Отправлять в командировку сотрудников порой приходится не только крупным корпорациям, но и представителям малого бизнеса. И, разумеется, расходы на проезд и проживание откомандированного в интересах компании в другой город или даже в другую страну работника оплачивает работодатель. К сожалению, для организаций, применяющих упрощенную систему налогообложения со ставкой 6 %, никаких льгот при расчете единого налога такие затраты не обеспечат. Если же речь идет об «упрощенце» с объектом «доходы минус расходы», то, как и компании на ОСНО, они могут учесть такие затраты при определении налоговой базы.
Общие положения о командировках
Работников каких категорий работодатель вправе направлять в командировку?
Организация вправе направлять в командировку только работников, состоящих в трудовых отношениях с работодателем (в т. ч. совместителей, иностранных работников), за исключением отдельных категорий граждан, а именно:
- беременных женщин (ч. 1 ст. 259 Трудового кодекса РФ);
- работников в период действия ученического договора, за исключением случаев, когда командировка связана с ученичеством (ч. 3 ст. 203 Трудового кодекса РФ);
- работников, которые не достигли 18 лет, исключение — творческие работники и спортсмены;
- инвалидов, если это противоречит их индивидуальной программе реабилитации;
- кандидатов, зарегистрированных на участие в выборах;
- граждан, которые работают на основании гражданско-правовых договоров;
- работников других организаций (например, которые выполняют работы или оказывают услуги по договору аутсорсинга);
- отдельные категории работников, если они не дали на командировку письменного согласия (или если дали такое согласие, но командировки запрещены им медицинским заключением).
Подтверждение:ст. 166,ч. 2 ст. 287,ч. 8 ст. 11Трудового кодекса РФ,п. 2 Положения, утв. Постановлением Правительства РФ № 749 от 13 октября 2008 г.,письмо Минфина России № 03-03-04/1/844 от 19 декабря 2006 г.
Должна ли организация получать письменное согласие работника на направление его в командировку?
Организация должна получать письменное согласие, если в командировку направляются: – женщины, которые имеют детей в возрасте до трех лет; – матери (отцы), воспитывающие детей до пяти лет без супруга (супруги); – работники, которые имеют детей-инвалидов; – работники, которые ухаживают за больными членами семьи (при наличии медицинского заключения).
При этом направить таких работников в командировку (с их письменного согласия) можно, только если это не запрещено им в соответствии с медицинским заключением.
Получая письменное согласие на командировку, работника необходимо письменно уведомить о том, что он вправе отказаться от командирования. Поэтому в данном случае целесообразно оформить единый документ, который будет сочетать в себе и уведомление о возможности отказаться от командирования, и возможность дать согласие. Таким документом может быть уведомление о направлении работника в командировку (см. бланк «Уведомление о направлении в командировку работника, который вправе от нее отказаться»).
Какие гарантии предоставляются командированному работнику?
Работнику, который направлен в командировку, предоставляются предусмотренные трудовым законодательством гарантии, а именно: – сохранение места работы (должности); – сохранение среднего заработка на время нахождения в командировке; – возмещение расходов, связанных с командировкой (расходов на проезд, наем жилья, суточных и др.).
Указанные гарантии распространяются и на совместителей (как внутренних, так и внешних). При этом совместителю средний заработок за время нахождения его в командировке нужно сохранять только у того работодателя, который направил его в командировку. Если же работник направлен в командировку одновременно как по основному месту работы, так и по совместительству, средний заработок нужно сохранять у обоих работодателей. Возмещение расходов по командировке в этом случае распределяется между работодателями по соглашению между ними.
На какой срок организация вправе направлять работника в командировку по России?
Этот срок работодатель определяет самостоятельно с учетом объема, сложности и других особенностей служебного поручения.
Срок, на который работник направляется в командировку, нужно указать в командировочных документах, которые подписывает руководитель (или уполномоченное им на это лицо). А именно: – в приказе о направлении работника в командировку; – в командировочном удостоверении; – в служебном задании.
Максимальный срок нахождения работника в командировке по России законодательством не установлен. Исключение — иностранные работники. В отношении них определение максимального срока нахождения в командировке имеет свои особенности (п. 6 ст. 13 Федерального закона № 115-ФЗ от 25 июля 2002 г., приложение к Приказу Минздравсоцразвития России № 564н от 28 июля 2010 г.).
Подтверждение:п. 4 Положения, утв. Постановлением Правительства РФ № 749 от 13 октября 2008 г.,письмо Минфина России № 03-03-06/1/304 от 28 апреля 2010 г.
Собираетесь в командировку? Рассказываем о правилах, гарантиях и компенсациях
Служебные командировки в том числе затронут изменения в новой редакции Трудового кодекса Республики Беларусь, который вступит в силу 28 января 2021 года.
Согласно Трудовому кодексу Республики Беларусь, служебной командировкой считается поездка работника по распоряжению нанимателя на определенный срок в другую местность для выполнения служебного задания вне места его постоянной работы. У такой формы работы есть свои правила, а работник, ее выполняющий, имеет определенные гарантии и право на компенсации затрат.
Изменения, предусмотренные новой редакцией ТК
Изменение №1
Оно коснется формы командировочного удостоверения. В частности, как оно должно выглядеть, теперь будут решать наниматели каждой конкретной организации. Ранее за форму командировочных листов отвечало Министерство финансов Республики Беларусь.
Изменение №2
Таким изменением станет введение компенсации за отъезд в командировку и прибытие из нее в выходной день работника.
В настоящее время командированным работникам компенсации также предоставляются, но только в случае направления их в командировку для выполнения работы в свой выходной день. А если работник вынужден отправиться в командировку в выходной день, но в этот день не выполняет порученную работу (находится в пути), тогда каких-либо компенсаций или дополнительных гарантий, кроме оплаты командировочных расходов (суточных) он не получает. За такой день за ним, в том числе, не сохраняется средний заработок, а потраченное нерабочее время никак не компенсируется.
Согласно новому Трудовому кодексу, если наниматель обяжет работника выбыть в командировку либо прибыть из нее в свой выходной день, то по желанию работник сможет отдохнуть в другой неоплачиваемый день. Воспользоваться этим правом можно только в тот месяц, когда была командировка, или в любой день следующего месяца.
Наниматель обязан предоставить указанную компенсацию только в случае, если работник изъявит желание. Установлен также срок предоставления – не позднее месяца, следующего за месяцем, в котором работник находился в командировке.
Изменение №3
Третья поправка в новом ТК снимет запрет на направление в командировку женщин, имеющих детей в возрасте до 3 лет. Сейчас норма препятствует таким работницам ездить в командировки даже с их согласия, а также выезжать за пределы родного города на повышение квалификации, семинары и другие мероприятия.
Женщины, у которых есть дети в возрасте до 14 лет (дети-инвалиды – до 18 лет), и сейчас имеют возможность быть командированными с их письменного согласия. Эта возможность за ними останется.
А вот беременных женщин в командировки по-прежнему направлять не будут.
Теперь женщины, находящиеся в социальном отпуске по уходу за ребенком, и чья работа связана с частыми командировками, по желанию смогут выходить на работу до достижения ребенком возраста 3 лет.
Командировки внутри страны и за ее пределы
В Трудовом кодексе прописан общий порядок направления в служебную командировку и возвращения из нее, а также определен порядок возмещения расходов, предоставления гарантий и компенсаций.
Согласно правилам, прежде, чем отправить работника в командировку, наниматель обязан оформить соответствующий приказ (распоряжение, постановление). Кроме того, не менее чем за 1 день до отъезда работнику должны выдать командировочное удостоверение. Если в командировку едет не один сотрудник, а целая группа, тогда можно выдавать одно командировочное удостоверение на всех. Но только в том случае, если все едут в одно и то же место и на одинаковый срок.
В случае направления работника в командировку на основании приглашения (госоргана, международной организации, организации) в приказе (распоряжении, постановлении) наниматель должен указать условия командирования работника согласно полученному приглашению с учетом обязательств принимающей стороны.
После того, как основные документы готовы, наниматель обязан выдать командированному работнику аванс и/или перевести деньги на его банковский счет (в белорусских рублях и/или иностранной валюте), чтобы возместить следующие расходы:
– за проезд к месту командировки и обратно;
– за найм жилого помещения;
– за проживание вне места жительства (суточные);
– за иные расходы, которые понес работник с разрешения нанимателя.
Если работник по своей воле решил задержаться на месте командировки или приехать туда заранее, работодатель возместит расходы по найму жилого помещения и суточные только за официальные дни командировки.
После возвращения из командировки работник должен предоставить нанимателю отчет о расходовании аванса и при необходимости вернуть неиспользованную сумму денег. Окончательный расчет с командированным работником должен быть произведен не позднее 30 календарных дней (с даты представления отчета о расходовании аванса).
Кроме того, в ТК оговорено: если в командировке работник заболеет, ему должны возместить расходы по найму жилого помещения (кроме случаев, когда командированный работник находится на стационарном лечении), по проезду к месту командировки и обратно, а также выплатить суточные за все время, пока по состоянию здоровья он не мог приступить к выполнению служебного задания или вернуться из командировки. При этом временная нетрудоспособность командированного работника должна быть подтверждены документально.
Расходы на проезд
По закону, командированным работникам возмещают следующие расходы по проезду к месту командировки и обратно:
– расходы по проезду железнодорожным, воздушным, водным, автомобильным транспортом;
– расходы по провозу багажа в случае выполнения служебного поручения по его провозу свыше норм бесплатного провоза багажа по проездному документу (билету) того вида транспорта, которым следует командированный работник;
– стоимость бронирования, комиссионных сборов, пользования комплектом спальных принадлежностей, а также сервисного обслуживания, включенного в цену проездного документа (билета).
