Электронный больничный и прямые выплаты ФСС: как с этим работать в «1С:ЗКГУ 3.1»

Мы живем в век информационных технологий, где из года в год компании, частные предприниматели и государство стараются автоматизировать как можно большее количество процессов и увеличить эффективность своей деятельности. Одним из примеров такой автоматизации является внедрение электронного больничного листа и прямые выплаты Фонда социального страхования (ФСС).

С 1 июля 2021 года стало возможным формирование как бумажных больничных, так и электронных листков нетрудоспособности (ЭЛН).

Что такое ЭЛН?

ЭЛН — это аналог обычного больничного листа. Заполняется в специализированных программах или непосредственно в личном кабинете Фонда социального страхования. Нововведение значительно упрощает работу бухгалтера и его взаимодействие с ФСС, а также позволяет не беспокоиться о возможных ошибках и наличии ненадежных документов. В связи с этим многие организации постепенно переходят на ЭЛН.

В этом материале мы расскажем и покажем, как сформировать электронный больничный лист и настроить прямые выплаты ФСС в программе «1С:Зарплата и кадры государственного учреждения 3.1» («1C:ЗКГУ»).

Вы узнаете:

• Чем электронный больничный лучше бумажного?
• Ключевые функции ЭЛН.
• Как работает система электронных больничных?
• Что необходимо для работы с ЭЛН в программе «1С:ЗГКУ 3.1»?
• Как настроить электронный документооборот с ФСС?
• Как сформировать больничный лист в «1С»?
• Как настроить прямые выплаты ФСС в «1С:ЗГКУ 3.1»?

Условия успешного обмена данными

Для того чтобы обработка ЭЛН работала как часы:

1. установить и настроить программное обеспечение;
2. получить электронные цифровые подписи на руководителей или уполномоченных представителей;
3. медицинским учреждениям получить письменное согласие на ЭЛН;
4. обучить работе персонал, взаимодействующий с электронными листками нетрудоспособности. Каждый из заинтересованных лиц учреждений должен четко знать работу.

При внимательном включении сторон в новую систему обработки больничных листов, их результативное внедрение будет гарантировано.

Чем электронный больничный лучше бумажного?

Электронный больничный формируют в медучреждении в специальной программе, что позволяет:

• свести к минимуму ошибки, которые может допустить медицинский сотрудник при заполнении бумажной версии;
• ЭЛН нельзя потерять, подделать или испортить, не требуется специальное место для его хранения;
• информация из ЭЛН автоматически загружается в программу «1С» — бухгалтеру не придется тратить время на заполнение больничного вручную, также снижается к минимуму процент ошибок, а следовательно, и отказов ФСС при возмещении расходов;
• ЭЛН после формирования попадают в единую базу ФСС, для подтверждения расходов за счет ФСС работодателю не нужно будет предоставлять подтверждающие документы.

Как работает система электронных больничных?

При оформлении ЭЛН сотрудник должен подписать письменное соглашение в медицинском учреждении, которое, в свою очередь, должно быть подключено к обмену сведениями с ФСС для возможности формирования листков нетрудоспособности.

Алгоритм работы ЭЛН ФСС следующий:

• врач заполняет ЭЛН, отправляет его в ФСС и дает посетителю номер листка;
• сотрудник передает номер ЭЛН в бухгалтерию своей компании;
• бухгалтер в программе «1С» отправляет запрос в ФСС по номеру больничного;
• ФСС в ответ на запрос присылает электронный больничный;
• программа «1С» автоматически загружает данные из ЭЛН и рассчитывает размер пособия;
• работодатель оплачивает сотруднику больничный.

Также стоит отдельно упомянуть о сроках для выплаты больничного. Как только сотрудник передал в бухгалтерию компании номер листка, рассчитать его по законодательству требуется не позднее 10-ти календарных дней. Сумма по больничному подлежит возмещению с удержанием подоходного налога.

Выплата, как уже упоминалась, проходит за счет Фонда социального страхования напрямую в том случае, если компания участвует в пилотном проекте ФСС, о котором мы расскажем в статье.

Краткий алгоритм использования

1. Заболевший работник обращается в медицинское учреждение для оформления ЭЛН с паспортом или иным документом, удостоверяющим личность.

2. 
   Заполнение ЭЛН медицинским работником осуществляется после осмотра пациента, установления первичного диагноза и получения подписанного добровольного согласия на его выдачу.

3. Врач сообщает пациенту уникальный номер ЭЛН, состоящий из 12 цифр.
4. О номере ЭЛН работник уведомляет работодателя любым доступным ему способом (по телефону, электронной почтой, лично).
5. По окончании лечения ЭЛН подписывается усиленными квалифицированными электронными подписями врача и лечебной организации, направляется в «Соцстрах».
6. Работодатель проверяет полученные сведения, подписывает их своей электронной подписью и производит выплату пособия по временной нетрудоспособности.

