Как заполнить и сдать СЗВ-СТАЖ, если зарплата не начислялась

Нулевой отчетность принято считать в двух случаях:

• если нет сотрудников;
• если нет деятельности.

Разберемся, почему в обоих случаях отчетность СЗВ-СТАЖ сдавать обязательно. До 1 марта необходимо подать сведения о стаже работников в Пенсионный фонд. В 2021 году 1 марта выпадает на рабочий понедельник, поэтому переноса срока отчетности не будет. Стоит заранее начать формирование сведений, чтобы в случае отказа в приеме со стороны ПФР было время исправить ошибки. Сроки всех отчетностей закреплены, и нулевой СЗВ-СТАЖ в 2021 году также следует сдать до первого марта.

В каких случаях сдают отчет

Отчет предполагает подачу сведений обо всех сотрудниках, работавших и накопивших трудовой стаж в течение года, независимо от количества отработанных дней и заработанных выплат. Таким образом возможно, что у сотрудника отразятся периоды, которые не зачтутся в стаж. Так сдавать или нет нулевой СЗВ-СТАЖ — однозначно сдавать! По количеству сотрудников отчет не может быть нулевым. В него следует включить:

• работников, принятых по трудовому договору;
• наемных сотрудников по гражданско-правовому договору, договору услуг, авторскому договору и др.;
• сотрудников, не оформленных соответствующим образом, но выполняющих трудовую деятельность. Как пример, генеральный директор — единственный учредитель. Даже если директор не оформлен по трудовому договору и не получает выплаты по заработной плате, он приравнивается к сотрудникам. Свою позицию Пенсионный фонд России выразил в обращении к работодателям от 29.03.2018 № Л4-08-24/5721, ссылаясь на руководство Минтруда № 17-4/10/В-1846 от 16.03.2018.

Рассмотрим вариант, нужно ли сдавать СЗВ-СТАЖ, если нет работников по штатной расстановке в организации. По статье 16 Трудового кодекса РФ, допущение к работе порождает трудовые отношения даже в отсутствие надлежащим образом оформленного трудового договора. Поэтому отчет по стажу всегда содержит как минимум одного сотрудника — директора организации. Обязательны для включения в отчет работники, уволенные в течение года, ушедшие в декрет и отпуск по уходу за ребенком. Сведения об уволенных подаются в конце года в одной отчетности с работающими, независимо от даты увольнения. Исключение составляют сотрудники, вышедшие на пенсию. На них необходимо подать форму не позднее 3 календарных дней с даты получения заявления о предоставлении индивидуальных сведений.

Эксперты КонсультантПлюс разобрали, как заполнить и сдать СЗВ-СТАЖ за 2020 год. Используйте эти инструкции бесплатно.

При каких условиях и кто сдает

Представлять в ПФР рассматриваемый отчёт обязаны юридические лица и индивидуальные предприниматели, которые заключили трудовой или гражданско-правовой договор с физическими лицами. При этом важно соблюдать 2 условия:

1. Срок действия договора/контракта не истек.
2. Есть обязанность по страховым взносам (даже если начислять взносы не на что, и сотрудники гуляют за свой счёт).

СЗВ-М сдают ежемесячно в территориальный ПФР по месту регистрации предприятия как страхователя.

Подробнее об этом см. «Кто должен сдавать СЗВ-М в 2021 году».

Надо ли сдавать отчет, если нет работников

Небольшие организации, представленные индивидуальным предпринимателем или самозанятым, часто не имеют наемных работников. Должны ли сдавать ИП без работников СЗВ-СТАЖ — такого обязательства у бизнесменов без наемного труда не возникает. Небольшие торговые лавочки, адвокатские кабинеты, парикмахерские и другие точки бытового обслуживания населения содержат сами ИП. В случаях самозанятости и работающих индивидуальных предпринимателей без сотрудников за себя отчет сдавать не нужно. Стаж самозанятого подтверждается оплатой страховых взносов и отсчитывается с момента регистрации физического лица в качестве индивидуального предпринимателя до даты снятия его с учета в ФНС. Взносы ИП являются условием подтверждения его трудового стажа, и СЗВ-СТАЖ при отсутствии работников индивидуальными предпринимателями не подается. Но как только у предпринимателя появляется наемный работник, он сразу же становится страхователем, и у него возникает обязанность по сдаче отчета о стаже.

Что означает «нулевая» СЗВ-М в ПФР

СЗВ-М – это форма персонифицированного учета. Она предназначена для отражения данных о застрахованных сотрудниках организации или ИП. Примерно, это обозначение расшифровывается так: Сведения о Застрахованных Входящие за Месяц. Оформлением этого отчёта занимается ответственное лицо, назначенное руководителем.

По общему правилу, если на предприятии отсутствуют работники и при этом не подписано трудовое соглашение между руководителем и самой организацией, то речь идёт про нулевые формы СЗВ-М. Во всяком случае, именно так эти ежемесячные отчёты называют бухгалтеры.

Пример заполнения нулевой отчетности

Родионова Л.П. находилась в отпуске по уходу за ребенком до 3 лет с начала года до 19.11.2020. 20 ноября сотрудница вышла на работу и, проработав до конца месяца, ушла в неоплачиваемый отпуск на 4 дня. В примере рассмотрим, как заполнить нулевую СЗВ-СТАЖ для работника, вернувшегося после долгого отсутствия.

Заполняем сведения о страхователе: регистрационный номер ПФР, ИНН, КПП организации и наименование в сокращении.

В графу «Отчетный период» ставим год, за который подаем сведения.

В правом верхнем углу о тип сведений:

• исходная, если подаем впервые за этот отчетный период;
• дополняющая, если что-то не учли в исходной;
• назначение пенсии, если заполняем на сотрудника, выходящего на пенсию.

Далее вносим данные сотрудника, на которого подаем нулевой стаж: Ф.И.О., периоды работы и нерабочие периоды. В нашем примере с начала года по 19 ноября сотрудница находилась в отпуске по уходу за ребенком, за этот период в графах «Исчисление страхового стажа», «Дополнительные сведения» проставляем код «ДЛДЕТИ». Период с 20.11.2020 по 30.11.2020 — рабочий, оставляем без пояснений. С 1 декабря по 4 декабря — -период отпуска без сохранения заработной платы, поясняем кодом «НЕОПЛ». Аналогично заполняем все кадровые отклонения до конца календарного года.

Для отправки отчетность подписываем у руководителя и закрепляем печатью. В бумажном виде сдать СЗВ-СТАЖ вправе организации, в которых численность персонала не превышает 25 человек. При подаче в электронном виде используется цифровая квалифицированная подпись.

Эксперты КонсультантПлюс разобрали, как заполнить СЗВ-СТАЖ и СЗВ-М при увольнении. Используйте эти инструкции бесплатно.

Напомним основы

Исходный нормативный документ, на который следует опираться работодателю, — Федеральный закон от 01.04.1996 № 27-ФЗ «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования».
Кроме того, дотошно стоит изучить:

• Постановление Правления ПФ РФ от 06.12.2018 № 507п, которое определило новые формы отчетности (СЗВ-СТАЖ, СЗВ-КОРР, СЗВ-ИСХ);
• Приказ Минтруда от 21.12.2016 № 766н (в ред. от 14.06.2018) — утвердил Инструкцию о порядке ведения индивидуального (персонифицированного) учета сведений о застрахованных лицах.

Форма СЗВ-СТАЖ — это сведения о страховом стаже всех сотрудников, с кем у работодателя на отчетный период оформлены трудовые отношения. Отчетный период для формы — год, срок сдачи — не позднее 1 марта следующего за отчетным года.

По типу подаваемых сведений формы могут быть:

• «Исходная» — когда данные подаются впервые;
• «Дополняющая» — если надо внести новые или исправить ошибочные данные в ранее отправленном отчете СЗВ-СТАЖ;
• «Назначение пенсии» — если работник подал заявление об уходе на пенсию.

СЗВ-СТАЖ сдается вместе с формой ОДВ-1, которая включает список представляемых в Пенсионный фонд форм и сводные данные об организации-страхователе.

Сдавайте все формы СЗВ-СТАЖ «Исходная» «Дополняющая» «Назначение пенсии» и форму ОДВ-1 из КП.

Узнать больше

Штраф за несдачу нулевой отчетности

За несдачу нулевой отчетности, не вовремя предоставленные, неполные или искаженные сведения ответственность в виде штрафа накладывается на должностное лицо в размере от 300 до 500 рублей (ст. 15.33.2 КОАП).

Предоставление неполного отчета грозит штрафом в размере 500 рублей за каждое застрахованное лицо (п. 2 ст. 8, п. 2.1, 2.2 ст. 11, ст. 17 закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ).

Штраф за предоставление отчета на бумажном носителе для организаций с численностью 25 и более человек составляет 1000 рублей (ч. 4 ст. 17 закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ). При подаче отчета приложить сопроводительную ведомость ОДВ-1.

Подробнее: «Как заполнить форму ОДВ-1»

Опытному кадровику сдать СЗВ-СТАЖ при нулевой отчетности ООО не составит труда. Соблюдение сроков подачи и включение сведений обо всех сотрудниках, работавших в прошедшем календарном периоде, убережет организацию от штрафов, а работников — от проблем при оформлении пенсии.

Несоблюдение сроков и формата сдачи

Сведения по форме СЗВ-СТАЖ за 2021 год нужно было сдать до 1 марта текущего года. После проверки отчетов Пенсионный фонд может направить работодателю требование исправить те или иные ошибки. Сделать это необходимо в течение пяти суток с момента получения извещения. Датой представления персонифицированных сведений считается дата их отправки, которая подтверждена либо оператором ЭДО, либо отделением связи, либо территориальным отделением ПФР. Если первичная отчетность или скорректированные сведения будут поданы с нарушением установленных сроков, то организацию ждет штраф в размере 500 рублей за каждого застрахованного работника.

Если работодатель подает отчет на 25 человек и более, он должен сделать это в электронном виде с использованием квалифицированной электронной подписи. За неисполнение этого требования работодателя может ожидать штраф в 1 000 рублей. Если работников меньше, то отчетность можно отправить по почте или доставить лично в территориальное отделение ПФР.

Нулевая форма СЗВ-СТАЖ.

Очень часто звучат вопросы по поводу нулевой формы этого вида отчетности. Вызваны они длительным молчанием Пенсионного фонда при принятии решения, к тому же ведомство уже меняло свое решение относительно нулевой формы ежемесячного отчета СЗВ-М.

Итак, если в отчетном периоде в организации не числились работники, не были заключены трудовые и/или гражданско-правовые договоры, сдавать СЗВ-СТАЖ не нужно. Проверочная программа просто не пропустит такой отчет, потому что обязательными элементами файла являются СНИЛС и ФИО, а Пенсионный фонд вернет его работодателю. Однако если в отчетный период действующие договоры с работниками были, но никакие вознаграждения не выплачивались, форму СЗВ-СТАЖ подавать все равно надо.

Сведения по сотрудникам на договоре ГПХ.

Распространенное заблуждение, что работники, с которыми выстроены гражданско-правовые отношения, не включаются в отчет. Это не так. По форме СЗВ-СТАЖ подаются сведения на всех работников (застрахованных лиц), с кем в текущем периоде действуют и трудовые, и гражданско-правовые договоры.

Это требование справедливо и для тех случаев, когда в отчетный период не было никаких выплат. Тогда в графе 11 «Дополнительные сведения» стоит поставить метку НЕОПЛДОГ. Срок действия договора для таких сотрудников указан или в самом договоре, или в акте выполненных работ.

На форму СЗВ-СТАЖ распространяется требование сведения по сотрудникам на договорах ГПХ располагать выше, чем сведения о сотрудниках с трудовыми договорами.

Отчеты на директора — учредителя.

Много вопросов возникает при подаче сведений на директора организации, который является ее единственным учредителем. Позиция по этому вопросу высказана в письме Минтруда РФ от 16.03.2018 № 17-4/10/В-1846: «страхователи, у которых отсутствуют наемные работники и руководитель организации является единственным участником (учредителем), членом организации, собственником ее имущества, обязаны предоставлять сведения о застрахованных лицах по формам СЗВ-М и СЗВ-СТАЖ». При этом не имеет значения, имелись ли в этот период выплаты и вознаграждения в пользу сотрудника.

Основное место работы и совмещение.

Можно ли отразить занятость застрахованного лица по основному месту работы и по совместительству в одной форме? Надо ли засчитывать оба стажа? Ответ один — нет. В отчетности должен быть указан только какой-то один период, например по основному месту работы. Однако если на основной работе трудовой договор заканчивается в середине года, а по совместительству — пролонгирован, то можно указать период, которые длиннее. В двойном размере стаж не будет учитываться при расчете пенсии.

Отражение доли ставки.

Если речь идет о неполной занятости в обычных условиях труда, долю ставки указывать не надо. Эта информация обязательна для тех категорий работников, к кому применим территориальный фактор (Крайний Север или районы, приравненные к нему). Для них в графе 8 «Территориальные условия (код)» указывается один из кодов МКС, РКС, МКСР, РКСМ и доля ставки. Если график сотрудника подразумевает полный рабочий день при неполной неделе, то в отчет следует вписать территориальный код и количество отработанных дней. Если полный день, но неполная неделя — количество отработанных дней и территориальные условия. Для полной занятости в графе 8 кроме кода ничего писать не надо.

