Почему подготовка важна
Если налоговая приходит на выездную проверку, она уже знает, что и где искать. Методы отбора всем давно известны.
Как понять, что нагнетается ситуация, и ваш бизнес в разработке у налоговой я подготовлю отдельную статью.
Итак, налоговой уже проведен комплексный анализ вашей деятельности, выявлены проблемные вопросы и даже вычислена прогнозная сумма, за которой к вам идет выездная налоговая проверка. И задача инспектора – выйти на место, осмотреться и собрать доказательную базу о том, что вы нарушаете закон.
Но! Если проверка пришла — значит еще ничего не доказано. Проверяющие идут собрать доказательства, используя слабые звенья любого бизнеса — сотрудников и документы.
Ваша задача – пережить эту проверку с наименьшими потерями.
Не выдать лишнего и знать, какие доказательства собраны и какими способами. Осмотрительно и очень внимательно!
Чтобы доказать правоту своих действий в суде или на этапе досудебных разбирательств.
Убедительно и бесстрашно.
Особого предупреждения не будет
О том, что в отношении компании планируется проверка, налоговая предупреждать не обязана.
На практике ИФНС предупреждает по телефону и вызывает руководителя в ИФНС для вручения решения о проведении проверки. Либо применяет быстрый и дешевый способ информирования по ТКС- через личный кабинет налогоплательщика.
Решение считается полученным на следующий день со дня его размещения в личном кабинете. Но срок проверки начинает отсчитываться именно с даты вынесения решения налоговой, а не с даты его получения вами.
Но иногда инспектор может прийти и внезапно, как снег на голову. Предъявить служебное удостоверение, вручить решение и ознакомить с ним.
Важно, что с решением о проведении проверки инспектор вручает требование о представлении документов, которое вы должны исполнить в течение 10 дней.
Если истребован очень большой объем документов вы вправе на следующий день после дня получения требования письменно обратиться к руководителю налоговой инспекции о продлении срока с указанием причин и реально возможного срока предъявления документов.
В течение 2-х дней руководитель ИФНС вправе решить продлевать срок или нет. Вправе. Но не обязан. Зависит от весомости причин и вашей убедительности.
Но не расстраивайтесь, если откажут. 10 дней у нас уже есть!
И срочно работаем над подготовкой к проверке!
Чем может руководствоваться ФНС
К критериям отбора относятся показатели деятельности компании или те обстоятельства, при наличии которых плательщик налога попадает в зону риска совершения налогового правонарушения. Если, к примеру, компания часто меняет юридический адрес или отражает в своих отчётах несколько лет подряд постоянные убытки, то это будет являться основанием для назначения выездной проверки.
Заметим, что точное число критериев, которые станут основанием для включения организации в план проверок, Концепция не определяет.
Важно!
Инспекция может назначить выездную проверку в организации как при полном отсутствии этих критериев, так и при наличии хотя бы одного из них.
К основаниям проверки можно также отнести информацию, которая была подготовлена ранее комиссиями по легализации налоговой базы, созданными при ФНС. Среди дополнительных критериев и участие компании в действующем региональном инвестиционном проекте, который предполагает специальные налоговые льготы. Сотрудники ФНС могут захотеть убедиться в правомерности применения таких льгот в отношении участников проекта.
Если ваша компания получила уведомление о проведении выездной проверки, то не стоит паниковать и готовить все имеющиеся документы. Следует обратиться за помощью к квалифицированным юристам в области проведения таких мероприятий. Они дадут консультации, помогут собрать нужные документы и сделают все возможное, чтобы по результатам проверки компания избежала налоговых санкций.
ВНИМАНИЕ!
В связи с последними изменениями в законодательстве, информация в статье могла устареть! Наш юрист бесплатно Вас проконсультирует —
напишите в форме ниже.
Готовимся к проверке
Реальность — это главное
Даже если вашего контрагента ФНС признает «однодневкой», вы должны доказать , что сделка с этим контрагентом была реальной! Это очень важно!
Стоит продумать и заучить со всеми сотрудниками, участвующими в сделке, все детали легенды:
- как нашли поставщика, кто нашел, почему именно его, как обсуждали условия, где заключали договор, как выглядит директор, если встречались очно и т.д.
- доставка товара: как доставляли, какой транспорт, кому принадлежит, какой водитель, кто принимал товар, кто его передавал и т.д..
- выгрузка на склад: где склад, в собственности/аренда, условия хранения, достаточность площади склада, как выгружали, какими силами, кто принимал и т.д.
