза, а также сертификат соответствия качеству доставленной продукции или технический паспорт. Для контроля соответствия также допустимо выборочное вскрытие коробки, с целью визуального осмотра и идентификации товаров.
Количественно соответствие товара проверяется при помощи пересчета, внешнего осмотра тары, в которой поступила продукция и взвешивания. Обязательным требованием является наличие маркировки на каждой таре. При обнаружении недостачи грузополучатель вправе остановить приемку и процедура проверки при получении возобновляется. Если продукция поступила в объеме, соответствующему накладной, то ответственный работник расписывается в бумаге, ставит печать и дату получения товара.
Также, важно подчеркнуть, что правовые взаимоотношения между поставщиком-перевозчиком и товарополучателем регулируются договором о поставке, который включает в себя опись продукции и ее комплектацию. Поскольку законодательство не предоставляет обязательную форму договора для обеих сторон, то компании применяют две директивы Госарбитража СССР. Остальные вопросы могут решаться путем личных договоренностей.
Приёмка требует системного подхода
Система сложится, когда появится прозрачная схема формирования потребности после продажи. Потребность формируется в заказ и в корректном виде уходит к поставщику. У вас может быть 25 разных поставщиков, от них всех поступает разная информация, и её обязательно надо структурировать.
У вас есть торговая точка. Принимайте во внимание средний товарооборот за месяц. Хотя этот показатель всё равно что средняя температура по больнице, но в общем и целом им можно оперировать.
Также у вас есть средняя потребность в каждодневном заказе. Вы знаете, что в течение недели к магазину должно подъехать столько-то фур с разными товарами. Это простая арифметика — стоит немного пораскинуть мозгами, и тогда процесс приёмки перестанет быть хаотичным.
Товар приобретен за наличные деньги. Чем подтвердить расходы
Товар приобретен за наличные деньги. Чем подтвердить расходы
ООО отгружает товар индивидуальному предпринимателю (УСН, доходы минус расходы). Товар приобретен за наличный расчет. При этом ООО оформляет счет-фактуру с выделением НДС, выдает только корешок к приходному ордеру. ККМ отсутствует, мотивируют тем, что организация применяет ЕНВД. Доказать им не могу, что они (ООО) не правы. Меня интересуют действия моей налоговой, так как кассовый чек у меня отсутствует.
Начнем с продавца.
Организации и индивидуальные предприниматели, являющиеся налогоплательщиками единого налога на вмененный доход для отдельных видов деятельности, при осуществлении видов предпринимательской деятельности, установленных п. 2 ст. 346.26 НК РФ
,
могут осуществлять
наличные денежные расчеты и (или) расчеты с использованием платежных карт
без применения контрольно-кассовой техники
.
Это установлено Федеральным законом РФ от 22.05.2003 г. № 54-ФЗ.
Согласно п. 2 ст. 346.26 НК РФ
система налогообложения в виде ЕНВД применяется
в отношении розничной торговли
.
В соответствии со ст. 346.27 НК РФ под розничной торговлей
понимается предпринимательская деятельность, связанная с торговлей товарами (в том числе за наличный расчет, а также с использованием платежных карт) на основе
договоров розничной купли-продажи
.
По договору розничной купли-продажи
продавец, осуществляющий предпринимательскую деятельность по продаже товаров в розницу, обязуется передать покупателю товар, предназначенный для личного, семейного, домашнего или иного использования, не связанного с предпринимательской деятельностью (
п. 1 ст. 492 Гражданского кодекса РФ
).
Если же покупатель приобретает товары для использования в предпринимательской деятельности или в иных целях, не связанных
с личным, семейным, домашним и иным подобным использованием, то такая деятельность осуществляется на основе договора
поставки
.
И розничная, и оптовая торговля не связана с формой расчетов.
И в том, и в другом случае расчеты могут производиться как в наличной, так и в безналичной форме.
Главное – цель использования приобретенного товара.
Основным критерием
, отличающим оптовую торговлю от розничной, является использование юридическими лицами приобретенных товаров в целях их переработки и дальнейшей реализации в профессиональной (предпринимательской) деятельности для извлечения дохода (постановление
ФАС Уральского округа
от 12.05.2009 г. № Ф09-2292/09-С2).
Поскольку предприниматель приобретает товар для использования в предпринимательской деятельности, отношения между продавцом и покупателем регулируются договором поставки
.
Косвенным подтверждением того, что сделка состоялась в рамках договора поставки, служит и тот факт, что продавец выставил покупателю счет-фактуру и предъявил сумму НДС
(на этот факт часто ссылается Минфин РФ).
В связи с тем, что плательщики ЕНВД вправе не применять ККТ только
в отношении видов деятельности, указанных в
п. 2 ст. 346.26 НК РФ
(в том числе
в отношении розничной торговли
), то в отношении видов деятельности,
не указанных
в
п. 2 ст. 346.26 НК РФ
(в том числе в отношении торговли, осуществляемой по договору поставки),
продавец обязан применять ККТ
при осуществлении наличных расчетов.
Следовательно, в Вашей ситуации продавец должен был выдать Вам кассовый чек.
Согласно п. 2 ст. 346.26 НК РФ
расходы, указанные в данной статье, принимаются при условии их соответствия критериям, указанным в
п. 1 ст. 252 НК РФ
.
Расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты.
Под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством Российской Федерации.
В ст. 9 Федерального закона РФ от 21.11.1996 г. № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» определено, что все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами. Эти документы служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет.
Первичные учетные документы
принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, а документы, форма которых не предусмотрена в этих альбомах,
должны содержать следующие обязательные реквизиты
:
а)
наименование документа;
б)
дату составления документа;
в)
наименование организации, от имени которой составлен документ;
г)
содержание хозяйственной операции;
д)
измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;
е)
наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;
ж)
личные подписи указанных лиц.
Минфин РФ в письме от 17.09.2008 г. № 03-03-07/22 указал, что кассовые чеки
признаются для целей налогового учета
первичными учетными документами
, подтверждающими фактическое осуществление затрат по приобретению за наличный расчет товаров (работ, услуг).
Но если есть расшифровка перечня товаров
.
Приходный кассовый ордер (форма № КО-1)
, утвержденный постановлением Госкомстата РФ от 18.08.1998 г. № 88, является
унифицированной формой первичной учетной документации
по учету кассовых операций.
Квитанция к приходному кассовому ордеру
является документом,
подтверждающим фактическую оплату
произведенных затрат.
Минфин РФ убежден, что расходы налогоплательщика, применяющего упрощенную систему налогообложения, осуществленные за наличный расчет, на основании счетов, счетов-фактур и квитанций к приходному кассовому ордеру могут быть учтены при определении налоговой базы только при наличии кассового чека
(письмо от 21.02.2008 г. № 03-11-05/40).
Однако о том, что налоговое законодательство не содержит
положений о том, что кассовый чек является единственным документом, которым могут быть подтверждены расходы налогоплательщика при осуществлении наличных денежных расчетов, говорят суды.
ФАС Уральского округа
, например, указывает, что
непредставление
налогоплательщиком
кассовых чеков при наличии иных документов
само по себе не опровергает факт уплаты наличных денежных средств и наличия у него соответствующих расходов.
НК РФ не устанавливает перечень документов, подлежащих оформлению при осуществлении налогоплательщиком тех или иных расходных операций, не предъявляет каких-либо специальных требований к их оформлению (заполнению).
Решение вопроса о возможности учета тех или иных расходов при наличии их связи с деятельностью налогоплательщика по извлечению прибыли в целях налогообложения зависит от того, подтверждают документы, имеющиеся у налогоплательщика, факт осуществления заявленных им расходов или нет (постановления от 03.07.2007 г. № Ф09-4997/07-С3, от 18.10.2007 г. № Ф09-8532/07-С3, от 31.07.2008 г. № Ф09-5433/08-С3).
Следовательно, квитанции к приходным кассовым ордерам
являются допустимыми доказательствами произведенных расходов.