Итак, что необходимо для работы с ЭЛН в программе «1С:ЗГКУ 3.1»?

Перейдем от теории к практике. Далее мы покажем, как сформировать электронный больничный лист и настроить прямые выплаты ФСС в программе «1С:Зарплата и кадры государственного учреждения 3.1».

Если вы сдаете отчетность через сервис «1С-Отчетность», тогда у вас уже имеются сертификаты страхователя и ФСС. Остается только скачать сертификат ФСС ЭЛН с официального сайта. Настройка и последующее обновление сертификатов ФСС будут производиться автоматически, без помощи пользователя.

Если у вас нет подключения к сервису и вы сдаете отчетность через других операторов, в этом случае достаточно подключить электронный документооборот с ФСС.

Подключение к системе и регистрация в ЕСИА

Наниматели получают доступ к электронным базам больничных через «Личный кабинет работодателя» Фонда социального страхования. Чтобы сделать обработку ЭЛН удобнее, можно пользоваться такими бухгалтерскими программами, как «1С:Зарплата и управление персоналом», «Упрощенка 24/7» и другие.

Для подключения к системе выдачи ЭЛН и работе с ней:

• Медицинские учреждения и наниматель должны иметь специальные программные средства, авторизоваться в Единой системе идентификации и аутентификации (ЕСИА), иметь электронную подпись, заключить соглашение с ФСС об информационном взаимодействии.
• Пациент должен зарегистрироваться на сайте государственных услуг, при оформлении ЭЛН предоставить свои паспортные и иные данные, СНИЛС и письменное согласие на получение ЭЛН.

ЕСИА обеспечивает доступ разных категорий пользователей к информации, которая хранится в государственных информационных системах, и её защиту.

Авторизоваться в ЕСИА могут пользователи с зарегистрированным аккаунтом любого типа. Для перехода на страницу регистрации следует нажать кнопку «Вход» в информационной системе, интегрированной с ЕСИА.

Для авторизации с помощью электронной подписи (ЭП) следует:

1. выбрать вариант «Войти с помощью электронных средств»;
2. подключить носитель электронной подписи;
3. выбрать сертификат ключа проверки цифровой подписи;
4. указать пин-код доступа к носителю ЭП и нажать кнопку «ОК».

Для успешной аутентификации необходимо, чтобы в сертификате был указан СНИЛС физического лица.

Данные для расчета пособия по нетрудоспособности в ЭЛН подтверждаются усиленными электронными подписями компетентных лиц: главного бухгалтера, руководителя и страхователя.

Следует отметить, что электронная подпись не работает без установленного криптопровайдера.

Как настроить электронный документооборот с ФСС?

Чтобы начать документооборот с ФСС, необходимо:

• на главной панели в программе «1С:ЗКГУ 3.1» зайдите в блок «Настройка»;
• далее выберите пункт «Организации»;
• в открывшемся окне выберите вкладку «ЭДО»;
• затем перейдите на вкладку «Электронный документооборот с ФСС»;
• в появившемся окне заполнятся необходимые сертификаты;
• поставьте галочку на пункте «Использовать электронный документооборот с органами ФСС»— после этого у тогда у нас появится возможность заполнить данные (рис.1).

Рис.1. Настройки обмена с ФСС

Сертификат страхователя — это личный сертификат ответственного лица организации. Например, директора или бухгалтера, которые имеют право подписи отчетности в ФСС.

Сертификат ФСС ЭЛН скачивается с официального сайта. Полученный сертификат необходимо установить и открыть. После этого нажмите кнопку «Записать и закрыть».

Как сформировать больничный лист в «1С»?

Для проверки работы электронного больничного листа в «1С» нужно создать новый документ «Больничный лист». Найти его можно в блоке «Зарплата» или «Кадры» в программе «1С:ЗКГУ 3.1» (рис.2).

Рис.2. Создание нового документа «Больничный лист» в «1С:ЗКГУ 3.1»

Заполняем стандартные поля, такие как: «Месяц», «Сотрудник» и «Номер ЛН» (листка нетрудоспособности). После этого по кнопке «Получить из ФСС» получаем данные о нетрудоспособности (рис.3).

Рис.3. Кнопка «Получить из ФСС» в «1С:ЗКГУ 3.1»

Данные о медицинской организации подгружаются автоматически. Для того чтобы просмотреть эти сведения, нужно нажать на ссылку (рис.4).

Рис.4. Ссылка «Сведения о медицинской организации» в «1С:ЗКГУ 3.1»

Чтобы создать «Реестр ЭЛН», нужно зайти на вкладку «Отчетность, справки», затем зайти в «1С-Отчетность» (рис.5).

Рис.5. Создание реестра ЭЛН в сервисе «1С-Отчетность»

Далее отчет следует заполнить, проверить на заполнение обязательных полей и отправить его в ФСС.

Готово! На этом настройка и отправка ЭЛН в ФСС из «1С» завершена. Эта функция позволит вам существенно сократить время на ввод первичной документации, исключить возможные ошибки при расчете. Теперь перейдем к прямым выплатам ФСС.

Преимущества для работодателя и работника

Если говорить о плюсах данной системы для работодателей, то нельзя не отметить один из очевидных – заполнение документов в электронном виде существенно экономит время и облегчает работу. То есть случаи, когда бухгалтеры сталкиваются с некорректно оформленными врачом больничными постепенно уходят в прошлое, и бояться претензий со стороны ФСС больше не нужно, из-за чего компенсационные выплаты должны быть гарантированы. К тому же, исключается возможность утери и порчи документа, не говоря о том, что бухгалтеру больше не стоит думать о цвете чернил и возможных ошибках при заполнении информации в листе нетрудоспособности вручную.

Для сотрудников данная система также представляет не меньший интерес – предполагается, что сотрудник на больничном имеет возможность самостоятельно проверить, какие данные врач ввел при оформлении электронного больничного листа. Это позволит оперативно обратиться в медицинское учреждение в случае, если в больничном листе найдена какая-либо ошибка, чтобы обнаруженные сведения были скорректированы.

Как настроить прямые выплаты ФСС?

Для начала давайте разберемся, что такое «Пилотный проект ФСС» и с чем его «едят»? По сути, это экспериментальное нововведение, которое подразумевает выплату социальных пособий без участия работодателя.

Если ваша организация является участником пилотного проекта, то для начала работы с этой функцией ее следует активировать в учетной политике организации. Для этого перейдем:

• раздел: «Настройка – Организации – Учетная политика» (рис.6);
• в подразделе «Пособия за счет ФСС» проставляем галочку, подтверждая, что ваша организация зарегистрирована в регионе;
• проставляем дату, с которой будут действовать выплаты.

Рис.6. Настройка Выплат ФСС в учетной политике организации в «1С:ЗКГУ 3.1»

По завершении этой настройки при формировании больничного листа вы увидите, что в строке, где раньше рассчитывалось пособие за счет ФСС, пусто (рис.7).

Рис.7. Лист нетрудоспособности в «1С:Зарплата и кадры государственного учреждения 3.1»

Помимо этого, появилась еще одна вкладка «Пилотный проект ФСС». В ней вы можете сформировать заявление сотрудника на выплату пособия и отдать его на подпись (рис.8).

Рис.8. Обработка «Заявление на выплату пособия» в «1С:ЗКГУ 3.1»

После перейдите в ваше «рабочее место» по выплатам ФСС. Этот раздел позволяет не только фиксировать данные больничных листов и заявлений, но и отслеживать статусы отправленных реестров, а также заносить сведения о возмещенных средствах в информационную базу.

Для этого откройте раздел: «Главное – Пособия за счет ФСС». Далее вы увидите 3 колонки:

• больничные листы;
• заявления сотрудников;
• реестры заявлений (рис.9).

Рис. 9. Рабочее место «Пособия за счет ФСС» в «1С:ЗКГУ 3.1»

Первый и второй пункт вы уже сделали. Осталось лишь создать реестр заявлений и отправить его напрямую, если у вас подключена «1C-Отчетность», или же выгрузить и отправить через другие программы.

Стоит отметить, что не все пособия будут выплачиваться за счет ФСС. Исключениями являются:

• пособие на погребение;
• пособие по уходу за детьми инвалидами.

Перечисленные выше пособия будут выплачиваться за счет работодателя, поэтому потребуется вносить данные в вашем «рабочем месте» на вкладке «Возмещение расходов организации» (рис. 10)

Рис.10. Вкладка «Возмещение расходов организации» в «1С:ЗКГУ 3.1»

Есть ли будущее у системы ЭЛН

Анализируя данный вопрос в перспективе, нельзя не рассматривать его с точки зрения рентабельности для государства в целом. По прогнозам специалистов, в ближайшие три года – с 2021 по 2021 гг. – за счет внедрения системы ЭЛН планируется сэкономить около 42 млн рублей. К тому же, внедрение данного решения можно назвать в некоторым смысле неизбежным на фоне глобальной компьютеризации, когда многие процессы уже перешли и продолжают переходить от «бумаги» к электронному варианту.

Это интересно: Агентский сбор на авиабилеты

Но нельзя не принимать во внимание и тот факт, что если в крупных городах с компьютерами и доступом в Интернет проблем не возникает, то в глубинке оснащенность техническими средствами в должной мере на данный момент не обеспечена. То есть регионы попросту могут быть не готовы перейти на новую систему ЭЛН, так как это требует дополнительных затрат.

Тем не менее, самые первые электронные больничные листы в качестве нововведения впервые начали активно использоваться в некоторых городах России еще с 2014 года – это Москва, Новосибирск, а также Севастополь и ряд других городов. Таким образом, технология уже испытана и отменять ее не собираются – она успешно себя зарекомендовала и продолжает стабильно функционировать, в настоящее время постепенно упрощая обмен ЭЛН.