При командировании за границу оплачивается:
– проезд транспортом, которым работник направлен в командировку. Примечательно, что должностные лица, входящие в состав Совета Министров Республики Беларусь, могут пользоваться любыми тарифами (бизнес-классом в самолете, спальным вагоном на железнодорожном транспорте, каютами 1-го класса на водном транспорте и иными тарифами повышенной комфортности). Иные же командированные работники могут отправляться по любым тарифам, за исключением бизнес-класса;
– проезд (в том числе трансфер, такси) до вокзала, аэропорта или пристани, а также с вокзала, аэропорта или пристани к месту отправления, назначения и пересадок на внутренних линиях железнодорожного, воздушного, водного, автомобильного транспорта.
В ТК прописан случай, когда наниматель возместит расходы по проезду тарифом бизнес-класса.
Так, если изменились условия командирования, в том числе сроки и место командировки, иногда работник вынужден приобретать за границей проездные билеты по тарифам бизнес-класса (для следования по измененному маршруту либо возвращения к месту постоянной работы ранее либо позднее первоначально установленного срока). В таких случаях разрешение нанимателя на приобретение проездных билетов бизнес-класса не требуется.
В случае, если работник купил проездные билеты за свой счет, ему необходимо предоставить подтверждающие документы. При отсутствии таковых работодатель вправе возместить за проезд лишь 0,1 базовой величины в каждую сторону.
Если работник потратится на транспортные расходы в пределах места командировки, то такие расходы оплачиваются за счет суточных и возмещению не подлежат. В то же время расходы на такси или аренду автомобиля за границей (на основании подтверждающих документов) наниматель возмещает. Ранее такая возможность не была предусмотрена.
Суточные
В пределах Республики Беларусь суточные на одного человека составляют 9 рублей в сутки. В случае, если принимающая сторона берет на себя расходы, связанные с обеспечением командированного работника питанием и транспортом в пределах места командировки, направляющая сторона оплачивает суточные только за время нахождения в пути.
Также определено, что при направлении работника в командировку за границу на один день возмещение суточных зависит от страны, в которую его направляют.
При командировании работника в несколько иностранных государств в один день размер суточных наниматель определяет исходя из наибольшего размера возмещения суточных, установленного для одного из этих иностранных государств. При этом днем отъезда (выбытия) считается день отправления (выезда) пассажирского транспорта, которым работник направлен в командировку из Республики Беларусь, а днем прибытия – день приезда указанного транспорта в Республику Беларусь согласно проездным документам (билетам). При отправлении транспорта до 24 часов включительно днем отъезда (выбытия) считаются текущие сутки, а с 0 часов и позднее – последующие сутки.
Для работников, направленных в командировку автомобильным транспортом, днем отъезда (выбытия) и днем прибытия будут считаться дни пересечения Государственной границы Республики Беларусь, которые будут определяться по отметке в документе для выезда из Республики Беларусь и/или въезда в Республику Беларусь. Кроме того, определено, что за время следования по территории Республики Беларусь до дня отъезда (выбытия) из страны либо после дня прибытия в страну суточные выплачиваются по внутренним тарифам.
Наем жилого помещения и иные расходы
В Республике Беларусь установлены следующие размеры расходов по найму жилого помещения:
– в областных центрах и городе Минске – 50 рублей в сутки;
– в районных центрах – 25 рублей в сутки;
– в остальных населенных пунктах – 20 рублей в сутки.
Что касается расходов по найму жилого помещения за границей, то необходимая сумма определяется индивидуально и не является фиксированной.
Командированному работнику также возмещаются расходы:
– по оформлению и выдаче виз, в том числе по оплате услуг, связанных с приемом и обработкой документов для оформления виз;
– по уплате обязательного сбора (пошлины), взимаемого с граждан в аэропортах; – по страхованию от несчастных случаев и болезней на время поездки за границу;
– по страхованию автотранспорта и гражданской ответственности перевозчика.
Если командировка будет отменена по не зависящим от командируемого работника причинам, расходы по оформлению виз, в том числе по оплате услуг, связанных с приемом и обработкой документов для оформления виз, бронированию мест в гостиницах, стоимости установленного перевозчиком тарифа при возврате приобретенных проездных документов (билетов) возмещаются в полном объеме – на основании подтверждающих документов.
Виктория Якимова, официальный сайт Федерации профсоюзов Беларуси
Оформление командировки
Теперь давайте разберемся, как документально оформляется поездка сотрудника. Как и любое действие или решение в рамках организации, тем более если оно связано с кадрами, командировка требует составления вполне конкретного перечня документов.
Нужно ли оформлять служебную записку при направлении работника в командировку?
Оформлять не нужно, за исключением случаев, когда такая обязанность предусмотрена во внутренних документах работодателя (в частности, в учетной политике) и (или) в локальном нормативном акте работодателя (например, в Положении о служебных командировках).
Форма служебной записки, порядок и случаи ее заполнения законодательством не предусмотрены. Поэтому организация самостоятельно принимает для себя решение, нужно ее оформлять при направлении работника в командировку или нет. Решение о необходимости составления служебной записки следует закрепить в учетной политике организации для целей бухучета и (или) в локальном нормативном акте работодателя (например, в Положении о служебных командировках). Подтверждение:ст. 8 Федерального закона № 402-ФЗ от 6 декабря 2011 г.,ч. 2 ст. 5,ч. 1 ст. 8Трудового кодекса РФ.
Кроме того, основания и цели направления работника в командировку указываются в приказе (распоряжении) руководителя о направлении работника в командировку и в служебном задании.
Применение унифицированных форм кадровой документации, утвержденных Госкомстатом России, не является обязательным (с учетом ряда особенностей). То есть работодатель вправе самостоятельно разработать формы первичных учетных документов, которые он будет применять. Вместе с тем законодательство не запрещает продолжить применение установленных форм унифицированных первичных документов. В любом случае используемые формы должны содержать все обязательные реквизиты, перечисленные в ч. 2 ст. 9 Федерального закона № 402-ФЗ от 6 декабря 2011 г.
В зависимости от того, какие формы работодатель решит использовать, он может как определить собственный порядок их заполнения, так и руководствоваться указаниями, которые действуют в отношении унифицированных форм, разработанных Госкомстатом России (если утвердит для применения их). В частности, приказ о направлении работника в командировку можно оформлять по форме № Т-9 или форме № Т-9а (применяется при направлении в командировку двух и более работников одновременно), а служебное задание — по форме № Т-10а и руководствоваться указаниями по их применению и заполнению (Указания по применению и заполнению форм по учету труда и его оплаты (№ Т-9, № Т-9а, № Т-10а), утв. Постановлением Госкомстата России № 1 от 5 января 2004 г.). Данный документ будет являться подтверждением срока, проведенного в командировке. В нем указываются даты прибытия и отбытия, отметку о которых сотрудник должен проставить непосредственно в той компании, куда его отправил работодатель. Однако данное требование распространяется лишь на командировки в пределах России.
Что понимается под служебным поручением при направлении работника в командировку?
Понимается задание командируемому работнику на выполнение определенной работы (совершение определенных действий) в рамках его трудовой функции, обусловленной трудовым договором и должностной инструкцией, которое дает работодатель. Например, провести переговоры, заключить договор, наладить работу оборудования, взять интервью и т. п. Подтверждение:ч. 1 ст. 166,ст. 60Трудового кодекса РФ.
Служебное поручение командируемому работнику должно быть четким и исчерпывающим. Его нужно сформулировать в служебном задании.
В частности, при использовании унифицированной формы служебного задания по форме № Т-10а для формулирования служебного поручения командируемому работнику специально предусмотрены строки в графе 11 этого документа. По возвращении из командировки напротив служебного поручения работник должен написать краткий отчет о его выполнении.
Подтверждение:Указания по применению и заполнению форм по учету труда и его оплаты (№ Т-10а), утв. Постановлением Госкомстата России № 1 от 5 января 2004 г.
Как заполнять приказ о направлении работника в командировку?
Заполнять нужно в порядке, установленном для заполнения формы, которая утверждена для этих целей в учетной политике организации. При направлении работника в командировку составляется соответствующий приказ. В частности, при применении унифицированной формы приказа о направлении работника в командировку (формы № Т-9, № Т-9а) ее графы заполняются в соответствии с Указаниями по применению и заполнению форм по учету труда и его оплаты (№ Т-9, № Т-9а), утв. Постановлением Госкомстата России № 1 от 5 января 2004 г.
В титульной части приказа по унифицированной форме необходимо привести: – название организации, которая направляет работника (работников) в командировку; – номер и дату составления документа.
В основной части приказа по унифицированной форме нужно указать: – фамилию, имя, отчество и табельный номер работника (работников), которых организация направляет в командировку; – структурное подразделение, в котором работает работник (работники); – должность (специальность, профессию) работника (работников); – место назначения командировки (страну, город, наименование организации); – даты начала и окончания командировки; – срок командировки и ее цель; – источник финансирования расходов, связанных с командировкой (указывается при необходимости); – реквизиты документа, который является основанием для составления приказа (например,служебного задания).
Данный документ заполняет работник кадровой службы (отдела кадров, отдела персонала). Подписывают его: – работник (работники), который направлен в командировку; – руководитель организации (уполномоченное им на это лицо).
По какой форме составлять командировочное удостоверение?
