Инвентарная книга учета объектов основных средств. Унифицированная форма N ОС-6б

Порядок и сроки проведения инвентаризации основных средств

Инвентаризация основных средств проводится в порядке, установленном приказом об учетной политике предприятия, а также в тех случаях, когда ее проведение является обязательным в соответствии с пп. 26 и 27 Положения по ведению бухучета от 29.07.1998 № 34н, то есть:

• при продаже основных средств;
• сдаче их в аренду;
• приобретении государственного или муниципального унитарного предприятия;
• смене материально ответственных лиц;
• выявлении фактов хищения;
• наступлении стихийных бедствий или пожаров;
• реорганизации компании;
• перед составлением годовой бухгалтерской отчетности (не реже 1 раза в 3 года, библиотечных фондов — 1 раза в 5 лет).

Инвентаризация может быть проведена внезапно, по инициативе руководителя организации для предотвращения фактов хищения. По степени охвата она может быть сплошной или выборочной, по методу проведения — натуральной (предполагающей непосредственное наблюдение наличия объектов учета) или документальной (проводимой по учетным регистрам фирмы).
Документальное оформление инвентаризации основных средств осуществляется с использованием унифицированных или разработанных самой организацией и закрепленных в ее приказе об учетной политике форм.

Каждый документ составляется в двух экземплярах, один из которых передается в бухгалтерию, другой — материально ответственному лицу.

Порядок оформления приказа на проведение инвентаризации ОС

Инвентаризация начинается с издания руководителем приказа о проведении инвентаризации основных средств. Для этого можно использовать форму ИНВ-22, утвержденную постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 № 88.

Скачайте бланк приказа по форме ИНВ-22.

В приказе указываются:

• место проведения инвентаризации;
• даты ее начала и окончания;
• председатель и члены комиссии;
• степень охвата инвентаризационных объектов;
• причина проведения инвентаризации;
• сроки сдачи документов в бухгалтерию.

В состав комиссии могут входить главный или иной ответственный бухгалтер, лицо, ответственное за сохранность основных средств, работники цеха, сотрудники администрации и т. д.
Приказ регистрируется в журнале учета приказов об инвентаризации ИНВ-23, утвержденном постановлением 88 и вручается под подпись председателю комиссии.

Скачайте образец приказа на инвентаризацию основных средств.

Перед проверкой фактического наличия и состояния основных средств необходимо просмотреть наличие:

• инвентарных карточек учета ОС (форма ОС-6), прочих учетных регистров на объекты ОС и правильность данных, занесенных в них;
• технических паспортов;
• документов на получение или сдачу ОС в аренду.

При необходимости учетные документы могут быть дополнены или откорректированы.

Назначение документа

Принятие ОС к учету происходит на основании инвентарной карточки по форме ОС-6. Малые организации вправе применить упрощенную систему регистров, сдавать менее сложную отчетность.

В связи с этим, предприятия небольших размеров могут не оформлять инвентарный документ на каждый актив, поступивший в компанию.

Компаниям с небольшим числом внеоборотных активов достаточно будет составить сводный журнал, фиксирующий все действия (принятие, перемещение, выбытие), совершенные с имуществом.

Данный вид документа именуется инвентарной книгой и имеет форму ОС-6б.

Инвентаризация осуществляется в компаниях особой комиссией, состав ее членов и сроки проведения обозначаются приказом директором.

Если в ходе работы комиссии обнаруживаются объекты основных средств, не принятые к учету или отсутствующие в нем, а также, если в первоначальных сведениях в инвентарной книге указаны неверные данные, то задачей комиссии является включение в опись правильных сведений. Заполняется опись по наименованию ОС в соответствии с их назначением.

Основные средства, находящееся за пределами территории предприятия, могут проверяться лишь после их возвращения. В случае, когда комиссией выявляются объекты ОС, непригодные для дальнейшего использования, они заносятся в специальную ведомость с фиксированием причины неисправности.

Учет основных фондов в небольших компаниях ведется на основании инвентарной книги. Здесь содержится информация как о наличии объектов ОС, так и об их передвижении.

Оформление ведомости о проведении инвентаризации

При проведении инвентаризации основных средств проверяется не только их наличие, но и другие важные характеристики, такие как:

• назначение,
• работоспособность,
• инвентарные номера,
• внешнее состояние,
• отсутствие каких-либо видимых дефектов.

Во время осмотра зданий, сооружений и других объектов недвижимости проверяются:

• основной строительный материал,
• этажность,
• общая и полезная площадь,
• год постройки и т. д.

У природных объектов проверяются: длина, глубина, протяженность.
По насаждениям — наличие и возраст.

Однотипные ОС, поступившие одновременно, указываются в ведомости с учетом количественных показателей.

Все выявленные данные заносятся членами комиссии в инвентаризационную ведомость ИНВ-1, утвержденную постановлением 88, или самостоятельно разработанную форму.

О требованиях к ведению журнала инвентарного учета

По заданному вопросу можно судить, что все требования к ведению журналов инвентарного учета на предприятии уже соблюдаются (прошивка, нумерация страниц, удостоверительная надпись на ­обороте и т.п.). Остается сделать лишь небольшое пояснение.

Понятие «инвентарный учет» используется в конфиденциальном делопроизводстве

, когда необходимо учитывать (идентифицировать в пределах документопотока и индексировать) не только сам документ, но и его носитель (лист, бланк, скрепленный или сброшюрованный многостраничный документ, формат, форму и т.п.
внешние признаки
документа).

Если речь идет о научно-технической документации промышленного предприятия, то в понятие «учет инвентарный» входит фиксирование состава и сведений о конфиденциальной технической документации

, о сброшюрованных документах, документах выделенного хранения и других документах на любом носителе,
не включаемых в номенклатуру дел
; на инвентарный (списочный, перечневый учет по номерам по порядку) ставятся носители информации (документы предварительного учета), а также законченные делопроизводством дела (дела с исполненными документами), сами учетные журналы и картотеки. Это необходимо для аналитической работы по защите информации:

• фиксирования исходных и рабочих сведений о документе, его комплектности и целостности всех элементов;
• контроля местонахождения документов и доступа к ним работников предприятия;
• проверки реального наличия документов;
• для проведения аналитической работы по изучению и проверке осведомленности работников с содержанием документов.

Учет конфиденциальных документов, в том числе и инвентарный, ведется централизованно

службой безопасности (службой делопроизводства или отделом по работе с технической документацией, если им поручен конкретный участок работы с соответствующими ­конфиденциальными документами) и включает следующие операции:

• индексирование документов,
• первичную регистрацию исходных сведений о документе, ведение журнала или формирование картотек (баз данных),
• ежедневную проверку правильности регистрации документов и их наличия.

При этом из журнала (картотеки или базы данных) на носитель / документ переносится порядковый номер инвентарного учета носителя, который оформляется в правом верхнем углу документа или его титульного листа (если документ сброшюрован и имеет обложку). Он называется грифом инвентарного учета

, поскольку в нем кратко фиксируется и соответствующий гриф ограничения доступа по виду тайны (степени конфиденциальности).

Для чего нужна сличительная ведомость?

После завершения обхода комиссия сверяет данные ведомости ИНВ-1 с показателями, отраженными в регистрах бухгалтерского учета.
Все выявленные расхождения между ними заносятся в сличительную ведомость результатов инвентаризации основных средств ИНВ-18, утвержденную постановлением 88, или аналогичную ей форму, разработанную организацией.

Все неучтенные объекты ставятся комиссией на бухгалтерский учет, а по неверно отраженным ОС вносятся необходимые корректирующие записи.

Постановка на учет вновь выявленных объектов производится по действующим рыночным ценам. Степень износа объекта определяется с учетом его фактического состояния. Эти изменения оформляются внутренними актами предприятия.

При выявлении фактов модернизации или ликвидации объектов ОС, которые не были отражены в бухгалтерском учете, в нем делаются корректировочные записи, отражающие увеличение или уменьшение их балансовой стоимости.

По объектам, которые в результате проведенных доработок изменили свои технические характеристики, в опись вносятся новые данные.

По основным средствам, вышедшим из строя и не подлежащим восстановлению, а также по объектам, находящимся в аренде или на ответственном хранении, составляются дополнительные описи.

Те объекты ОС, по которым не было обнаружено каких-либо расхождений, в сличительных описях не отражаются.

Выписка из инвентарной книги учета основных средств

Изменение первоначальной стоимости с момента ввода объектов в эксплуатацию не производилось.
Рассчитать амортизацию за сентябрь 2005 года всеми возможными способами. Задача 3.9

Учетной политикой ООО «Мастер» предусмотрено, что затраты на ремонт основных средств отражаются в периоде их произведения в полной сумме и включаются в себестоимость выпускаемой продукции.

17 ноября 2005 года по приказу руководителя производится ремонт здания цеха, осуществляемый хозяйственным способом. Во исполнение приказа:

• отпущены материалы на ремонт здания на сумму 36 000 руб.;
• начислена заработная плата работникам, осуществляющим ремонт – 42 000 руб.;
• ЕСН с заработной платы работников – 26%;
• при ремонте использован инвентарь, амортизация по которому составила 360 руб.

Отразить операции по производству ремонтных работ в бухгалтерском учете ООО «Мастер». Задача 3.10

Учетная политика ООО «Дельта» содержит пункт, согласно которому затраты на ремонт включаются в себестоимость текущего периода в полной сумме осуществленных расходов.

10 февраля 2006 года акцептован счет ремонтной организации «Капиталпромэнерго» за проведение ремонта станков основного производства на сумму 134 000 руб. + НДС 18%.

Оформить проведение ремонтных работ в учете «Дельты» бухгалтерскими записями.

Задача 3.11

Учетной политикой ООО «Промснабсбыт» предусмотрено включение затрат на ремонт в состав расходов будущих периодов с ежемесячным списанием стоимости ремонтных работ на текущие затраты в течение срока, утвержденного руководителем.

18 февраля 2006 года ООО «Промснабсбыт» перечислило с расчетного счета ремонтной организации за проведение ремонта оборудования 193 520 руб. в том числе НДС 18%.

25 февраля подписан акт о приемке «Промснабсбытом» выполненных ремонтной организацией работ на сумму перечисленного аванса. По приказу руководителя стоимость ремонтных работ подлежит списанию на счета учета общепроизводственных расходов в течение 10 месяцев, начиная с 01 марта 2006 года.

Произвести бухгалтерское оформление фактов хозяйственной деятельности на счетах бухгалтерского учета. Задача 3.12

Учетной политикой ЗАО «Мираж» предусмотрено ежегодное создание резерва под предстоящий ремонт основных средств исходя из сметы на проведение ремонтных работ. На 2005 год смета утверждена руководителем на сумму 120 000 руб.

В ноябре для производства ремонта вспомогательному цеху были отпущены материалы на сумму 20 000 руб.;

• начислена заработная плата рабочим цеха, осуществляющим ремонт в сумме 50 000 рублей + единый социальный налог – 26%;
• при ремонте использовано оборудование, амортизация по которому составила 2 000 руб.
• кроме того, приняты услуги субподрядчика за сварочные работы, необходимые для ремонта, на сумму 17 000 руб. + НДС 18%.

Отразить хозяйственные операции в учете ЗАО «Мираж» за 2005 год. Задача 3.13

По приказу руководителя ЗАО «Восход» произведена реконструкция служебного автомобиля ГАЗЕЛЬ с заменой двигателя и коробки передач. Для проведения реконструкции были закуплены двигатель на сумму 9800 руб. + НДС 18% и коробка передач на сумму 3400 + НДС 18%. Сумма вознаграждения привлеченного по договору подряда специалиста по замене двигателя составила 4 000 руб. + ЕСН 23,1%. В результате реконструкции увеличен срок полезного использования автомобиля на 1 год.

Оформить хозяйственные операции бухгалтерскими записями. Задача 3.14

По приказу руководителя ООО «Закат» производится ликвидация металлорежущего станка, первоначальная стоимость которого составила 26 000 руб., сумма начисленной амортизации к моменту ликвидации – 24 600 руб. В целях демонтажа станка привлечена сторонняя организаций, работы которой обошлись «Закату» в 1200 руб. + НДС 18%. В результате ликвидации на склад получены материалы, рыночная стоимость которых – 270 рублей.

Произвести бухгалтерское оформление хозяйственных операций. Задача 3.15

ЗАО «Дом прессы» продает ООО «Газета» печатный станок бывший в употреблении за 61360 руб. (в том числе НДС 18%.)

Первоначальная стоимость станка составляет 64 000 руб., сумма начисленной амортизации к моменту продажи – 28 000 руб.

За демонтаж станка рабочим начислена заработная плата в сумме 5300 руб., ЕСН – 26%.

Отразить хозяйственные операции ЗАО «Дом прессы» бухгалтерскими проводками, сформировать финансовый результат от продажи станка. Задача 3.16

По договору простого товарищества в общее имущество вносится основное средство, первоначальная стоимость которого составляет 29 000 руб., сумма начисленной амортизации – 11 000 руб. Участниками вклад оценен в 22 000 руб.

Произвести бухгалтерское оформление фактов хозяйственной деятельности на счетах бухгалтерского учета. Задача 3.17

По результатам инвентаризации выявлены следующие факты:

1) обнаружен неучтенный фрезерный станок. Первоначальная стоимость трех аналогичных станков на предприятии составляет 75 000 руб. Сумма начисленной амортизации по аналогичным станкам соответственно составляет 25 000, 27 000, 23 000 в зависимости от момента ввода объекта в эксплуатацию. Рыночная стоимость аналогичного станка – 52 000 руб.

2) обнаружена недостача ксерокса первоначальной стоимостью 37 500 руб., сумма начисленной амортизации к моменту инвентаризации составила 26 200.

Недостача отнесена на материально-ответственное лицо, причем к взысканию предъявлена рыночная стоимость недостающего ксерокса, равная 15 000 руб. Сумма недостач удержана из заработной платы материально – ответственного лица равными долями в течение 3 месяцев. Задача 3.18

На 01.11.2004г. на балансе ООО «Алкан» числятся основные средства, поименованные в таблице 7.

