Приказ на командировку работников (форма Т-9а): образец

Оформлять командировку нужно в следующем порядке:

  1. Принять решение о направлении работника в командировку и проверить возможность ее оформления.
  2. Оформить документы для направления работника в командировку и выдать (перечислить) денежные средства на командировочные расходы.
  3. Произвести окончательный расчет с работником по возвращении его из командировки.

Необходимо учитывать, что определенные особенности имеет оформление командировки руководителя организации.
Работодатель вправе направлять работников в командировки как по России, так и за рубеж, при этом загранкомандировка оформляется в общем порядке.

Принятие решения о направлении работника в командировку и проверка возможности ее оформления

Прежде чем оформить направление работника в командировку, необходимо проверить, не относится ли он к категории работников, которых работодатель не вправе направлять в командировку или которые могут отказаться от нее. Работодатель вправе направлять в командировку только работников, состоящих в трудовых отношениях с работодателем (в т. ч. совместителей, иностранных работников), за исключением отдельных категорий граждан. Если в отношении работника законодательством установлен запрет на направление в командировку, работодатель не вправе командировать его даже при наличии его согласия.
Подтверждение: ст. 166, ч. 2 ст. 287, ч. 8 ст. 11 Трудового кодекса РФ, п. 2 Положения, утв. Постановлением Правительства РФ № 749 от 13 октября 2008 г., письмо Минфина России № 03-03-04/1/844 от 19 декабря 2006 г.

Работодатель вправе в определенных случаях привлекать работника к дисциплинарной ответственности за отказ ехать в командировку.

Следует иметь в виду, что служебные поездки работников, постоянная работа которых проходит в пути или имеет разъездной характер, не признаются командировками.

Подтверждение: ч. 1 ст. 166 Трудового кодекса РФ, абз. 3 п. 3 Положения, утв. Постановлением Правительства РФ № 749 от 13 октября 2008 г.

Работники направляются в командировку на основании письменного решения работодателя (абз. 2 п. 3 Положения, утв. Постановлением Правительства РФ № 749 от 13 октября 2008 г.), которое, как правило, оформляется в виде приказа (распоряжения) о направлении работника в командировку.

Алгоритм заполнения формы Т-9

Заполняем шапку документа, где указываем наименование организации и восьмизначный код по ОКПО.

В полях «Номер документа» и «Дата составления» проставляем порядковый номер и текущую дату.

Далее указываем в родительном падеже фамилию, имя и отчество командируемого работника и его табельный номер.

Ниже пишем наименование структурного подразделения и должность сотрудника.

Указываем место назначения: наименование организации, в которую отправляем работника, и ее географическое расположение.

Заполняем общее количество календарных дней командировки, включая время в пути туда и обратно, и соответствующие даты — они указаны в служебном задании или в проездных билетах.

Ниже кратко, но емко формулируем цель поездки.

Указываем, за чей счет осуществляется командирование (не совсем понятно, зачем эта графа нужна, но раз уж есть, придется заполнить).

Пишем наименование и реквизиты документа, на основании которого мы подготовили приказ.

После заполнения всех необходимых полей прикладываем к проекту распоряжения основание, послужившее его изданием, и идем к руководству на утверждение.

После утверждения знакомим работника с приказом, вручаем ему копию и ждем его возвращения.

Образец заполненного приказа о командировании сотрудника

ВАЖНО!

В связи с тем, что в форме бланка отсутствуют какие-либо поля, связанные с начислениями денежных средств командируемому, копию приказа необходимо сразу же направить в бухгалтерию, чтобы работник не оказался в своей деловой поездке без денег и без жилья.

Срок командировки

Срок командировки работодатель определяет самостоятельно с учетом объема, сложности и других особенностей служебного поручения (п. 4 Положения, утв. Постановлением Правительства РФ № 749 от 13 октября 2008 г.).
Предварительный (расчетный) срок, на который работник направляется в командировку, нужно указать в приказе о направлении работника в командировку, который подписывает руководитель организации (или уполномоченное им на это лицо) или индивидуальный предприниматель.