Применение унифицированных форм кадровой документации, утвержденных Госкомстатом России, не является обязательным (с учетом ряда особенностей). То есть работодатель вправе самостоятельно разработать формы первичных учетных документов, которые он будет применять, в том числе командировочное удостоверение. Вместе с тем законодательство не запрещает продолжить применение установленных форм унифицированных первичных документов. В любом случае используемые формы должны содержать все обязательные реквизиты, перечисленные в ч. 2 ст. 9 Федерального закона № 402-ФЗ от 6 декабря 2011 г.
В зависимости от того, какие формы работодатель решит использовать, он может как определить собственный порядок их заполнения, так и руководствоваться указаниями, действующими в отношении унифицированных форм, разработанных Госкомстатом России (если утвердит их для применения).
Если работодатель примет решение использовать формы, разработанные Госкомстатом России, командировочное удостоверение он должен составить по форме № Т-10 (см. Образец). Графы унифицированной формы № Т-10 заполняются в соответствии с Указаниями по применению и заполнению форм по учету труда и его оплаты (№ Т-10), утв. Постановлением Госкомстата России № 1 от 5 января 2004 г.
Все перечисленные документы важны для кадрового учета. С точки зрения учета налогового для подтверждения расходов по командировке принципиальным является лишь наличие командировочного удостоверения. В случае его отсутствия, то есть при пересечении границы, отметки об этом в загранпаспорте будут являться подтверждением факта поездки. Кроме того, для возможности учесть командировочные выплаты при подсчете налоговой базы необходимо, чтобы сотрудник в течение 3 дней после возвращения составил авансовый отчет с перечислением всех своих расходов, а также с приложением всех документов, подтверждающих оплату проезда, проживания и прочих денежных трат в рамках его командировки.
СБОРЫ
6. Берите с собой минимум одежды
Раньше я брал с собой слишком много вещей, думал о погоде, заморачивался с косметическим принадлежностями и наборами для чистки обуви. Потом понял, что 70% того, что вожу с собой, я даже не вытаскиваю из чемодана.
Как определить разумный минимум?
- Количество брюк = количество дней в командировке/2
- Количество рубашек = количество брюк + 2
- Плюс пиджак.
- Одна из рубашек обязательно белая.
Главное правило — чтобы брюки сочетались с рубашками. Пиджак, вероятнее всего, вы наденете один или два раза, поэтому достаточно, если он сочетается с парой комплектов. Если намечена супер официальная встреча, берите с собой костюм и галстук. Костюм полетит в отдельном чехле. Всё остальное я складываю в сумку.
7. Летайте с дорожными сумками
Если командировка не больше пяти дней, оставляйте чемоданы дома. Во-первых, вы экономите время, потому что не ждете багаж по прилете и регистрируетесь на рейс за отдельной стойкой для людей без багажа. Во-вторых… вы экономите время!
8. Определите то, без чего будете чувствовать себя некомфортно
Максимально комфортное состояние позволит полностью сконцентрироваться на рабочих задачах. Это может быть всё что угодно — от наушников и парфюма до талисманов. Я спокоен, если у меня с собой: телефон, ноутбук, power bank, блокнот, крем для рук, средство для укладки волос и бороды, парфюм.
9. Не складывайте, а сворачивайте одежду
Так на ней остается меньше заломов и она занимает меньше места в вашей сумке.
10. Приехать в аэоропорт за час до вылета — это нормально
Я никогда не приезжаю сильно заранее в аэропорт. По опыту, часа достаточно в любом аэропорту. Мой любимый — Шереметьево, больше всего не люблю улетать из Домодедово.
Допустимые командировочные расходы
Какими документами подтвердить понесенные представительские расходы?
Подтвердить можно документами, которые обоснуют тот или иной вид командировочных расходов: расходы на проезд, проживание, суточные.
Законодательством не определен конкретный перечень подтверждающих документов, которые организация может использовать, чтобы обосновать расходы на командировки работников.
Мнение Минфина России и ФНС России: документами, подтверждающими командировочные расходы работника на проезд и наем помещения, могут быть:
– авансовый отчет, утвержденный руководителем организации;
– командировочное удостоверение;
– документы, свидетельствующие о затратах работника на проезд (в т. ч. документы, подтверждающие расходы на приобретение электронного проездного билета), наем жилого помещения и др. (прилагаемые к авансовому отчету). При этом наличие таких документов, как служебное задание и приказ о направлении работника в командировку, для подтверждения расходов в целях налогообложения прибыли не обязательно. Подтверждение: письма Минфина России № 03-03-06/1/764 от 19 ноября 2009 г., № 03-03-05/169 от 14 сентября 2009 г., ФНС России № МН-22-3/890 от 25 ноября 2009 г.
В связи с тем, что командировочное удостоверение оформляется только при командировках по территории России и в страны СНГ, при направлении работника в загранкомандировку в другие государства в наличии должны быть копии страниц загранпаспорта с отметками о пересечении границы (п. , Положения, утв. Постановлением Правительства РФ № 749 от 13 октября 2008 г.).
Важно! При однодневных командировках командировочное удостоверение также может отсутствовать.
