Документы по требованию налоговой на... флэшке? ФНС установит требования к сканам документов, представляемых в налоговые органы

С какими форматами умеет работать налоговая

Порядок представления документов через интернет регламентируется приказами ФНС РФ от 17.02.2011 N ММВ-7-2/[email protected] и от 29.06.2012 N ММВ-7-6/[email protected] Есть простое правило: получили электронное требование — представьте документы в электронной форме. Бумажные оригиналы в этом случае сканируются и заверяются перед отправкой, а электронные выгружаются из сервисов обмена вместе с файлами электронной подписи.
Перед тем, как загрузить документы в спецоператора, следует проверить форматы. Налоговая умеет работать только с тремя форматами. Скан-копии должны быть в tiff или jpg, а электронные оригиналы в формате xml.

Отправьте документы

Нажмите «Отправить».

Как сформировать еще одно представление, если документы уже отправлены?

Дождитесь квитанции о приеме. Состояние отправленных документов можно определить по статусу в списке файлов или в документе.

Если пришел отказ, измените данные в загруженных документах, например, порядковый номер. Отправьте представление еще раз.

Несовершенства действующего законодательства

Все электронные документы условно делятся на формализованные и неформализованные. Формализованными признаются те, форма и формат которых утверждены нормами действующего законодательства. К таким относятся электронные счет-фактура, товарная накладная ТОРГ-12 и акт выполненных работ. Все остальные документы признаны неформализованными.
Для формализованных документов определен формат xml. В случае счетов-фактур в обязательном порядке, для первички – рекомендация. Если вы используете накладную или акт не в xml, то такой документ автоматически становится неформализованным.

Представление формализованных документов не вызывает проблем. Что делать с документами, которые были созданы и получены, например, в doc, pdf, xls или др., сегодня большой вопрос.

Требования к файлу

Единый портал государственных услуг, который на сегодняшний день позволяет компаниям решить многие свои вопросы не выходя из офиса, принимает сканированные документы, которые соответствуют определенным требованиям. Так, оцифровка бумаги должна включать в себя формирование электронных копий документов в формате TIFF, PDF. Кроме того, страницы, содержащие черно-белые и серые иллюстрации, сканируются в режиме 8-bit Grayscale (256 градаций серого) с разрешением 150 DPI или 300 DPI. Учтите, что страницы, содержащие цветные иллюстрации, сканируются в формате RGB (цветной режим) с разрешением 150 DPI или 300 DPI. Настройки яркости и контрастности производятся для достижения наилучшего результата в части четкости и цветности изображения и для оптимальной эффективности распознавания типографского текста. К тому же сканы должны открываться на просмотр стандартными средствами, предназначенными для работы с ними в среде операционной системы MS Windows 2000/XP/Vista/7/8 без предварительного вывода на экран каких-либо предупреждений или сообщений об ошибках. Не допускается в файлах устанавливать опцию запрета печати содержимого, также нельзя делать в них защиту паролем на открытие.

Обратите внимание

В письме ФНС от 9 февраля 2021 года № ЕД-4-2/[email protected] указано, что на сегодняшний день возможность отправки документов в xml-формате установлена только для некоторых видов бумаг. В том числе для счетов-фактур; журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур; книги покупок и книги продаж и дополнительных листов к ним, если они есть.

Учтите, в качестве основных форматов представления цифровых образов отсканированных документов должны использоваться TIFF и PDF. Использование других форматов не рекомендуется. Документы, состоящие из нескольких страниц, должны сканироваться в многостраничном режиме. То есть после оцифровки должен получиться один файл, содержащий образы всех страниц документа. В случае если документ состоит из одной бумажной страницы, допускается использовать формат JPEG. Формат PDF применяется для полного представления документа в электронном виде.

Поиск решения

К сожалению, действующее законодательство России никак не регламентирует процесс представления неформализованных электронных документов по требованию. Рассмотрим пример. У нас истребуют договор, который был создан и подписан в формате doc. Мы выгружаем его из сервиса обмена вместе с файлами электронной подписи (ЭП). Всего получится три файла: тело документа, файл нашей подписи и файл подписи контрагента. Отправить через спецоператора в таком виде не можем, т. к. наш документ не в xml. Что делать?

