Особенности регистрации и хранения на предприятии счетов-фактур: сроки, место и условия

Плательщики налога на добавленную стоимость обязаны вести книги покупок и книги продаж, чтобы учитывать суммы налога на добавленную стоимость. Компании, которые выставляют и получают счета-факутры как посредники, например оказывают транспортные услуги или выступают застройщиками, должны вести журналы учета всех счетов-фактур.

Порядок ведения и заполнения, а также форма книг и журналов учета закреплены в Постановлении. Регистрировать следует все документы: первичные, исправленные, корректировочные. Они могут быть электронными или бумажными.

Где регистрируются?

Актуальные формы документов, предназначенные для регистрации счет-фактуры, были утверждены 26.12.2011 г. Постановлением Правительства РФ №1137.

В силу оно вступило с 30.01.2012 г., но новые бланки начали применять с 01.04.2012 г. (Письмо № 03-07-15/11 от 31.01.12 г.).

Регистрации подлежат бумажные и электронные типы счет-фактуры. Теперь на предприятии необходимо вести 3 книги вместо 4-х:

  • журнал учета счет-фактуры;
  • книга покупок;
  • книга продаж.

Налоговики разъяснили, что составление счетов-фактур допускается как на бумажном носителе, так и в электронной форме (статья 169 НК РФ).

Подробнее о том, для чего нужен счет-фактура и продавцам, и покупателям, читайте тут.

Книга покупок и продаж

Новый формат книги покупок приведен в Приложении 4 Постановления № 1137. Изменения, внесенные в нее, не такие глобальные.

Изменения в книге покупок и продаж:

  1. Появились новые 3 графы (2а, 2б, 2в), предусмотренные для информации по исправлениям.
  2. Несущественно видоизменились названия колонок с 6 по 12.
  3. Графа 6 – код страны происхождения.

Книга состоит из строчной и табличной части. Внесенные данные должны соответствовать информации, приведенной во 2-ой части журнала учета. Регистрация проводится после получения счетов от продавца (более детально о том, как проводить счет-фактуру, если она пришла с опозданием, читайте тут).

В книгу продаж вносится выставленная счет-фактура. Визуально она схожа с книгой покупок (Приложение 4 Постановления №1137). Содержание колонок 4-9 идентично названиям граф 6-12 книги покупок.

Заполняется книга по хронологии. Информация должна соответствовать 1 разделу журнала учета.

Если цены понижаются, то необходимо создавать корректировочную счет-фактуру. Поставщик регистрирует ее в книгу покупок. Когда цена растет, покупателю нужно внести исправления в книгу продаж.

Еще одно новшество – дополнительные листы. Листы удобно использовать для регистрации корректирующих счет-фактур. Если книги ведутся в электронном варианте, тогда дополнительные листы визируются ЭЦП руководителя. Но это не отменяет требования -составлять книги на бумажных носителях (п.22 и п.24 Постановления №1137).

Обе книги подписываются руководителем организации. Они должны быть пронумерованы, прошнурованы и скреплены печатью. Оформляются они на один квартал. Поэтому их нужно приводить в порядок до 20 числа следующего месяца.

Журнал

Постановление № 1137 позволило объединить 2 журнала – выставленных и полученных счет-фактур воедино. Теперь согласно Приложению 3 Постановления №1137 журнал состоит из 2-х частей.

Появилась возможность вносить изменения, составляя новые экземпляры счетов-фактур. В шапку вносится наименование, идентификационный код и КПП налогоплательщика. Составляется журнал на один квартал. За год необходимо наличие 4-х журналов.

Оформление журнала аналогично книгам: подпись руководства, нумерация, сшивание, скрепление печатью. Сделать это нужно до 20-го числа следующего месяца после окончания отчетного периода.

Вести журнал можно и при помощи специальных компьютерных программ. Но если у руководителя отсутствует ЭЦП, тогда нужно будет по завершению квартала распечатать документ.

Какие еще документы?

В течение этого же срока должны храниться и документы, перечисленные в п. 11 Правил заполнения счета-фактуры:

Полученные документы
Заверенные в установленном порядке комиссионером (агентом) копии счетов-фактур (в том числе корректировочных, исправленных), полученных комитентами (принципалами) на бумажном носителе, выставленных продавцом товаров (работ, услуг), имущественных прав (далее – ТРУ) комиссионеру (агенту) при приобретении для комитента (принципала) ТРУ и переданных комиссионером (агентом) комитенту (принципалу). В случае выставления продавцом счетов-фактур в электронном виде комитент (принципал) должен хранить счета-фактуры, выставленные продавцом ТРУ комиссионеру (агенту), полученные комиссионером (агентом) и переданные комиссионером (агентом) комитенту (принципалу)
Заверенные в установленном порядке застройщиком (заказчиком, выполняющим функции застройщика) копии счетов-фактур (в том числе корректировочных, исправленных), полученных покупателями (инвесторами) на бумажном носителе, выставленных продавцом ТРУ застройщику при приобретении ТРУ для покупателя (инвестора) и переданных застройщиком покупателю (инвестору). В случае выставления продавцом счетов-фактур в электронном виде покупатель (инвестор) должен хранить счета-фактуры, выставленные продавцом указанных ТРУ застройщику, полученные застройщиком и переданные им покупателю (инвестору)
Заверенные в установленном порядке экспедитором копии счетов-фактур (в том числе корректировочных, исправленных), полученных клиентами на бумажном носителе, выставленных продавцом ТРУ экспедитору при приобретении ТРУ для клиента и переданных экспедитором клиенту. В случае выставления продавцом счетов-фактур в электронном виде клиент должен хранить счета-фактуры, выставленные продавцом указанных ТРУ экспедитору, полученные экспедитором и переданные экспедитором клиенту
Таможенные декларации или их копии, заверенные руководителем и главным бухгалтером организации (индивидуальным предпринимателем), платежные и иные документы, подтверждающие уплату НДС, – в отношении товаров, ввезенных на территорию РФ
Заявления о ввозе товаров и об уплате косвенных налогов или их копии, заверенные руководителем и главным бухгалтером организации (индивидуальным предпринимателем), копии платежных и иных документов, подтверждающих уплату НДС, – в отношении товаров, импортируемых на территорию РФ с территории государства – члена ЕврАзЭС
Заполненные в установленном порядке бланки строгой отчетности (их копии) с выделенной отдельной строкой суммой НДС – при приобретении услуг по найму жилых помещений в период служебной командировки работников и услуг по перевозке работников к месту служебной командировки и обратно, включая услуги в поездах по предоставлению в пользование постельных принадлежностей
Документы, которыми оформляется передача имущества, нематериальных активов, имущественных прав и в которых указаны суммы НДС, восстановленного акционером (участником, пайщиком) в порядке, установленном п. 3 ст. 170 НК РФ, или их нотариально заверенные копии
Первичные документы на изменение в сторону уменьшения стоимости приобретенных товаров (выполненных работ, оказанных услуг), имущественных прав в целях восстановления суммы НДС в порядке, установленном пп. 4 п. 3 ст. 170 НК РФ
Переданные документы
Нотариально заверенные копии документов, которыми оформляется передача имущества, нематериальных активов, имущественных прав и в которых указаны суммы НДС, восстановленного акционером (участником, пайщиком) в порядке, установленном п. 3 ст. 170 НК РФ
Иные документы
Первичные учетные документы, иные документы, содержащие суммарные (сводные) данные по операциям, совершенным в течение календарного месяца (квартала), подлежащие регистрации в книге продаж, в том числе составленные налогоплательщиком, – бухгалтерская справка-расчет для восстановления суммы НДС в соответствии со ст. 171.1 НК РФ, то есть в отношении приобретенных или построенных объектов основных средств

Как заполнить учетную книгу?

При получении/выставлении счета делается запись в соответствующей книге. Этим действием подтверждается право на налоговый вычет по НДС. Помимо книги нужно заполнить и журнал учета.

Если за весь квартал в работе не было счет-фактуры, в журнал вносят только наименование, ИНН, КПП плательщика налогов и указываете отчетный период. В графе 3 указывается цифровой код способа выставления счета:

  • 1 – бумажный вариант;
  • 2 – электронный носитель – распечатывать его не нужно.

Изменения в прошедшем квартале вносятся при помощи дополнительных листов. Для текущих корректировок использовать их нельзя. Рекомендуется сумму налога и стоимость аннулируемого счета вписывать со знаком минус, и регистрировать новый документ (подробнее об особенностях аннулирования счета-фактуры читайте тут).

Когда первичный документ выписан на несколько операций, то указывается кодировка на каждую из них через точку с запятой.

Подробнее об учете полученных и выставленных счетов-фактур читайте тут.

Журналы учета счетов-фактур

Журнал учета заполняется автоматически, когда вы проводите реализации или принимаете к учету входящие счета-фактуры. Документы регистрируются по дате выставления в разделе «Выставлено». Когда счета-фактуры не передаются контрагентам, регистрация происходит по дате составления. В разделе «Получено» документы регистрируются по дате их получения. Так в журнале отображаются даты выставления и получения документов.