Для обоснования затрат в виде суточных необходимы документы, оформляемые при направлении работника в командировку (в частности, командировочное удостоверение — при длительной командировке по России, странам СНГ). Дополнительно предъявлять различные чеки и квитанции не нужно. Подтверждение: письма Минфина России№ 03-03-06/1/741 от 11 ноября 2011 г.,№ 03-03-06/1/206 от 1 апреля 2010 г.,№ 03-03-06/1/770 от 24 ноября 2009 г.
По какой форме составлять авансовый отчет при возвращении работника из командировки?
Авансовый отчет является первичным документом, с помощью которого работник (в т. ч. направленный в командировку) подтверждает понесенные им расходы на выданные подотчетные денежные средства (ч. 1 ст. 9 Федерального закона № 402-ФЗ от 6 декабря 2011 г., п. 26 Положения, утв. Постановлением Правительства РФ № 749 от 13 октября 2008 г.).
Составлять авансовый отчет нужно по форме, утвержденной в учетной политике организации для целей бухучета. Организация вправе составлять данный документ по унифицированной форме № АО-1, утв. Постановлением Госкомстата России № 55 от 1 августа 2001 г. Также можно разработать форму авансового отчета самостоятельно (в т. ч. взяв за основу типовой бланк).
В любом случае применяемые организацией первичные документы должны содержать все обязательные реквизиты, перечисленные в ч. 2 ст. 9 Федерального закона № 402-ФЗ от 6 декабря 2011 г.
Однако вернемся к командировкам. Трудовым кодексом предусмотрен строгий перечень статей, по которым командированный работник может претендовать на компенсацию.
Это расходы по проезду, найму жилого помещения и суточные. Оплата питания отдельно не производится. Предполагается, что данные траты входят в состав суточных выплат. Помимо данных расходов компания внутренним нормативным документом может утвердить список дополнительных затрат, компенсируемых работникам. Это могут быть, например, услуги связи, Интернет, такси. Так или иначе, при этом должен соблюдаться принцип экономической обоснованности, то есть лицо, находящееся в командировке, должно производить подобные траты лишь для осуществления служебного задания.
Итак, какие расходы компенсировать работнику, направленному в командировку?
Компенсировать нужно расходы, которые связаны со служебной командировкой. В частности, к ним относятся: – расходы на проезд; – расходы на наем жилья; – суточные; – другие расходы, которые работник произвел с согласия работодателя.
Конкретные размеры, а также порядок возмещения командировочных расходов нужно закрепить в коллективном договоре (ином локальном нормативном акте, например Положении о служебных командировках).
Подтверждение:ст. 168 Трудового кодекса РФ.
Трудовое законодательство не устанавливает обязанности оплачивать расходы, связанные со служебной командировкой, всем работникам в одинаковом размере. Размер возмещения определяется исходя из финансовых возможностей организации. Организация-работодатель вправе своим локальным нормативным актом предусмотреть дифференцированный размер данных расходов для работников, занимающих различные должности (например, разный размер расходов для руководителя организации и его заместителей, руководителей структурных подразделений, остальных работников).
Подтверждение:письмо Минтруда России № 14-2-291 от 14 февраля 2013 г.,п. 3 письма Роструда № 164-6-1 от 4 марта 2013 г.
Для определения размера аванса работнику за весь срок командировки нужно учитывать ее продолжительность, которую можно установить на основании командировочных документов. Например, сумму суточных организация может рассчитать на основании командировочного удостоверения.
Подтверждение:п. 11 Положения, утв. Постановлением Правительства РФ № 749 от 13 октября 2008 г.,письмо Минфина России № 03-03-06/1/741 от 11 ноября 2011 г.
Однако в любом случае конкретная сумма аванса по командировке (с учетом указанных особенностей) определяется в общем порядке руководителем организации (п. 4.4 Положения о порядке ведения кассовых операций).
Принципы налогового учета командировочных
Все утвержденные траты, как уже было сказано, принимаются при наличии подтверждающих документов при расчете налога на прибыль на общей системе налогообложения (подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ) и единого налога при «доходно-расходной» УСН (подп. 13 п. 1 ст. 346.16 НК РФ). Принцип учета таких расходов и для тех и для других одинаков за исключением одного момента. Общережимные организации отражают затраты согласно дате утвержденного авансового отчета во всех случаях вне зависимости от источника их оплаты. Организации на УСН поступают так же, если расходы на командировку были оплачены из выданного сотруднику аванса. Если часть расходов или даже все командируемое лицо оплатило из своих денег, то отразить их в налоговом учете работодатель-«упрощенец» сможет лишь по факту выплаты возмещения.
Еще необходимо помнить, что командировочные расходы, принимаемые для налогообложения, могут осуществляться только по штатным сотрудникам, работающим в компании на основании трудового соглашения. Затраты на служебные поездки лиц, с которыми заключен договор гражданско-правового характера к таковым не относятся. Компенсацию стоимости разъездов для них в случае необходимости следует закладывать в условия договора.
Виды расходов: суточные
Суточные, выплачиваемые работнику, по сути своей — это сумма, на которую он будет удовлетворять личные нужды в командировке. Ее размер должен быть одинаков для всех работников. Выплаты могут различаться лишь по географии поездок, например для командировок по РФ одна сумма, для зарубежья — другая.
При подсчете налога на прибыль или единого «упрощенного» налога расходы на выплаты суточных принимаются в любом размере. Единственное условие — их конкретные размеры должны быть зафиксированы в приказе по организации. Также вне зависимости от величины данный вид командировочного содержания не облагается пенсионными, медицинскими и социальными взносами.
А вот с точки зрения налогообложения данных выплат налогом на доходы физических лиц дела обстоят хуже. Необлагаемый НДФЛ размер суточных установлен в пункте 3 статьи 217 Налогового кодекса, и цифры эти вовсе не велики: 700 рублей в день по России и 2500 рублей для иностранных государств. Все, что выплачивается сверх этих норм, должно облагаться по ставке 13 % и удерживаться из зарплаты работника.
Самолет, поезд, такси
Стоимость проезда работника до места командировки с точки зрения ее учета для «прибыльного» налога значения не имеет. Главное, как уже было упомянуто, — наличие оправдательных документов. Раньше таковым признавался сам билет, а в случае авиаперелета еще и посадочный талон. С набором популярности электронных билетов предоставить в бухгалтерию их «живой» аналог стало затруднительно, поскольку многие компании-перевозчики их просто не выдают. Впрочем, никакой особой проблемы в связи с этим возникнуть не должно. Железнодорожный проезд можно подтвердить контрольным купоном электронного билета, проще говоря, выпиской, полученной в электронном виде при заказе билета через интернет. Об этом, в частности, говорится в опубликованном недавно письме Минфина России от 12 апреля 2013 год № 03-03-07/12256.
Аналогичный бланк маршрут/квитанции, сформированный автоматизированной информационной системой оформления воздушных перевозок, подойдет и в случае, если в командировку работник полетит самолетом. Правда, как и во времена бумажных билетов, он должен будет приложить к такой распечатке посадочный талон, подтверждающий его перелет по указанному в электронном авиабилете маршруту (письмо Минфина России от 19 апреля 2013 года № 03-03-07/13501).
Помимо стоимости самого проезда в расходы для целей налогообложения включается обязательное личное страхование пассажиров на транспорте, плата за оформление проездных документов и выдачу постельных принадлежностей в поездах. Все прочие транспортные сборы уменьшают налоговую базу, только если они непосредственно включены в цену билета (письмо Минфина России от 24 июля 2008 года № 03-03-06/2/93).
Стоимость билета не является доходом сотрудника вне зависимости от способа оплаты. Как в ситуации, когда предприятие организует проезд, так и если работник покупает билет сам, а работодатель последствии возмещает ему потраченное, данная сумма не облагается ни НДФЛ, ни страховыми взносами.
Вправе ли организация учитывать в составе расходов затраты работника на такси до аэропорта, из которого он отбывает в командировку?
Вправе учитывать в составе прочих расходов, связанных с производством и (или) реализацией, при соблюдении определенных условий.
При расчете налога на прибыль в составе прочих расходов, связанных с производством и (или) реализацией, организация вправе учитывать затраты на командировки. В частности к ним относятся расходы на проезд к месту командировки и обратно. При этом никаких оговорок и ограничений по виду транспорта, которым работник может добираться до места командировки и обратно, налоговое законодательство не содержит. Подтверждение:пп. 12 п. 1 ст. 264 Налогового кодекса РФ.
Кроме того, обязанность по возмещению работнику любых расходов, связанных с командировкой, если они произведены с разрешения и ведома организации, закреплена в трудовом законодательстве (ч. 1 ст. 168 Трудового кодекса РФ, абз. 1 п. 11 Положения, утв. Постановлением Правительства РФ № 749 от 13 октября 2008 г.). Затраты работника на такси до аэропорта относятся к расходам на проезд к месту командировки и обратно. Порядок и размеры возмещения таких расходов определяются коллективным договором или внутренними документами организации (ч. 2 ст. 168 Трудового кодекса РФ).
Вывод: затраты работника на такси до аэропорта, из которого он отбывает в командировку, организация вправе учитывать в составе расходов при расчете налога на прибыль.
При этом любые расходы в целях расчета налога на прибыль учитываются только в случае их экономической оправданности и документального подтверждения (п. 1 ст. 252 Налогового кодекса РФ).
Обосновать необходимость вызова такси можно, например: – отсутствием прямых маршрутов от места выезда работника до аэропорта; – перерывом в работе общественного транспорта в случае позднего (раннего) отъезда в командировку.
Документально подтвердить расходы можно: – заказом-нарядом на предоставление транспортного средства для перевозки пассажиров и багажа; – квитанцией на оплату пользования легковым такси или чеками ККТ; – служебной запиской, в которой работник обоснует причину вызова такси и укажет маршрут следования; – внутренними положениями организации (например, Положением о командировках).
Подтверждение: письма Минфина России№ 03-03-06/1/621 от 4 октября 2011 г.,№ 03-03-06/2/162 от 27 августа 2009 г.,№ 03-03-06/1/505 от 31 июля 2009 г.
Итак, организация вправе компенсировать командированному сотруднику и учесть у себя в налогах расходы на проезд в такси до аэропорта и обратно. Об этом, в частности, говорится в письме финансового ведомства.
Расходы на проживание
Аналогично не подпадает под обложение всеми «зарплатными налогами» и оплата проживания сотрудника в командировке. Кстати говоря, подобная льгота по НДФЛ распространяется не только на те поездки, когда сотрудник компании отправляется в командировку, представляя коммерческие интересы организации-работодателя, но и когда он едет, допустим, на стажировку в целях повышения собственной квалификации. Об этом говорится в письме Минфина России от 12 апреля 2013 года № 03-04-06/12417.
Для подтверждения расходов на проживание по «прибыльной» базе понадобятся первичные документы, выставленные на имя организации-работодателя гостиницей. Согласно Постановлению Правительства РФ от 6 мая 2008 года № 359, это может быть разработанные самим отелем бланк строгой отчетности. Данный БСО должен обязательно содержать такие реквизиты, как наименование документа, его номер и серию, а также дату составления и оплаты, название, юридический адрес и ИНН организации, его выдавшей, наименование и стоимость услуги, должность и фамилию, имя и отчество лица, ответственного за оформление бланка, его подпись и печать организации.
В большинстве же гостиниц имеется контрольно-кассовая техника, так что вместо БСО факт оплаты номера командированный сотрудник сможет обосновать кассовым чеком. Помимо этого гостиницы должны выдавать документы, подтверждающие сам факт оказания услуги по размещению, а также, если они являются плательщиком НДС, счет-фактуру.
При отражении расходов на проживание следует иметь в виду, что в предоставленных документах не должны фигурировать суммы за организацию питания сотрудника, которое, напомним, оплачивается за счет суточных.
Тут два варианта: или сотрудник договорится с представителями гостиницы, чтобы стоимость завтрака была включена в стоимость размещения, а ссылок на питание в местном ресторане в документе не было вовсе, или выделенные суммы бухгалтеру придется «уложить» в предусмотренные суточные, удержав их из последующих выплат.
Прочие расходы в командировке
Вправе ли организация учитывать в составе расходов затраты на оплату делового ужина с партнерами, проведенного в ресторане во время командировки?
При расчете налога на прибыль организация может учитывать в составе прочих расходов, связанных с производством и (или) реализацией, редставительские расходы, поименованные в п. 2 ст. 264 Налогового кодекса РФ (пп. 22 п. 1 ст. 264 Налогового кодекса РФ). К ним относятся, в частности, затраты, которые связаны с проведением официальных встреч, приемов (в т. ч. завтраков, обедов или иных аналогичных мероприятий), обслуживанием представителей других организаций, участвующих в переговорах в целях установления и (или) поддержания взаимного сотрудничества, а также официальных лиц организации-налогоплательщика, участвующих в переговорах. При этом возможность учесть указанные расходы не зависит от места проведения таких мероприятий.
Вывод: затраты на оплату делового ужина с партнерами, проведенного в ресторане во время служебной (производственной) командировки, следует признавать при расчете налога на прибыль в порядке, предусмотренном для учета представительских расходов.
При этом представительские расходы в целях расчета налога на прибыль учитываются только в случае их экономической оправданности и документального подтверждения (п. 1 ст. 252 Налогового кодекса РФ).
Подтверждение: письма Минфина России№ 03-03-06/2/11897 от 10 апреля 2013 г.,№ 03-03-06/1/675 от 1 ноября 2010 г.,№ 03-03-06/1/759 от 16 ноября 2009 г.
ПРИЛЕТ
11. Сразу по прилете еще раз подтвердите все рабочие встречи
Это позволит вам не терять время и оперативно скорректировать планы на предстоящий день. Вообще, во время однодневных или двухдневных командировок надо делать все максимально оперативно, чтобы успеть решить больше рабочих задач. Короткие командировки опасны тем, что времени всегда не хватает.
12. По приезде в гостиницу сразу отдайте горничной все вещи для глажки
Обычно эта услуга стоит недорого, но экономит время и позволяет чувствовать себя комфортно и уверенно. Именно поэтому я перестал гладить одежду дома накануне командировки.
13. Забронируйте такси заранее
Я всегда уточняю у встречающей стороны, каким такси лучше передвигаться и какая средняя адекватная цена от аэропорта до центра города.
Удачных командировок!
Материалы по теме:
