Путевые листы – 2021: обзор новых требований

В чем смысл эксперимента

В рамках пилотного проекта участники автомобильных перевозок будут формировать необходимые документы в электронном виде и передавать их друг другу и в Минтранс с помощью информационной системы «Безбумажные перевозки пассажиров и грузов» («Суперсервис 22»). Сейчас она находится в стадии разработки. До 31 октября будет запущена часть системы, после чего начнется сбор обратной связи, анализ и доработка.
Минтранс планирует, что перевод транспортных документов в цифровой формат позволит сделать документооборот прозрачным для отправителей и получателей грузов, компаний-перевозчиков и контролирующих органов, включая ФНС, МВД и проч. Участники перевозок будут экономить время и деньги на оформлении первички.

На какие нормы расхода топлива ориентироваться в 2021 году

Нормы расхода топлива — в Распоряжении Минтранса РФ от 14.03.2008 № АМ-23-р «О введении в действие методических рекомендаций «Нормы расхода топлив и смазочных материалов на автомобильном транспорте».

Все минтрансовские лимиты — рекомендованные, это следует из самого названия НПА, но придерживаться их стоит, чтобы в будущем можно было доказать, что траты экономически оправданы.

На основании норм Минтранса утвердите свои нормы расхода топлива и смазочных материалов для каждой модели (марки, модификации) эксплуатируемых автотранспортных средств.

Где и когда пройдет эксперимент

Эксперимент продлится один месяц — с 1 по 30 октября 2020 года.

Пилотный проект развернется на территории шести регионов: Республики Татарстан, Краснодарского края, Москвы, Московской, Рязанской и Калужской областей. Минтранс намерен привлечь к нему крупнейших региональных перевозчиков. Участие в пилотном проекте добровольное. На время эксперимента компании одновременно с электронными продолжат оформлять бумажные транспортные документы.

Заполнить путевой лист со всеми необходимыми реквизитами в специальном сервисе

Что с другими реквизитами

Обязательные реквизиты путевого листа в 2021 г. можно условно поделить на две категории. Подробности — в таблице.

Две категории обязательных реквизитов путевого листа

Допреквизиты зависят от специфики деятельности организации. Такими реквизитами могут выступать:

• нормы расхода топлива;
• маршрут движения транспортного средства;
• экономия (перерасход) топлива.

Электронная транспортная накладная (ЭТрН)

Транспортная накладная — документ, который подтверждает наличие договора на перевозку, служит основанием для учета оказанных транспортных услуг и для расчетов с перевозчиком. Документ включает в себя сведения, необходимые для организации грузоперевозки. В том числе:

• сроки доставки, погрузки и разгрузки груза;
• штрафы за простой или недоставку груза;
• вместимость, грузоподъемность транспортного средства (ТС);
• особые условия доставки груза (температурный режим, сроки хранения, класс опасности перевозимого вещества) и проч.

Формировать транспортные накладные в веб‑сервисе для ведения учета и сдачи отчетности Формировать бесплатно

В ходе эксперимента грузоотправители, перевозчики и грузополучатели будут передавать ЭТрН через своих операторов электронного документооборота; фиксировать изменения статуса перевозки, завершение доставки или возврат. Каждый из участников организует работу в своей автоматизированной программе.

Схематично обмен ЭТрН будет выглядеть так:

1. Грузоотправитель создает транспортную накладную в электронном виде, подписывает усиленной квалифицированной электронной подписью (КЭП), присваивает уникальный идентификационный номер и отправляет через оператора ЭДО.

2. Перевозчик получает ЭТрН. На этапе погрузки заполняет поля, предназначенные для указания времени прибытия транспортного средства и описания фактического состояния груза. Подписывает документ усиленной КЭП и отправляет своему оператору ЭДО.

Получить сертификат усиленной квалифицированной электронной подписи через час

3. Оператор ЭДО перевозчика проверяет полученные данные и отправляет ЭТрН грузополучателю, грузоотправителю и в информационную систему «Суперсервис 22».

4. Система «Суперсервис 22» верифицирует данные о грузоотправителе, грузополучателе и перевозчике с ФНС, а о транспортном средстве с МВД. Если выявляются расхождения, информация через операторов ЭДО передается организациям-участникам перевозки для исправления.

5. На этом этапе участники грузоперевозки могут вносить в ЭТрН, которую они получили от оператора ЭДО перевозчика, юридически значимые изменения: проверка груза на маршруте, перенаправление груза, замена ТС или водителя и проч.

6. Грузополучатель фиксирует в ЭТрН время получения груза и оценку его состояния; указывает причины, если груз не принят или принят частично. Подписывает документ усиленной КЭП и через своего оператора ЭДО отправляет перевозчику, грузоотправителю и в ИС «Суперсервис 22».

7. Система «Суперсервис 22» проверяет сведения, поступившие от всех участников, и вносит изменения в реестр грузоперевозчиков (этот реестр должен быть создан в рамках проекта «Безбумажные перевозки пассажиров и грузов»). Кроме того, ИС «Суперсервис 22» открывает доступ к данным по завершенной грузоперевозке органам исполнительной власти.

У всех участников перевозки останутся зарегистрированные ЭТрН. Эти документы через оператора ЭДО можно будет передавать по запросу ФНС или других контролирующих органов.

Получайте требования из ИФНС и отправляйте запрошенные документы через интернет Подключиться

ВАЖНО

Напомним, что сейчас грузоотправитель создает транспортные накладные на каждую поставку в четырех экземплярах. Первичные документы нужно хранить не менее пяти лет (Федеральный закон от 06.12.11 № 402-ФЗ). Это усложняет работу, требует времени для обработки бумажных документов и места для хранения архива. Используя ЭТрН, организации будут быстрее оформлять транспортно-логистические операции. Снизится риск потери или порчи документов. Водители, экспедиторы и другие ответственные сотрудники получат доступ к документам в режиме реального времени. Это позволит быстро принимать решения на каждом этапе перевозки. Например, если грузополучатель не принимает часть товара, отправитель сможет оперативно, пока не закончился срок годности продукции, разрешить эту ситуацию.

Порядок хранения документа

Сданные путевки хранятся не менее 5 лет (Распоряжение Минтранса РФ №152 от 18.09. 2008 года).

Ответственность за сохранность бланков возлагается:

• На начальника учреждения.
• На должностных работников (отвечающих за работу ТС).

Проверку путевок вправе проводить:

1. Работники ГИБДД.
2. Служба ФНС.
3. Работники ГИТ.

При отсутствии путевок может накладываться штраф по 200 рублей за каждую неоформленную путевку (ст.12.13 КоАП).

Электронный путевой лист (ЭПЛ)

Путевой лист — внутренний документ перевозчика, который нужен для учета работы водителя и ТС. Кроме сведений о маршруте, пробеге, расходе ГСМ, в путевом листе обязательны отметки о предрейсовом медосмотре водителя и контроле техсостояния машины (подробнее см: «Как составить путевой лист, к которому не будет претензий у проверяющих»).

Сценарий работы с электронными путевыми листами предполагает следующие этапы:

1. Перевозчик создает ЭПЛ, указывает в нем свои регистрационные данные, а также сведения о транспортном средстве, прицепе, водителе, адресах доставки.
2. Медработник фиксирует в ЭПЛ дату и время предрейсового медосмотра водителя, вносит свои комментарии о пригодности его к рейсу и заверяет документ электронной подписью.
3. Механик фиксирует в ЭПЛ дату и время предрейсового техосмотра транспортного средства, текущие показания одометра, остаток горючего, готовность к выезду в рейс и заверяет записи электронной подписью.
4. Перевозчик подписывает путевой лист электронной подписью и через оператора ЭДО отправляет документ в ИС «Суперсервис 22.
5. Информационная система сверяет данные о перевозчике и водителе с ФНС, о транспорте — с МВД. Если обнаружены ошибки, они фиксируются в «Суперсервисе 22» и через оператора ЭДО транслируются перевозчику. Последний устраняет недочеты и вновь отправляет ЭПЛ на рассмотрение. Если ЭПЛ не содержит ошибок, система «Суперсервис 22» присваивает ему уникальный идентификатор. Оператор ЭДО направляет перевозчику уведомление о присвоении электронному путевому листу идентификатора.
6. Механик фиксирует в ЭПЛ дату и время послерейсового техосмотра транспорта, текущие показания одометра, остаток горючего, комментирует состояние ТС и заверяет сведения электронной подписью.
7. Перевозчик вносит в ЭПЛ данные о прохождении контрольных точек, адреса доставки и прочие сведения, заверяет их электронной подписью и закрывает ЭПЛ.
8. Через оператора ЭДО перевозчик отправляет закрытый ЭПЛ в систему «Суперсервис 22».
9. На основании полученного файла «Суперсервис 22» вносит изменения в реестр перевозчиков и открывает доступ к ЭПЛ исполнительным органам власти.
10. После возвращения водителя из поездки медработник указывает в ЭПЛ дату и время послерейсового медосмотра, вносит комментарии о состоянии водителя по итогам рейса и заверяет записи электронной подписью.