Обратите внимание на логику действий, временные промежутки, сроки и даты, указанные в документах. Отсутствие «здравого» смысла сделки, расхождения дат и нереальность сроков — на этом часто «палятся».
Храните все документы по переписке с контрагентами. Электронные письма тоже храните. Но осмотрительно. Приготовьте фрагменты, сканы. Чтобы не было лишней информации для проверяющих.
Даже если налоговой в отношении вашего контрагента выявлены отдельные признаки «однодневки» — ваша убедительная позиция может изменить ход дела. Вашу осмотрительность и непричастность к неправомерным действиям могут подтвердить документы и четкие ответы на вопросы на допросе в качестве свидетеля. Это касается и всех ваших сотрудников. Об этом моя статья «На допрос? — Не вопрос!»
Сообщите о проверке своим контрагентами и еще раз сопоставьте документы
Особенно постоянным, с большими оборотами, или подозрительным, на ваш взгляд. Уточните, были ли проверки у них. Любые. Камеральные, выездные, встречные. Были ли допросы. Спрашивали ли насчет вас. Какие звучали вопросы, какие даны ответы. Продумайте легенду с учетом полученной информации. Не исключено, что придут и к ним.
Первые и вторые экземпляры ваших с контрагентами документов должны быть абсолютно идентичными. Должны совпадать все реквизиты, в том числе подписи, печати, нумерации, даты. Проверьте еще раз. Факсовые копии замените на подлинники.
Подготовьте пояснения по локации своих объектов
Где находятся офис, склад, филиалы, обособленные подразделения, производственные объекты. Права пользования, цель использования. Чтобы при выезде на место инспектор из смог легко найти. Там не должно быть никакого постороннего имущества, документов и неосведомленных людей.
Где принимать проверку
Конечно, как и любая ревизия, проверка ИФНС тормозит работу компании. Поэтому подумайте где лучше ее пережить: в офисе или привезти документы в инспекцию.
На мой взгляд, в инспекцию лучше: инспектор не будет поражать вас внезапностью своих вопросов: будет время подготовить документы на запросы, не отвечать на вопросы без подготовки, перенести все общение на бумагу: требование – ответ с приложением документов, еще требование — еще ответ с приложением документов.
Документы по требованиям представляйте, но вяло и очень осмотрительно. Помните, что срок проверки ограничен.
Одни мои партнеры при проверке привозили в налоговую тома с документами, которые не влекли никаких вопросов, но загружали кабинет инспектора: договоры займа, акты передачи векселей, выписки банка. Голова кругом, горы бумаг, — а доказательств нарушений не найдено.
Проверка на то и выездная, что инспектор приходит к вам. Но вы можете обратиться к руководителю налоговой с просьбой провести ее в инспекции в связи с отсутствием возможности проведения проверки в офисе. Главное-хорошо мотивировать свою просьбу. Аргументы должны быть существенны, так как ваша просьба может быть отклонена.
Можно затеять ремонт в помещении, сослаться на карантин работников или создать тесноту – переехать всем в одну комнату. Инспектор вправе убедиться на месте в отсутствии такой возможности и приехать на осмотр. Неудобств ему тоже не хочется и ,возможно, он обоснует своему руководству целесообразность проведения проверки на своем рабочем месте в инспекции.
Но если с вами не согласятся, тоже не стоит расстраиваться! Принимайте проверяющих у себя.
Что это такое
Выездная проверка — контроль, который ведется на предприятии физического лица или юрлица. Налоговая выезжает на предприятие плательщика, где могут найти нарушения в виде непредставления организацией требуемых сведений или неуплаты производством налогов. За это предусмотрены штрафные санкции.
К деятельности мероприятия относят сплошной или выборочный анализ работы компании. Особенности первого — это требование информации на основе деятельности, чего не допускает выборочная оценка. Предусмотрен еще и камеральный метод.
Этот термин подразумевает, что плательщик налогов обязан предоставлять в налоговую службу декларацию, на основании которой возможно проверить период работы предприятия, который не превышает заполненный график. При проверке присутствует главный бухгалтер, он и подготавливает документацию.
Допускается нахождение его помощников, однако возможно и сопровождение юристов. Руководство предприятий волнует, какие нарушения и недочеты выявляет налоговая служба и чем это грозит? Законодатель предусматривает начисление штрафных санкций за неуплату налогов. Обычно до продажи недвижимого имущества не доходит.
Подготовка офиса
Наведите порядок на столах и в сейфах
Унесите к себе домой чужие печати и штампы, флэшки, пластиковые карты, фирменные бланки других предприятий, в том числе уже ликвидированных и другие компрометирующие штуки. Не давайте инспектору повода для лишних вопросов, ненужных размышлений и дополнительных исследований.
Позаботьтесь о резервном копировании
На всякий случай. Изъятие компьютеров проверяющие используют в редких обостренных случаях. Это может повлечь невосполнимую потерю ценной информации. Поэтому, лучше заранее перенесите важные для работы данные на удаленный сервер.
Приготовьте компьютер для инспектора
Удалите в нем всю информацию кроме бухгалтерской базы за период проверки.
Стоит подчистить компьютеры и других сотрудников — убрать лишние базы данных, сомнительную переписку.
Приготовьтесь распечатать налоговые регистры или расшифровки по требованию инспектора.
Запрашиваемую информацию вы можете представлять и в электронном виде.
Никогда не сажайте инспектора за свой компьютер, не водите логин и пароль, исключите малейшую возможность «серфить» по вашему личному виртуальному миру.
Приготовьте инспектору рабочее место
Не в бухгалтерии точно, куда может случайно влететь эмоциональный менеджер по продажам или шумный водитель. Хорошо если это отдельная комната. Или переговорная.
Приготовьте чай, кофе, конфетки. Продумайте куда и с кем инспектор будет ходить на обед. Предлагайте подвозить до дома после окончания рабочего дня. Не стоит создавать атмосферу отчуждения. Внимание, добрая шутка помогут разрядить ревизионную напряженность и скованность.
Это может оказаться и полезным. Может случиться такая ситуация , что уволенного из налоговой после безрезультативной проверки инспектора вы пригласите к себе на работу налоговым консультантом. Зачем заранее накалять ситуацию? Вы же уверены в себе. Наберитесь терпения и достойно переживите проверку. Вам негатив ни к чему. А позитивно настроенный инспектор способен на многое. Точно.
Проинструктируйте секретаря
Секретарь компании немедленно уведомляет о проверке руководителя и ответственного сотрудника. У ответственного сотрудника должен быть заместитель на случай отсутствия. Составьте секретарю краткий шаблон письма сотрудникам с сообщением о начале проверки; предупреждением, что общаться с инспекторами можно только в присутствии ответственного и максимально корректно; памяткой о правах сотрудников при проверке. Некоторые компании включают в письмо просьбу убрать документы со столов, закрыть шкафы на ключ и разлогиниться из учетной записи на компьютере. В случае выемки такие действия окажутся бесполезными, но оправданы на случай осмотра.
Отдельное помещение.
Заранее выделите место для проверяющих. Инспекторы — обычные люди, которые выполняют свою работу и заслуживают общения в рамках деловой этики. Предложите им напитки и пароль от вай-фая на время ожидания руководства и ответственного сотрудника. Если инспекторам потребуются оригиналы документов, то знакомить с ними целесообразно централизованно, то есть внутри этого помещения.
Инструктаж персонала
Все вопросы только через координатора
Назначьте вашего представителя для взаимодействия с инспектором. Это может быть налоговый юрист, главный бухгалтер или финансовый директор. Понимающий правила проведения проверки и знающий все риски бизнеса. Именно этот ответственный за проверку будет реагировать на требования о представлении документов, передавать их инспектору, выслушивать вопросы и давать ответы.
Все дополнительные действия инспектора ( осмотры, выемки. инвентаризации, допросы) тоже должны проходить под его четким контролем.
Проведите инструктаж со всем коллективом
Реагировать на просьбы, уговоры, указания инспектора – только единым способом — направить к координатору. Никаких ответов без согласования с ним. Никакой самодеятельности. Это правильно.
О любых обращениях инспектора, устных и письменных,- например, вручение уведомления о вызове на допрос,- все без исключения сотрудники обязаны незамедлительно сообщить ответственному за проверку.
Настройте себя и коллектив на правильный тон
Настроиться очень важно. Рассматривайте общение с проверяющими как вид деловых переговоров.
Не стоит развязывать маленькую войну с инспектором. Но и задушевные разговоры с проверяющими в курилках стоит исключить. Это один из способов сбора информации.
Рассмотрите возможность временной работы сотрудников из дома. Особенно ненадежных, суетливых и болтливых.
Каков вопрос, таков ответ
Следом за бывшими сотрудниками налоговики нередко переключаются на тех, кто трудится в компании. И хотя эти люди уже настроены на то, чтобы по-всякому защищать свою фирму, тем не менее допрос – не самое легкое для них испытание. «Очень тяжело удержаться и не сказать лишнего. Все дело в самой постановке вопросов. Чаще всего инспекторы изначально говорят в обвинительном ключе: «А вы знаете, что фирма занимается контрафактом?», «А вы в курсе, что она замешана в работе с однодневками? Очень мало людей в ситуации морального прессинга начнут обосновывать свою позицию и говорить, что организация не занимается подобными махинациями», – говорит юрист Юлия Перова.
Как помочь работникам пройти это испытание? Допрос свидетелей может проводиться как по месту нахождения налогового органа, так и в офисе компании. Поэтому если в ходе проверки запланировано «общение» с коллективом организации, лучше предоставить свое помещение для этих целей. Это позволит снизить влияние мероприятия на производственный процесс.
В то же время стоит морально подготовить коллектив ко встрече с инспекторами, объяснить, что свидетель не должен рассказывать подробно о деятельности фирмы, а отвечать кратко и четко на поставленные вопросы, без пространных пояснений. Руководитель компании должен учитывать, что большинство работников, попав в такую ситуацию, будут теряться и рассказывать больше, чем требуется. Поэтому целесообразно привлечь к этой процедуре квалифицированных юристов, способных оказать правовую помощь, тем более что это не запрещено Налоговым кодексом.
Допрос сопровождается составлением протокола, в который заносятся конкретные вопросы, которые были заданы инспектором, и ответы свидетеля. Необходимо проследить, чтобы содержание беседы было отражено верно. Чтобы убедиться в этом, следует дать прочитать протокол присутствующему юристу. Также разумно записать допрос на диктофон и прибегнуть к этому доказательству, если окажется, что в протоколе искажены показания инспектора или свидетеля.
«В большинстве случаев от сотрудников ждут информации о заработной плате. Зачастую именно эти сведения расходятся с данными отчетности. Но бывает, что допросы позволяют раскрыть схемы, с помощью которых компания уходит от налогов.
Так, один из элитных подмосковных отелей организовал следующую систему: сама гостиница, по критериям НК, может применять только традиционную систему налогообложения. Отель зарегистрировал еще одну организацию на УСН, перевел значительную часть персонала в эту фирму. Между компаниями заключили договор о предоставлении услуг по приготовлению пищи, уборке, обслуживанию, ремонту и пр. Таким образом экономилось до 10 процентов фонда заработной платы. Схема работала почти четыре года, пока специалисты инспекции не провели масштабную проверку и не допросили почти двести сотрудников. В итоге было доначислено 18 млн рублей налогов и штрафных санкций», – рассказывает юрист, специалист по финансовому праву Алексей Зайцев.
Важна любая поддержка
Очень полезно пригласить аудитора, или налогового консультанта, юриста. Для правовой, методологической и моральной поддержки. Такую профессиональную помощь оказывают различные консалтинговые фирмы. Желательно, конечно, об этом позаботиться заранее и иметь уже проверенную. Среди них встречается много теоретиков, рассуждающих и на словах разводящих любые проблемы, но на деле «не нюхавших пороху», и пожимающих плечами в случае действительно опасных ситуаций.
О налоговых рисках нужно помнить всегда. К этому вопросу стоит готовиться заранее. И часть сделок с точки зрения безопасности, в режиме спокойной работы, стоит прорабатывать заранее и обсуждать с партнерами-консультантами. Тогда к моменту проверки у вас будет свой человек, профессионализму которого вы доверяете, и он вас не подведет. Такой бесстрашный помощник!
Просто здорово, если такой человек есть у вас в штате!
А осадочек остался
Помимо самих работников, налоговики присылают повестки и контрагентам проверяемой .
Чтобы доказать неправомерность принятия к вычету НДС и прочих затрат, контролеры отделов выездных проверок с энтузиазмом разыскивают руководителей и рассказывают по бумажке о том, как руководили фирмой. Здесь чувствуется рука умудренных опытом юристов налогоплательщиков. В таких случаях дела рассыпаются, и решение о проверке признается незаконным», – говорит Алексей Зайцев.
Однако «под прицел» инспекторов попадают сотрудники всех организаций, с которыми заключала сделки проверяемая компания. И, естественно, контрагенты не испытывают восторга от внимания налоговиков к партнеру по бизнесу. Эти допросы болезненнее всего сказываются на делах фирмы, так как напрямую влияют на ее положение на рынке, репутацию и доходы.
Отштудируйте налоговый кодекс
Вопросы, касающиеся проведения налоговых проверок. Свои права. И обязанности. Права и обязанности инспектора. Что он имеет право делать, а что нет. Какие документы обязан предъявить инспектор при выполнении контрольных процедур и порядок их проведения. Какие нарушения допускаются при осмотре, допросе, инвентаризации, истребовании, выемке.
Перегибы и излишества и другие нарушения со стороны налоговиков вы вправе перечислить в жалобе и, ссылаясь на них, требовать признания результатов проверки недействительными.
Проконтролируйте проведение осмотра
ПРАКТИКА ПО ПОНЯТЫМ
Осмотр будет признан незаконным, если понятые: • сотрудники налогоплательщика (постановление 9ААС от 02.09.13 № А40-85714/12, постановление ФАС МО от 03.12.2010 № А40- 6293/10-13-36); • сотрудники инспекции (постановление ФАС ЗСО от 09.02.2010 по делу № А75-6187/2009); • фактически не участвовали в осмотре, а подошли только на подписание протокола (постановление ФАС СЗО от 07.02.2014 № А66-3086/2013).
Осмотр помещений в рамках выездной проверки в отличие от камеральной не требует специального (отдельного) решения налогового органа. В некоторых случаях осмотр обязателен (п. 6.5 письма ФНС России от 17.07.2013 № АС-4-2/12837), например при подозрениях в том, что компания ведет деятельность, которую не заявляла в учредительных документах. В осмотре вправе участвовать сам налогоплательщик, специалист и эксперт. Инспекторов всегда должен сопровождать ответственный сотрудник, чтобы зафиксировать возможное неправомерное поведение в протоколе. В ходе осмотра проверяющие могут производить фото- и видеосъемку, снимать копии с документов. Проверяющие имеют право знакомиться с документами, составляющими коммерческую тайну (п. 1 ст. 93, абз. 2 п. 3 ст. 102 НК РФ). Если сотрудники препятствуют проведению осмотра, это может быть квалифицировано как воспрепятствование законной деятельности должностного лица с последствием в виде административного наказания по ч. 1 ст. 19.4, ст. 19.7.6 КоАП РФ. В таких случаях инспекторы нередко возвращаются с подкреплением из правоохранителей и проводят выемки.
Осмотр компьютера.
Если компьютер остался включенным, ничто не помешает инспектору осмотреть содержимое технического устройства. В одном из недавних налоговых споров судьи пришли к выводу: действия по осмотру компьютеров законные, обоснованные и не нарушают права налогоплательщика. Проведение осмотра без изучения содержащихся в компьютере данных не отвечает целям его проведения, сам компьютер как техническое устройство не несет информации (постановление АС Восточно-Сибирского округа от 14.03.2017 по делу № А19-916/2016).
Оформление осмотра протоколом.
Каждое действие и нарушения проверяющих подробно отражайте в протоколе осмотра, указывайте свои комментарии и замечания. Налоговики не обязаны представлять копию протокола осмотра. Компания получит ее вместе с актом проверки (постановление АС Восточно-Сибирского округа от 14.03.2017 № А19-916/2016).
Пошерстите свои скрытые налоговые переплаты
Ищите, привлекайте аудиторов. Проведите в налоговом учете операции, которые вы опасались заявить в уменьшение налоговой базы. За три года . Например, по причине отражения в налоговой декларации убытка или возврата налога.
Или по причине разночтений правил в письмах Минфина и сложившейся судебной практики. Такие резервы точно есть у всех.
Настаивайте на их включении в расчет. В возражениях на акт проверки, на этапе досудебной процедуры, в судебном споре. Есть прецедент, когда налоговая проверка закончилась не недоимкой, а возвратом из бюджета.
Проконтролируйте законность выемки
ДОКАЗАТЕЛЬСТВА УНИЧТОЖЕНИЯ
• Указывать нужно: постановление ФАС Поволжского округа от 25.06.2014 по делу № А12-23096/2013); • Указывать необязательно: постановление ФАС Волго-Вятского округа от 30.11.2013 по делу № А31-13075/2012.
Выемка проводится на основании мотивированного постановления. Шаблон предусмотрен Приказом ФНС России от 08.05.2015 № ММВ-7-2/[email protected] Основной мотив для выемки — наличие у инспекции достаточных оснований полагать, что подлинники документов могут быть уничтожены, сокрыты, исправлены или заменены. При этом проверяющим недостаточно имеющихся в их распоряжении копий (п. 8 ст. 94 НК РФ). По вопросу о том, обязан налоговый орган указать в постановлении о выемке доказательства того, что есть вероятность уничтожения документов, или нет, судебная практика противоречива.