Доля ставки обязательна также:

• для медиков — в графе 12 «Основание (код)» указать соответствующий код (27-СМ, 27-ГД, 27-СМХР, 27-ГДХР);
• для педагогов — в графе 12 «Основание (код)» указать соответствующий код (27-ПД, 27-ПДРК).

Новые коды в графе 11 «Дополнительные сведения».

С 1 января 2021 года для указания замещаемой должности появились пять новых кодов:

• ЗГДС — в случае замещения лицом государственной должности субъекта РФ, замещаемой на постоянной основе;
• ЗГД — в случае замещения лицом государственной должности РФ;
• ЗГГС — в случае замещения лицом должности государственной гражданской службы РФ;
• ЗМС — в случае замещения лицом должности муниципальной службы;
• ЗМД — в случае замещения лицом должности муниципальной службы на постоянной основе.

Далеко не все кадровики сталкиваются с этими кодами, ведь они касаются только учреждений государственной, региональной или муниципальной власти. Здесь действует то же требование, что и к данным по сотрудникам на ГПХ: запись о замещении должности должна стоять на первом месте, остальные сведения указываются ниже.

Как заполнять

Порядок составления закреплен постановлением Правления ПФР №507п в Приложении 5. Форма заполняется как в бумажном, так и в электронном виде. Исправления и помарки не допускаются. Страницы нумеруются по порядку. Отчетность подписывается руководством и заверяется печатью (в случае ее использования учреждением). В этой статье мы рассмотрим частный случай — регламент подачи этого отчета без начисления зарплаты. О заполнении обычной формы СЗВ-СТАЖ мы подробно рассказывали в специальном материале.

Нулевая форма и приостановление деятельности

Сразу скажем, что вопрос, нужно ли сдавать нулевые СЗВ-М в 2018 году, на практике пока не находит однозначного ответа. А суть в следующем.

Экономические субъекты могут сталкиваться с ситуацией, когда нужно приостановить деятельность. В этом случае:

• персонал есть;
• трудовых функций он не выполняет;
• бухгалтерия не начисляет страховые взносы.

В итоге не ясно, надо ли сдавать нулевую СЗВ-М в 2021 году, в которой блок «Сведения о застрахованных лицах» оставить пустым.

Однозначный ответ на вопрос, сдаются ли нулевые СЗВ-М, долго отсутствовал, поскольку мнение Пенсионного фонда и его территориальных органов зачастую противоречило друг другу. Так, первоначально в 2021 году была допустима отправка в фонд отчёта без блока сведений о застрахованных лицах. То есть, по сути, сдача нулевого СЗВ-М:

Однако согласно другому, более распространённому мнению, представлять отчет нужно при наличии застрахованных лиц. А именно:

1. Работающих по трудовому или гражданско-правовому договору.

2. Получающих доходы от предприятия.

Если деятельность компании на 2021 год временно приостановлена, работники всё равно продолжают быть застрахованными. Подача формы СЗВ-М с их перечислением в этом случае обязательна.

Как правильно заполнить при отсутствии зарплаты

ПФР принимает только корректные отчеты. Инструкция, как заполнить СЗВ-СТАЖ, если нет работников, но есть директор без зарплаты (с трудовым договором или без):

1. Во вводной части указываются все организационные сведения об учреждении — полное (краткое) наименование, ИНН, КПП, регистрационный номер в ПФР. В шапке проставляется количество страниц и указывается информация о нулевом содержании.
2. Стоит отметить, что в предыдущей редакции бланка регистрационные данные организации (ИНН/КПП и регномер в ПФР) дублировались в шапке документа и во вводной части. Теперь такая информация указывается один раз. Также больше не ставится сокращение «Стр.» и, соответственно, номер страницы.
3. Далее указывается отчетный период — год.
4. В табличную часть заносится информация о деловой активности застрахованных лиц. Информация вносится о каждом работнике. Если подается нулевая форма на учредителя, то в таблице указывается его деловая активность только в пределах данной организации.
5. Далее отмечаются начисленные и уплаченные пенсионные взносы (период взносов). Факт уплаты отражается в пунктах да/нет. В нулевой форме эти пункты не заполняются.

После заполнения всех необходимых строк отчетность заверяется подписью руководителя учреждения.