Преобразовать в нужный формат. Теоретически с помощью какого-нибудь конвертера можно из doc сделать jpg, tif или xml. Тут же появится множество вопросов. Что мы получим таким преобразованием? Копию электронного договора? Допустим. А сможем ли мы ее отправить? Приказ ФНС РФ N ММВ-7-6/[email protected] упоминая tif и jpg, явно указывает на скан-копии бумажных оригиналов. Утвержденного xml-формата для договора нет, значит, такой документ налоговая просто не сможет проверить. Также не понятно, что делать с файлами ЭП в этом случае. Вариант однозначно не подходит.
Преобразовать в нужный формат через сканирование. Распечатать документ, заверить его собственноручной подписью руководителя и печатью организации, затем сделать скан в нужных tif или jpg. Вот только в этот раз получится копия с копии и непонятно, что делать с файлами ЭП.

Технически оба варианта реализуемы, но на практике не проверены.

А если в суд?

В практике судебного разбирательства по этой теме — перспективы печальные. Есть немного решений региональных судов, в основном прошлых лет, поддержавших налогоплательщиков. Но при существовании широкой нормы – «вне рамок налогового контроля» — и заявления налогового органа об «обоснованной необходимости» — в вопросе истребования документов, суды, в основном, занимают сторону налоговиков.

Если срок проверки истек, законно ли требование? — Законно, — считает суд.
Если в требовании не указаны конкретные реквизиты запрошенных документов, нужно его исполнять? — Обязательно, решает суд. – Инспектор может ими не располагать.
Разве правомерны запросы по цепочке контрагентов? – Правомерны, отвечает суд.
Является ли законным требование, если из его содержания непонятно в рамках какой процедуры налогового контроля оно выставлено? – Требование законно. – заключает суд. — Это нарушение при заполнении требования носит формальный характер и не пресекает полномочия налоговой получать документы и информацию.

Судебные органы относят оценку обстоятельств, решения по срокам и объему истребуемых документов исключительно к компетенции налоговой инспекции, проводящей проверку. Вот так.

Понятное дело, что каждая компания, исходя из своей ситуации и анализа возможных рисков, сама принимает решение – как реагировать на полученное требование и стоит ли возбуждаться до судебного разбирательства.

Возможно, по диким решениям и миллионным штрафам за непредставление документов стоит идти в суд и отстаивать свою позицию.

Ответственность

Отказ от представления затребованных документов или непредставление их в установленные сроки признаются налоговым правонарушением и влекут ответственность, предусмотренную статьей 126 НК РФ – 200 рублей за каждый непредставленный документ и статьей 129.1 НК РФ за непредставление пояснений – штраф 5000 рублей, за повторное нарушение – 20 000 рублей.

Если в течение 12 месяцев вы уже попадали на статью 126 НК РФ, размер штрафа может быть увеличен вдвое и составит 400 руб. (200 руб. х 2) за каждый непредставленный (несвоевременно представленный) документ (п. 2, 3 ст. 112, п. 4 ст. 114 НК). При существенном документообороте это немало.

Подбор документов для ФНС путем загрузки с диска

По кнопке Загрузить с диска

у пользователя появляется выбор (рис. 5):

по команде Сканированный документ –
загрузить файлы с изображениями (сканированные документы);
по команде Документы из другой базы
– загрузить архив с изображениями или xml-файлами, выгруженными из другой базы.

Рис. 5. Варианты загрузки файлов с диска

Загрузка сканированных документов

Команда Загрузить с диска – Сканированный документ

используется в том случае, если сканированные документы не были присоединены к документам информационной базы заранее. При этом открывается стандартный диалог выбора файлов с диска (рис. 6).

Рис. 6. Выбор файла с диска

Выбранные сканированные документы включаются в ответ на требование по кнопке Открыть

. При этом открывается форма
Подготовка документа к отправке
, где выбранные документы следует предварительно обработать следующим образом (рис. 7):

добавить страницы скан-документа, если документ многостраничный (кнопка Добавить
);
заполнить поле Наименование, реквизиты или иные признаки документа-источника
. Можно ввести вручную реквизиты документа или выбрать документ из информационной базы, используя кнопку подбора;
Читайте также: Код вычета 601 в справке 2 ндфл
заполнить поле Наименование, реквизиты или иные признаки документа-основания (необязательно)
, если добавляемый документ имеет документ-основание (договор, счет на оплату или иной первичный документ, подтверждающий возникновение договорных отношений между участниками сделки);
в поле Подпись нотариуса
выбрать файл электронной подписи нотариуса, если электронный документ содержит такую подпись (например, документ, связанный с регистрацией юридического лица (ИП), доверенность и др.).

Рис. 7. Подготовка сканированного документа к отправке

После заполнения обязательного описания документа следует нажать на кнопку Добавить в ответ на требование

(рис. 7).

При этом открывается форма Пункт требования

, где необходимо указать пункт исходного требования из pdf-файла, в ответ на который отправляется сканированный документ (рис. 8).

Рис. 8. Пункт требования

По кнопке ОК

данные о документе будут сохранены в форме ответа на требование.

Загрузка архива документов из другой базы

Если xml-документы или сканированные документы, которые необходимо отправить в ответ на требование ИФНС, находятся в другой информационной базе, то их можно выгрузить из этой базы в специальный архивный файл (файл обмена), а затем загрузить в ту информационную базу, откуда готовится ответ на требование.

Для загрузки документов из другой базы следует нажать на кнопку Загрузить с диска

и выбрать команду
Документы из другой базы
(рис. 9).

Рис. 9. Загрузка документов из другой базы

При этом появляется форма, где по кнопке Загрузить

можно выбрать один из двух вариантов загрузки:

Загрузка xml-документов 1С-ЭДО или 1С-Такском из другой базы.
Загрузка сканированных документов из другой базы
.

При выборе первого варианта появляется форма загрузки электронных документов из пакета обмена и открывается стандартный диалог выбора файлов с диска. Архивный файл следует выделить и выбрать по кнопке Открыть

В форме загрузки электронных документов отображается список xml-файлов из архивного файла. Необходимые документы следует пометить флагами и добавить в ответ на требование, предварительно указав пункт исходного требования из pdf-файла.

При этом загружаются не только сами xml-документы, но и файлы электронных подписей к ним.

При выборе второго варианта Загрузка сканированных документов из другой базы

появляется форма загрузки сканированных документов из внешнего источника и открывается стандартный диалог выбора файлов с диска. Файл обмена следует выделить и выбрать по кнопке
Открыть
.

В форме загрузки сканированных документов из внешнего источника будет отображен список сканированных документов из файла обмена, которые можно поместить в ответ на требование.

Реквизиты сканированного документа и его изображение можно просмотреть в отдельной форме, которая открывается двойным щелчком мыши.

Необходимые документы следует пометить флагами и добавить в ответ на требование, предварительно указав пункт исходного требования из pdf-файла.

Для редактирования реквизитов и иных признаков документа, а также документа-основания достаточно двойного щелчка мыши по строке документа. При этом открывается форма редактирования документа, как на рисунке 7, где можно выполнить необходимые корректировки.

Советы

Храните всю переписку с налоговой: свои пояснения, сопроводительные письма с реестрами представленных документов с отметками (квитанциями, протоколами) о принятии, копии требований. При увольнении ответственных сотрудников папку с перепиской с налоговой передавайте по акту приема-передачи в составе основных документов.
По затребованным документам оцените правомерность требования, цель запроса и просчитайте риски.
Постарайтесь не конфликтовать с налоговой, мирно решить вопрос о представлении документов. Помните, что инспектор тоже может ошибаться.
При получении требования и при составлении ответа еще раз загляните в Налоговый кодекс. Статьи 88,93,93.1 вас поддержат. (и возможно, поможет эта статья)))
Подкрепляйте все свои действия, и особенно противодействия, нормами налогового права. Даже если и не пойдете в суд.
Фиксируйте свои заявления и возражения в письменном виде и направляйте в инспекцию.
Помните о негативной судебной практике по данной теме. Но если цена вопроса того стоит – вам удачи!

Надеюсь, что было полезно.

Желаю спокойной работы, без потрясений и без требований!

Подготовка к сканированию документов

Чтобы сканирование документов получилось максимально эффективным необходимо к нему тщательно подготовиться.

Прежде чем приступить непосредственно к сканированию необходимо провести разброшюровку документации, удалить скобки и скрепки и т.д. Если разброшюровка принципиально невозможна можно отсканировать такие документы на специальном сканере.

На завершающем этапе подготовки документов к сканированию проводится упорядочивание бумаг по содержанию, структурным подразделениям, хронологии и т.д.

Редактирование ответа на требование ФНС о предоставлении документов

В результате подбора документов (тем или иным способом) в форме ответа на требование заполняется табличная часть Представляемые документы

Для редактирования табличной части следует выделить строку (строки) и воспользоваться кнопками командной панели, расположенными над табличной частью (рис. 16):

Изменить
– для редактирования строки документа;
Удалить текущий элемент
– для удаления строки документа из ответа на требование или целиком пункта требования со всеми строками документов;
Изменить пункт требования –
для изменения номера пункта требования;
Переместить текущий элемент…
– для перемещения строки документа вверх или вниз внутри группы пункта требования. Чтобы переместить документ в другой пункт требования, просто перетащите его, удерживая кнопку мыши.

Рис. 16. Готовый ответ

Некоторые особенности представления электронных документов в налоговую