Компании-посредники обязаны вести журнал учета, даже если они не являются плательщиком НДС и не принимают его к вычету. Такие организации предоставляют журналы в налоговые инспекции. По этим данным ФНС контролирует, соответствуют ли начисленные суммы НДС суммам налога, принимаемым к вычету. И наоборот, соответствуют ли заявленные принципалами суммы суммам НДС, которые продавцы товаров начислили к уплате в бюджет.

Подготовка документов к долгосрочному содержанию

Хранить счет-фактуру нужно в том же варианте, в котором она была выдана покупателю. Если в бумажном формате, тогда и хранению подлежит распечатанный бланк (ст. 169 НК РФ).

Сложить счета-фактуры нужно согласно записям в журнале. Для этого используйте дырокол и папки со специальными держателями. В местах, где в журнал были внесены данные по электронным вариантам, нужно будет вставить лист с перечнем этих счет-фактур. На обложке указывайте наименование предприятия и период.

Учет на стыке периодов

Согласно п. 1.1 ст. 172 НК РФ (в ред. федерального закона от 29.11.2014 N 382-ФЗ), при получении счета-фактуры покупателем от продавца после завершения налогового периода, в котором товары приняты на учет, но до момента представления налоговой декларации за указанный период покупатель вправе принять к вычету сумму налога в отношении таких товаров в том налоговом периоде, в котором указанные товары были приняты на учет. Если же счет-фактура получен после подачи декларации, то относить его нужно к новому налоговому периоду.

Как подшить?

Готовить «подшивки» нужно раз в квартал, а точнее до 20 числа следующего месяца по завершению отчетного периода. Но если документооборот на предприятие объемный, то данную процедуру можно выполнять и раз в месяц.

Журнал

Ранее требовалось, чтобы счет-фактура подшивалась к журналам учета. В новых правилах такие указания отсутствуют. Поэтому практичнее журналы учета сшивать отдельной стопкой по хронологии. Страницы нужно будет пронумеровать и прошнуровать.

Счет-фактуры

Создаются 2 подшивки счет-фактуры:

  • выставленные;
  • полученные.

Исправленные документы подшиваются в папку соответствующего периода, когда были внесены корректировки.

Место

Место для хранения первичной документации должно соответствовать следующим требованиям:

  1. Быть недоступным для посторонних лиц.
  2. Подходить под состояние окружающего воздуха.
  3. Обладать противопожарными свойствами.

Местом для хранения может быть металлический шкаф, который закрывается на замок. Назначается ответственный, в обязанности которого входит обеспечение сохранности архивной документации. По истечению срока сохранности документов на предприятии собирается комиссия. Она должна решить можно ли уничтожать бумаги.

Каковы сроки?

Сколько лет должны храниться? Срок хранения книг покупки и продаж, журнала учета и счетов-фактур в организации един – 4 года (п.1. ст.23 НК РФ). Данное требование касается документации в бумажном и электронном вариантах. При необходимости этот срок можно увеличить.

Изначально счет-фактура должна быть зарегистрирована в журнале учета, книгах покупки и продаж. Вести учет можно в бумажном или электронном варианте. С 2012 года сшивать бланки счет-фактуры нужно отдельно от журнала учета. Выставленные и полученные бланки должны быть сложены отдельно в хронологическом порядке. Документы сшиваются за каждый квартал и хранятся в течение 4-х лет.

После введения новшеств, процедура подготовки документов к хранению упростилась и стала более практичной.

Место нахождения продавца и покупателя

Согласно редакции, действующей до октября 2021 года, в строках 2а и 6а счета-фактуры нужно указывать места нахождения продавцов и покупателей — юридических лиц в соответствии с учредительными документами. Если продавцами и покупателями являются предприниматели, то в строках 2а и 6а нужно ставить место жительства.
Провести автоматическую сверку счетов‑фактур с контрагентами

С октября формулировка изменится. В строке 2а нужно будет отражать адрес поставщика, указанный в ЕГРЮЛ, либо адрес предпринимателя, указанный в ЕГРИП. В строке 6а следует ставить адрес покупателя, указанный в ЕГРЮЛ или ЕГРИП. Кроме того, с октября исчезнет правило, согласно которому комиссионер, закупающий у нескольких продавцов товары для комитента, должен в строке 2а перечислять адреса всех продавцов через точку с запятой. Трудно сказать, с чем связано данное новшество. На наш взгляд, оно не означает, что комиссионерам запретят перечислять адреса поставщиков. Скорее всего, на практике все останется так же, как было. Возможно, в скором времени появятся официальные комментарии, в которых чиновники прояснят этот вопрос.

Рейтинг
( 2 оценки, среднее 4 из 5 )
Понравилась статья? Поделиться с друзьями: