Как заполнить отчет СЗВ-ТД при работе с электронными трудовыми книжками

С начала текущего года появилась обязанность у работодателей по сдаче сведений о трудовой деятельности (СоТД) сотрудников в электронном виде, так называемые, электронные трудовые книжки. Соответственно, вменено обязательство по регулярной сдаче указанных показателей в Пенсионный фонд Российской Федерации. При приеме и увольнении работников подается форма СЗВ-ТД не позднее второго рабочего дня с момента принятия сотрудника на работу. Учитывается именно дата приказа. Все остальные передаются не позднее 15 числа месяца, следующего за отчётным.

На предприятиях это обязанность в зависимости от комплектации штата возлагается либо на бухгалтера, либо на кадрового работника. Подробнее об ЭТК, о том, как их вести, как уведомить служащих, чтобы они могли сделать свой выбор, мы рассказывали в этой статье.

Здесь мы поговорим о возможности в 1С введения изменений «вручную». Это касается как данных до 2021 года, так и изменения или отмены ранее переданных в Пенсионный фонд СоТД сотрудников.

Регистрация трудовой деятельности: открытие формы

Для того, чтобы создать «Регистрацию трудовой деятельности» (РТД) надлежит в 1С:Бухгалтерия перейти в меню «Зарплата и кадры», раздел «Кадры». Далее «ЭТК».

В 1С:Зарплата и управление персоналом следует в меню выбрать «Кадры» и затем «Электронные трудовые книжки», а также через меню «Отчетность, справки».

Аналогичным образом, тем же путем происходит поиск окна в 1С:ERP.

Затем следует нажать кнопку «Создать» и выбрать специальный документ, который так и называется: «Регистрация трудовой деятельности».

У пользователя есть возможность выбрать определенную организацию, если версия выше базовой, а также конкретного служащего. Для этого нужно сделать выбор в выпадающем подменю в полях «Организация» и «Сотрудники» соответственно.

Также выбрать организацию можно и в открывшейся форме РТД.

Где и как посмотреть трудовую книжку в электронном виде

Для того, чтобы посмотреть на этот документ, нужно воспользоваться одним из следующих способов.

Сайт ПФР

Чтобы посмотреть на свою электронную трудовую книжку, можно использовать официальный сайт Пенсионного фонда России.

Шаг 1. Для этого, прямо со стартовой страницы ПФР нужно зайти в уже существующий аккаунт через Госуслуги или создать новый.

Шаг 2. В разделе «Электронная трудовая книжка

» кликнуть на надпись «Заказать справку о трудовой деятельности».

Шаг 3. Ставим галочку, после чего автоматически заполняется адрес электронной почти (из Гос.

Шаг 4. Информация появится на экране в течении 5 минут. Файл можно скачать на компьютер. Помимо этого, документ будет отправлен вам на эл. почту (проверьте).

У работодателя

Понятно, что вся информация об электронной книжке храниться в Пенсионном фонде России, но как эти данные туда попадают?

От работодателя. Поэтому вполне логично, что информацию из электронной ТК можно узнать у него. Однако, есть один нюанс – никто не имеет доступа к полной информации на книжке, кроме её владельца. Работодатель может предоставить данные только за тот период, в который гражданин работал именно у него, так как он просто не имеет доступа к другой информации.

Поэтому любой гражданин может решить – либо собирать выписки от всех работодателей по очереди, либо сразу получить выписку из Пенсионного фонда.

Изменение и добавление в РТД

Ошибки и описки совершаются достаточно часто, человеческий фактор никто не отменял. Соответственно, в 1С предусмотрено внесение изменений в СоТД работников. Для этого также необходимо открыть одноименную форму. При этом табличная часть будет пустой. Чтобы заполнить ее, следует нажать правую клавишу мыши и в выпадающем списке выбрать «Добавить».

Строка станет активной и можно будет выбрать служащего. Предположим, что надлежит ввести информацию о присвоение разряда. Следует отметить дату мероприятия, выбрать его вид:

прием,

запрет занимать должность,

перевод,

установление (присвоение),

переименование,

увольнение.

В рассматриваемом случае – это установление (присвоение). В столбце «Сведения» ввести: «Присвоение 7 разряда». Далее указать дату и номер приказа или иного распорядительного акта.

После ввода данных следует провести и закрыть документ, сведения попадут в форму СЗВ-ТД. Таким образом, фонд будет уведомлен о недостающих данных.

Предположим, что требуется внести изменения в уже переданную в ПФР информацию. В этом случае нужно также зайти в ЭТД, создать РТД, выбрать организацию. Далее нажать кнопку «Изменить». Откроются мероприятия для выбора. Определить конкретное мероприятие и нажать кнопку «Выбрать».

Отразится информация в таблице двумя строчками.

Первая строчка — это запись об отмене – в ней отражается дата отмены. А вторая строчка – это уточнение, например, изменение номера приказа.

Можно также изменить (уточнить) должность и другую информацию. Далее следует нажать клавишу «Провести и закрыть». В ПФР будет отправлены обе записи: переданная ранее и уточненная.

Что изменится в форме СЗВ-ТД с июля 2021 года

С 1 июля 2021 года вступает в силу Постановление Правления Пенсионного фонда № 769п, которое вводит несколько изменений в форму СЗВ-ТД. Вот какие именно:

1. Появится раздел «Сведения о работодателе, правопреемником которого является страхователь». Этот раздел должны будут заполнять правопреемники работодателей, снятых с учета в качестве страхователей.
2. Появится графа «Работа в районах Крайнего Севера / Работа в местностях, приравненных к районам Крайнего Севера». В ней необходимо будет указывать код РКС, либо МКС (если работники относятся к районам Крайнего Севера).
3. В графе «Код выполняемой функции» нужно будет в обязательном порядке писать пятизначный код в формате XXXX.X, соответствующий занимаемой должности и фактической работе сотрудника. Коды перечислены в Общероссийском классификаторе занятий. Например, код руководителя подразделения (управляющего) в строительстве 1323.3, а код официанта 5131.9.
4. Раздел «Отчетный период» исчезнет.

До 1 июля заполняйте форму по старым правилам.

Отмена ранее переданных СоТД

Предположим, в прошлом был осуществлен кадровый перевод работника и сведения были переданы в Пенсионный Фонд. Кадровый перевод осуществляется с помощью одноименного документа, который вызывается из меню «Зарплата и кадры» — «Кадровые документы».

Допустим был оформлен перевод служащего на другую должность: с оператора производственной линии на технолога.

Впоследствии выяснилось, что перевод был оформлен ошибочно. Следовательно, требуется отменить ранее переданные сведения.

В меню «Зарплата и кадры» следует перейти в «ЭТД» и там открыть форму «РТД». Далее следует нажать на кнопку «Создать», благодаря чему откроются мероприятия. Среди них нужно выделить требуемое и нажать кнопку «Выбрать».

Этот акт отразится в табличной части формы РТД. После чего нужно нажать клавишу «Провести и закрыть». При создании СЗВ-ТД для передачи в ПФ РФ эта запись отразится в отчете с признаком отмены.

Соответственно, Пенсионный фонд получит информацию и отменит ранее переданные сведения.

Переименование организации

В случае переименования предприятия информация об этом также заполняется через форму «РТД». Следует нажать клавишу «Переименовать» и в открывшемся окошке ввести требуемые изменения.

После этого нажать «Заполнить». В табличной части РТД появятся изменения в разрезе каждого работника.

После проведения документа в отчете отразятся все сотрудники с информацией о переименовании компании.

Таким образом, в статье рассмотрены основные моменты, связанные с регистрацией трудовой деятельности работников организации.

Когда ввели трудовую книжку нового образца, каковы ее особенности?

Современные рабочие книжки с новыми Правилами и Инструкцией были введены в начале 2004 года.

Основными новшествами, связанными с трудовой, являются:

• наличие активной защиты}
• требование строгого отчета}
• наличие специальных мест распространения}
• технологические новшества.

Прежде всего, акцент изменения таких документов был сделан на защиту от различного рода фальсификаций. Подделать книжку работника невероятно сложно, так как благодаря современным технологиям изготовление ее происходит из специального материала. Здесь присутствуют:

• химическая блокировка (защита)}
• водяной знак}
• специальные швы (для отсутствия возможности удаления страниц и других нарушений)}
• микроскопические волоски (ультрафиолет)}
• специальная надпись (ультрафиолет).

В новой трудовой количество страниц составляет сорок четыре. При всем этом приобрести книжку можно только в организациях, которые по закону уполномочены на данный вид деятельности (распространение).

Коротко о главном

Обобщая сказанное, можно выделить следующие моменты.

1. Форма «Регистрация трудовой деятельности» была введена в 1С для возможности ручного ввода документов, касаемо операций, произведенных до 2021 года, а также для внесения изменений. В частности, например:

в наименование организации,

для присвоения квалификации работника,

в дату и номер акта,

наименование должности и т.п.

1. Вызов формы осуществляется практически аналогично во всех решениях 1С. Через меню «Кадры».
2. РТД можно заполнить как по конкретному сотруднику, так и по группе работников.
3. Каждой операции соответствует своя кнопка:

данные до 2021 года,

переименовать,

изменить,

отменить.

Эти команды можно вызвать через кнопку «Еще».

1. После внесения данных надлежит провести документ. В этом случае при формировании отчета СЗВ-ТД они будут отражаться автоматически при выборе соответствующего периода и нажатии клавиши «Заполнить».

При обновлении версии все данные переносятся автоматически. При этом, если в ранней версии не существовало формы РТД, то при переносе данных происходит следующее:

система обнаруживает отчеты СЗВ-ТД, для которых нет соответствующих кадровых бумаг. То есть внесенные вручную изменения;

в программе автоматически создается РТД для таких данных.

Также стоит обратить внимание, что кадровый акт, информация из которого передана в ПФ РФ становится недоступным для внесения изменений. При этом перейти к его редактированию все-таки можно через кнопку «Еще». Однако, перепроведенный документ не меняет ранее созданный. Происходит формирование нового мероприятия.

Популярные вопросы

Естественно, все привыкли к обычной версии ТК, поэтому по поводу перехода на ЭТК у них возникает много вопросов. В этой части статьи будут рассмотрены самые главные вопросы.

Стоит ли переходить на электронную трудовую книжку?

Это всё зависит от конкретной ситуации. Если гражданин считает, что так ему будет удобнее, да и никаких рисков пострадать от того, что трудовой стаж будет насчитываться только с 2021 года, то тогда можно будет переходить на ЭТК.

Нужно смотреть на плюсы и минусы. Если положительные стороны ЭТК для гражданина перевешивают отрицательные, то тогда стоит подать заявление на замену.

У кого имеется доступ к электронной трудовой книжке?

Только двое лиц имеют доступ к электронной трудовой книжке – сотрудник и его работодатель. При этом у первого имеется полный доступ – он может узнать полную информацию – когда, где и сколько времени он работал, и так далее. У работодателя уровень доступа ограничивается только периодом времени, в котором гражданин работал на него. Он не может узнать, где человек работал раньше, если работник ему об этом не скажет.

Есть ли отличия в выписке состояния лицевого счета между бумажной и электронной версией?

На сайте Пенсионного фонда России можно найти две услуги, которые очень похожи друг на друга:

1. Извещение о состоянии лицевого счета в ПФР. Эта услуга существует уже очень давно.
2. Выписка из электронной трудовой книжки. Эта услуга появилась совсем недавно.

Извещение о состоянии лицевого счёта в ПФР представляет собой длинную бумагу с таблицей, в которой собрана информация обо всех перечислениях в Пенсионный фонд от всех работодателей гражданина. Разобраться в огромном количестве цифр сложно, однако благодаря этому можно будет примерно наметить размер будущей пенсии.

Выписка о состоянии лицевого счёта ничем не отличается в обеих версиях трудовой книжки. Форма и суть остаются такими же в обоих вариантах.