Максимальный срок нахождения работника в командировке (как по России, так и в загранкомандировке) законодательством не установлен. Исключение – иностранные работники. В отношении них определение максимального срока нахождения в командировке имеет свои особенности (п. 6 ст. 13 Федерального закона № 115-ФЗ от 25 июля 2002 г., приложение к Приказу Минздравсоцразвития России № 564н от 28 июля 2010 г.).

Подтверждение: п. 1, 4 Положения, утв. Постановлением Правительства РФ № 749 от 13 октября 2008 г., письмо Минфина России № 03-03-06/1/304 от 28 апреля 2010 г.

При этом трудовое законодательство не предусматривает какого-либо разделения командировок на краткосрочные и длительные (письмо Минздравсоцразвития России № 924-12 от 16 марта 2010 г.). Однако работодатель в своем локальном нормативном акте (например, в Положении о служебных командировках) может определить продолжительность краткосрочных и длительных командировок, в частности, в целях установления сроков хранения командировочных документов (ч. 2 ст. 5, ст. 8 Трудового кодекса РФ).

При необходимости можно изменить срок командировки работника (сократить или продлить первоначально установленный ее срок). Трудовое законодательство не регулирует вопрос изменения срока командировки, однако и не содержит каких-либо запретов или ограничений на такие действия работодателя.

Подтверждение: ст. 166 Трудового кодекса РФ, Положение, утв. Постановлением Правительства РФ № 749 от 13 октября 2008 г., письма Минфина России № 03-04-06/4-5 от 14 января 2013 г., № 03-04-06-01/244 от 22 сентября 2009 г.

Подтверждение командировочных расходов

При возвращении из командировки сотрудник обязан предоставить в бухгалтерию организации все документы, подтверждающие его затраты. Это могут быть:

  • проездные билеты, чеки о платной автодороге, парковке и т.п;
  • чеки с автозаправочных станций о суммах, потраченных на бензин (при поездке на личном автомобиле);
  • чеки, счета, квитанции из гостиниц или отелей о тратах за съем комнат;
  • любые другие платежные документы, повреждающие расходы, связанные с командировкой.

На основании этих чеков и квитанций нужно будет либо вернуть часть полученных авансом командировочных либо получить компенсацию за израсходованные сверх аванса средства.

Сокращение срока командировки

Необходимость сокращения срока командировки может возникнуть, в частности, по следующим причинам:

  • работник досрочно выполнил служебное поручение;
  • работодателю требуется немедленное присутствие работника на работе по производственной необходимости (отзыв из командировки);
  • возникли семейные обстоятельства или иные уважительные причины, по которым требуется немедленное возвращение работника (например, в связи со смертью близкого родственника).

Для сокращения срока командировки работника необходимо издать соответствующий приказ. Поскольку унифицированная форма такого приказа не утверждена, он составляется в свободной форме. В этом приказе необходимо указать:

  • фамилию, имя, отчество командированного работника;
  • должность (профессию), структурное подразделение (при наличии), в котором работает командированный работник;
  • реквизиты приказа (распоряжения) о направлении работника в командировку;
  • причину изменения срока командировки;
  • новый срок командировки (количество дней, на которое она сокращается);
  • поручение бухгалтеру (иному уполномоченному работнику) о перерасчете расходов на командировку и среднего заработка, сохраняемого за работником за дни пребывания в командировке (ст. 167-168 Трудового кодекса РФ).

Основанием для издания приказа является служебная записка непосредственного руководителя командированного работника о необходимости изменения срока командировки, согласованная с руководителем организации (индивидуальным предпринимателем), и другие документы в зависимости от причины отзыва (например, приказ, который обосновывает производственную необходимость немедленного присутствия работника на работе).
По причине отсутствия работника на работе договоренность с ним об отзыве из командировки достигается устно (например, по телефону, электронной почте). В момент издания приказа об изменении срока командировки работник находится в командировке, поэтому он знакомится с приказом под подпись по возвращении на работу.

Образцы приказов

Приказ об отправке в командировку составляется по унифицированным формам:

  • Т-9 – в отношении одного направляемого в поездку работника;
  • Т-9а – в отношении коллектива.

Организациям не запрещается использовать в качестве бланка приказа самостоятельно разработанные формы. Единственное условие, обязательное к соблюдению в таком случае, заключается в том, что итоговый вариант распоряжения должен содержать все требующиеся сведения о командировке и реквизиты организации.

Форма Т-9 – для одного сотрудника

ПП РФ №749 обязывает начальников издавать распоряжения о командировании своих работников в письменной форме. Вне зависимости от того, используется ли стандартная форма приказа на командировку или собственный фирменный бланк организации, в документе обязательно должны указываться следующие сведения:

  • полное наименование компании-работодателя с указанием ее формы собственности;
  • порядковый номер оформляемой бумаги и дата ее составления (требуется для ведения учета внутренней документации);
  • сведения о командируемом сотруднике – Ф. И. О., должность и структурное подразделение;
  • адрес расположения организации, выступающей принимающей стороной;
  • продолжительность командировки, предполагаемые даты ее начала и окончания;
  • кратко описанная поставленная задача поездки;
  • алгоритм оплаты трудового вознаграждения работника и источник денежных средств (в большинстве случаев таковым выступает сам работодатель, однако возможны ситуации, когда инициатором поездки является третья сторона, тогда она в полной мере берет на себя обязательства по оплате труда гражданина на период командировки);
  • название должности, собственноручная подпись и Ф. И. О. работника, составившего документ;
  • собственноручная подпись отправляемого в поездку лица (как подтверждение, что работник ознакомился с документом и не имеет каких-либо претензий к его содержанию).

Вам может быть интересно: Возможно ли отказаться от командировки?

Образец заполнения Т-9:

страница 2

Продление срока командировки

Необходимость продления срока командировки может возникнуть, в частности, по следующим причинам:

  • невозможность выполнения служебного поручения в установленные сроки (в силу форс-мажорных обстоятельств, когда для выполнения задания требуется дополнительное время, и др.);
  • выполнение работником дополнительного служебного поручения;
  • временная нетрудоспособность работника в период командировки;
  • вынужденная остановка (задержка) в пути (например, по метеоусловиям, из-за поломки транспортного средства, сбоя в движении транспортных средств и т.п.);
  • невозможность выезда из места командирования в связи с отсутствием билетов.

Подтверждение: п. 9, 25 Положения, утв. Постановлением Правительства РФ № 749 от 13 октября 2008 г.
Для продления срока командировки работника нужно издать соответствующий приказ. Поскольку унифицированная форма такого приказа не утверждена, он составляется в свободной форме. В приказе необходимо указать:

  • фамилию, имя, отчество командированного работника;
  • должность (профессию), структурное подразделение (при наличии), в котором работает командированный работник;
  • реквизиты приказа (распоряжения) о направлении работника в командировку;
  • причину продления командировки;
  • новый срок командировки (количество дней, на которое она продлевается);
  • поручение бухгалтеру (иному уполномоченному работнику) о перерасчете расходов на командировку и среднего заработка, сохраняемого за работником за дни пребывания в командировке (ст. 167-168 Трудового кодекса РФ).

Основанием для издания приказа является служебная записка непосредственного руководителя командированного работника о необходимости продления срока командировки, согласованная с руководителем организации (индивидуальным предпринимателем), а также листок нетрудоспособности, заявление работника и другие документы (в зависимости от причины продления).
По причине отсутствия работника на работе договоренность с ним о продлении срока командировки достигается устно (например, по телефону, электронной почте). В момент издания приказа о продлении срока командировки работник находится в командировке, поэтому он знакомится с приказом под подпись по возвращении на работу. Следует учесть, что если работник относится к категориям, которые можно направлять в командировку только с их письменного согласия, при необходимости продления командировки до издания приказа нужно повторно запросить согласие работника на командировку. Если невозможно сразу оформить согласие письменно, оно оформляется по возвращении работника из командировки.

Поскольку об изменении (продлении, сокращении) срока командировки издается отдельный приказ, в котором учитываются все нюансы такого продления (сокращения), нет необходимости вносить изменения (исправления) в ранее составленные командировочные документы (приказ о направлении работника в командировку и т.д.).

Подтверждение: ч. 2 ст. 5, ч. 1 ст. 8 Трудового кодекса РФ.

Также при необходимости работодатель может:

  • отозвать работника из командировки (сократить ее срок, установленный первоначально);
  • отменить командировку работника (отказаться от направления работника в командировку) в ситуации, когда она документально оформлена, но работник еще не выехал к месту командирования.

Трудовое законодательство не регулирует указанные вопросы, однако и не содержит каких-либо запретов или ограничений на такие действия работодателя.
Фактический срок пребывания работника в командировке определяется по проездным документам, которые представляет работник после возвращения из командировки.

Если работник едет к месту командирования и (или) обратно к месту работы на служебном или личном транспорте (в т. ч. по доверенности), то фактический срок пребывания в командировке указывается в служебной записке. Служебная записка оформляется на основании и с приложением оправдательных документов, подтверждающих использование указанного транспорта для проезда к месту командирования и обратно (путевого листа, маршрутного листа, счетов, квитанций, кассовых чеков и т.п.). Ее работник представляет работодателю после возвращения из командировки. Данные правила применяются и в ситуации, когда работник добирается к месту командирования транспортом лица, которое оказывает автотранспортные услуги на основании соответствующего договора, но не оформляет проездные документы (билеты).

В случае отсутствия проездных документов фактический срок своего пребывания в командировке работник подтверждает документами по найму жилого помещения в месте командирования. Например, при проживании в гостинице указанный срок пребывания подтверждается договором об оказании гостиничных услуг, оформленным в соответствии с Правилами, утв. Постановлением Правительства РФ № 1085 от 9 октября 2015 г.

Если у работника нет ни проездных документов, ни документов по проживанию, то фактический срок пребывания в месте командирования он подтверждает иными документами, содержащими подтверждение принимающей стороной (организацией либо должностным лицом) срока прибытия (убытия) работника к месту командирования (из места командирования). Например, это может быть служебная записка и (или) письмо принимающей стороны. В служебной записке о сроке пребывания в месте командирования должностное лицо организации, куда был направлен работник, должно поставить отметку и свою подпись, которые подтвердят даты прибытия работника в место командирования и убытия из него.

Подтверждение: п. 7 Положения, утв. Постановлением Правительства РФ № 749 от 13 октября 2008 г., письма ФНС России № СД-4-3/20427 от 24 ноября 2015 г., Роструда № 2450-6-1 от 19 октября 2015 г.

Основания для оформления приказа

приказ на командировку

Основание для оформления распоряжения о командировании – это направление служебной записки начальником структурного подразделения, в котором трудится работник, директору компании. В этом уведомлении должны присутствовать подробные сведения о необходимости поездки, целях командировки, ее требуемой длительности и т.д.

На основании этого документа руководство предприятия принимает решение, по результатам которого издается приказ на командировку. В крупных корпорациях нередко встречаются обстоятельства, когда план, включающий время проведения командировок, цели и задачи, их периодичность, составляется заранее на календарный год. В таких случаях приказ можно издавать на основании имеющегося графика.

Рейтинг
( 2 оценки, среднее 5 из 5 )
Понравилась статья? Поделиться с друзьями: