Отчет по контрагентам: как подготовить, когда предъявлять?

Тема необходимости проявления должной осмотрительности при выборе контрагента активно звучит со стороны налоговой уже многие годы, однако последнее время ФНС обращается к ней все чаще, выпуская различные письма и пояснения.

Все чаще фигурирует словосочетание «отчет по контрагенту». Вопрос о статусе данного отчета «витает в воздухе»: в какие сроки его сдавать, по какой форме, требуется ли вообще его сдача с налоговую инспекцию? Подробнее о том, как подготовить отчет по контрагенту и когда его предъявлять – читайте в нашей статье.

Риторика ФНС в отношении должной осмотрительности заметно меняется. Приведем для примера два отрывка из документов налоговой по этой теме 2012 и 2021 годов. Очевидно, что груз ответственности компании за выбор контрагента увеличился.

2012 год:

ФНС России рекомендует

налогоплательщикам проверять реальность деятельности лиц, с которыми осуществляются или планируются к осуществлению сделки.

2018 год:

В случае привлечения контрагента для выполнения работ либо оказания услуг, организация должна

располагать сведениями и первичными документами о лицах, выполняющих работы либо оказывающих услуги (квалификация, график и условия работы, паспортные данные и т.п.).

Контрагент лишился прикрытия в виде коммерческой тайны

Все идет к тому, что, выбирая контрагента, вы должны знать о нем больше, чем его родная мать. Матери все знать не обязательно, а вот вам о контрагенте надо знать все. Тем более, что от понятия коммерческой тайны в последние годы мало что осталось. С июля 2017 года, согласно изменениям, внесенным в 102-ю статью Налогового кодекса РФ, с существенной части информации, предоставляемой налогоплательщиками в ФНС, был снят гриф секретности.

Контрагент не может прикрываться коммерческой тайной в отношении следующих сведений:

• содержащихся в учредительных документах юридического лица,
• подтверждающих факт внесения записей о юрлице или ИП в соответствующие государственные реестры,
• дающих право на осуществление предпринимательской деятельности,
• о нарушениях законодательства Российской Федерации и привлечении к ответственности за такие нарушения,
• о лицах, имеющих право действовать без доверенности от имени юридического лица.
• данных о среднесписочной численности работников,
• данных об уплаченных организацией суммах налогов и сборов,
• данных о суммах недоимки и задолженности по пеням, штрафам,
• данных о суммах доходов и расходов по материалам бухгалтерской (финансовой) отчетности.

Одна из причин раскрытия данных о налогоплательщиках, согласно официальным заявлениям ФНС, это как раз прозрачность для потенциальных партнеров. Снятие режима налоговой тайны на часть информации о налогоплательщиках дает компаниям возможность больше узнать потенциального партнера и оценить риски еще на этапе его выбора.

Раздел Данные программы

Раздел Данные программы заполняется только для внесенных в базу контрагентов.

В разделе Данные программы выводится информация по этому контрагенту, внесенная в программу:

• Наименование,
• ИНН, КПП, ОГРН,
• Юридический адрес,
• Фактический адрес,
• Почтовый адрес,
• Контактные лица,
• Банковские счета,
• Договоры,
• Телефон,
• email,
• Группа контрагентов,
• Комментарий.

Где брать информацию о контрагенте. Рекомендации ФНС

Чтобы обезопасить себя от заключения сделки с недобросовестными деловыми партнерами, ФНС рекомендует провести самостоятельную проверку по нескольким направлениям.

Источники информации о контрагенте:

• электронные сервисы ФНС и другие официальные ресурсы, среди которых различные сервисы налоговой, данные Вестника госрегистрации, база данных службы судебных приставов и т.п.
• данные из открытых источников, в том числе размещенные в СМИ и на просторах интернета, например, на официальном сайте компании, на ее страницах в соцсетях, на сайтах отзывов и т.п.
• если есть подписки, использовать для проверки контрагента различные базы данных, например «СПАРК» и т.п.
• адрес контрагента должен быть реальным. Для его проверки нужно не полениться и отправиться по указанному адресу. Вы должны быть уверены, что должностные лица компании находятся там, где официально заявлено.
• документы, подтверждающие право контрагента осуществлять заявленный вид деятельности (лицензии, сертификаты), полномочия должностного лица, подписывающего договор, и первичные учетные документы (внутренние приказы, протоколы об избрании руководителя организации, доверенности). А также документы, позволяющие оценить ресурсы контрагента, то есть его производственные мощности, персонал и т.п. Вы должны быть уверены, что у контрагента хватит ресурсов для осуществления контракта. Эти документы нужно запросить у потенциального контрагента. Помните, перечисленная выше информация не является коммерческой тайной компании.

Раздел Финансовый анализ

В разделе Финансовый анализ дается анализ предприятия по четырем критериям:

• Оценка риска банкротства.
• Кредитоспособность.
• Рентабельность активов.
• Рентабельность продаж.

По ссылке Показать расчет можно получить подробный расчет показателя.

Оценка риска банкротства

Степень риска банкротства контрагента оценивается по формулам Альтмана. В зависимости от того, в какой диапазон значений попадает исчисленный индекс Альтмана Z, программа оценивает вероятность риска банкротства контрагента:

• Если индекс Альтмана меньше или равен 1.1, то вероятность банкротства высока.
• Если индекс Альтмана меньше 2.6, но больше 1.1, то вероятность банкротства не исключается.
• Если индекс Альтмана не меньше 2.6, то вероятность банкротства низкая.

Кредитоспособность

Для оценки кредитоспособности контрагента используется анализ отчетности по методике, утвержденной Комитетом Сбербанка России по предоставлению кредитов и инвестиций от 30.06.2006 N 285-5-р.

По данным отчетности определяются финансовые коэффициенты и рентабельность, а Показатель кредитоспособности S рассчитывается по специальной формуле. В зависимости от того, в какой диапазон значений попадает исчисленный показатель S, программа оценивает кредитоспособность контрагента:

• Если Показатель кредитоспособности меньше или равен 1.25, то организация кредитоспособна.
• Если Показатель кредитоспособности меньше или равен 2.35, но больше 1.25, то кредитование организации требует взвешенного подхода.
• Если Показатель кредитоспособности больше 2.35, то кредитование связано с риском.

Рентабельность активов

Рентабельность активов является показателем организации эффективно получать прибыль.

Рентабельность активов вычисляется по формуле:

Рассчитанный показатель сравнивается со среднестатистическим показателем по отрасли. Данные отрасли для сравнения определяются из показателя ОКВЭД.

Рентабельность продаж

Одним из самых важных показателей является Рентабельность продаж, отражающая чистый доход с продаж организации. Рентабельность продаж вычисляется по формуле:

Рассчитанный показатель сравнивается со среднестатистическим показателем по отрасли. Данные отрасли для сравнения определяются из показателя ОКВЭД.

Рентабельность ниже 90% от средней рентабельности по отрасли является одним из критериев назначения выездной налоговой проверки!

Комплексный подход к проявлению осмотрительности

ФНС рекомендует сделать скриншоты страниц из интернета с информацией о контрагенте, сохранить эти скрины, а также распечатать их. Однако нужно знать, что, если сам факт исполнения сделки не подтвердится, распечатка с сайта не будет считаться весомым доказательством при оценке налоговыми органами правомерности включения в состав налогооблагаемой базы расходов по налогу на прибыль либо применения вычетов по НДС. Необходим комплексный подход в вопросе проявления должной осмотрительности при выборе контрагента. Именно частью этого комплексного подхода и является отчет по контрагенту.

Как поставить работу по выбору контрагента:

• Разработать документ о порядке работы с контрагентами.
• Создать внутренний регламент по проявлению должной осмотрительности и закрепить за этим направлением ответственного сотрудника.
• Собрать информацию о контрагенте.
• Запросить у потенциального контрагента пакет документов.
• Подготовить отчет по контрагенту, свидетельствующий о проявленной должной осмотрительности.

Что может включать в себя отчет по контрагенту:

• Адрес, телефон и электронная почта организации, имена контактных лиц;
• Имена учредителей, наличие аффилированных структур;
• Выписки из ЕГРИП, ЕГРЮЛ, Росстата;
• Финансовые показатели;
• Год основания компании;
• Количество сотрудников;
• Участие в торгах, наличие государственных контрактов;
• Судебные разбирательства.

Раздел Бухгалтерская отчетность

В разделе показывается бухгалтерская отчетность российских организаций за три года по данным базы Росстата. Но обновление этих сведений в отчете может запаздывать. Данные должны появиться сначала в открытом доступе Росстата, потом в ближайшем обновлении программы обновится актуальный год для построения анализа отчетности в Досье контрагента.

Можно посмотреть бухгалтерскую отчетность контрагента в составе:

• Бухгалтерского баланса. PDF
• Отчет о прибылях и убытках. PDF
• Отчет об изменениях капитала. PDF
• Отчет о движении денежных средств. PDF
• Расчет стоимости чистых активов. PDF

Зачем нужна проверка контрагента и отчет

1. Для безопасности компании. Выбирая партнера, вы должны быть уверены в его надежности и в том, что взятые им обязательства будут выполнены.
2. Для проверки ФНС. Отчет по контрагенту необходимо предъявить налоговой в ходе проверки ил по запросу.
3. Для налоговых вычетов. Если ФНС удастся доказать, что компания не проявила должную осмотрительность при выборе контрагента, последует обвинение в получении необоснованной налоговой выгоды и доначисление налогов: входящий НДС, который был принят к возмещению из бюджета и налог на прибыль.

Формирование досье

Отчет Досье контрагента можно сформировать по:

• контрагентам, внесенным в базу;
• контрагентам, которых нет в базе.

По контрагентам, внесенным в базу

Для введенных в базу контрагентов формирование досье выполняется прямо из карточки контрагента по кнопке Досье.

Это удобно делать, когда нужно оценить, имеет ли смысл продолжать отношения с контрагентом, который есть в справочнике Контрагенты.Отчет поможет собрать для этого всю необходимую информацию.

По контрагентам, которых нет в базе

Информацию по контрагенту можно получить, не вводя его в базу, по строке ввода ИНН или Наименования:

• Раздел Продажи — Расчеты с контрагентами — Досье контрагента. PDF
• Раздел Покупки — Расчеты с контрагентами — Досье контрагента. PDF

Этот способ подходит для новых контрагентов, которых еще нет в базе. Прямо из отчета по кнопке Добавить в справочник можно записать нового контрагента в справочник Контрагенты.

Нужно ли сдавать отчет по контрагенту в налоговую?

Вся нормативно-правовая база, касаемая темы проявления должной осмотрительности при выборе контрагента фокусируется на том, что налогоплательщик должен самостоятельно провести проверку потенциального партнера и при необходимости доказать факт проведенной проверки. Документов, устанавливающих обязанность руководителей или должностных лиц, ответственных за ведение бухгалтерского и налогового учета, отправлять в ФНС отчет по контрагенту, подтверждающий проведение проверки контрагента на добросовестность, в настоящее время не существует. Инструкции по данной теме, исходящие от ФНС, все детальнее прописывают алгоритмы проявления должной осмотрительности, источники информации о контрагенте, однако пока отчетность о проделанной работе по проверке контрагента предоставляется ФНС по ее запросу, а не систематически, в установленные сроки и в обязательном порядке.

Раздел Анализ отчетности

В разделе Анализ отчетности выводятся сводные показатели из бухгалтерской отчетности контрагента:

• Продажи.
• Прибыль.
• Деньги.
• Материалы, товары, полуфабрикаты (запасы).
• Здания, оборудование, автомобили, земля (ОС).
• Авансы выданные, задолженность контрагентов.
• Авансы полученные, задолженность поставщикам.
• Полученные кредиты и займы.
• Чистые активы.

Данная информация очень наглядна и понятна даже тем пользователям, которые не являются специалистами бухгалтерского учета.