Кроме того, в п. 3.7 Порядка заполнения Книги учета доходов и расходов организаций и индивидуальных предпринимателей, применяющих упрощенную систему налогообложения, утвержденного приказом Минфина РФ от 31.12.2008 г. № 154н, в числе первичных учетных документов
, подтверждающих затраты на приобретение основных средств и НМА,
указаны квитанции к приходным кассовым ордерам
.
Таким образом, имеющиеся у Вас документы от продавца могут служить первичными учетными (оправдательными) документами, принимаемыми для целей налогообложения.
Иногда они возвращаются
В магазин привезли коробку фломастеров. По небрежности сотрудники задвинули её в захламлённый угол и забыли о ней. Ответственный за приёмку покачал головой, работники развели руками, фломастеры списали, стоимость её вычли из зарплаты сотрудников (или списали как брак). Такое происходит сплошь и рядом и вызывает сильную головную боль.
Потому что рано или поздно коробку всё-таки обнаружат (например, во время инвентаризации). И тогда бухгалтерам придётся выполнить сложные арифметические кульбиты, чтобы цифры по документам сошлись. Не допускайте таких ситуацией, чтобы избежать дальнейших проблем.
Виды основных первичных документов
- Договор – указывает Ваши права и обязанности, условия работы
- Банковские и кассовые документы – по этим документам осуществляется прием и выход денежных средств из кассы предприятия
- Приходно-расходная накладная – в этих документах отмечается приход и отправление товаров
- Счет-фактура – подтверждает факт выполненной услуги или принятия товара. Заполняется заказчиком. Необходим для учета НДС
- Акт выполненных работ – подтверждает соответствие выполненных услуг условиям договора
- Авансовый отчет – подтверждает расходование аванса, его остатки или перерасход. Чтобы потом можно было списать
Распределительные центры сильно упрощают логистику
В начале мы упомянули, что существует другая схема поставок — когда поставщики привозят товары в распределительный центр торговой сети. Распределительный центр сам рассчитывает безопасный сток и у себя, и в магазинах. Там свои сотрудники, своя спецтехника.
В магазинах никто ничего не пересчитывает, бухгалтерия сразу оформляет документы. Из распределительного центра приезжает машина, и товары сразу выставляют на полки. Это единый организм.
Такой подход позволяет снизить цены почти в два раза, потому что нет конкуренции за полку, в цену товара не вложены стоимость его рекламы и упаковки.
Материальная ответственность
По ходу статьи было очень много сказано о ходе проверок как документации, так и самого товара. Теперь коснемся темы материальной ответственности лиц, работающих на складе.
Материально-ответственным лицом считается работник, который осуществляет приемку товара на складе, либо лицо, получившее доверенность на проведение приемки. С юридической точки зрения, такой работник несет полную материальную ответственность за продукцию, находящуюся на складе. Сотрудник возмещает, в случае хищения или порчи имущества, убытки работодателю в полном размере, либо в размере ежемесячной заработной платы (статья 241 ТК РФ).
Важно понимать, что в трудовом договоре с таким сотрудником должен быть прописан пункт о несении им материальной ответственности. Это положение прописывается либо непосредственно в самом договоре, либо в дополнительном соглашении.
Такие меры обезопасят вас и вашу компанию от убытков и неприятных последствий в виде испорченной репутации в сфере бизнеса.
Подведём итог
Важна реальная связь зоны приёмки с теми людьми и информационными системами (back office, ERP), из которых формируется заказ. Без этого можно работать, но когда вы выйдете на серьёзный уровень, приёмка и логистика нарушится.
Мощности и площади зоны приёмки должны позволять принимать хотя бы какое-то количество товаров одновременно. Хотя бы несколько машин. Соответственно, там нужны люди и свободное место.
- соблюдайте график поставок;
- обеспечьте персонал терминалами сбора данных;
- разграничите приёмку на зоны ответственности для разных сотрудников;
- не экономьте на приёмке;
- внедрите электронный документооборот.
Ситуации, о которых мы рассказали, это не единичные случаи, а суровая действительность для 90 процентов магазинов.
Нерешённые проблемы вместе образуют большой снежный ком. Рано или поздно ком превратится в лавину и засыплет весь магазин. Соблюдайте правила и держите зону приёмки под контролем.