Таблица 7

Информация по основным средствам ООО «Алкан» на 01.11.2004г.

Амортизация по объектам начисляется линейным методом.

На 31 декабря 2004 года руководство «Алкана» принимает решение о проведении переоценки объектов ОС с коэффициентом 1,15.

03.02.2005г. «Алкан» по договору купли-продажи приобретает лабораторное оборудование стоимостью 50 000 руб. + НДС 18%. Транспортные расходы, связанные с приобретением оборудования составили 700 руб. + НДС 18%. Услуги по испытанию оборудования, выполненные сторонней организацией, составили 3200 руб. + НДС 18%.

Оплата стоимости оборудования произведена с расчетного счета 05.02.05г. Ввод в эксплуатацию оборудования оформлен 06.02.05, а оплата прочих услуг, связанных с приобретением объекта – 08.02.05.

31.03.2005г. принято решение о переводе металлорежущего станка на консервацию без ограничения срока с 01.04.2005г.

25.04.2005г. в связи с поломкой принято решение о ликвидации деревообрабатывающего станка. Затраты по ликвидации составили: заработная плата персонала – 2000 руб., ЕСН – 26%. В результате разборки станка оприходованы на склад материалы стоимостью 14000 руб.

14.06.2005г. по договору мены приобретается ксерокс, в счет оплаты которого отгружается продукция, цена реализации которой составляет обычно составляет 31 860 руб. (в том числе НДС 18%), а себестоимость 24 000 руб. (Операции по отгрузке-поставке осуществлены единовременно).Затраты по подключению ксерокса и установке драйверов, оплаченные через подотчетное лицо (к авансовому отчету приложен кассовый и товарный чек, НДС не выделен) составили 1500 руб. Ввод ксерокса в эксплуатацию оформлен 17.06.2005г.

17.07.2005г. через подотчетное лицо приобретен лазерный принтер для использования в отделе кадров (к отчету приложен кассовый чек, накладная и счет-фактура) стоимостью 9440 руб. (в том числе НДС 18%). В этот же день принтер введен в эксплуатацию.

19.09.2005г. в погашение задолженности перед поставщиком материалов в сумме 16 520 (в том числе НДС 18%) передана числящаяся в учете мебель. Затраты по доставке мебели до поставщика (соглашением об отступном предусмотрена доставка силами Алкана), оплаченные Алканом с расчетного счета в адрес сторонней организации составили 500 руб. + НДС 18%.

07.10.2005г. для дооборудования компьютера приобретен пишущий CD-ROM, оперативная память и внутренний вентилятор общей стоимостью 4000 + НДС 18%.

Выплаты по договору подряда системному администратору, производящему дооборудование, составили 1 000 руб. + ЕСН 26%. Принятие в эксплуатацию реконструируемого объекта произведено 10.10.2005г., при этом срок эксплуатации компьютера увеличен на 1 год.

Отразить все хозяйственные операции на счетах бухгалтерского учета за период с ноября 2004 по 31.12.2005г. ^

Как оформить акт по результатам инвентаризации

После проведения осмотра всех объектов, составления описей и отражения выявленных расхождений между данными учета и осмотра оформляется акт о результатах инвентаризации основных средств.
Форму акта предприятие может разработать самостоятельно или воспользоваться формой, которая утверждена приказом Минфина от 30.03.2015 № 52н, форма по ОКУД 0504835.

Обратите внимание! Несмотря на то что эта форма была разработана для учреждений и органов госвласти, запрета на ее использование другими субъектами нет.

Инвентаризационную опись основных средств по форме ИНВ-1 скачайте тут.

При заполнении этой формы указываются:

• состав комиссии;
• материально ответственное лицо;
• дни начала и завершения проведения инвентаризации;
• номера и даты ведомостей, актов и сличительных описей.

В нем делаются отметки о результатах проделанной работы, даются полные характеристики обнаруженных разногласий в количественном и стоимостном выражении с указанием причин их появления.
К акту прикладываются: ведомости, сличительные описи, объяснительные записки материально ответственных лиц.

При заполнении этой формы указываются:

• состав комиссии;
• материально ответственное лицо;
• дни начала и завершения проведения инвентаризации;
• номера и даты ведомостей, актов и сличительных описей.

В нем делаются отметки о результатах проделанной работы, даются полные характеристики обнаруженных разногласий в количественном и стоимостном выражении с указанием причин их появления.
К акту прикладываются: ведомости, сличительные описи, объяснительные записки материально ответственных лиц.

Скачайте образец акта по результатам инвентаризации основных средств.

В том случае, если комиссией не было выявлено никаких расхождений между учетными и фактическими данными, в акте делается запись об их отсутствии.