Отметим, что на каждом этапе сотрудники, которые задействованы в оформлении ЭПЛ, должны заверять данные своей электронной подписью. Однако пока в положении об эксперименте не уточняется, какой именно тип подписи нужен.

ВНИМАНИЕ

В ходе пилотного проекта сотрудник ГИБДД не сможет запросить сведения из ЭПЛ о транспорте, грузе и водителе. В электронном путевом листе нельзя указать данные о весогабаритном контроле или проставить отметки на контрольных точках. Нет в ЭПЛ и полей, куда можно вносить сведения о заправках, пробеге и пр. На данном этапе электронный путевой лист не является оперативным документом. Водитель на линии будет по-прежнему использовать бумажный вариант. Организаторы эксперимента рассматривают ЭПЛ в качестве фискального документа, наподобие кассового чека, который фиксируется в единой базе данных контролирующих органов.

Внимание к отметке о медосмотре и техконтроле

Новые правила гласят: состояние транспортного средства контролирует должностное лицо, ответственное за техобслуживание и эксплуатацию.

Если никаких неполадок при проверке машины техник не нашел, ставит о.

Отметки после медосмотра водителя будут такие:

• для осмотра перед рейсом — «прошел предрейсовый медицинский осмотр, к исполнению трудовых обязанностей допущен»;
• после рейса — «прошел послерейсовый медицинский осмотр».

Ближайшие перспективы

Эксперимент по переходу на электронные путевые листы и транспортные накладные — это лишь часть масштабного проекта «Безбумажные перевозки пассажиров и грузов».

Итогом реализации этого проекта должен стать полный отказ от бумажных документов. Водители на линии будут предъявлять инспекторам ГИБДД абстрактный набор символов на телефоне, а инспекторы с помощью смартфона будут выходить в интернет и находить нужный документ по коду.

Кроме того, в рамках проекта должен появиться личный кабинет перевозчика на сайте госуслуг. В нем будет организовано рабочее пространство для оформления ЭПЛ и других документов, в том числе разрешений на перевозки крупногабаритных и опасных грузов, резервирование времени для пересечения госграницы и т.п.

Система «Суперсервис 22» будет работать в пилотном режиме до 2021 года. Предполагается, что к 2024 году она будет доработана и внедрена во всех регионах страны.

Безбумажные перевозки пассажиров и грузов упростят оформление и хранение путевых листов, облегчат согласование документа медицинским работником и техническим специалистом в рамках их зон ответственности. Государство же планирует получить инструмент контроля за перевозчиками, грузоотправителями и грузополучателями.

Срок действия

До 01.03.2019 выдать путевку разрешалось, как на один день, так и на полный месяц. После поправок, отображенных в приказе № 467, путевка выписывается накануне каждой смены или задания. Шоферу вручается путевка накануне выезда. В стандартном бланке имеется возможность изменения времени действия путевки, так как возможна задержка рейса, а передвижение без путевки – это нарушение.

По окончанию времени действия выданной путевки, бланк возвращается под роспись ответственному работнику и далее передается в бухгалтерию для доработки.