Как подтвердить расходы на ремонт, выполненный собственными силами
Подтвердить расходы на ремонт, произведенный собственными силами компании, можно с помощью дефектной ведомости. Это основной документ, который позволит обосновать расходы на любой ремонт имущества – текущий или капитальный. Поэтому, если в соответствующей ситуации бухгалтерия не оформляет такой документ, она допускает серьезную ошибку.
Предъявив же ведомость налоговым инспекторам, бухгалтер продемонстрирует, что такие работы действительно были необходимы и что это был именно ремонт, а не модернизация или реконструкция. И истраченные средства списаны единовременно в полном соответствии с требованиями Налогового кодекса.
Вообще перечень документов, которыми в налоговом учете необходимо подтверждать расходы на ремонт основных средств, в кодексе не установлен. Он лишь разрешает в этих целях обращаться к бумагам, косвенно подтверждающим затраты (п. 1 ст. 252 Налогового кодекса РФ).
Например, факт ремонта подтвердят следующие документы:
– приказ руководителя компании о проведении ремонта;
– график ремонтных работ и сметно-техническая документация, отражающая этапы ремонтных работ, затраты труда, перечень и стоимость материалов и общую стоимость ремонтных работ;
– накладная на отпуск материалов на сторону по форме № М-15, утвержденная постановлением Госкомстата России от 30 октября 1997 г. № 71а;
– акт о приеме-сдаче отремонтированных, реконструированных, модернизированных объектов основных средств по форме № ОС-3, утвержденный постановлением Госкомстата России от 21 января 2003 г. № 7;
– инвентарная карточка учета объекта основных средств по форме № ОС-6, (утверждена постановлением Госкомстата России №7), куда вносятся сведения о проведенном ремонте.
Но, повторимся: отличить ремонт от модернизации позволит именно акт о выявленных неисправностях (дефектах) основного средства, или по-другому дефектная ведомость. Тем более что чиновники не раз подтверждали: расходы на ремонт сломанного основного средства можно смело признавать в составе прочих, если есть дефектная ведомость. В частности, такой вывод содержится в письме Минфина России от 4 декабря 2008 г. № 03-03-06/4/94. Основанием в данном случае будет статья 260 Налогового кодекса РФ.
Строго утвержденной формы для документа, который подтвердит обнаруженные дефекты, нет. Бухгалтер компании может самостоятельно разработать нужный бланк. При этом нужно проверить, чтобы собственный бланк содержал все обязательные реквизиты, перечисленные в пункте 2 статьи 9 Федерального закона от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете».
Обратите внимание: некоторые бухгалтеры, чтобы подтвердить расходы на ремонт, используют акт о выявленных дефектах оборудования (форма № ОС-16), утвержденный все тем же постановлением Госкомстата России от 21 января 2003 г. № 7. Однако мы не рекомендуем так поступать.
Дело в том, что данную форму применяют при выявлении дефектов оборудования в процессе монтажа, наладки или испытания, а также по результатам контроля. К ремонту такой бланк не имеет никакого отношения. То есть в случае возникновения поломок в процессе эксплуатации она не применяется.
Как вариант, форму № ОС-16 можно взять за основу, исключив из нее ненужные графы и добавив свои. Действующее законодательство этого вовсе не запрещает. Главное, в акте необходимо указать выявленные неисправности основного средства. А также предложения, как такие дефекты устранить.
Такая бумага будет свидетельствовать о том, что компания правомерно списала затраты на ремонт.
Количество экземпляров дефектной ведомости зависит от того, кому принадлежит ремонтируемое имущество и кто будет делать ремонт. Если компания решила своими силами отремонтировать собственное основное средство, достаточно одного экземпляра.
Если же работы будет выполнять сторонняя организация, лучше заполнить несколько ведомостей – одну себе и одну подрядчику. В этом случае документы должны подписать представители всех задействованных сторон. То же самое касается и ситуации, когда компания ремонтирует арендованное имущество.
Источник
Дизайнерское бюро или частный специалист?
Обращаясь в дизайн-студию или строительную компанию, прежде всего, необходимо проверить, имеет ли данная организация разрешение и допуск СРО к проводимым работам. Если вы обращаетесь к тем, у кого этот допуск есть, то можете быть уверены, что специалист в проекте учитывает все законы, нормы и правила. Надо понимать, что в некоторых случаях после разработки и реализации проекта частным специалистом узаконить перепланировку оказывается невозможно. В случае если вы будете продавать квартиру с несогласованными изменениями архитектуры, то вы потеряете в цене (можно лишиться примерно 15% от стоимости).
Дизайнерский ремонт квартиры – от идеи до исполнения
Как выбирать бригаду для ремонта и контролировать их работу?
Правильное документальное оформление ремонта основных средств – скачать образцы документов
Исходя из законодательных положений Российской Федерации (9-й статьи Закона от 6-го декабря 2011-го года № 402-ФЗ), любая операция, касающаяся ремонта объектов основных фондов, нуждается в оформлении при помощи первичных документов.
И здесь стоит учитывать такой важный момент: обязательной документации подлежит как перемещение имущества, так и его приемка после работ восстановительного типа.
Суммы, которые уйдут на текущий ремонт, могут быть списаны в налоговом учете как прочие расходы (п. 1 ст. 260, п. 1 ст. 264 Налогового кодекса РФ).
И совершенно не имеет значения, кем будут исполняться данные работы – компанией в самостоятельном порядке либо же сторонним исполнителем.
Для учета при налогообложении расходов на ремонтные работы, нужно предъявить документальное обоснования в необходимости ремонта.
Другими словами, потребуется предоставление доказательств – что без ремонтных работ дальше пользоваться в рабочей деятельности этим имуществом возможным не представляется.
Раньше нужно было собирать огромное количество бумаг, но сейчас это далеко не самая сложная процедура.
Какое документальное оформление ремонта основных средств предусмотрено на сегодняшний день?
Какие документы нужно оформить, чтобы бухгалтер смог правильно учесть затраты на работы в бухучете и уменьшить на их сумму налогооблагаемую базу в налоговом учете.
Какие документы нужно оформить?
Подтвердить тот факт, что ремонт нужен, можно при помощи акта о вычисленных неполадках и дефектах основного средства. Другими словами, речь идет о дефектной ведомости.
В некоторых отраслях подобные документы обладают специальной унифицированной формой. Допустим, оформление повреждений подъемно-транспортного оборудования морских торговых портов возможно при помощи дефектной ведомости, утвержденной при помощи постановления Минтранса России от 9-го января 2004 г. № 2.
Если речь идет про элементы трубопроводов тепловых электростанций, отражение возможно в ведомости дефектов трубопроводов. То есть, каждый случай является индивидуальным.
Если же унифицированная форма документа доказательства наличия выявленных дефектов отсутствует, возможна разработка бланка в самостоятельном порядке.
Допустим, акта о выявленных дефектах объекта основных средств либо дефектной ведомости. Акт должен содержать перечисление всех неисправностей и идеи, каким образом их можно устранить.
Какое количество экземпляров акта о выявленных неисправностях, дефектах основного средства необходимо составлять?
Здесь необходимо смотреть на такие моменты:
- Кто является владельцем имущества?
- Кем будет осуществляться ремонт основных средств?
Если в планах ремонт собственных объектов ОС при помощи хозметодов, иными словами, самостоятельный, хватит и создания одного экземпляра.
Если же ремонтные работы будут исполняться подрядчиками, документ необходимо составить по количество участвующих сторон в процессе.
У каждой стороны должен быть свой собственный экземпляр со всеми проставленными подписями.
В случае если ремонту будет подлежать новейшее оборудование, повреждения которого обнаружены при установке, для их фиксации стоит использовать акт о вычисленных дефектах оборудования. К примеру, может быть использована форма № ОС-16.
Делать это необходимо с теми объектами, которые еще не считаются основными средствами (то есть, не приняты на учет).
После подготовки дефектной ведомости готовится приказ о проведении ремонта, на основании которого объект ОС передается исполнителям для восстановления.
Отремонтированное основное средство принимается по акту ОС-3. Далее вносится информация в инвентарную карточку ОС-6.
Как оформить дефектную ведомость?
Унифицированная (типовая) форма для данного документа отсутствует. Также стоит сказать о наличии некоторых исключений (к примеру, дефектной ведомости, утвержденной постановлением Минтранса от 1-го января 2004-го года № 2 – этот документ позволил оформить дефекты подъемно-транспортного оборудования морских торговых портов).
Этот документ нередко применяют в бухучете – это так называемая первичная документация (так как он гарантирует фиксацию конкретных хозяйственных транзакций в учреждении).
Таким образом, самый оптимальный вариант – оформление шаблона рассматриваемого документа, исходя из положений и требований 9-й статьи Закона «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402.
Дефектная ведомость должна включать в себя информацию о том:
- как называется документ;
- когда он был составлен;
- как называется организация, оформившая этот документ;
- описание объекта ОС.
В отношении основного средства следует указать:
- название;
- сведения о его дефектах и нарушениях;
- причины, по которым возникли данные дефекты;
- разновидности ремонтных работ, основная задача которых — устранить обозначенные дефекты либо повреждения;
- отражения того, что устранить какой-то конкретный дефект возможным не представляется – то есть из вывода о списании соответствующего объекта;
- сроки устранения выявленных и обозначенных неполадок.
Также в дефектной ведомости следует обозначить:
- какова величина натурального либо финансового измерения факта хозяйственной жизни с обозначением измерительных единиц;
- какие должности занимают лица, несущие ответственность за хозяйственную операцию и грамотность ее проведения;
- Подписи вышеобозначенных лиц. Они в обязательном порядке должны быть расшифрованы – с ФИО, отображением текущих должностей.
Это стандартный обязательный перечень положений, которые должны быть внесены в дефектную ведомость. Возможны дополнения и корректировки.
дефектной ведомости для проведения ремонта основных средств – word.
Образец приказа
Сразу после оформления дефектной ведомости, начальник должен приступить к изданию приказа об осуществлении ремонта.
В приказе фиксируется, при помощи какого метода будет проведен ремонт ОС – в самостоятельном порядке либо с помощью подрядных учреждений.
Также обязателен учет следующего важного момента: должен быть указан срок на осуществление этой процедуры, сведения о лицах, которые несут ответственность за организационный процесс ремонтных работа, а также иная информация.
приказа о проведении ремонта ОС – word.
Как составить акт приема-сдачи отремонтированного объекта?
Для приема и ввода в эксплуатацию отремонтированного основного средства составляется акт приема-сдачи.
При этом можно использовать типовой бланк ОС-3 либо разработать свою форму.
Составляется акт в одном экземпляре, если ремонтируется ОС своими силами.
Если ремонт выполняет сторонний подрядчик, то требуется оформить два экземпляра: по одному для каждой стороны.
Данный акт должен включать данные об основном средстве на момент передачи и приема после ремонта, а также информация о произведенных затратах.
акта приема-сдачи отремонтированных ОС форма ОС-3 – word.
Как в инвентарной карточке отразить ремонтные работы по ОС?
Для отражения сведений о ремонте требуется пользоваться инвентарной карточкой учета основного средства – то есть, специализированной формой ОС-6 или ОС-6б, если речь идет о малом предприятии.
Ремонт «для себя» своими силами
Должно ли учреждение составлять смету при проведении ремонта?
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Гурашвили Роман
Контроль качества ответа:
Рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ
советник государственной гражданской службы РФ 2 класса Шершнева Анна
Дошкольное образовательное учреждение проводило текущий ремонт своими силами (силами работников учреждения) без составления сметы. Для проведения ремонта приобретены строительные материалы (краска, доски, гвозди) за счет бюджетных средств. Должно ли учреждение составлять смету при проведении ремонта?
Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:
Прямого указания в нормативных документах на составление сметы при проведении текущего ремонта хозяйственным способом (своими силами) нет. Но в целях контроля эффективного использования средств бюджетного учреждения локальным актом оно может самостоятельно разработать и утвердить перечень документов для подтверждения обоснованности ремонта, а также для планирования перечня и объемов списываемых материалов.
Обоснование вывода:
Формы первичных учетных документов для организаций государственного сектора устанавливаются в соответствии с бюджетным законодательством Российской Федерации (ч. 4 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»).
Перечень форм первичных учетных документов, применяемых государственными (муниципальными) учреждениями, и Методические указания по их применению утверждены приказом Минфина России от 30.03.2015 N 52н. Формы первичных учетных документов, принимаемых к учету бюджетным учреждением, должны содержать обязательные реквизиты, предусмотренные ч. 2 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (данное требование также «продублировано» в п. 25 Стандарта «Концептуальные основы. «).