Какую книжку предъявлять при трудоустройстве?

Для того, чтобы ответить на этот вопрос, нужно знать, перешёл гражданин на ЭКТ или нет.

• Если не перешёл и продолжает пользоваться обычной бумажной трудовой книжкой, то в его жизни вообще ничего не меняется. Он продолжит жить как жил, работать, получать зарплату, набирать стаж. Книжка продолжит храниться у работодателя и не нужно будет ни о чём волноваться.
• Если перешёл, то книжка возвращается своему владельцу. Обычно так делают в тех случаях, когда работника увольняют, но в этот раз всё будет по-другому. То есть, трудовая книжка вернётся назад к работнику, но вместо записи об увольнении будет запись о переходе на ЭТК.

Елена Смирнова

Пенсионный юрист, готова ответить на ваши вопросы.

Задать мне вопрос

У обычных ТК трудовой стаж заканчивается в 2021 году, а у ЭТК в этот же год стаж только начинается. Из-за этого становится непонятно, какую лучше ТК использовать – старую или новую. Также такие люди волнуются за свои пенсии. Не стоит переживать. Чтобы доказать работодателю, что его стаж больше, чем указано в ЭТК, достаточно лишь показать старую трудовую книжку.

Насчёт пенсии тоже волноваться не стоит. Все данные о переводах сохраняются в Пенсионном фонде и продолжают там храниться даже после замены. Единственным исключением являются случаи, когда в ПФР происходят ошибки.

Немного о СЗВ-ТД

В связи с тем, что в текущем году электронные ТК – тема новая, надлежит напомнить ряд моментов.

1. Сейчас в программе 1С реализована возможность сразу при приеме на работу указывать в какой форме будет вестись ТК на работника: в электронной или в бумажной.

2. В связи с тем, что появилась новая обязанность сдавать СЗВ-ТД, то многих интересует вопрос штрафов за непредоставление или несвоевременное предоставление этого отчета. В том числе и за недостоверные данные, содержащиеся в нем.

Наказания за указанные нарушения урегулированы в статье 15.33.2 КоАП и статье 7 закона 27-ФЗ. Штраф составляет 500 руб. в отношении каждого работника, по которому не была предоставлена отчётность либо переданы неверные данные. Штрафовать начнутся с 1 января 2021 года.

До этого момента есть время привести всё в порядок. От штрафа будут освобождены работодатели, если в организации в рассматриваемом месяце не было сотрудников, которые были уволены, переведены, приняты на работу, получили новую профессию или квалификацию либо подали заявление о выборе варианта трудовой книжки.

Если при переносе базы, формировании отчетов и РТД у вас возникают затруднения, вы всегда можете обратиться к нашим специалистам или воспользоваться Базой знаний.

Этапы перехода на электронные трудовые книжки

1 этап — 2021 год

• Старые трудовые книжки ведут, как обычно, на бумаге.
• Форму новой трудовой новоиспечённый сотрудник вправе выбрать сам.
• Текущие работники должны письменно рассказать, с какой трудовой книжкой им важно остаться в следующем году. Вы, в свою очередь, должны уведомить их об этом в письменном виде до 31 октября. То есть написать уведоление и дать сотруднику под подпись.
• Работникам, которые выбрали электронный формат, отдают бумажную трудовую на руки. С 2021 года сведения о их трудовой деятельности формируются только электронно.

Пример уведомления о переходе на электронные трудовые книжки

Образец заявления работника на электронную трудовую:

Образец заявления с просьбой оставить бумажную трудовую:

2 этап — 2021 год

• Новые трудовые книжки оформляют только в электронном виде — выбора больше нет.
• Работникам, которые выбрали бумажный формат, продолжают вносить сведения в бумажную трудовую. При этом работодатель всё равно отчитывается о его стаже электронно, то есть по сути ведёт бумажную книжку одновременно с электронной.
• Работникам, которые не написали заявление совсем, тоже оставляют бумажную трудовую книжку и дублируют сведения в электронном виде.