Выдача строительных материалов сотрудникам учреждения в целях осуществления текущего ремонта помещения хозяйственным способом, включая возврат остатков материалов на склад, оформляется Требованием-накладной (ф. 0504204) и (или) Ведомостью выдачи материальных ценностей на нужды учреждения (ф. 0504210).
Для оформления решения о списании материальных запасов применяется Акт о списании материальных запасов (ф. 0504230). Он служит основанием для отражения в бухгалтерском учете учреждения выбытия материальных запасов со счетов бухгалтерского учета. Акт о списании материальных запасов (ф. 0504230) составляется комиссией учреждения по поступлению и выбытию активов и утверждается руководителем учреждения. К нему могут быть приложены документы, обосновывающие списание материальных запасов.
Прямого указания в нормативных документах на составление сметы при проведении текущего ремонта хозяйственным способом (своими силами) нет. Но во избежание претензий и разногласий со стороны проверяющих органов (смотрите, например, п. 3.1 Отчета, утвержденного решением Касимовской городской Думы Рязанской области от 26.03.2015 N 19/3) при проведении ремонта перед организацией встают следующие задачи:
1) обоснование необходимости проведения ремонта, определение плановых показателей, которые будут применяться при осуществлении текущего ремонта (перечень и объемы планируемых работ и соответствующие им объемы и наименования строительных материалов);
2) контроль за соответствием количества и наименований списываемых с учета строительных материалов объемам фактически выполненных работ.
Необходимость решения перечисленных выше задач обусловлена, в частности, требованиями эффективного использования средств бюджетного учреждения.
Для решения первой задачи учреждением может быть составлена дефектная ведомость. Унифицированная форма первичного учетного документа «Дефектная ведомость» не установлена, однако это не препятствует использованию самостоятельно разработанных учреждением форм документов. Практика применения дефектной ведомости указывает, что данный документ используется для оценки предполагаемых объемов работ по ремонту для целей планирования закупок материалов, работ, услуг. Однако следует понимать, что дефектная ведомость не фиксирует факт хозяйственной жизни — осуществление ремонта. Иными словами, она не является первичным учетным документом (смотрите письмо Минфина России от 14.01.2019 N 02-07-10/868). Вместе с тем дефектная ведомость может быть приложением к первичному учетному документу. В таком случае порядок составления и формирования дефектной ведомости необходимо закрепить в локальном акте учреждения.
Для решения задачи по контролю соответствия количества списываемых с учета строительных материалов может составляться акт, оформленный по форме, утвержденной также локальным актом.
В заключение обращаем внимание на то, что выше рассмотрены только общие правила, которыми должны руководствоваться бюджетные учреждения при документальном оформлении операций, связанных списанием материальных запасов при проведении текущего ремонта хозяйственным способом. При этом конкретные перечни документов (а также порядок их заполнения), которые должны оформляться при проведении текущего ремонта (в том числе и хозяйственным способом), могут определяться уполномоченным органом соответствующего публично-правового образования, органом, осуществляющим функции и полномочия учредителя, или на ведомственном уровне.
Ремонт в арендованном помещении
По общему правилу, зафиксированному в статье 616 Гражданского кодекса, при аренде имущества обязанности по его ремонту распределяются следующим образом: текущий ремонт входит в обязанности арендатора, а капитальный остается за арендодателем. Обычно при аренде офисной недвижимости эти правила остаются без изменений, поскольку сроки аренды чаще всего непродолжительные, и перекладывать капитальный ремонт на плечи арендатора (а ГК РФ такое позволяет) нецелесообразно.
В такой ситуации бухгалтеру организации, арендующей помещение, при проведении ремонта нужно четко понимать какие именно работы относятся к текущему ремонту. Ведь если организация «случайно» проведет капитальный ремонт, возможны проблемы с учетом расходов при налогообложении, поскольку обязанности проводить такой ремонт у арендатора не было. Следовательно, расходы могут быть признаны необоснованными (ст. 252 НК РФ).
Схожая ситуация и у арендодателя. Тут важно понимать, какие из требований арендатора по ремонту нужно выполнять, потому что эти требования относятся к ремонту капитальному, а какие требования не обоснованы. Соответственно, для арендодателя от правильного ответа на этот вопроса будет зависеть и налоговый учет расходов на ремонт.
Бесплатно составить и распечатать договор аренды по готовому шаблону
